Новый сотрудник в базе 1С: учётная запись, группы доступа и ограничения
Содержание
Чтобы дать доступ в 1С новому пользователю, администратор создаёт его в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, задаёт имя для входа и пароль, а затем включает в одну или несколько групп доступа. Права определяет группа, а не карточка: группа «Бухгалтеры» даёт права бухгалтера, «Кассиры» — права кассира.
Порядок одинаковый для типовых конфигураций на 8.3 с интерфейсом «Такси»: Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, Комплексной автоматизации и ERP. Всё делается в пользовательском режиме, Конфигуратор нужен только в особых случаях: для настройки журнала регистрации и восстановления пароля администратора.
Что проверить до того, как давать доступ
Выдавать права может только пользователь с профилем «Администратор». Если вы входите в базу без запроса пароля, значит, список пользователей пуст и программа пускает всех с полными правами. Первым делом заведите себя.
Подготовка занимает пять минут:
- 👤 Учётная запись администратора. Первый созданный пользователь должен быть администратором — программа сама это требует. Без него закрыть базу паролем не получится.
- 🔑 Пароль администратора записан. Храните его в менеджере паролей, а не в голове одного сотрудника. Если он потерян, восстановить доступ можно только через Конфигуратор, а это требует пароля администратора информационной базы.
- 📋 Список того, что будет делать сотрудник. Какие участки учёта, какие организации, нужна ли кадровая информация. От этого зависит выбор групп доступа.
- 🧾 Лицензии. Создание пользователя лицензию не тратит. Её занимает каждый одновременный сеанс. Если сотрудников станет больше, чем лицензий, последний вошедший получит отказ.
Где находится раздел в разных конфигурациях
| Конфигурация | Путь к настройкам пользователей |
|---|---|
| Бухгалтерия предприятия 3.0 | Администрирование → Настройки пользователей и прав |
| ЗУП 3.1 | Администрирование → Настройки пользователей и прав |
| Управление торговлей 11 | НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав |
| КА 2, ERP 2 | НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав |
Внутри раздела одинаковые ссылки: «Пользователи», «Группы пользователей», «Группы доступа», «Профили групп доступа», «Настройки входа».
В типовых конфигурациях не назначайте роли вручную в Конфигураторе (Администрирование → Пользователи). Программа пересчитывает роли по группам доступа и при ближайшем изменении групп затрёт ручные галочки. Работайте через пользовательский режим.
Шаг 1. Создаём учётную запись пользователя 1С
Откройте Настройки пользователей и прав → Пользователи и нажмите «Создать». В карточке заполните:
- Полное имя — фамилия и имя сотрудника. Так он будет виден в документах в поле «Ответственный» и в журнале регистрации.
- Установите флажок «Вход в программу разрешён». Без него карточка сохранится, но войти сотрудник не сможет.
- Выберите способ входа (подробнее — в таблице ниже).
- Задайте имя для входа — короткое, латиницей или кириллицей, без пробелов:
Ivanova,ИвановаАН. - Нажмите «Установить пароль », введите пароль дважды. Удобно оставить флажок, который требует сменить пароль при первом входе: сотрудник придумает свой, а вы его не будете знать.
- Нажмите «Записать».
Пользователь создан, но работать ему ещё не с чем: без групп доступа он увидит пустое окно или сообщение о недостатке прав.
Как пользователь будет входить: пароль или Windows
| Способ | Когда подходит | Что указать |
|---|---|---|
| Аутентификация 1С:Предприятия | Небольшой офис, нет домена, вход с разных ПК | Имя для входа и пароль |
| Аутентификация операционной системы | Есть домен Active Directory | Пользователь Windows в виде DOMAIN\ivanova |
| Оба способа сразу | Сотрудник работает и в офисе, и с личного ноутбука | Пароль и пользователь Windows |
При входе через Windows окно выбора пользователя не появляется: 1С сопоставляет учётную запись Windows с карточкой и пускает сразу. Чтобы при этом можно было войти под другим пользователем
, запустите программу с параметром /WA-, например через ярлык или поле «Дополнительные параметры запуска» в свойствах базы.
Новому сотруднику на месте ушедшего не обязательно создавать карточку с нуля. Выделите похожего пользователя в списке и нажмите «Создать копированием» (F9): у копии сохраняется членство в тех же группах доступа. Останется сменить имя, вход и пароль.
Шаг 2. Выдаём права через группы доступа
В типовых конфигурациях права устроены в три слоя:
- Роль — технический набор разрешений на объекты. Ролей сотни, вручную их никто не раздаёт.
- Профиль группы доступа — готовый набор ролей под должность: «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Администратор» и другие, поставляемые с конфигурацией.
- Группа доступа — профиль плюс конкретные люди плюс ограничения (например, только одна организация).
Вы работаете с группами. Есть два равноценных способа включить в них пользователя.
Способ 1. Из карточки пользователя
- Откройте карточку сотрудника.
- Перейдите по ссылке «Права доступа » на панели навигации карточки.
- Отметьте флажками нужные группы. Справа видно описание профиля и список его ролей.
- Нажмите «Записать».
Способ 2. Из группы доступа
- Откройте
Настройки пользователей и прав → Группы доступа. - Откройте группу, например «Бухгалтеры».
- На закладке «Участники» нажмите «Подобрать» и выберите пользователей.
- Нажмите «Записать и закрыть».
Второй способ удобнее, когда за раз подключаете нескольких сотрудников к одной роли.
Сколько групп давать одному человеку
Права из нескольких групп складываются. Если бухгалтер ещё и ведёт кассу, включите его в «Бухгалтеры» и в «Кассиры». Отбирать права через вторую группу нельзя: любой профиль только добавляет разрешения.
Не включайте рядового сотрудника в группу «Администраторы» «на время, чтобы заработало». Она даёт доступ ко всем данным, к удалению помеченных объектов и к управлению правами других пользователей. Если что-то не открывается, ищите недостающий профиль.
Шаг 3. Ограничиваем доступ по организациям и складам
Когда в одной базе ведётся учёт нескольких фирм, часто нужно, чтобы бухгалтер видел только свою. Для этого есть ограничение доступа на уровне записей.
Включаем ограничение
- В разделе
Настройки пользователей и правустановите флажок «Ограничивать доступ на уровне записей». - Программа предупредит, что работа может замедлиться. Подтвердите.
- Дождитесь завершения обновления доступа: оно идёт в фоне, на крупной базе — от нескольких минут до часа.
Настраиваем группу
- Создайте отдельную группу доступа, например «Бухгалтеры — ООО Ромашка», с профилем «Бухгалтер».
- В группе откройте закладку ограничений доступа. На ней появились виды доступа, например «Организации».
- Для вида «Организации» выберите вариант «Все запрещены» и в списке ниже добавьте разрешённую организацию.
- Включите в группу нужных сотрудников и запишите.
Вариант «Все запрещены, кроме…» удобнее, чем «Все разрешены, кроме…». Новая организация, добавленная в базу позже, не станет видна этим людям автоматически.
Какие ограничения есть в разных программах
| Конфигурация | Что можно ограничить |
|---|---|
| Бухгалтерия 3.0 | Организации |
| ЗУП 3.1 | Организации, подразделения, группы физических лиц |
| УТ 11, КА 2, ERP 2 | Организации, склады, партнёры и другие виды — набор зависит от профиля |
Полный список видов доступа для конкретного профиля виден на той же закладке ограничений в его карточке.
Если поставляемый профиль не даёт нужного вида ограничения, не правьте его — поставляемые профили защищены от изменений. Скопируйте профиль («Создать копированием») и настраивайте копию.
Шаг 4. Управляем правами группами, а не по одному
Когда в базе больше 5–7 человек, раздача прав по одному превращается в хаос. Помогают два механизма.
Группы пользователей
Это просто папки сотрудников: «Бухгалтерия», «Склад», «Продажи». Откройте Настройки пользователей и прав → Группы пользователей, создайте группу и добавьте в неё людей. Затем в группе доступа на закладке «Участники» подберите не отдельных сотрудников, а всю группу пользователей. Новый кладовщик, добавленный в «Склад», сразу получит все складские права.
Свои профили групп доступа
Если ни один поставляемый профиль не подходит, соберите свой:
- Откройте
Профили групп доступа. - Скопируйте ближайший профиль или создайте новый.
- На закладке разрешённых действий (ролей) добавьте или снимите роли. Роли с префиксом «Добавление/изменение» дают запись, с префиксом «Чтение» — только просмотр.
- Запишите профиль и создайте на его основе группу доступа.
| Подход | Когда использовать | Риск |
|---|---|---|
| Поставляемый профиль | Должность совпадает с типовой | Минимальный, профиль обновляется вместе с конфигурацией |
| Копия поставляемого | Нужно чуть больше или меньше прав | После обновления конфигурации новые роли в копию сами не добавятся |
| Профиль с нуля | Узкая задача: только просмотр отчётов, только ввод заявок | Легко упустить нужную роль, требует проверки входом |
Копирование интерфейса и настроек
Права — не всё, что нужно новому сотруднику. Чтобы не настраивать ему панели, списки и рабочий стол заново, откройте Настройки пользователей и прав → Персональные настройки пользователей → Копирование настроек. Выберите, от кого копировать, кому и какие именно настройки: внешний вид, отчёты, личные настройки.
Шаг 5. Проверяем доступ и защищаем вход
Не отдавайте учётку сотруднику, пока не проверили её сами.
Правила для паролей
В Настройки пользователей и прав → Настройки входа можно задать:
- 🔒 минимальную длину пароля и требование сложности;
- ⏳ срок действия, после которого программа попросит сменить пароль ;
- 🚫 запрет повторного использования старых паролей;
- 💤 отключение входа для сотрудников, которые долго не заходили в программу.
Для увольняемого сотрудника не удаляйте карточку: на неё ссылаются документы. Снимите флажок «Вход в программу разрешён» и запишите. Если в карточке есть флажок «Недействителен», установите и его, чтобы скрыть сотрудника из списков выбора.
Шаг 6. Смотрим, что делают пользователи в базе
Выдать доступ — половина дела. Вторая половина — понимать, кто что изменил.
Журнал регистрации
Откройте Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации (в УТ, КА и ERP раздел называется НСИ и администрирование). Установите отбор по пользователю и периоду. В журнале видны:
- входы и выходы из программы, в том числе неудачные попытки;
- запись, проведение и удаление документов с указанием объекта;
- изменения в справочниках и в составе групп доступа.
Чтобы журнал хранил записи нужной глубины, проверьте уровень регистрации. В Конфигураторе это Администрирование → Настройка журнала регистрации: для контроля действий достаточно уровня «Регистрировать изменения». Если журнал стоит в режиме «Не регистрировать», история не пишется вообще.
Кто сейчас в базе
Список текущих сеансов открывается из того же раздела обслуживания командой «Активные пользователи». Там видно, кто вошёл, с какого компьютера и когда. Если нужно освободить лицензию, сеанс можно завершить.
Завершение сеанса обрывает работу пользователя: всё, что он не записал, пропадёт. Сначала предупредите человека и делайте это, когда он не проводит документы.
Отчёты по правам
В списке пользователей и в группах доступа есть команды отчётов по правам. Отчёт показывает, какие роли и каким путём (через какую группу) получил сотрудник. Это быстрый способ понять, почему кассир видит зарплату: обычно он случайно попал в лишнюю группу.