Как внести изменения в штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП: документы, ставки, оклады, ошибки

Внесение изменений в штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП делается документом Изменение штатного расписания: Кадры → Штатное расписание → кнопка Изменить текущее штатное расписание. Если история изменений в настройках отключена, позиции правятся прямо в справочнике, без документа. От этого флага зависит всё остальное, поэтому начинать надо с него.

Классическая боль: директор подписал приказ о новой должности с 1 ноября, кадровик добавил позицию — а в отчёте Т-3 она висит с начала года. Или наоборот: оклад в позиции подняли, а сотрудникам зарплата считается по старому. Оба случая — следствие того, что документ выбрали не тот.

Ниже — как изменить штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП пошагово: какие документы за что отвечают, как добавить должность и ставки, что делать с окладом и индексацией, чем связаны формы Т-3 и Т-5, какими отчётами проверить результат.

Какой документ выбрать: сравнение способов изменения штатного расписания

Таблица сразу отсекает лишнее — найдите свою ситуацию и переходите к нужному разделу.

Настройки, без которых изменения в штатном расписании в 1С 8.3 ЗУП не работают

Откройте Настройка → Кадровый учёт и включите флаг Ведётся штатное расписание. Рядом появится ссылка Настройка штатного расписания — там четыре важных переключателя.

• 🔹 Ведётся история изменений штатного расписания — включает документы утверждения и изменения. Без него справочник правится вручную и «задним числом» не восстанавливается.
• 🔹 Используются «вилки» разрядов и категорий — позволяет задать диапазон оклада (например, 55 000–70 000 ₽) вместо одной цифры.
• 🔹 Используются надбавки — добавляет в позицию строки доплат помимо основного начисления.
• 🔹 Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие ШР — программа предупредит, если принимаете человека на занятую или закрытую позицию.

Как вносить изменения в штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП: выбор сценария

Как изменить штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП пошагово

Порядок одинаковый для любой правки, когда история изменений включена.

Шаг 1. Откройте текущее штатное расписание

Кадры → Штатное расписание. В верхней части формы — дата, на которую показан состав позиций, и ссылка на документ, утвердивший это состояние. Проверьте, что смотрите на актуальную дату, а не на начало года.

Шаг 2. Создайте документ изменения

Нажмите Изменить текущее штатное расписание. Откроется документ Изменение штатного расписания. Заполните:

1. Дата — день, с которого изменения вступают в силу (из приказа). Это ключевое поле: именно по нему отчёты показывают состав расписания.
2. Организация — если в базе их несколько.
3. Ответственный — подставится из настроек пользователя, при необходимости поменяйте.

Шаг 3. Внесите сами изменения

В документе три кнопки, и каждая кладёт строку в свою таблицу:

• Добавить позицию — новая должность в подразделении;
• Изменить позицию — правка ставок, оплаты, надбавок у существующей;
• Закрыть позицию — исключение из расписания.

В одном документе можно смешивать все три действия, если они по одному приказу и одной датой.

Шаг 4. Проверьте экономику изменения

Внизу документа программа показывает ФОТ до и после. Простой пример: было две позиции, добавляем ставку инженера.

Разница 66 000 ₽ в месяц — ровно та цифра, которую обычно спрашивает финдиректор перед подписанием приказа.

Шаг 5. Проведите документ и распечатайте приказ

Кнопка Провести и закрыть. Из документа доступны печатные формы: Штатное расписание (Т-3) и приказ об изменении штатного расписания. Приказ в произвольной форме тоже подойдёт — унифицированной формы приказа об изменении ШР нет.

Шаг 6. Убедитесь, что документ попал в историю

Кадры → Штатное расписание → ссылка Документы, изменившие штатное расписание. Здесь виден весь список по датам. Если нужного документа нет — он не проведён.

Изменения в штатном расписании в 1С 8.3 ЗУП без истории изменений

Когда флаг истории выключен, порядок короче, но и следов не остаётся:

1. Кадры → Штатное расписание — открывается обычный справочник позиций.
2. Создаёте или открываете позицию, меняете количество ставок, вид расчёта, размер оплаты.
3. Записываете. Всё, изменение действует «всегда» — без даты вступления в силу.

Минусы такого режима проявляются при первой же проверке: отчёт Т-3 на прошлую дату покажет текущие цифры, а не те, что были в июне. Для организаций с движением кадров историю стоит включить.

Частные случаи: ставки, оклады, индексация, сокращение

Новая должность и новое подразделение

Должность создаётся в справочнике Должности, подразделение — в Структура предприятия (Настройка → Подразделения). Только после этого позиция появится в документе изменения. Для нового подразделения проверьте, что указан вышестоящий узел и территория — иначе позиция не попадёт в сводные отчёты по филиалу.

Изменение количества ставок

Дробные ставки поддерживаются: 0,5 и 0,25 вводятся как есть. Программа считает занятость по кадровым документам, поэтому уменьшить количество ставок ниже числа принятых сотрудников не получится — сначала оформите перевод или увольнение.

Изменение оклада и надбавок

В позиции задаётся либо точная сумма, либо вилка (при включённых «вилках» разрядов). После проведения документа:

• новым сотрудникам оклад подставится из позиции;
• действующим — нет, им нужен Кадровый перевод или Изменение оплаты труда (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения).

Индексация окладов по всему расписанию

Документ Индексация штатного расписания (Кадры → Штатное расписание → Индексация штатного расписания) умножает оклады выбранных позиций на коэффициент. Укажете 1,07 — получите рост на 7 %. В документе есть флаг переноса новых сумм в плановые начисления сотрудников: без него расписание обновится, а расчёт зарплаты останется старым.

Сокращение штата

Сначала уведомление работника (не менее двух месяцев по ст. 180 ТК РФ), затем увольнение, и только после — закрытие позиции документом изменения ШР. Закроете позицию раньше — автоматическая проверка начнёт ругаться на действующие кадровые документы.

Формы Т-3 и Т-5: что из чего печатается

Путаница между этими формами — причина половины вопросов по теме.

• 📄 Т-3 «Штатное расписание» — состав должностей и ставок организации. Печатается из документа утверждения или изменения ШР, а также отчётом Кадры → Кадровые отчёты → Штатное расписание (Т-3).
• 📄 Т-5 «Приказ о переводе» — документ по конкретному работнику. Печатается из Кадрового перевода.

Обе формы утверждены постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004 и с 2013 года не обязательны: организация вправе использовать свои бланки, закрепив их в учётной политике. В ЗУП 3.1 печать идёт по унифицированным формам, и этого достаточно для проверяющих.

Проводок у документов штатного расписания нет

Частый вопрос бухгалтера: какие проводки формирует изменение штатного расписания. Ответ — никаких.

Документы Утверждение и Изменение штатного расписания пишут только регистры сведений о позициях и плановом ФОТ. Бухгалтерские проводки появляются позже, при начислении зарплаты:

Счёт затрат берётся не из штатного расписания, а из способа отражения зарплаты в бухучёте — он задаётся у организации, подразделения, начисления или сотрудника.

Отчёты для проверки штатного расписания

После любых правок пройдите по трём отчётам в Кадры → Кадровые отчёты:

Простая проверка: откройте Т-3 на дату «за день до изменения» и «на дату изменения». Если цифры одинаковые — дата в документе указана неверно.

Типичные ошибки при внесении изменений в штатное расписание

Как внести изменение в штатное расписание в 1С 8.3 «Зарплата и кадры» и других программах

Раздел Зарплата и кадры есть в «1С:Бухгалтерии 8.3» — и именно его часто имеют в виду, когда ищут изменение штатного расписания. Нюанс: полноценного штатного расписания в бухгалтерской программе нет.

В ЗУП КОРП есть ещё и штатная расстановка

В КОРП-версии к штатному расписанию добавляется работа с рабочими местами и расширенные вилки по разрядам и категориям. Логика изменений та же — всё через документ изменения ШР, но в позиции появляются дополнительные реквизиты: разряд, категория, описание рабочего места.

Для ПРОФ-версии этих полей нет, и это нормально: отчётность по Т-3 формируется одинаково в обеих.

Частые вопросы