Как поменять оклады, ставки и позиции в штатке ЗУП 3.1 и не сломать кадровый учёт

Изменение штатного расписания в 1С 8.3 ЗУП делается одним из двух способов. Если в настройках включена история изменения штатного расписания, оклады, ставки и состав позиций меняют документом «Изменение штатного расписания» с датой вступления в силу. Если история выключена, позицию правят прямо в карточке справочника Кадры → Штатное расписание, и новое значение действует «задним числом» на весь период.

Всё описанное относится к ЗУП 3.1 в интерфейсе «Такси». Главное правило: оклады работающих сотрудников меняются только вместе с их плановыми начислениями, а не одной правкой позиции.

Что проверить до изменения штатного расписания

Начните с настроек. Они определяют, какие документы вообще будут доступны и как программа отреагирует на ваши правки.

Откройте Настройка → Кадровый учет и посмотрите на флажки в группе штатного расписания:

• 📌 Ведется штатное расписание — без него справочника позиций нет, сотрудники принимаются просто на должность в подразделение.
• 📌 Используется история изменения штатного расписания — главный переключатель для этой темы. Включён: изменения оформляются документами с датой. Выключен: правка карточки перезаписывает позицию целиком.
• 📌 Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию — программа не даст принять или перевести человека на позицию, где нет свободных ставок или где оклад выходит за установленные рамки.
• 📌 Используется вилка окладов и надбавок — в позиции задаётся не одна сумма, а диапазон «от — до».

Дальше соберите исходные данные:

1. Приказ руководителя (или его проект): какие позиции меняются, с какой даты, новые оклады и количество ставок.
2. Список сотрудников на затронутых позициях — его даёт отчёт «Штатная расстановка» в разделе Кадры → Кадровые отчеты.
3. Даты кадровых документов этих сотрудников. Если по позиции есть перевод или приём позже даты изменения, порядок операций придётся продумать заранее.

Сделайте резервную копию базы перед массовым изменением штатного расписания — откатить проведённый документ можно, но десятки связанных переводов придётся распроводить вручную.

Трудовой кодекс: когда нужно уведомлять людей

Штатное расписание — локальный документ работодателя, и сама по себе его правка согласия сотрудников не требует. Но последствия для людей регулирует ТК РФ:

Поэтому дата вступления изменений в силу в документе 1С — это не дата приказа, а дата, с которой новые условия действительно начинают действовать.

Пошаговая инструкция: как изменить штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП

Инструкция для режима с историей изменений: только он сохраняет прошлые версии позиций для Т-3 и проверок.

Шаг 1. Создайте документ изменения

1. Откройте Кадры → Штатное расписание.
2. В командной панели списка нажмите Изменить штатное расписание — откроется новый документ «Изменение штатного расписания».
3. Заполните реквизиты шапки:
   • Организация — если в базе их несколько;
   • Месяц или дата, с которой действуют изменения;
   • данные приказа и ответственных лиц — они попадут в печатную форму приказа.

Шаг 2. Добавьте позиции, которые меняются

В табличной части документа добавьте строки двумя способами:

• 🔸 Добавить существующую позицию — подбор из справочника. Попадает текущее состояние позиции: подразделение, должность, ставки, график, начисления.
• 🔸 Добавить новую позицию — создаётся позиция, которой в штатке ещё не было. Она начинает действовать с даты документа.

Открыв строку, отредактируйте нужное:

• количество ставок;
• график работы;
• оклад или вилку оклада;
• состав надбавок и их размеры (например, районный коэффициент, надбавку за классность);
• дополнительные ежегодные отпуска, если они привязаны к позиции.

Шаг 3. Решите, менять ли начисления сотрудникам

Это ключевой момент, который часто упускают. Изменение оклада в позиции не меняет оклад уже работающих сотрудников само по себе. Плановые начисления человека хранятся в его кадровых документах.

В документе «Изменение штатного расписания» есть флажок, который предлагает изменить начисления сотрудникам на изменённых позициях. Если его включить, документ сам сформирует новые плановые начисления для всех, кто занимает эти позиции, с той же даты. Отдельные переводы или документы изменения оплаты не нужны.

Пример: позиция «Бухгалтер, отдел учёта», 3 ставки, оклад 60 000 ₽. С 1 ноября оклад становится 66 000 ₽. При включённом флажке все три бухгалтера получат новый оклад с 01.11, а расчёт за ноябрь сразу пойдёт от 66 000 ₽. Без флажка штатка покажет 66 000 ₽, а начислится по-старому — 60 000 ₽.

Шаг 4. Проведите документ и распечатайте приказ

1. Нажмите Провести.
2. Через кнопку Печать сформируйте приказ об изменении штатного расписания и, при необходимости, форму Т-3 на новую дату.
3. Проверьте отчёт «Штатная расстановка» на дату изменения: оклады и количество ставок должны совпасть с приказом.

Если включена автоматическая проверка, при проведении 1С покажет конфликты: например, ставок стало 2, а занято 3. Документ не проведётся, пока вы не устраните противоречие.

Изменение штатного расписания при переводе сотрудников

Чаще всего штатку меняют не ради самих позиций, а потому что людей нужно пересадить: объединить отделы, ввести новую должность, перераспределить ставки.

Правильный порядок операций

Порядок зависит от того, освобождается позиция или появляется новая:

Нарушить порядок не получится при включённой проверке: программа не даст закрыть позицию, на которой ещё числится человек, или перевести сотрудника на позицию, которая начнёт действовать позже даты перевода.

Документы для перевода

• 👤 Кадровый перевод (Кадры → Приемы, переводы, увольнения) — для одного человека. В поле Позиция выбирается новая строка штатного расписания, подразделение и должность подставляются из неё.
• 👥 Кадровый перевод списком — тот же документ для группы. Удобен при реорганизации отдела, когда 10–20 человек переходят в новое подразделение одной датой.

Временное и частичное замещение

Если человек переводится временно, в документе перевода укажите дату окончания. Ставка на старой позиции при этом за ним не сохраняется автоматически — проверьте по отчёту «Штатная расстановка», не появилась ли «свободная» ставка, на которую кто-то может случайно принять нового сотрудника.

Можно ли удалить позицию из штатного расписания

Короткое правило: позицию, по которой были кадровые документы, не удаляйте — закрывайте.

Когда закрывать

Закрытие позиции оформляется документом изменения штатного расписания: в его табличной части позицию отмечают к закрытию с даты документа. После этого:

• позиция пропадает из штатки на будущие даты;
• в Т-3 и отчётах за прошлые периоды она сохраняется;
• на неё нельзя принять или перевести сотрудника с даты закрытия.

Это нужно для сокращений, реорганизаций и ликвидации подразделений — то есть почти для всех реальных случаев.

Когда удаление допустимо

Пометить позицию на удаление и удалить её можно, только если она создана по ошибке и на неё нет ни одной ссылки:

1. Позиция не использовалась в приёме, переводе или других кадровых документах.
2. Её нет в проведённых документах утверждения или изменения штатного расписания — либо эти документы тоже ошибочные и удаляются вместе с ней.
3. Позиция не попала в отчётность и печатные формы, переданные кому-либо.

Окончательно удаляют помеченные объекты через Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. Обработка покажет, есть ли ссылки, и не удалит объект, на который ссылаются другие документы.

Как изменение штатного расписания связано с другими разделами ЗУП

Штатка в ЗУП — не изолированный справочник. От неё зависят несколько участков.

Подразделения и должности

При ведении штатного расписания у подразделений появляются признаки формирования и расформирования с датами. Новое подразделение нужно сначала сформировать, и только потом создавать в нём позиции. Расформировать подразделение можно, когда все его позиции закрыты.

Должности при этом остаются общим справочником: одна должность может входить в позиции разных подразделений.

Приём на работу

В документе «Прием на работу» сотрудник выбирает позицию, а не связку «подразделение + должность». Оклад, график и надбавки подставляются из позиции на дату приёма. Если позицию изменили документом с будущей датой, при приёме «сегодня» подставятся ещё старые значения — это правильное поведение.

Плановые начисления и расчёт зарплаты

Расчёт зарплаты берёт оклады не из штатки, а из плановых начислений сотрудника. Отсюда два следствия:

1. Изменили оклад в позиции без изменения начислений сотрудникам — расчёт не изменится.
2. Изменили начисление сотруднику отдельным документом «Изменение оплаты труда» — штатка об этом не узнает, а при включённой проверке программа может сообщить о выходе за вилку.

Графики работы и отпуска

График работы позиции подставляется сотрудникам при приёме и переводе. Если вы меняете график в позиции, у работающих сотрудников он не поменяется — нужен перевод или изменение графика отдельным кадровым документом.

То же с дополнительными отпусками: право на них, заданное в позиции, сотрудники получают при приёме или переводе.

Отчёты для сверки

Как ускорить работу со штатным расписанием

Когда в организации сотни позиций, менять их по одной долго. Несколько приёмов экономят время.

• ⚙️ Одним документом — все изменения на дату. В один документ изменения можно добавить десятки позиций. Удобно при ежегодной индексации: подобрали все позиции, поменяли оклады, провели.
• ⚙️ Индексация окладов. При повышении окладов на фиксированный процент удобнее отразить это одним документом с изменением начислений сотрудникам, чем вести переводы по каждому.
• ⚙️ Вилка окладов. Если оклады внутри должности различаются по квалификации, вилка «от 55 000 до 70 000 ₽» избавляет от создания отдельных позиций под каждого человека.
• ⚙️ Утверждение новой редакции целиком. При полной реорганизации проще оформить документ утверждения штатного расписания с новой датой, чем десяток документов изменения. Он фиксирует штатку целиком на дату.
• ⚙️ Права доступа . Разведите роли: кадровик готовит документ, руководитель отдела кадров проводит. Профили настраиваются в Администрирование → Настройки пользователей и прав.

Ошибки при изменении штатки и как их избежать

Здесь только то, чего нет в шагах выше: ситуации, на которых чаще всего спотыкаются на практике.

Частые вопросы об изменении штатного расписания в 1С ЗУП