Списание товаров и материалов в программе 1С

Списание товаров и материалов в 1С оформляется документом Склад → Инвентаризация → Списание товаров. Он снимает остаток с учёта и формирует проводку Дт 94 Кт 41 (для материалов — Кт 10). Дальше потери относят на расходы, на виновное лицо или на прочие — в зависимости от причины.

Частая ошибка — провести списание ручной операцией «на глаз», минуя документ. Тогда в партионном учёте остаётся «висящий» товар, а себестоимость считается неверно. Ниже — как сделать всё по правилам: от причины и акта до проводок и проверки по оборотке.

Когда и по каким причинам списывают товар

Товар или материал уходит из учёта не только при продаже. Списание нужно, когда ценность физически есть на остатке в программе, но использовать её по назначению уже нельзя.

Основные причины:

• 🧊 Порча, бой, лом — товар повреждён при хранении или перемещении.
• ⏳ Истёкший срок годности — продукты, лекарства, косметика, химия.
• 📉 Недостача по итогам инвентаризации — фактический остаток меньше учётного.
• 🏭 Использование на собственные нужды — канцелярия, хозтовары, расходники в производство.
• 🔧 Брак — поступивший некондиционный товар, который не вернуть поставщику.

Вид списания влияет на то, куда уйдут потери. Недостачу в пределах норм естественной убыли относят на расходы. Сверх норм при установленном виновнике — на него, а если виновного нет и это подтверждено документально — в прочие расходы. Порчу и просрочку без виновных лиц обычно списывают на счёт 91.02.

Какими документами оформить списание

В 1С один документ не заменяет первичку. Проводки программа сделает, но основанием для них должны быть бумаги, иначе налоговая снимет расходы.

Минимальный комплект:

1. Приказ руководителя о создании комиссии и проведении списания.
2. Акт о списании — товары традиционно оформляют формой ТОРГ‑16, порчу и бой — формой ТОРГ‑15. С 2013 года унифицированные формы не обязательны: можно использовать свой бланк, утверждённый в учётной политике.
3. Инвентаризационные документы (если причина — недостача): опись ИНВ‑3 и сличительная ведомость ИНВ‑19.
4. Заключение — экспертизы, санитарной службы или внутренней комиссии о том, что товар непригоден.

Акт составляет комиссия и утверждает руководитель. Храните первичку вместе с распечаткой проводок — при проверке инспектор смотрит именно связку «акт → документ в 1С → проводка».

Пошаговое списание в 1С:Бухгалтерии

Разберём порядок в 1С:Бухгалтерии 8.3 (БП 3.0), интерфейс «Такси». Путь к документу: Склад → Инвентаризация → Списание товаров.

Способ 1. Напрямую, когда недостача уже известна.

1. Откройте Склад → Списание товаров и нажмите Создать.
2. Укажите Склад, с которого уходит товар, и дату.
3. В поле Инвентаризация оставьте пусто, если списываете без инвентаризации (порча, просрочка).
4. На вкладке Товары добавьте строки: номенклатуру, количество. Кнопка Заполнить → По остаткам подтянет остатки склада — удобно сверить.
5. Проверьте счёт учёта (по умолчанию 41 для товаров, 10 для материалов) и счёт списания — по умолчанию 94, его менять на этом шаге не нужно.
6. Нажмите Провести и закрыть.

Способ 2. На основании инвентаризации.

Если недостачу выявила инвентаризация, создайте сначала документ Склад → Инвентаризация товаров. После проведения прямо из него по кнопке Создать на основании → Списание товаров программа заполнит табличную часть расхождениями. Это точнее: количество берётся из фактического пересчёта, а не вводится вручную.

Документ Списание товаров формирует проводку Дт 94 Кт 41. На счёте 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» потери «зависают» до решения, куда их отнести. Само по себе списание на 94 — это ещё не расход.

Списание материалов в производство и на хознужды

Важное различие, в котором путаются чаще всего: документ Списание товаров нужен для порчи, недостачи и просрочки. А вот материалы, которые идут в дело по назначению — в производство, на ремонт, на хозяйственные нужды — списывают другим документом.

Для этого в 1С:Бухгалтерии служит Склад → Требования-накладные (в конфигурациях с блоком производства — Производство → Требования-накладные). Логика другая: такие материалы не теряются, а расходуются, поэтому счёт 94 не используется.

Порядок:

1. Создайте Требование-накладную, укажите склад и дату.
2. На вкладке Материалы добавьте номенклатуру и количество.
3. На вкладке Счёт затрат выберите, куда отнести расход: 20, 23, 25, 26 или 44 — и аналитику (подразделение, статью затрат, номенклатурную группу).
4. Проведите документ.

Проводка будет прямой, без счёта 94:

• отпуск материалов в основное производство — Дт 20 Кт 10;
• общехозяйственные нужды, канцелярия, хозтовары — Дт 26 Кт 10;
• расходы на продажу в торговле — Дт 44 Кт 10.

Списание товаров с истёкшим сроком годности

Просрочку нельзя продавать и нельзя оставлять на остатке. По закону о защите прав потребителей такой товар изымают из оборота, а дальше утилизируют или уничтожают.

Порядок в 1С тот же документ Списание товаров, но причину в акте указывают «истёк срок годности». Нюанс в учёте расходов и НДС.

• Бухучёт. Стоимость просрочки списывают через 94 на 91.02 как прочие расходы.
• Налог на прибыль. Минфин допускает учёт в расходах стоимости товаров с истёкшим сроком, если их обязательная утилизация предусмотрена законом (продукты, лекарства, парфюмерия, бытовая химия) и есть документы на утилизацию.
• НДС. Перечень случаев восстановления налога в п. 3 ст. 170 НК закрытый, и списания по порче или просрочке в нём нет. Суды, включая ВАС, встают на сторону налогоплательщика. Восстанавливать входной НДС при списании просрочки не требуется, но готовьтесь обосновать причину.

Проводки и отражение в регламентированном учёте

Собственно проводки зависят от причины и от того, нашли виновного или нет. Документ Списание товаров делает только первую — перенос на 94. Отнесение потерь на расходы оформляют операцией, введённой вручную (Операции → Операции, введённые вручную), либо соответствующим документом.

Короткий пример. На складе испортилось 40 упаковок товара по 250 ₽ — себестоимость 10 000 ₽. Нормы естественной убыли по этой группе не установлены, виновных нет. Проводки: Дт 94 Кт 41 — 10 000 ₽ (документ списания), затем Дт 91.02 Кт 94 — 10 000 ₽ (ручная операция). Вся сумма уходит в прочие расходы, счёт 94 закрывается в ноль.

По ФСБУ 5/2019 запасы, которые испорчены или морально устарели, в отчётности показывают за минусом обесценения. На практике для малых партий это сводится к своевременному списанию через 94.

Налоговый учёт расходится с бухгалтерским:

• потери в пределах норм естественной убыли — в материальных расходах (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК);
• недостача сверх норм без виновных — в расходах только при документальном подтверждении уполномоченным органом факта отсутствия виновных (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК);
• потери от брака и порчи — по общим условиям обоснованности и документального подтверждения.

Из‑за этого по сверхнормативным потерям без документов возникает постоянная разница: в бухучёте расход есть, в налоговом — нет.

Особенности списания на УСН

На упрощёнке сам документ Списание товаров работает так же и формирует те же бухгалтерские проводки. А вот с налоговым учётом есть ограничение, о котором забывают.

Перечень расходов при УСН «доходы минус расходы» закрытый (ст. 346.16 НК). Потерь от порчи, боя и недостачи в нём нет. Значит, стоимость испорченного или просроченного товара в расходы по УСН включить нельзя, даже если есть все акты.

На практике это означает: при списании по порче в книгу учёта доходов и расходов (КУДиР) сумма не попадает. Чтобы 1С не включила её ошибочно, проверьте, что у документа списания нет признака принятия расхода для УСН. Материалы, отпущенные в производство через Требование-накладную, учитываются по общим правилам УСН и в закрытый список попадают — их порядок отличается от порчи.

Типичные ошибки при списании

Ошибки всплывают не в момент проведения, а на закрытии месяца или при сверке. Вот что встречается чаще всего.

Как проверить списание по отчётам

После проведения убедитесь, что товар действительно ушёл с остатка и потери закрыты.

• Оборотно‑сальдовая ведомость по счёту 41 — проверяет, что количество и сумма уменьшились на списанное.
• Оборотно‑сальдовая ведомость по счёту 94 — на конец периода должна быть нулю. Есть сальдо — потери не отнесены на расходы.
• Отчёты → Движения документа прямо из документа списания — показывает все сформированные проводки.
• Анализ счёта 91.02 — сколько ушло в прочие расходы по списаниям за период.

Для контроля динамики удобно построить ОСВ по 94 за квартал: регулярные крупные списания — повод проверить условия хранения и приёмку, а не только учёт.

Если в учёте ведётся партионный учёт по ФИФО, после списания сверьте отчёт по партиям: программа списывает самые ранние поступления, и себестоимость списанного должна совпасть с ценой этих партий. Расхождение обычно означает, что остаток на складе был заведён без указания партии или цены — такие строки программа спишет по нулевой стоимости, и товар уйдёт с количественного учёта, но не с суммового.