Расчёт 6-НДФЛ в ЗУП и Бухгалтерии: от настроек до квитанции

6-НДФЛ в 1С делается в разделе регламентированной отчётности: в ЗУП 3.1 это Отчетность, справки → 1С-Отчетность, в Бухгалтерии 3.0 — Отчеты → Регламентированные отчеты. Там нажимаете «Создать», выбираете 6-НДФЛ, указываете организацию и период, затем «Заполнить». Расчёт сдаётся ежеквартально — до 25-го числа месяца после квартала, годовой — до 25 февраля.

Частое заблуждение: «если отчёт заполнился без ошибок, значит, он верный». Кнопка «Заполнить» лишь собирает то, что лежит в регистрах. Если ведомость проведена не той датой или выплата не отмечена, программа честно перенесёт ошибку в расчёт. Поэтому половина работы — до формирования, а не после.

Что настроить в 1С до формирования 6-НДФЛ

Расчёт заполняется из реквизитов организации и из учёта выплат. Проверьте три блока.

Реквизиты организации (Настройка → Организации в ЗУП, Главное → Организации в Бухгалтерии):

• 🏢 КПП и код налогового органа — в карточке на вкладке с кодами;
• 📍 ОКТМО — 8 или 11 знаков, строго по месту учёта;
• 👤 подписант — руководитель или представитель по доверенности (тогда нужна МЧД при электронной сдаче).

Обособленные подразделения. Если у подразделения свой КПП и ОКТМО и оно само платит работникам, по нему нужен отдельный расчёт. В карточке подразделения ставится признак, что оно выделено на отдельный баланс или имеет свою регистрацию в налоговой, и указываются его коды. Тогда в отчёте появится выбор: по организации или по конкретному подразделению.

Налоговый учёт выплат. С 2023 года датой удержания НДФЛ считается день фактической выплаты, а в расчёт попадает то, что реально выплачено в периоде. Значит, в 1С каждая выплата должна быть зафиксирована документом:

1. Начисление — «Начисление зарплаты», «Отпуск», «Больничный лист».
2. Выплата — ведомость в банк, кассу или на карты с правильной датой выплаты.
3. Если ведомость формируется заранее, а деньги уходят позже — дату в ней нужно привести к дню перечисления.

Пошаговое формирование 6-НДФЛ в 1С

Шаг 1. Создайте отчёт

1. Откройте раздел регламентированной отчётности (пути — в первом абзаце).
2. Нажмите «Создать».
3. В списке форм найдите «6-НДФЛ» — быстрее всего набрать «6-НДФЛ» в строке поиска формы выбора.
4. Укажите организацию и период: I квартал, полугодие, 9 месяцев или год.
5. Нажмите «Создать».

Шаг 2. Заполните

На титульном листе проверьте код налогового органа, ОКТМО, КПП, код места представления и подписанта. Затем нажмите «Заполнить» на командной панели отчёта.

Программа соберёт два раздела:

Шаг 3. Посмотрите разбивку в разделе 1

С 2023 года удержанный налог в разделе 1 раскладывается по двум срокам внутри каждого месяца: налог, удержанный с 1-го по 22-е число, и налог, удержанный с 23-го по последнее число. Это та же логика, что у уведомлений об исчисленных суммах для единого налогового счёта.

Пример. Зарплата за июль выплачена 5 августа: 400 000 ₽ начислено, НДФЛ 52 000 ₽. Аванс за август выплачен 25 августа: 150 000 ₽, НДФЛ с него не удерживается (это часть зарплаты за месяц, а не отдельный доход). В расчёте за 9 месяцев 52 000 ₽ попадут в сумму за август с 1-го по 22-е число.

Шаг 4. Сохраните и выгрузите

После проверки (о ней ниже) нажмите «Записать». Для отправки через сервис 1С-Отчетность выгрузка не нужна. Для другого оператора используйте команду выгрузки в файл — программа сформирует XML в формате ФНС.

Больничные, отпускные и межквартальные выплаты в расчёте

Эти случаи дают больше всего вопросов, потому что дата начисления и дата выплаты часто лежат в разных периодах.

Отпускные. Доход возникает в день выплаты. НДФЛ удерживается при выплате и перечисляется в общем порядке вместе с остальным удержанным налогом. Отпуск с 2 июля, выплаченный 28 июня, попадает в расчёт за полугодие.

Больничные. Работодатель платит пособие только за первые три дня болезни. С этой суммы он удерживает НДФЛ и показывает её в 6-НДФЛ как обычный доход по дате выплаты. Остальные дни оплачивает Социальный фонд (до 2023 года — ФСС) напрямую работнику — он же выступает налоговым агентом по этой части. В вашем расчёте её быть не должно.

Зарплата на стыке кварталов. Зарплата за март, выплаченная в апреле, отражается в расчёте за полугодие, а не за I квартал — по дате удержания налога. То же с декабрьской зарплатой, выплаченной в январе: она уходит в I квартал следующего года.

Увольнение в последний день квартала. Компенсация за отпуск и расчёт при увольнении выплачиваются в день увольнения — значит, попадают в тот же квартал. Справка о доходах на уволенного работника подаётся в составе годового расчёта.

Проверка 6-НДФЛ и исправление ошибок

Встроенная проверка

В форме отчёта есть команда проверки. Запускайте оба варианта:

• ✅ проверка контрольных соотношений — сравнивает строки внутри расчёта;
• ✅ проверка выгрузки — ловит пустые обязательные поля и ошибки формата (ИНН, коды документов, адреса);
• ✅ проверка в интернете (при подключённой 1С-Отчетности) — прогон через тот же контроль, что у налоговой.

Красные строки в протоколе кликабельны: двойной щелчок ведёт к ячейке с ошибкой.

Сверка с учётом

Для ЗУП удобны отчёты «Анализ НДФЛ по месяцам» и «Регистр налогового учета по НДФЛ». Их легко найти поиском по разделу Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам.

Что сверять:

1. Удержанный налог в разделе 1 за каждый месяц — с суммами, которые реально ушли в бюджет через ЕНП.
2. Сумму уведомлений об исчисленном НДФЛ — с разбивкой по срокам в разделе 1. Расхождение тут чаще всего означает, что уведомление подано по одной дате выплаты, а ведомость проведена другой.
3. Доходы по трудовым договорам в разделе 2 — с базой в расчёте по страховым взносам. Полного равенства не будет (есть доходы, облагаемые только одним из платежей), но разница должна объясняться.

Если ошибка найдена после сдачи

Подаётся уточнённый расчёт. В 1С создайте новый отчёт за тот же период, на титульном листе укажите номер корректировки 1 (в файл уйдёт «001»), заполните и отправьте. В уточнённом расчёте показываются все данные заново, а не только разница.

Ошибка в ОКТМО или КПП исправляется иначе: по неверным кодам подаётся уточнённый расчёт с нулевыми показателями, а по верным — первичный расчёт.

Отправка 6-НДФЛ в налоговую

Кто может сдать на бумаге

Электронная сдача обязательна, если доходы в периоде получили более 10 человек. При 10 и меньше расчёт можно сдать на бумаге — в 1С есть команда печати по форме с машиночитаемым кодом.

Через 1С-Отчетность

1. В форме отчёта нажмите «Отправить».
2. Программа подпишет файл электронной подписью и передаст оператору.
3. Статус смотрите в списке отчётов: после отправки придут подтверждение даты отправки, квитанция о приёме или уведомление об отказе.

Квитанция о приёме — это и есть успешная сдача. Уведомление об отказе означает, что расчёт не считается представленным, и после исправления его нужно отправить снова как первичный, а не как корректировку.

Через стороннего оператора

Выгрузите XML и загрузите его в программу оператора. Имя файла не меняйте: в нём закодированы ИНН, КПП и код налогового органа.

Сроки и последствия

Если срок выпал на выходной, он переносится на ближайший рабочий день. За опоздание — штраф 1 000 ₽ за каждый полный или неполный месяц просрочки. Задержка больше 20 рабочих дней даёт налоговой право приостановить операции по счёту.

Типичные промахи при подготовке расчёта

Здесь — то, что не видно на этапе заполнения и всплывает только при сверке с налоговой.

• 📅 Ведомость проведена датой формирования. Деньги ушли 3-го числа, а ведомость проведена 30-м. Налог «переезжает» в другой срок перечисления, расчёт расходится с уведомлением.
• 🧾 Ручные правки в отчёте. Исправили цифру в ячейке, а через неделю нажали «Заполнить» — правка пропала. Исправляйте документы, а не отчёт.
• 👥 Договоры ГПХ в другой базе. Выплаты подрядчикам проводят в Бухгалтерии, зарплату — в ЗУП. В расчёт из ЗУП подрядчики не попадают. Регистрируйте договоры ГПХ там же, где формируется 6-НДФЛ.
• 🔁 Сторно прошлого периода текущей датой. Перерасчёт зарплаты за прошлый квартал меняет раздел 2 нарастающим итогом. Если прошлый расчёт уже сдан, подумайте, не нужна ли уточнёнка за тот период.
• 💸 Возврат излишне удержанного налога без документа. Если вернули работнику налог по заявлению, но не оформили возврат в программе, суммы возвращённого налога в расчёте не будет.

Частые вопросы