Расчёт НДФЛ в 1С:ЗУП: от налоговой базы до удержания

НДФЛ в 1С:ЗУП считается по каждой ставке отдельно и нарастающим итогом с начала года: программа берёт облагаемые начисления, вычитает положенные вычеты, применяет ставку и уменьшает результат на налог, удержанный в предыдущих месяцах. Ставка зависит от статуса сотрудника и суммы его годового дохода, а сам налог округляется до полного рубля.

Если в расчётном листке налог не сходится с вашей прикидкой, причина почти всегда в одном из трёх мест: неверный статус налогоплательщика, незаведённый или «слетевший» вычет, либо переход дохода через порог прогрессивной шкалы. Ниже — как устроен расчёт по шагам и где именно смотреть каждую цифру.

Из чего программа собирает налоговую базу

База по НДФЛ — это не «вся начисленная сумма». 1С складывает только те начисления, у которых в настройке стоит признак обложения налогом, и отдельно ведёт базу по каждой ставке.

Что попадает в базу:

• 💰 оклад, премии, надбавки, оплата по среднему (отпуск, командировка);
• 🏖 отпускные и компенсация за неиспользованный отпуск;
• 🤒 больничный — облагается полностью, кроме пособия по беременности и родам;
• 🎁 матпомощь и подарки — сверх необлагаемого лимита 4 000 руб. в год.

Что в базу не входит: пособие по беременности и родам, суточные в пределах нормы (700 руб. по России, 2 500 руб. за границу), большинство государственных пособий.

У каждого дохода есть своя дата получения — и это не всегда день начисления. Для зарплаты, премий, отпускных и больничных датой получения считается день фактической выплаты. 1С запоминает эту дату и именно по ней относит доход к периоду. Поэтому отпускные, начисленные в конце месяца, но выплаченные в начале следующего, попадут в базу того месяца, когда деньги ушли сотруднику, — это влияет и на сроки уплаты налога, и на отчётность.

Признак обложения задаётся у каждого вида начисления: Настройка → Начисления, открыть вид начисления, вкладка Налоги, взносы, бухучёт, поле «НДФЛ». Если премия вдруг не попала в базу — в первую очередь проверяют именно эту настройку.

Важная деталь: 1С ведёт не одну базу, а несколько параллельно — основную (зарплата, отпуск, больничный), базу по дивидендам, базу по районным коэффициентам и северным надбавкам. Каждая облагается по своей шкале и не смешивается с остальными. Именно поэтому один и тот же сотрудник может одновременно иметь доход по разным ставкам.

Как статус сотрудника и сумма дохода задают ставку

Ставка НДФЛ определяется двумя факторами: налоговым статусом (резидент или нерезидент) и величиной годового дохода.

Резидент — это человек, который за 12 следующих подряд месяцев находился в России не менее 183 календарных дней. Гражданство значения не имеет. Для резидентов действует прогрессивная шкала по основному доходу (зарплата, отпускные, больничные, премии):

Повышенная ставка применяется не ко всей сумме, а только к части дохода, которая вышла за порог. Пример: годовой доход составил 3 000 000 руб. Первые 2,4 млн облагаются по 13% — это 312 000 руб., оставшиеся 600 000 руб. по 15% — ещё 90 000 руб. Итого налог 402 000 руб., а не 450 000, как было бы при сплошных 15%.

Нерезидент по общему правилу платит 30%. Но есть исключения, где применяется ставка как у резидентов (по прогрессии): высококвалифицированные специалисты, работники по патенту, граждане стран ЕАЭС, беженцы, дистанционные сотрудники российских компаний.

Отдельная шкала — для районных коэффициентов и северных надбавок. Эта часть зарплаты выделена в свою базу и облагается только по двум ставкам: 13% до 5 млн руб. в год и 15% с превышения. Поэтому у северного сотрудника основная зарплата и «северная» надбавка могут облагаться по-разному, и 1С разносит их по разным базам сама.

Статус задаётся в карточке сотрудника: Кадры → Сотрудники, открыть сотрудника, ссылка Налог на доходы. Там же выбирается основание для особой ставки. Если статус указан неверно, 1С пересчитает налог за весь год при его смене — будьте готовы к доначислению или возврату.

Какие вычеты уменьшают налог и как их завести

Вычет — это сумма, которую программа отнимает от базы до применения ставки. Самые частые — стандартные вычеты на детей.

Размеры детских вычетов за месяц:

• на первого ребёнка — 1 400 руб.;
• на второго — 2 800 руб.;
• на третьего и каждого последующего — 6 000 руб.;
• на ребёнка-инвалида — дополнительно 12 000 руб. родителям (6 000 руб. опекунам и попечителям).

Вычеты предоставляются, пока доход сотрудника с начала года не превысит 450 000 руб. В месяце превышения вычет ещё даётся, со следующего — нет. 1С отслеживает лимит сама: как только нарастающий доход перешагнул порог, детские вычеты перестают применяться автоматически.

Кроме детских есть личные стандартные вычеты на самого работника: 3 000 руб. в месяц (например, для пострадавших на ЧАЭС, инвалидов из числа военнослужащих) и 500 руб. (инвалидам I и II групп, Героям и ряду других категорий). Они не ограничены лимитом дохода и предоставляются весь год.

Заводятся вычеты документом Налоги и взносы → Заявления на вычеты → Заявление на вычеты по НДФЛ или прямо из карточки сотрудника по ссылке Налог на доходы → Ввести новое заявление на стандартные вычеты.

Социальные и имущественные вычеты (на лечение, обучение, покупку жилья) работник тоже может получать через работодателя, не дожидаясь конца года. Для этого налоговая сама направляет в организацию уведомление о праве на вычет — бухгалтер вводит его отдельным документом, и с месяца подтверждения права 1С начинает уменьшать базу.

Посчитать, как вычет и ставка влияют на сумму на руки, можно здесь:

Алгоритм исчисления и правило округления

Собрав базу и вычеты, 1С исчисляет налог. Механика такая:

1. По каждой ставке отдельно считается база нарастающим итогом с начала года.
2. Из базы вычитаются вычеты (тоже нарастающим итогом).
3. К результату применяется ставка — получается исчисленный налог за год.
4. Из него вычитается налог, исчисленный в предыдущих месяцах, — остаётся сумма к удержанию в текущем месяце.

Пример по месяцам. В январе доход 100 000 руб., налог 13 000 руб. В феврале доход нарастающим итогом 200 000 руб., налог с начала года 26 000 руб. За вычетом уже исчисленных 13 000 к удержанию в феврале — ещё 13 000 руб.

Округление. Налог исчисляется в полных рублях: сумма менее 50 копеек отбрасывается, 50 копеек и более округляются до рубля (ст. 52 НК РФ). Если расчёт дал 7 618,45 руб., в учёт пойдёт 7 618 руб.; 7 618,50 руб. округлится до 7 619 руб. Копеечные расхождения между месяцами — следствие именно этого округления, а не ошибки.

Удержание происходит при каждой выплате дохода, включая аванс. С аванса НДФЛ удерживается в день его выплаты — это заложено в документах выплаты, отдельных действий от бухгалтера не требуется.

Разделять в голове стоит три суммы, которые 1С ведёт по отдельности: исчисленный налог (сколько насчитано по базе и ставке), удержанный (сколько фактически вычли при выплате) и перечисленный (сколько ушло в бюджет). В норме за закрытый период они совпадают; расхождение исчисленного и удержанного обычно означает, что доход начислен, но ещё не выплачен.

НДФЛ при увольнении и с дивидендов

При увольнении в последний рабочий день начисляются зарплата за отработанные дни и компенсация за неиспользованный отпуск. Компенсация облагается НДФЛ полностью. Выходное пособие — в пределах трёх средних заработков (шести для северных районов) налогом не облагается, сверх — облагается.

Расчёт делается документом Зарплата → Увольнение. Налог со всех сумм программа считает в общем порядке, нарастающим итогом, с учётом вычетов за месяц увольнения.

Пример. Сотрудник увольняется, за месяц начислены зарплата 40 000 руб. и компенсация за отпуск 18 000 руб. Общий облагаемый доход — 58 000 руб. С учётом вычета на одного ребёнка 1 400 руб. база составит 56 600 руб., налог по ставке 13% — 7 358 руб. На руки при увольнении сотрудник получит 58 000 − 7 358 = 50 642 руб. Если годовой доход при этом не превысил 2,4 млн руб., вся сумма облагается по 13%.

Дивиденды — отдельная налоговая база, они не складываются с зарплатой. Для них действует своя шкала: 13% с суммы до 2,4 млн руб. в год и 15% с превышения. Стандартные вычеты к дивидендам не применяются. В 1С:ЗУП дивиденды начисляются документом Зарплата → Дивиденды, если ведётся учёт по участникам; иначе — в бухгалтерской программе.

Где проверить расчёт и найти причину расхождения

Когда цифра в листке вызывает сомнение, не пересчитывайте вручную — у 1С есть готовые расшифровки.

Расчётный листок. Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок. Это итоговая картина: начислено, удержано, выплачено.

Подробный анализ НДФЛ по сотруднику — самый полезный отчёт при разборе. Показывает по месяцам: доход, вычеты, базу, исчисленный, удержанный и перечисленный налог. Открывается из карточки сотрудника или в разделе Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам.

Анализ НДФЛ — сводно по организации, помогает увидеть расхождение исчисленного и удержанного в целом по фирме перед сдачей отчётности. Удобно сверять этот отчёт с показателями расчёта 6-НДФЛ: если суммы расходятся, ошибку ищут в конкретном сотруднике через подробный анализ, а не правят отчёт вручную. Любое ручное исправление в 6-НДФЛ без устранения причины приведёт к новому расхождению в следующем периоде.

Типовые причины, по которым расчёт «не бьётся»:

Частые вопросы