Бывший работник переплатил налог: как оформить и выплатить возврат в ЗУП 3.1

Излишне удержанный НДФЛ уволенному сотруднику в 1С ЗУП 8.3 возвращают документом «Возврат НДФЛ» из раздела Налоги и взносы, а сами деньги выплачивают обычной ведомостью в банк или в кассу. Основание — письменное заявление бывшего работника, срок — три месяца со дня, когда оно поступило.

Типичная история: человек уволился в марте, в мае бухгалтер нашёл, что материальная помощь 4 000 ₽ облагалась налогом целиком, хотя до 4 000 ₽ в год она НДФЛ не облагается. Удержали лишние 520 ₽. Сотрудник в штате уже не числится, зарплаты для зачёта нет. Как вернуть работнику излишне удержанный НДФЛ в 1С 8.3 ЗУП так, чтобы сошлись налоговый регистр, бухучёт и 6-НДФЛ, — по шагам ниже.

1. Как найти излишне удержанный налог и проверить его сумму

Переплата по НДФЛ после увольнения возникает не сама по себе. Её почти всегда создаёт задним числом исправленный документ или новые сведения о вычетах.

🔎 Частые источники переплаты:

• 📄 сторно или исправление начисления за месяцы до увольнения (перерасчёт отпуска, премии, больничного);
• 👶 стандартный вычет на детей, который работник подтвердил документами уже после увольнения за месяцы текущего года;
• 💰 доход, частично освобождённый от налога, но обложенный полностью: материальная помощь, подарки (лимит 4 000 ₽ в год);
• ✏️ ручная правка суммы НДФЛ в документе «Начисление зарплаты» или «Увольнение».

ЗУП 3.1 сама видит расхождение, когда исчисленный налог за год меньше удержанного. Сверить картину помогают два отчёта из Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам:

Если причина — исправленный документ прошлого месяца, программа предложит перерасчёт. Документ «Перерасчет НДФЛ» в том же разделе пересчитывает налог за выбранный период по сотруднику. В его табличной части видна разница: сколько налога должно быть и сколько удержали.

Сумму переплаты зафиксируйте до того, как писать работнику. Её вы назовёте в сообщении, и она же попадёт в документ возврата.

2. Сообщение работнику, заявление и документ возврата НДФЛ в ЗУП

Порядок задаёт статья 231 НК РФ. Налоговый агент обязан сообщить человеку о переплате в течение 10 дней с момента, когда её обнаружил (дни в НК — рабочие). Увольнение эту обязанность не снимает: агентом по этим доходам остаётся ваша организация.

Что делать по порядку:

1. Отправьте бывшему сотруднику письмо или уведомление с суммой излишне удержанного налога. Удобнее заказным письмом или на почту, указанную при увольнении, — так останется подтверждение даты.
2. Получите письменное заявление на возврат. В нём должны быть ФИО, сумма и реквизиты банковского счёта, если человек хочет получить деньги на карту.
3. Зарегистрируйте заявление во входящих. Три месяца на возврат считаются с даты получения заявления, а не с даты обнаружения ошибки.

Пример по срокам: заявление пришло 15 апреля — вернуть деньги нужно не позднее 15 июля. За каждый календарный день просрочки организация платит человеку проценты по ставке рефинансирования ЦБ (она равна ключевой).

Теперь документ в программе:

1. Откройте Налоги и взносы и найдите журнал документов возврата НДФЛ. Создайте новый документ «Возврат НДФЛ».
2. Укажите организацию и месяц, в котором выплачиваете деньги. Дату документа ставьте не раньше даты заявления.
3. Выберите сотрудника. Уволенные доступны в списке: ЗУП не скрывает их в налоговых документах.
4. Нажмите «Заполнить» — программа подставит сумму переплаты по данным налогового регистра. Если поля пустые, значит, переплаты по учёту нет: вернитесь к шагу с «Перерасчетом НДФЛ».
5. Сверьте сумму с той, что указана в заявлении, и проведите документ.

3. Нужны ли новое начисление и статья затрат для возврата

Короткий ответ — нет. Для возврата НДФЛ в ЗУП не создают вид расчёта, не заводят удержание с отрицательной суммой и не добавляют статью затрат.

Возвращённый налог — это не доход и не расход организации. Это деньги самого работника, которые у него удержали лишними. Поэтому:

• ❌ начисление «Возврат НДФЛ» в плане видов расчёта сделает сумму доходом — на неё начислится налог и страховые взносы;
• ❌ «отрицательное удержание» в документе «Начисление зарплаты» исказит взаиморасчёты и не попадёт в строки возврата 6-НДФЛ;
• ❌ своя статья затрат в настройках отражения зарплаты бессмысленна: в расходы эта сумма не идёт.

Что проверить в настройках один раз:

• синхронизация ЗУП с БП включена и документ «Отражение зарплаты в бухучете» выгружается в бухгалтерию — возврат уйдёт туда вместе с ним;
• в документах, по которым возникла переплата, нет ручных исправлений суммы НДФЛ: при повторном проведении они вернут ошибку обратно.

Если у вас кто-то уже создал «своё» начисление для возврата, не удаляйте его задним числом. Отмените проведение документов с ним, оформите возврат штатно и пересчитайте взносы за затронутый месяц.

4. Выплата возвращённого налога бывшему сотруднику

Проведённый «Возврат НДФЛ» увеличивает долг организации перед человеком. Денег он пока не получил: их выплачивают отдельной ведомостью.

1. Создайте ведомость в банк, на счета или в кассу — тот способ, который указан в заявлении.
2. Выберите месяц, на который оформлен возврат, и вид выплаты «Зарплата за месяц».
3. Нажмите «Заполнить». В список попадут все, перед кем есть задолженность, включая уволенных. Лишних сотрудников удалите.
4. Проверьте сумму в строке бывшего работника. Она должна совпасть с суммой возврата — плюс любые другие долги, если они остались.
5. Проведите ведомость и сформируйте файл для банка или расходный кассовый ордер в бухгалтерии.

Перевод на счёт третьего лица по заявлению работника закон не предусматривает. Деньги уходят только на счёт самого налогоплательщика.

Если человек хочет получить деньги наличными, выдайте их через кассу по РКО и поставьте в ведомости дату фактической выдачи. Дата выплаты попадёт в строку 031 расчёта 6-НДФЛ.

5. Как возврат НДФЛ отражается в налоговом регистре и в бухгалтерии

После проведения документа ЗУП делает движения в регистрах налогового учёта по НДФЛ: налог, удержанный ранее, уменьшается на сумму возврата. В «Регистре налогового учета по НДФЛ» за год у сотрудника после этого «удержано» становится равно «исчислено».

В бухгалтерию возврат уходит вместе с документом «Отражение зарплаты в бухучете» за месяц возврата. В БП 3.0 после синхронизации формируются записи:

В зарплатном модуле самой БП (без ЗУП) логика та же, но запись создаётся операцией по НДФЛ в разделе Зарплата и кадры. Проводку не делают вручную «операцией бухгалтера», если зарплата ведётся в ЗУП: при следующей синхронизации она задвоится.

Что происходит с бюджетом. С 2023 года налог платят единым налоговым платежом. Возвращает деньги человеку организация, а не налоговая. Сумма возврата, отражённая в 6-НДФЛ, уменьшает обязательство по НДФЛ — на ЕНС образуется положительное сальдо. Его можно зачесть в будущие платежи или вернуть заявлением.

6. Контроль 6-НДФЛ и справки о доходах (бывшая 2-НДФЛ)

Отдельной справки 2-НДФЛ в налоговую с 2021 года нет: её сведения входят в годовой расчёт 6-НДФЛ как приложение. Для бывшего работника по-прежнему выдают «Справку о доходах и суммах налога физического лица».

В разделе 1 расчёта 6-НДФЛ за квартал возврата:

• строка 030 — общая сумма возвращённого налога за последние три месяца квартала;
• строка 031 — дата возврата;
• строка 032 — сумма по этой дате.

В разделе 2 нарастающим итогом с начала года:

• 180 — сумма излишне удержанного налога;
• 190 — сумма возвращённого налога.

Пример. В мае вернули 520 ₽, переплата возникла в том же году. В 6-НДФЛ за полугодие: строка 030 = 520, 031 = дата выплаты, 032 = 520. В разделе 2 строки 180 и 190 по 520 ₽. В годовом приложении у сотрудника излишне удержанный налог будет нулевым.

ЗУП заполняет эти строки сама по датам ведомостей. Проверьте две вещи:

1. Дата в строке 031 совпадает с датой выплаты из ведомости, а не с датой документа «Возврат НДФЛ». Если выплатили позже, а 031 показывает раннюю дату, ведомость не проведена или выплата не отмечена.
2. Возврат попал в тот квартал, в котором деньги реально ушли человеку.

Перед отправкой уведомления об исчисленных суммах НДФЛ за месяц возврата сверьте сумму с данными ЗУП. Уведомление программа заполнит сама; ручная правка здесь чаще ломает, чем помогает.

7. Когда вернуть налог должна не организация, а налоговая

Не каждую переплату возвращает работодатель. Есть случаи, где документ «Возврат НДФЛ» оформлять не нужно.

Если переплата по ошибке организации, а человек тянет с заявлением, начислять ему проценты не нужно: срок в три месяца не начался. Но сообщение о переплате в течение 10 дней отправить обязательно — иначе за нарушение спросят уже с агента.

Частые вопросы