Сверхурочные часы в 1С:ЗУП 3.1 — откуда берутся, по какой формуле оплачиваются и где проверить

1С:ЗУП 3.1 сама переработки не «вычисляет» из графика — она оплачивает те часы, которые вы зарегистрировали с видом времени «Сверхурочная работа » (код С): документом Сверхурочная работа или строкой в табеле. Дальше начисление умножает стоимость часа на коэффициент: первые два часа — не меньше чем в полуторном размере, остальные — не меньше чем в двойном, как требует ст. 152 ТК РФ.

Если переработки не попали в расчёт или посчитались по одинарной ставке, почти всегда виноват один из трёх шагов: не включён учёт сверхурочных, часы введены одной суммой за месяц, а не по дням, или в документе выбран отгул вместо оплаты.

Откуда 1С берёт сверхурочные часы

Программа сравнивает два слоя данных:

• 📅 плановое время — из графика работы сотрудника (норма часов на каждый день);
• ⏱ фактическое время — что зарегистрировано документами: отпуска, больничные, прогулы и, отдельно, переработки.

Переработка в ЗУП — это не «факт больше плана», который программа ловит сама. Это отдельный вид времени. Пока вы не зарегистрировали часы с видом «Сверхурочная работа», начисление за них не появится, даже если в табеле у человека за день стоит 11 часов при графике на 8.

Отсюда главный принцип:

Что точно не считается сверхурочной работой:

• 🚫 работа в выходной или праздник, оплаченная в повышенном размере или компенсированная днём отдыха — по ст. 152 ТК РФ она не входит в часы переработки, в ЗУП для неё свой документ и вид времени;
• 🚫 работа в режиме ненормированного дня в пределах эпизодических привлечений — за неё дают дополнительный отпуск, а не доплату;
• 🚫 часы совместителя по второму трудовому договору — это его вторая работа, не переработка.

Включаем учёт переработок в настройках ЗУП

По умолчанию в новой базе учёт сверхурочных может быть выключен. Тогда нет ни документа, ни начисления.

1. Откройте Настройка → Расчет зарплаты.
2. Перейдите по ссылке Настройка состава начислений и удержаний.
3. На вкладке Учет времени поставьте флажок Сверхурочная работа.
4. Нажмите ОК, затем Записать и закрыть в форме настроек.

После этого программа создаёт начисление для оплаты сверхурочных и открывает документ Сверхурочная работа в разделе Зарплата.

Проверьте начисление сразу, до первого расчёта. Откройте Настройка → Начисления, наберите в поиске «сверхуроч» и откройте найденную карточку. Смотрите три вещи:

Не удаляйте и не пересоздавайте предопределённое начисление — ссылки на него есть в документах, и после пересоздания старые расчёты перестанут открываться корректно. Меняйте формулу в существующей карточке.

Что входит в стоимость часа

Конституционный суд в 2023 году указал: оплачивать переработку только из оклада без компенсационных и стимулирующих выплат нельзя. Если у сотрудников есть, например, постоянная надбавка за классность или вредность, она должна участвовать в расчёте.

В ЗУП это решается составом формулы. Если в формуле стоит только часовая тарифная ставка от оклада, добавьте показатель надбавки. Перед изменением формулы согласуйте её с главным бухгалтером и пропишите правило в положении об оплате труда.

Как зарегистрировать сверхурочную работу: документ или табель

Есть два способа ввести часы. Результат для расчёта одинаковый, разница в удобстве и контроле.

Документ «Сверхурочная работа»

1. Откройте раздел Зарплата и найдите журнал документов Сверхурочная работа.
2. Нажмите Создать, укажите организацию и месяц.
3. Добавьте сотрудника и введите часы на каждую дату, когда он задерживался.
4. Выберите способ компенсации: повышенная оплата или дополнительное время отдыха.
5. Проведите документ. Из меню Печать можно получить приказ о привлечении.

Пример: бухгалтер Петрова 12 числа задержалась на 3 часа, 19 числа — на 2 часа. В документе это две строки по датам: 3 и 2. Не одна строка «5 часов за месяц».

Табель

В табеле в ячейке нужного дня добавьте к основному времени второй вид — код С с числом часов. Табель с кодом С перекрывает график так же, как документ.

Как 1С считает переработки: формула и пример расчёта

Ст. 152 ТК РФ задаёт минимум: первые два часа переработки оплачиваются не менее чем в полуторном размере, следующие — не менее чем в двойном. Конкретные коэффициенты можно поднять коллективным или трудовым договором.

При поденном учёте граница «два часа» действует на каждый день отдельно. Поэтому часы и вводят по датам.

Пример с окладом

Исходные данные:

• оклад — 60 000 ₽;
• норма месяца по графику — 160 часов;
• стоимость часа: 60 000 / 160 = 375 ₽.

Переработки Петровой:

Для сравнения: если ввести 5 часов одной строкой, получится 2 × 1,5 + 3 × 2 = 9 ставок, то есть 3 375 ₽. Переплата 375 ₽ за месяц на одного человека. При обратной ошибке — недоплата и риск претензий инспекции.

Где посмотреть, что насчитала программа

1. Откройте документ Начисление зарплаты и взносов за месяц.
2. Найдите строку сотрудника с начислением за сверхурочные.
3. Дважды щёлкните по сумме — откроется расшифровка: показатели, часы, результат.
4. Сверьте часы и коэффициенты с примером выше.

Если сумма не сходится, первым делом проверьте стоимость часа. Она зависит от нормы месяца: в феврале и в декабре одни и те же 5 часов дадут разные суммы, потому что норма часов разная.

Переработка ночью

Если сотрудник задержался после 22:00, часы одновременно сверхурочные и ночные. Это две разные доплаты, и они складываются:

• сверхурочные — по ст. 152 ТК РФ, ×1,5 или ×2;
• ночные — не менее 20% часовой ставки за каждый час с 22:00 до 6:00 (ст. 154 ТК РФ).

В ЗУП ночные часы регистрируются своим видом времени, для этого на той же вкладке Учет времени включают флажок работы в ночное время. Пример: у сотрудника с той же стоимостью часа 375 ₽ график до 18:00, а он работал до 23:00. Пять часов сверхурочных, из них один ночной: к 3 375 ₽ за сверхурочные (2 × 375 × 1,5 + 3 × 375 × 2) добавится 375 × 20% = 75 ₽ ночных.

Отгул вместо оплаты

По ст. 152 ТК РФ работник может попросить вместо повышенной оплаты дополнительное время отдыха — не меньше, чем отработал сверх нормы. Тогда:

• часы переработки оплачиваются в одинарном размере;
• день отдыха оформляется отдельно, в ЗУП для этого есть документ Отгул;
• сам отгул не оплачивается.

В примере выше при выборе отгула Петрова получит 5 × 375 = 1 875 ₽ и право на 5 часов отдыха.

Переработка при суммированном учёте рабочего времени

Для сменщиков, водителей, охраны часто ведут суммированный учёт (ст. 104 ТК РФ): норма считается за учётный период — месяц, квартал, год. Переработку видно только в конце периода.

Как это выглядит в ЗУП:

1. Сотруднику назначен график с суммированным учётом и указан учётный период.
2. В течение периода смены сверх графика не оплачиваются как сверхурочные автоматически.
3. В последнем месяце периода вы считаете: отработано всего минус норма периода.
4. Разницу регистрируете документом Сверхурочная работа или табелем в последнем месяце.

Пример: учётный период — квартал, норма 470 часов, отработано 480. Переработка — 10 часов. По сложившейся практике полуторный размер применяют к первым двум часам за весь период, а не за каждый день: 2 × 1,5 + 8 × 2 = 19 часовых ставок.

Если сотрудник увольняется до конца учётного периода, переработку считают на дату увольнения: фактически отработанные часы сравнивают с нормой за отработанную часть периода. Зарегистрируйте её в месяце увольнения, до расчёта документа Увольнение, иначе часы не попадут в окончательный расчёт.

Переработки в бухучёте и отчётности

ЗУП проводок не формирует. Начисление за сверхурочные попадает в бухгалтерию через документ Отражение зарплаты в бухучете и ложится на тот же счёт затрат, что и оклад сотрудника. Например, для администрации — Дт 26 Кт 70, для производства — Дт 20 Кт 70.

Если переработку нужно отнести на другой счёт (скажем, по конкретному заказу), задайте в карточке начисления отдельный способ отражения.

Как оплата сверхурочных проходит по налогам и отчётам:

• 💰 НДФЛ — облагается как обычная зарплата, код дохода 2000, попадает в 6-НДФЛ;
• 🏛 страховые взносы — облагаются полностью, отражаются в РСВ;
• 📊 средний заработок — оплата сверхурочных входит в базу для отпускных и командировочных;
• 🧾 налог на прибыль — учитывается в расходах на оплату труда.

Для внутреннего контроля полезен отчёт Анализ начисленных налогов и взносов и любой отчёт по начислениям из раздела Зарплата → Отчеты по зарплате: отфильтруйте его по начислению за сверхурочные и посмотрите суммы по сотрудникам и месяцам. Так быстро виден человек, который приближается к годовому лимиту 120 часов.

Типичные ошибки при расчёте переработок

Частые вопросы