Как провести инвентаризацию товаров в 1С

Весь процесс в 1С:Бухгалтерии 3.0 держится на одном документе — Склад → Инвентаризация товаров. Он сам подтягивает учётные остатки, вы вписываете фактические, а излишки и недостачи программа считает автоматически. Проводок этот документ не делает: на его основании создаются Оприходование товаров (излишки) и Списание товаров (недостачи).

Ниже — порядок от приказа о проведении до закрытия месяца, с путями меню, печатными формами и счетами, на которые лягут расхождения. Пути даны для 1С:Бухгалтерии 3.0 на платформе 8.3 (интерфейс «Такси»); в 1С:Управлении торговлей 11 логика та же, но документ лежит в разделе Склад и доставка.

Что сделать до запуска документа в программе

Инвентаризация — это не только работа в базе. Сначала оформляется распорядительная часть, и только потом пересчёт и ввод цифр.

Повод для проверки бывает разный: плановая перед годовой отчётностью, при смене материально ответственного лица, после кражи или порчи, перед продажей или ликвидацией. Перед составлением годовой бухгалтерской отчётности инвентаризация обязательна — это требование ст. 11 Закона № 402-ФЗ. От повода зависит только формулировка в приказе; порядок работы в 1С одинаков.

• 📋 Приказ о проведении. Назначаете комиссию, склад, сроки и причину (годовая, при смене МОЛ, контрольная). Унифицированная форма — ИНВ-22, но с 2013 года она необязательна: можно использовать свой бланк, закреплённый в учётной политике.
• 🧑‍🤝‍🧑 Комиссия. Минимум два человека плюс материально ответственное лицо, которое присутствует, но в комиссию не входит.
• 🧾 Расписка МОЛ о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию, а ценности оприходованы или списаны.
• ⏸️ Остановка движений по складу. На время пересчёта приём и отгрузку по этому складу лучше заморозить, иначе фактический остаток «поплывёт» прямо во время подсчёта.

С 1 апреля 2025 года правила инвентаризации регулирует ФСБУ 28/2023 — он пришёл на смену прежним Методическим указаниям. Сам порядок действий в 1С от этого не изменился, но перечень случаев обязательной инвентаризации и оформление теперь сверяйте по стандарту.

Создание и заполнение документа «Инвентаризация товаров»

Откройте Склад → Инвентаризация товаров и нажмите Создать. В шапке укажите:

1. Склад, по которому пересчитываете. Если учёт по складам в настройках выключен, поле не обязательно.
2. Ответственных лиц и состав комиссии — на отдельных вкладках документа. Эти данные уходят в печатные формы.
3. Дату — обычно последний день периода инвентаризации.

Дальше заполняете табличную часть не вручную, а кнопкой Заполнить → Заполнить по остаткам на складе. Программа подтянет всю номенклатуру с ненулевым учётным остатком и проставит колонку Количество учётное по данным базы на дату документа.

Колонка Количество фактическое изначально равна учётному. Вот её вы и правите по результатам пересчёта: где фактически товара меньше — уменьшаете, где больше — увеличиваете. В колонке Отклонение 1С сразу покажет разницу: положительная — излишек, отрицательная — недостача.

Не проводите документ, пока не внесли все фактические остатки: после создания оприходования и списания править исходную инвентаризацию уже опасно — расхождения разъедутся.

Пересчёт на складе и печать описи

Удобный порядок — сначала распечатать опись с учётными остатками, пересчитать по ней вживую, потом занести факт в базу.

Из документа по кнопке Печать доступны стандартные формы:

• ИНВ-3 — инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей. По ней комиссия ведёт подсчёт.
• ИНВ-22 — приказ о проведении, если ведёте его в 1С.
• ИНВ-19 — сличительная ведомость (появляется после того, как заполнены фактические данные).

Печатать опись можно в двух вариантах: с заранее проставленным количеством (для сверки) или с пустой графой факта (чтобы комиссия вписывала цифры от руки на складе). Выбор — в настройках печати формы.

После пересчёта вносите фактические значения в документ и ещё раз проверяете колонку отклонений: нули по большинству позиций — норма, расхождения должны быть объяснимы.

Пара практических моментов при вводе факта:

• Учётный остаток берётся на дату документа. Если инвентаризация идёт несколько дней, а движения по складу не остановлены, факт и учёт будут считаться на разные моменты — поэтому дату и остановку операций и привязывают к одному дню.
• Отклонение 1С показывает в количестве, а стоимость расхождения вы увидите уже в созданных на основании документах оприходования и списания — там подставляется сумма по данным учёта (для недостачи) или рыночная цена (для излишка).

Как разобрать расхождения перед проводками

Прежде чем оформлять излишки и недостачи, расхождения нужно рассортировать. Механически приходовать всё в плюс и списывать всё в минус — ошибка.

Типичные причины отклонений и что с ними делать:

Пересортица — частый случай: одного сорта товара не хватает, другого столько же в избытке. По одному наименованию, за один период, у одного МОЛ её разрешено зачитывать. В 1С это оформляется корректировкой количества в строках документа либо отдельной операцией — автоматического зачёта пересортицы документ не делает, решение принимает бухгалтер.

Сравнить учётные и фактические данные целиком удобно по печатной сличительной ведомости ИНВ-19 или по отчёту Склад → Отчёты → Ведомость по товарам на складах.

Оформление излишков и недостач: документы и проводки

Сама Инвентаризация товаров движений по счетам не формирует. Чтобы расхождения попали в учёт, из проведённого документа нажмите Создать на основании и выберите нужное:

• Оприходование товаров — на выявленные излишки. Проводит Дт 41 Кт 91.01 по рыночной стоимости на дату инвентаризации.
• Списание товаров — на недостачи. Проводит Дт 94 Кт 41: стоимость недостающего собирается на счёте 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Счёт 94 — транзитный, на нём недостача не должна зависнуть. Дальнейшую судьбу суммы оформляют операцией вручную (Операции → Операции, введённые вручную) в зависимости от того, кто отвечает за потерю:

Нормы естественной убыли применяются не к любому товару, а только к позициям, для которых такие нормы утверждены (продукты, нефтепродукты, стройматериалы и т. п.). Для промышленных и штучных товаров норм убыли нет — вся недостача по ним считается сверхнормативной. Процент убыли закрепляется в учётной политике со ссылкой на отраслевой акт, а не берётся «на глаз».

По НДС: с 2024–2025 годов восстанавливать входной НДС по недостачам в пределах норм убыли не требуется. По потерям сверх норм вопрос спорный — ориентируйтесь на позицию по своему случаю и дату списания.

Налоговый учёт расхождений и другие виды ценностей

В налоговом учёте излишки и недостачи отражаются не так, как в бухгалтерском, и 1С разносит суммы по обоим учётам одновременно.

• Излишки — внереализационный доход по рыночной стоимости (п. 20 ст. 250 НК РФ). В 1С они попадают туда автоматически из документа «Оприходование товаров».
• Недостачи сверх норм без виновных принимаются в расходы по налогу на прибыль только при наличии документа уполномоченного органа, подтверждающего отсутствие виновных (например, постановления о приостановлении дела). Без такого документа списание на 91.02 в бухучёте есть, а в налоговых расходах — нет, и возникает постоянная разница.
• Недостачи в пределах норм убыли учитываются в налоговых расходах как материальные (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Инвентаризуют в 1С не только товары на складе. Документ Инвентаризация товаров подходит и для материалов (счёт 10), и для готовой продукции (счёт 43) — он заполняется по остаткам соответствующих счетов.

Для других объектов в 1С:Бухгалтерии есть отдельные документы:

• Основные средства — документ ОС и НМА → Инвентаризация ОС. Он сверяет данные по местам хранения и МОЛ, расхождения оформляются принятием к учёту или списанием ОС.
• Денежные средства в кассе проверяются не инвентаризацией товаров, а сверкой остатка по счёту 50 с фактической наличностью и оформлением акта.

Инвентаризация товаров с учётом серий и характеристик

Если в базе включён учёт по сериям (партиям, срокам годности) или характеристикам номенклатуры, пересчёт ведётся не по наименованию целиком, а по каждой серии отдельно.

Что меняется в документе:

• В табличной части появляются колонки Серия и, при использовании, Характеристика.
• Автозаполнение по остаткам разворачивает товар по всем сериям, которые числятся на складе.
• Фактическое количество заносится по каждой серии — иначе излишек одной серии и недостача другой не сойдутся.

Это важно для товаров с прослеживаемостью по срокам годности: расхождение может быть не в общем количестве, а в конкретной партии. Если учёт по сериям в конфигурации не ведётся, этих колонок не будет, и возиться с ними не нужно.

Завершение инвентаризации и закрытие периода

Результаты отражаются в том периоде, в котором инвентаризация завершена. Для годовой инвентаризации это, как правило, декабрь.

Финальная последовательность:

1. Проверить, что по документу Инвентаризация товаров созданы и проведены оприходование и списание на все расхождения.
2. Разнести операции по счёту 94 (на расходы, на виновных или на 91.02).
3. Сформировать Оборотно-сальдовую ведомость по счёту 94 — после всех операций остаток по нему должен быть нулевым.
4. Выполнить Операции → Закрытие месяца за месяц окончания инвентаризации.

После закрытия месяца проверьте, что себестоимость и финансовый результат пересчитались с учётом списаний и оприходований. Если потом придётся перепровести документы заднего числа, закрытие месяца нужно будет повторить.