Проводим инвентаризацию в 1С: опись, расхождения, проводки

Инвентаризация в 1С:Бухгалтерии 3.0 начинается с документа Склад → Инвентаризация товаров — он сравнивает учётный остаток с фактическим и показывает отклонение по каждой позиции. Сам документ проводок не делает: это ведомость пересчёта, на основании которой вы потом приходуете излишки и списываете недостачу.

Ниже — как подготовить базу, заполнить документ , распечатать опись ИНВ-3, разнести результаты и закрыть расхождения правильными проводками. Отдельно разберём инвентаризацию основных средств и материалов — там своя механика.

Что сделать до пересчёта: приказ, комиссия, права доступа

Инвентаризацию назначает руководитель приказом по форме ИНВ-22: состав комиссии, сроки, какое имущество считаем. В 1С приказ можно распечатать прямо из документа инвентаризации, но удобнее подготовить базу заранее.

Часть случаев делает инвентаризацию обязательной, а не добровольной:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчётности (запасы — не реже раза в год);
• при смене материально ответственного лица;
• при выявлении фактов хищения, порчи, злоупотреблений;
• после пожара, затопления и других чрезвычайных ситуаций;
• при реорганизации или ликвидации организации.

В этих ситуациях результаты обязательно отражаются в учёте — «отложить на потом» нельзя.

Проверьте три вещи:

• 🔐 Права пользователя. Для создания документа нужна роль с доступом к складским операциям. Если пункта Инвентаризация товаров в меню нет — у профиля отключён раздел «Склад». Настраивается в Администрирование → Настройки пользователей и прав.
• 📦 Складской учёт. В Администрирование → Параметры учёта должен быть включён учёт по складам, если считаете остатки в разрезе мест хранения. Иначе инвентаризация пойдёт «котловым» методом по всей организации.
• 🧾 Закрытые документы периода. Все поступления и реализации на дату пересчёта должны быть проведены. Непроведённая накладная не попадёт в учётный остаток, и вы получите мнимую недостачу.

Создаём документ «Инвентаризация товаров»

Откройте Склад → Инвентаризация товаров и нажмите «Создать». В шапке заполните организацию, склад и ответственное лицо — материально ответственного сотрудника, за которым числятся ценности.

Табличную часть не набивайте вручную. Нажмите «Заполнить → Заполнить по остаткам на складе» — программа подтянет всю номенклатуру с учётными количествами и суммами на дату документа. В колонке «Учётное количество» встанут данные базы, колонка «Количество» (фактическое) пока повторит учётное.

Если считаете не весь склад, а отдельную группу товаров, после автозаполнения удалите лишние строки или воспользуйтесь подбором нужных позиций через «Добавить».

Обратите внимание на позиции с нулевым учётным остатком. Если товар физически есть, а в базе его нет, строка автозаполнением не создастся — добавьте такую номенклатуру вручную и впишите фактическое количество. Иначе найденный на складе товар не попадёт в излишки и останется неучтённым.

Записанный, но не проведённый документ удобен тем, что хранит учётный срез на дату: можно спокойно считать склад день-два, а цифры базы не «уплывут».

Печатаем опись и ведём пересчёт комиссией

Из документа доступны печатные формы по кнопке «Печать»:

• ИНВ-22 — приказ о проведении инвентаризации;
• ИНВ-3 — инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей;
• ИНВ-19 — сличительная ведомость (печатается, когда внесены фактические данные);
• ИНВ-26 — ведомость учёта результатов.

Печатайте ИНВ-3 с незаполненной графой фактического количества — комиссия вписывает цифры от руки прямо на складе. Так исключается соблазн «подогнать» факт под учёт.

Опись подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо. Его подпись в конце описи подтверждает, что пересчёт шёл при нём и претензий к порядку нет — без этого результаты инвентаризации можно оспорить.

Вносим фактические остатки и видим расхождения

Когда склад пересчитан, вернитесь в документ и внесите фактические данные в колонку «Количество» по каждой строке. Проще всего — по подписанной бумажной описи.

1. Откройте записанный документ инвентаризации .
2. В колонке «Количество» поставьте реально пересчитанное значение.
3. В колонке «Отклонение» 1С сразу покажет разницу: положительное число — излишек, отрицательное — недостача.
4. Проведите документ.

Отклонение считается в количестве и в сумме по учётной стоимости. Строки без расхождения можно свернуть, чтобы не мешали: отбор по ненулевому отклонению делается через настройку списка документа.

Проведённый документ «Инвентаризация товаров» движений по счетам не создаёт. Он только фиксирует факт и служит основанием для двух других документов — на излишки и на недостачу.

Оприходование излишков и списание недостачи: проводки

Результаты закрываются прямо из документа инвентаризации кнопкой «Создать на основании»:

• «Оприходование товаров » — на выявленные излишки;
• «Списание товаров» — на недостачу.

Оба документа заполняются автоматически только теми строками, где есть соответствующее отклонение. Излишки приходуются по рыночной стоимости на дату инвентаризации — её нужно указать в документе оприходования.

Счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — транзитный. Недостача сначала собирается на нём, а затем списывается по одному из трёх направлений в зависимости от причины.

Куда именно отнести недостачу, решается по документам: есть норма естественной убыли — часть уходит в расходы; есть виновный и его согласие (или решение суда) — на счёт 73.02; виновных нет или суд отказал — на прочие расходы (счёт 91.02). Списать недостачу на расходы «просто так», без обоснования, нельзя — налоговая снимет затраты.

Естественная убыль — это нормируемые потери: усушка, утруска, бой. Нормы утверждены отраслевыми приказами по видам продукции. Только недостача в пределах такой нормы без вопросов уходит в расходы; всё, что сверх, нужно либо взыскать с виновного, либо обосновать отсутствие виновных.

Отдельная история — пересортица: один сорт или размер товара оказался в излишке, а близкий — в недостаче. Зачёт пересортицы допускается у одного материально ответственного лица, за один проверяемый период, по товарам одного наименования и в равных количествах. В 1С это оформляется не общим списанием, а корректировкой: лишнее по одной позиции закрывает нехватку по другой, и в 94 попадает только реальная разница. Механически свалить всё в недостачу — ошибка, которая завышает расходы.

Инвентаризация ОС, материалов и расчётов — в чём отличие

Товары и материалы считаются одним документом «Инвентаризация товаров» (материалы на счёте 10 попадают в него наравне с товарами на 41). А вот для других объектов — свои инструменты:

Документ «Инвентаризация ОС» заполняется по данным учёта основных средств и так же, как складской, сам проводок не делает. Излишки ОС приходуются отдельным документом по рыночной стоимости, недостающие объекты списываются.

Инвентаризация расчётов — это по сути сверка с контрагентами, поставщиками, бюджетом и подотчётниками. Акт сверки в 1С формируется по каждому контрагенту и сравнивает ваши данные с данными партнёра; расхождения по дебиторке и кредиторке оформляются бухгалтерскими справками, а не складскими документами.

Для денег в кассе предусмотрена инвентаризация наличных по форме ИНВ-15: фактический остаток в кассе сверяется с остатком по счёту 50. Расхождения проводятся как излишек (Дт 50 Кт 91.01) или недостача (Дт 94 Кт 50), а недостача взыскивается с кассира как с материально ответственного лица.

Отчёты для контроля итогов

После разноски результатов сверьте, что база «встала» ровно:

• ОСВ по счёту 41 (10) — остатки после оприходования и списания должны совпасть с фактической описью.
• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 94 — сальдо должно закрыться в ноль. Остаток на 94 означает, что недостача собрана, но не отнесена ни на расходы, ни на виновного.
• Карточка счёта 91 — проверьте, что излишки отражены в доходах, а недостача сверх норм — в расходах.

Если после всех документов на 94 висит сальдо, вернитесь к документу списания и допроведите распределение недостачи.

Удобно сформировать ОСВ по счёту 41 с отбором по складу и сравнить итоговое количество со строками фактической описи: совпадение построчно означает, что инвентаризация разнесена без потерь. Расхождение по одной позиции обычно указывает на забытую строку в документе оприходования или списания.

Ошибки, из-за которых остатки не сходятся

Самые частые промахи при инвентаризации в 1С связаны не с программой, а с порядком действий.

• Непроведённые документы периода. Поступление за вчера не проведено — в учётном остатке его нет — программа показывает недостачу, которой на самом деле не было. Проверьте журнал на незакрытые документы перед заполнением.
• Неверная дата документа. Если дата инвентаризации раньше последних операций, учётный остаток будет не тем, что вы считали. Ставьте дату на момент фактического пересчёта.
• Пересортица свалена в общую недостачу. Если один сорт товара в излишке, а другой в недостаче, по закону допустим зачёт пересортицы у одного МОЛ за один период по близким позициям. В 1С это оформляется корректировкой, а не механическим списанием всего в 94.
• Излишки не обложены налогом. Оприходовали товар, но забыли, что рыночная стоимость излишка — это доход. Проверьте счёт 91.01.
• Недостача списана без основания. Отнесли на 91.02 без приказа и объяснений — затраты не примут при проверке. Нужны документы о причине.