Сотрудник не вышел на работу: отменяем приём в 1С:Бухгалтерии 8.3 и чистим учёт

Отдельной кнопки «Аннулировать трудовой договор» в 1С:Бухгалтерии 8.3 нет, и увольнять такого сотрудника не нужно. Отменить приём на работу в 1С 8.3 Бухгалтерия можно двумя путями: если по человеку ещё ничего не начислено и не отправлено в СФР — отменить проведение документа «Прием на работу» и пометить его на удаление. Если сведения о приёме уже ушли в ЕФС-1 — дополнительно отправить отмену этой записи.

Частая ошибка — оформить «Увольнение» датой приёма. Так в учёте и в электронной трудовой книжке появятся две записи: приём и увольнение. А по закону аннулированный договор считается незаключённым, записей о нём остаться не должно.

Когда договор аннулируют, а когда увольняют

Основание одно — часть 4 статьи 61 ТК РФ. Если работник не приступил к работе в день начала работы, указанный в договоре, работодатель вправе договор аннулировать. Важна причина неявки: если она уважительная, аннулировать нельзя.

Сравните три ситуации, которые часто путают:

Что нужно знать о самом аннулировании:

• 📄 Оформляется приказом. Унифицированной формы нет, приказ составляют в свободной форме со ссылкой на ч. 4 ст. 61 ТК РФ.
• 🩺 Если сотрудник заболел до дня выхода, аннулировать нельзя. Причина уважительная.
• 💰 Право на пособие по страховому случаю, наступившему до аннулирования, у человека сохраняется. Это прямо сказано в той же статье.
• 📘 Запись о приёме в бумажной трудовой книжке, если её успели сделать, признают недействительной.

Что проверить в базе перед отменой приёма

Порядок действий зависит от того, сколько документов уже «наросло» на сотрудника. Откройте карточку: Зарплата и кадры → Сотрудники и посмотрите четыре вещи.

1. Какой у вас режим кадрового учёта. Он задаётся в Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты. При полном кадровом учёте в базе есть документы «Прием на работу». При упрощённом их нет, данные о приёме хранятся прямо в карточке сотрудника.
2. Есть ли начисления. Откройте документы «Начисление зарплаты» за месяц приёма и найдите в них сотрудника.
3. Были ли выплаты. Ведомости в банк, в кассу или на карту за этот месяц.
4. Ушли ли сведения в СФР. Приём попадает в ЕФС-1 (подраздел о трудовой деятельности, бывшая СЗВ-ТД). Срок по нему короткий — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Поэтому к моменту неявки отчёт обычно уже отправлен.

Удобно открыть документ приёма и через Еще → Структура подчиненности увидеть всё, что на него опирается.

Отмена приёма на работу в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам

Главное правило — двигаться от последнего документа к первому. Пока поверх приёма проведены начисления или ведомости, отменить его без последствий не получится: зарплатные документы потеряют основание.

Шаг 1. Разберитесь с выплатами

Если по сотруднику есть ведомость, сначала решите, были ли деньги реально перечислены.

• Ведомость сформирована, но деньги не ушли — удалите сотрудника из ведомости и перепроведите её. Если он в ведомости один, отмените её проведение.
• Деньги ушли (например, аванс на карту) — ведомость не трогайте. Выплата была, её нужно будет закрыть иначе, об этом в разделе про начисления.

Шаг 2. Уберите сотрудника из начисления

Откройте «Начисление зарплаты» за месяц приёма. Если месяц не закрыт и отчёты не сданы:

1. Выделите строку сотрудника на вкладке начислений и удалите её.
2. Проверьте вкладки с НДФЛ и взносами: после удаления строки и перезаполнения их суммы по этому человеку должны исчезнуть.
3. Проведите документ.

Шаг 3. Отмените документ приёма

При полном кадровом учёте:

1. Откройте Зарплата и кадры → Кадровый учет → Приемы на работу.
2. Найдите документ по сотруднику.
3. В списке нажмите Еще → Отмена проведения, затем пометьте документ на удаление (клавиша Delete или Еще → Пометить на удаление / Снять пометку).

При упрощённом кадровом учёте документа нет. Сведения о приёме вводятся в карточке сотрудника. Если сотрудника завели по ошибке и на нём ничего нет, пометьте на удаление саму карточку. Если карточка нужна (например, человек придёт позже по новому договору), оставьте её, а приём оформите заново, когда он действительно выйдет.

Шаг 4. Удалите помеченные объекты

Пометка на удаление ничего не стирает физически. Окончательно объекты удаляются через Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов.

Перед удалением помеченных объектов сделайте резервную копию базы. Обработка может предложить удалить и связанные объекты, если они тоже помечены, — внимательно просмотрите список.

ЕФС-1: как отменить запись о приёме

Если сведения о приёме уже приняты СФР, удаление документа в базе на них никак не влияет. Запись висит в электронной трудовой книжке человека, пока вы её не отмените.

Как это сделать в 1С:Бухгалтерии 8.3:

1. Откройте Зарплата и кадры → Кадровый учет → Электронные трудовые книжки.
2. Создайте новый документ сведений о трудовой деятельности по организации.
3. Добавьте сотрудника и выберите отменяемое мероприятие — ранее отправленный приём. В строке ставится признак отмены записи.
4. Проверьте, что реквизиты отменяемой записи (дата, номер приказа) совпадают с отправленными ранее.
5. Сформируйте отчёт и отправьте его через 1С-Отчётность или выгрузите файл для другой системы.

Если документ приёма в базе уже удалён, а отправить отмену нужно, программе не на что опираться при автоматическом заполнении. Поэтому порядок лучше такой: сначала отправьте отмену в ЕФС-1, пока приём ещё есть в базе, и только потом отменяйте документ приёма.

Ошибки в начислении зарплаты: сторно и проводки

Если месяц приёма уже закрыт, а по сотруднику прошло начисление, удалять строку из старого документа не стоит: изменятся сданные отчёты и закрытые обороты. Правильнее исправить учёт текущим периодом.

Какие проводки формирует обычное начисление в БП и как их сторнировать:

Счёт затрат подставьте свой: 20, 25, 26 или 44 — тот, который указан в способе отражения зарплаты.

Почему лучше документом начисления, а не ручной операцией

Проводки можно ввести и через Операции → Операции, введенные вручную. Но такая операция меняет только бухгалтерские счета. Зарплатные регистры, из которых заполняются 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения, она не исправит.

Поэтому порядок такой:

• 👍 Сторно начисления, НДФЛ и взносов — через «Начисление зарплаты» текущего месяца, отрицательной суммой по сотруднику (если ваш релиз даёт изменить сумму вручную). Так исправятся и счета, и регистры.
• ✍️ Ручная операция — только для перевода выплаченной суммы с 70 на 73. Это чистая бухгалтерская переброска, на налоговые регистры она не влияет.

Что с НДФЛ и взносами

Аннулированный договор не порождает трудовых отношений. Значит, оплаты труда за дни, которые человек не работал, быть не может, и база по НДФЛ и взносам у него нулевая.

• 📊 Если сотрудник попал в сданный 6-НДФЛ — подайте уточнённый расчёт.
• 📊 Если он попал в РСВ или персонифицированные сведения — подайте уточнение по этому физлицу.
• 💳 Если выплатили аванс, а человек его не вернул, это не зарплата, а задолженность. Её возврат решается по договорённости или через суд, удержать из зарплаты нечего — зарплаты нет.

Нестандартные случаи: частичная отмена, переводы, повторный приём

На сотрудника уже оформили перевод

Иногда за несколько дней до выхода успевают провести «Кадровый перевод»: сменить должность или оклад. Сначала отмените проведение перевода, потом приёма. В обратном порядке программа не даст корректно отменить приём, пока на него опирается более поздний кадровый документ.

Нужно отменить приём только одного из нескольких

Если приказ о приёме оформлен одним документом сразу на нескольких человек, удалять весь документ не нужно. Откройте его, удалите строку с не вышедшим сотрудником и перепроведите. Для остальных приём сохранится, а печатная форма приказа пересоберётся без этого человека.

Ошибка в дате, а не неявка

Если человек вышел, но позже даты в документе (например, приём ввели на 1-е, а договор — с 3-го), это не аннулирование. Исправьте дату в документе «Прием на работу» и перепроведите его. Если сведения уже ушли в ЕФС-1 — отправьте отмену старой записи и новую запись с правильной датой.

Человек передумал, а потом всё-таки пришёл

Аннулированный договор не «оживает». Если через неделю работник вернулся, с ним заключают новый трудовой договор, а в 1С вводят новый приём с новой датой. Старый документ, помеченный на удаление, не восстанавливайте.

Совместительство или вторая организация

Если сотрудник принят в одну организацию базы и уже работает в другой, удаляйте только запись о приёме и карточку сотрудника нужной организации. Физическое лицо и его данные в другой организации не трогайте.

Как проверить, что учёт чистый

После отмены пройдитесь по четырём точкам. Если везде пусто — работа закончена.

1. ОСВ по счёту 70 (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету) в разрезе работников. По аннулированному сотруднику не должно быть ни оборотов, ни сальдо. Если выплата перенесена на 73 — остаток будет только там.
2. ОСВ по счетам 69 и 68.01. Сумма взносов и НДФЛ за период должна уменьшиться ровно на сумму по этому человеку.
3. Расчётный листок за месяц приёма (Зарплата и кадры → Зарплатные отчеты). Сотрудника в нём быть не должно, либо по нему ноль.
4. Список сотрудников. Аннулированный человек не должен числиться работающим. Если карточка оставлена, у неё не должно быть действующего приёма.

Отдельно откройте журнал отправки в СФР и убедитесь, что ЕФС-1 с отменой записи принят. Пока по нему нет положительного протокола, в электронной трудовой книжке человека числится приём.

Частые вопросы