Сотрудник не вышел на работу: аннулирование трудового договора в ЗУП 8.3 и отчётность

Аннулировать прием на работу в 1С ЗУП 8.3 (редакция 3.1) нужно из самого проведённого документа «Прием на работу»: откройте его в Кадры → Приемы, переводы, увольнения, в меню Ещё выберите команду аннулирования трудового договора и укажите дату. Документ «Увольнение» для этого не годится, а простая отмена проведения подходит только для ошибочно введённого приёма.

Типичная ситуация: договор подписан в пятницу, приказ проведён, сведения о приёме ушли в СФР. В понедельник новичок не пришёл и на звонки не отвечает. Кадровику нужно отменить прием на работу в 1С так, чтобы в базе, в электронной трудовой книжке и в зарплате не осталось следов несостоявшегося сотрудника.

Когда прием можно аннулировать, а когда только уволить

Основание одно — часть 4 статьи 61 ТК РФ. Если работник не приступил к работе в день её начала, работодатель вправе аннулировать трудовой договор. День начала берут из договора. Если он в договоре не указан, работник должен выйти на следующий рабочий день после вступления договора в силу.

Что даёт аннулирование с точки зрения закона:

• 📄 договор считается незаключённым — увольнения нет, записи об увольнении тоже;
• 📕 запись о приёме в бумажную трудовую книжку не вносится, а если уже внесена — её признают недействительной;
• 🏥 право на пособие по страхованию сохраняется: если человек заболел между подписанием договора и аннулированием, больничный за этот период оплачивают.

Последний пункт часто упускают. Если новичок не вышел, потому что заболел, аннулировать договор в эти дни нельзя: это уважительная причина. Сначала выясните, почему человека нет.

Три разных случая — три разных действия в 1С

Главное правило: если человек отработал хотя бы один день, аннулирование невозможно. Тогда это увольнение, например за прогул после соблюдения процедуры с объяснительной.

Что подготовить до того, как отменять прием на работу в 1С 8.3 ЗУП

До действий в программе соберите бумаги. Без них аннулирование в базе ничем не подтверждено.

1. Акт об отсутствии на рабочем месте за первый день. Составьте его в день, когда сотрудник не пришёл, подписи двух-трёх работников.
2. Попытки связаться. Звонки, сообщения, письмо с просьбой объяснить причину. Сохраните подтверждения.
3. Приказ об аннулировании трудового договора. Унифицированной формы нет, приказ составляют в свободной форме. В нём указывают ФИО, дату и номер договора, дату начала работы, факт невыхода и ссылку на часть 4 статьи 61 ТК РФ.
4. Уведомление сотруднику. Отправьте копию приказа заказным письмом с описью или вручите, если человек появится.

Если вместе с договором сотрудник отдал бумажную трудовую книжку, её нужно вернуть. Запись о приёме, если успели внести, признают недействительной.

Как аннулировать прием на работу в 1С ЗУП 3.1: пошагово

Этот способ подходит, когда договор реально был подписан, а документ «Прием на работу» проведён. Программа сохраняет историю: видно, что приём был и что его аннулировали.

Шаг 1. Найдите документ приёма

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения.
2. Отберите список по сотруднику: начните вводить фамилию в строке поиска.
3. Откройте документ «Прием на работу» этого человека. Он должен быть проведён.

Если по сотруднику уже есть кадровый перевод, отпуск или начисления, сначала разберитесь с ними (см. раздел про зарплату ниже). Аннулировать приём, за которым идут другие кадровые документы, программа не даст или предупредит о последствиях.

Шаг 2. Выполните команду аннулирования

1. В открытом документе нажмите Ещё на командной панели.
2. Выберите команду аннулирования трудового договора. В актуальных релизах ЗУП 3.1 она так и называется — «Аннулировать трудовой договор».
3. В открывшейся форме укажите дату аннулирования и реквизиты приказа (номер и дату), если программа их запрашивает.
4. Подтвердите действие.

После этого документ получит отметку об аннулировании. В шапке формы появится надпись, что трудовой договор аннулирован, а сотрудник перестанет числиться работающим с даты приёма.

Шаг 3. Проверьте результат

• 👤 Откройте карточку сотрудника в Кадры → Сотрудники. Он не должен значиться принятым. Если в списке включён отбор «Работающие», его там не будет.
• 🪑 Откройте штатную расстановку (при включённом штатном расписании). Позиция должна снова стать вакантной.
• 📑 Посмотрите кадровые данные: даты приёма в карточке быть не должно.

Если команды аннулирования нет в вашей базе

В старых релизах ЗУП 3.1 отдельной команды может не быть. Сначала обновите конфигурацию до актуального релиза: это самый чистый путь. Если обновиться сейчас нельзя, остаётся отменить проведение документа «Прием на работу». Но тогда сведения для ЕФС-1 придётся формировать вручную, а история в базе пропадёт.

Почему не стоит оформлять аннулирование документом «Увольнение»

Многие по привычке вводят «Увольнение» датой приёма. Кажется логичным: сотрудник ушёл, его надо «закрыть». На деле это создаёт три проблемы.

1. Юридически это другое событие. Увольнение прекращает договор, а аннулированный договор считается незаключённым. В электронную трудовую книжку уйдут две записи — приём и увольнение. Человеку потом придётся объяснять работодателям, почему у него «работа на один день».
2. ЗУП посчитает компенсацию за отпуск. Документ «Увольнение» по умолчанию рассчитывает компенсацию неиспользованного отпуска и окончательный расчёт. При стаже в несколько дней суммы обычно нулевые, но документ всё равно попадёт в расчёты.
3. Неверная отчётность. В ЕФС-1 уйдёт мероприятие «Увольнение» с основанием, которого не было.

Документ «Увольнение» нужен только в третьем случае из таблицы выше: когда сотрудник успел поработать. Если «Увольнение» уже провели по ошибке, отмените его проведение, пометьте на удаление и аннулируйте договор правильным способом.

Как отменить прием на работу, введённый по ошибке

Здесь договора не было. Кадровик ввёл не того человека, продублировал приём или ошибся организацией. Аннулировать нечего — нужно убрать документ.

1. Откройте документ «Прием на работу».
2. Нажмите Ещё → Отменить проведение (или кнопку отмены проведения в списке документов).
3. Пометьте документ на удаление: в списке выделите его и нажмите Delete или выберите пометку в меню Ещё.
4. Удалите помеченные объекты в Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов, когда в базе мало пользователей.

Если по ошибочному приёму уже отправили ЕФС-1, отмена проведения в базе сама СФР ничего не сообщит. Нужна отдельная запись об отмене — об этом в следующем разделе.

ЕФС-1 и электронная трудовая книжка после аннулирования

Сведения о приёме подают в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Поэтому к моменту аннулирования запись о приёме почти всегда уже отправлена. Её нужно отменить.

Как это сделать в ЗУП 3.1:

1. Откройте Кадры → Электронные трудовые книжки.
2. Создайте новый документ сведений о трудовой деятельности (подраздел 1.1 формы ЕФС-1).
3. Заполните его по сотруднику. После команды аннулирования программа предложит отменяющую запись для мероприятия «Прием» — с признаком отмены.
4. Проверьте, что в отчёте одна строка: приём сотрудника с отметкой об отмене. Никакого «Увольнения» быть не должно.
5. Отправьте отчёт через 1С-Отчетность или выгрузите файл для своей программы сдачи.

Если несостоявшемуся сотруднику ничего не начисляли, в РСВ и персонифицированных сведениях о выплатах он не появится.

Зарплата и учёт: что проверить после отмены приема

Если сотрудник не вышел в первый же день, начислять ему обычно нечего. Но в ЗУП данные по нему могли попасть в документы ещё до аннулирования. Проверьте их по порядку.

• 📅 Табель. Если табель за месяц уже заполнен автоматически, у сотрудника могли появиться дни явки по графику. Перезаполните табель после аннулирования.
• 💰 Начисление зарплаты и взносов. Если месяц уже рассчитан, перезаполните документ «Начисление зарплаты и взносов». Строки по этому человеку должны исчезнуть.
• 💸 Аванс. Если по ошибке выплатили аванс, это переплата физлицу, а не зарплата по действующему договору. Решите с бухгалтерией, как её вернуть, и отразите возврат.
• 🏥 Больничный. Если человек всё же принёс листок нетрудоспособности за период до аннулирования, пособие нужно назначить: ст. 61 ТК РФ прямо сохраняет право на страховое обеспечение.
• 🗂 Отчёты. Если в периоде ничего не начислено и не выплачено, сотрудник не попадёт ни в 6-НДФЛ, ни в РСВ, ни в персонифицированные сведения.

Пример. Приём 3-го числа, месяц рассчитан 25-го, сотруднику автоматически начислено 0 ₽ по окладу за отработанные дни — их не было. Строка с нулём в начислении всё равно есть. После аннулирования перезаполните документ, и она уйдёт. Если начисление было ненулевым из-за ошибочного табеля, разница видна в своде: проверьте отчёт «Анализ начисленных налогов и взносов» или расчётный листок по сотруднику.

Ошибки при аннулировании приема в ЗУП и как их исправить

Аннулировали, а сотрудник пришёл. Договор уже незаключённый — восстановить его нельзя. Заключите новый договор, оформите новый документ «Прием на работу» и подайте новую ЕФС-1. Старое физлицо используйте повторно, не создавайте дубль.

Создали второе физическое лицо при повторном приёме. В базе два человека с одинаковым СНИЛС, программа ругается при проверке отчётов. Объедините дубли штатной обработкой объединения физических лиц (найдите её через поиск по командам) или перенесите документы на нужную карточку.

Аннулировали при больничном. Если выяснилось, что человек болел, приказ об аннулировании отменяют, а в базе возвращают приём к действующему состоянию и снова отправляют сведения о приёме. Иначе работник вправе оспорить действия работодателя.

Отменили проведение, а ЕФС-1 не отправили. В базе сотрудника нет, а в СФР он числится работающим. Сформируйте отменяющую запись и отправьте её.

В отчёте ЕФС-1 одновременно приём и увольнение. Значит, документ «Увольнение» остался проведённым. Отмените его, перезаполните отчёт.