Отмена заказа и заявки на оплату в 1С без потери истории
Содержание
Чтобы аннулировать заявку в 1С, её не удаляют, а переводят в конечный статус. У заказа клиента или заказа поставщику это статус Закрыт плюс флажок «Отменено» с причиной отмены в строках. У заявки на расходование денежных средств это статус Отклонена. Документ остаётся в базе, но перестаёт резервировать товар, ждать оплаты и попадать в план платежей.
Удалять заявку стоит, только если по ней ещё ничего не происходило: её не согласовывали, не оплачивали, не отгружали и не печатали для контрагента. Инструкция ниже написана для «Управления торговлей 11», «Комплексной автоматизации 2» и ERP 2 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси». Во всех трёх конфигурациях механизм статусов одинаковый.
Аннулирование, отмена проведения и удаление: в чём разница
Три действия часто путают. В итоге одни заявки пропадают вместе с историей, а другие «висят» и годами портят отчёты.
| Действие | Что происходит с документом | Когда подходит |
|---|---|---|
| Аннулирование (статус «Закрыт» / «Отклонена», строки «Отменено») | Документ проведён, движения по резервам и плану сняты, история и причина сохранены | Клиент отказался, оплату решили не проводить, поставщик не поставит товар |
| Отмена проведения | Документ остаётся, но все его движения удаляются целиком | Нужно временно «выключить» документ, чтобы исправить его |
| Пометка на удаление + удаление помеченных | Документ физически стирается из базы | Заявка создана по ошибке и нигде не использовалась |
Разница принципиальная. Аннулированный заказ видно в списке, его можно найти по номеру и показать руководителю: кто, когда и почему отменил. Удалённый заказ пропадает совсем. Если клиент через месяц спросит, что стало с его заявкой № 154, ответить будет нечем.
Если в компании принято вести статистику отказов, аннулирование статусом — единственный вариант. В отчётах по отменённым строкам видно, сколько и по каким причинам потеряно продаж.
Отмена проведения — промежуточное действие, а не способ аннулировать заявку. Непроведённый документ выпадает из большинства отчётов, но в списке висит как обычный, без отметки об отказе. Через полгода никто не вспомнит, почему он не проведён.
Отмена заявки, которая ещё не согласована
Самый простой случай — заявку только создали и записали, а дальше она не пошла. Статус у заказа клиента в этот момент обычно Не согласован, у заявки на расходование ДС — Не согласована.
Здесь можно удалить документ, если соблюдены три условия:
- ✅ на основании заявки не создано ни одного документа: счёта на оплату, реализации, платёжного поручения, заказа поставщику;
- ✅ заявку не отправляли контрагенту и не распечатывали для него;
- ✅ в компании нет правила хранить все поступившие заявки.
Порядок действий:
- Откройте список документов (например,
Продажи → Заказы клиентовв УТ 11). - Выделите строку и нажмите
Delили выберите в менюЕщёкоманду пометки на удаление. - Подтвердите пометку. Документ станет перечёркнутым, его движения удалятся.
- Для окончательного удаления администратор запускает обработку «Удаление помеченных объектов» в разделе администрирования (в УТ 11 и ERP —
НСИ и администрирование → Обслуживание).
Пометка на удаление обратима: повторное нажатие Del снимает её. Само удаление помеченных — нет.
Удаление помеченных объектов обычно запускают вне рабочего времени. В режиме монопольного доступа обработка проверяет ссылки надёжнее, а пользователям придётся выйти из базы. Перед запуском сделайте резервную копию базы — откатить удаление можно только из неё.
Если удалять черновик не хочется (например, менеджер завёл его для клиента, а клиент передумал), переведите его сразу в Закрыт. Так в базе останется след контакта с клиентом.
Как аннулировать заявку после проведения через статус
Когда заявка уже согласована и по ней что-то сделано, работают только статусы. Механика зависит от вида документа.
Заказ клиента: закрытие и отмена строк
В УТ 11, КА и ERP заказ клиента
проходит статусы Не согласован → К обеспечению / К выполнению → Закрыт. Набор зависит от того, какие статусы включены в настройках раздела «Продажи».
Если заказ нужно отменить целиком:
- Откройте заказ клиента.
- В табличной части с товарами выделите все строки, которые ещё не отгружены.
- Установите флажок «Отменено» в строках или воспользуйтесь командой отмены непоставленных строк над табличной частью.
- Укажите причину отмены из справочника причин. Если подходящей нет — добавьте её прямо из поля выбора, например «Клиент отказался от покупки» или «Нет товара у поставщика».
- Смените статус на
Закрыт. - Нажмите
Провести и закрыть.
После этого резервы снимаются, товар становится свободным для других заказов, а задолженность клиента по заказу больше не ожидается.
Если часть товара уже отгружена, отменяются только оставшиеся строки. Отгруженное остаётся в заказе как выполненное, и закрытый заказ честно показывает: «отгрузили 7 из 10, три позиции отменены по причине такой-то».
Для массовой работы в УТ 11 и ERP есть отдельная обработка закрытия заказов. Её удобно найти через поиск по разделу «Продажи». Она подбирает заказы, по которым долго нет движения, и закрывает их пачкой с одной причиной отмены.
Заказ поставщику
Логика та же. Невыполненные строки отмечаются как отменённые, заказ получает статус Закрыт. Это важно для планирования: пока заказ поставщику
открыт, программа считает товар ожидаемым и может строить на нём обеспечение заказов клиентов.
Заявка на расходование денежных средств
Этот документ находится в разделе Казначейство. Статусы — Не согласована, Согласована, К оплате, Отклонена. Чтобы аннулировать заявку на оплату:
- Откройте заявку.
- Установите статус
Отклонена. - В комментарии напишите причину: «дубль заявки № 312», «поставщик выставил новый счёт».
- Проведите документ.
Отклонённая заявка уходит из платёжного календаря и не попадает в подбор при формировании платёжных поручений.
Если по заявке уже создано и проведено списание денег, статус «Отклонена» ничего не вернёт. Сначала разбираются с платёжным документом, а заявку закрывают последней.
Кто может аннулировать заявку: права доступа и блокировки
Частая жалоба: «Не могу поменять статус, поле серое». Причин обычно четыре.
| Симптом | Вероятная причина | Что делать |
|---|---|---|
| Статус нельзя выбрать вообще | В профиле групп доступа нет права изменять документ или менять его статус | Обратиться к администратору, он добавит роль в профиль |
| Можно выбрать только часть статусов | Включено согласование, а пользователь не согласующий | Отправить заявку согласующему или попросить его отклонить её |
| При записи — сообщение о запрете изменения | Дата документа попадает в закрытый период | Изменить дату запрета или выписать корректировку новой датой |
| Документ открывается только для просмотра | Его в этот момент редактирует другой пользователь | Дождаться, пока коллега закроет форму |
Даты запрета изменения настраиваются в разделе НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав. Если месяц закрыт и отчётность сдана, сдвигать дату запрета ради одной заявки — плохая идея. Перепроведение может задеть закрытие месяца
и себестоимость.
В компаниях с согласованием разумно заранее решить, кто аннулирует заявки. Обычно это тот же человек, что их согласует. Иначе получается, что менеджер не может отменить собственный заказ, а руководитель не знает, что клиент отказался.
Не выдавайте рядовым пользователям полные права, чтобы «быстро закрыть одну заявку». Права потом редко забирают обратно, а полные права позволяют править закрытые периоды.
Какие документы связаны с заявкой и как это проверить
Перед аннулированием посмотрите, что уже создано на основании заявки. Без этого можно закрыть заказ, по которому лежит неотгруженная предоплата.
Главный инструмент — структура подчинённости. Откройте заявку и найдите в меню Ещё команду «Структура подчиненности» (в ряде форм она вынесена отдельной кнопкой с иконкой дерева). Откроется дерево: заявка наверху, под ней счета, оплаты, реализации, возвраты.
Что искать в дереве:
- 💰 Поступление оплаты от клиента — если клиент заплатил, после отмены заказа появится аванс, который придётся вернуть или зачесть;
- 📦 Реализация товаров и услуг — отгруженное отменить статусом заказа нельзя, нужен возврат;
- 🚚 Заказ поставщику на основании заказа клиента — его тоже придётся закрыть, иначе товар продолжит приходить «под клиента»;
- 💳 Списание безналичных денежных средств по заявке на оплату — деньги уже ушли.
Второй инструмент — движения документа. Команда «Движения документа» в меню Ещё показывает, какие регистры документ заполнил: резервы, ожидаемые оплаты, план отгрузок. После закрытия заказа сюда полезно заглянуть ещё раз и убедиться, что резервов больше нет.
Для сверки по клиенту подойдут отчёты «Ведомость расчетов с клиентами» и «Остатки и доступность товаров». В первом видно, осталась ли по закрытому заказу задолженность или аванс. Во втором — освободился ли товар.
Когда заявку лучше скорректировать, а не аннулировать
Полная отмена нужна реже, чем кажется. Часто клиент не отказывается, а меняет условия: другое количество, другой срок, замена позиции.
Скорректировать, а не аннулировать, стоит в таких случаях:
- Изменилось количество. Уменьшите количество в строке или отмените лишнюю часть. Заказ остаётся рабочим.
- Одну позицию заменили другой. Старую строку отметьте отменённой с причиной «замена», новую добавьте. В аналитике будет видно, что произошла замена, а не отказ.
- Сдвинулся срок. Поменяйте дату отгрузки в заказе. Закрывать и создавать новый нет смысла — потеряется связь с предоплатой.
- Заявка на оплату — не та сумма. Если статус ещё
Не согласована, исправьте сумму. Если уже согласована — отклоните и создайте новую копированием, чтобы согласующий видел изменение.
Если товар уже отгружен и клиент вернул часть, заказ не трогают. Оформляют «Возврат товаров от клиента» на основании реализации. Если ошиблись в цене или количестве в отгрузке, используют «Корректировку реализации». Заказ клиента в обоих случаях остаётся как был.
Правило для отдела продаж: новый заказ вместо старого создают только тогда, когда меняется клиент, договор или организация. Всё остальное правят в существующем документе.
Ошибки при аннулировании заявок и чем они оборачиваются
Удалили заявку с оплатой. Если на основании заказа прошла оплата, обработка удаления помеченных не даст его удалить и покажет связанные документы. Но бывает, что удаляют вместе с оплатой. Тогда из базы пропадает реальное поступление денег, и расхождение всплывает только при сверке с банком.
Сменили статус на «Закрыт», но не отметили строки отменёнными. Поведение зависит от настроек, но в отчётах по выполнению такие строки могут выглядеть как невыполненные обязательства. Причина отмены пустая, статистика отказов искажена.
Закрыли заказ клиента, забыли заказ поставщику. Поставщик привозит товар, который никто не ждёт. На складе копятся неликвидные остатки, а закупщик не понимает, откуда они.
Отменили проведение вместо закрытия. Документ выпал из отчётов, но в списке выглядит обычным. Через какое-то время кто-то его проводит заново — и резерв возвращается.
Аннулировали заявку задним числом в закрытом периоде. Сняли дату запрета, перепровели, вернули дату. Себестоимость и финансовый результат прошлого месяца поменялись после сдачи отчётности.
Дубли заявок на оплату. Менеджер создал вторую заявку вместо исправления первой, обе согласовали, обе оплатили. Защита простая: отклонённую заявку не удаляют, а в комментарии к новой пишут номер старой.