Акты в 1С:Бухгалтерии — создание, сверка и обмен с контрагентами

Акт выполненных работ в 1С:Бухгалтерии 3.0 создаётся документом Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) по кнопке Реализация → Услуги (акт). Акт сверки расчётов — отдельным документом Продажи → Акты сверки расчётов (или из раздела Покупки). Оба документа формируют печатную форму и, при подключённом ЭДО, уходят контрагенту в электронном виде.

Ниже разберём все виды актов, с которыми работает бухгалтер: акт об оказанных услугах, акт о выполненных работах, акт сверки взаиморасчётов. Для каждого — точный путь в меню, счета учёта, проводки, печать и типичные ошибки при заполнении.

Какой акт выбрать под вашу ситуацию

В 1С нет единого документа «Акт». То, что в договоре называется актом, в программе оформляется разными объектами. Выбор зависит от того, вы продаёте услугу или принимаете её, и нужна ли сверка расчётов.

Логика выбора простая. Вы исполнитель — оформляете Реализацию и получаете выручку на счёте 90. Вы заказчик — заводите Поступление и относите затраты на 20, 26 или 44. Нужна не продажа, а сверка долга — берёте отдельный документ Акт сверки расчётов, он проводок не делает, а только сопоставляет обороты по счетам 60, 62 и 76.

Отдельного объекта «Акт инвентаризации расчётов» в типовой БП 3.0 нет — его роль выполняет связка акта сверки и справки-расчёта из раздела учёта резервов. Не путайте инвентаризацию расчётов с актом сверки: первая оформляется приказом и описью, вторая согласовывается с контрагентом.

Пошагово: акт выполненных работ (оказанных услуг)

Это самый частый акт у исполнителя. Порядок действий в БП 3.0:

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Реализация и выберите Услуги (акт).
3. В шапке укажите контрагента и договор. Договор должен быть с видом «С покупателем» — иначе программа не подставит счёт расчётов 62.
4. В табличной части добавьте строку. В колонке Номенклатура выберите позицию с типом Услуга (у неё нет складского учёта).
5. Проверьте счета учёта. По кнопке в колонке Счета учёта открывается форма: счёт доходов — 90.01.1, счёт НДС — 90.03, субконто — номенклатурная группа.
6. Укажите ставку и сумму НДС. Если работаете без НДС (УСН), выберите ставку Без НДС.
7. Проведите документ кнопкой Провести.

Акт выполненных работ отличается от акта услуг только формулировкой номенклатуры и печатной формой — в учёте оба проходят одинаково. Если нужна отдельная смета или этапы, их добавляют строками в ту же табличную часть.

Какие проводки формирует акт

Реализация услуги отражает выручку и начисляет НДС в момент проведения:

Если себестоимость услуги в учёте не собирается (например, посреднические услуги без прямых затрат), строка с 90.02 не появится — это нормально.

Договоры и шаблоны: чтобы акт заполнялся сам

Ручное заполнение — источник ошибок. Несколько приёмов, которые ускоряют работу и держат реквизиты едиными.

• 📌 Ввод на основании. Если выставляли Счёт покупателю, откройте его и нажмите Создать на основании → Реализация (акт, накладная, УПД). Контрагент, договор, номенклатура и суммы перенесутся.
• 📌 Копирование документа. Для регулярных актов (аренда, обслуживание) клавиша F9 на выделенном документе в списке создаёт копию с теми же строками.
• 📌 Типовое соглашение / договор. В карточке договора задайте вид расчётов и счета учёта один раз — дальше они подставляются автоматически в каждый акт по этому договору.
• 📌 Групповое изменение реквизитов. Если в десятках документов нужно поправить один и тот же реквизит, используйте команду группового изменения из Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных (доступна пользователю с полными правами).

Массовая работа с актами и обмен с другими базами

Когда актов десятки за период, по одному их не открывают. Несколько штатных способов обработать их пачкой.

• Групповое проведение. В списке Реализаций выделите нужные документы (мышью с Ctrl или Shift) и нажмите Ещё → Провести. Так же работает групповая печать — по кнопке Печать в списке.
• Выписка счетов-фактур пачкой. Если счета-фактуры по актам ещё не созданы, используйте отчёт-обработку Продажи → Счета-фактуры на реализацию — она создаёт недостающие документы по всем реализациям периода.
• Загрузка из другой базы. Если акты выставляются в 1С:Управление торговлей, а учёт ведётся в Бухгалтерии, настройте синхронизацию: Администрирование → Синхронизация данных. Реализации перенесутся в БП готовыми документами, вручную их заводить не нужно.
• Обмен через ЭДО вместо ручного ввода входящих. Акты поставщиков, пришедшие по ЭДО, создают Поступление автоматически по кнопке Создать документ в списке Текущие дела ЭДО — реквизиты подтягиваются из электронного файла.

Акт сверки расчётов: как сформировать без расхождений

Акт сверки показывает, сошлись ли ваши обороты с контрагентом. Путь: Продажи → Акты сверки расчётов (для покупателей) или Покупки → Акты сверки расчётов (для поставщиков).

Порядок формирования:

1. Создайте документ, укажите контрагента и период сверки.
2. На закладке Счета учёта расчётов оставьте счета, по которым идёт сверка: 62, 60, 76 — обычно все сразу.
3. Нажмите Заполнить → Заполнить по данным организации. Программа подтянет обороты из вашего учёта.
4. На закладке По данным контрагента введите его цифры (из присланного им акта). Расхождения подсветятся.
5. Поставьте флажок Сверка согласована, когда суммы сошлись, и проведите документ.

Акт сверки не делает бухгалтерских проводок — он только фиксирует состояние расчётов. Если обороты не сходятся, ищите причину: разные даты признания, незачтённый аванс, документ без НДС с одной стороны.

Печатается акт сверки кнопкой Печать → Акт сверки взаиморасчётов. Форма идёт в двух экземплярах — для вас и контрагента. Подписывают сверку обе стороны: ваш экземпляр заверяете вы, а контрагент возвращает свой с подписью и печатью. Через ЭДО акт сверки тоже отправляется, но юридически он лишь подтверждает расчёты, а не создаёт обязательств — поэтому допускает и неквалифицированную подпись.

Печать акта и переход на УПД

После проведения нажмите Печать в командной панели документа. Для акта услуг доступны формы Акт об оказании услуг и Универсальный передаточный документ (УПД).

Что выбрать:

• Акт + Счёт-фактура — классическая связка. Счёт-фактуру выписывают отдельной кнопкой Выписать счёт-фактуру внизу документа.
• УПД — объединяет акт и счёт-фактуру в одном бланке. Удобнее, уходит одним файлом в ЭДО. Статус документа (1 — с НДС, 2 — без) программа ставит по наличию счёта-фактуры.

Если нужной печатной формы нет в списке или вы хотите добавить в акт свой логотип и реквизиты, штатный путь — расширение конфигурации с изменённым макетом, а не правка типовой конфигурации. Так изменения переживут обновление. Для простого логотипа в счёте и акте есть встроенная настройка: Администрирование → Организации → реквизиты → Логотип и печать.

Если кнопка Печать неактивна или форма открывается пустой, проверьте две вещи. Первое — документ должен быть записан (у непроведённого акта часть форм недоступна). Второе — в табличной части должна быть хотя бы одна строка с заполненной суммой: по пустому акту печатать нечего.

Обмен актами с контрагентами через ЭДО

Бумажный акт можно заменить электронным. В 1С:Бухгалтерии это делает сервис 1С-ЭДО (Продажи → Электронный документооборот или раздел Администрирование).

Как уходит акт:

1. Проведите Реализацию или УПД.
2. Нажмите ЭДО → Отправить электронный документ (или из общего списка Текущие дела ЭДО).
3. Документ подписывается вашей электронной подписью и уходит оператору.
4. Контрагент получает акт, подписывает со своей стороны — статус меняется на завершённый.

Про подписи важно различать: счёт-фактуру и УПД со статусом 1 подписывают только квалифицированной подписью (КЭП). Обычный акт выполненных работ — это первичный документ, его по соглашению сторон допустимо подписывать и неквалифицированной подписью. Формат машиночитаемой доверенности (МЧД) задаёт ФНС, а не оператор ЭДО.

Частые ошибки при оформлении актов

Короткий разбор того, что чаще всего ломает акт или проводки.

• ❌ Договор не того вида. С видом «Прочее» не подставляется счёт 62/60 — выручка или затраты повисают неверно. Всегда ставьте «С покупателем» или «С поставщиком».
• ❌ Номенклатура как товар, а не услуга. Если выбрать позицию с типом «Товар», 1С попытается списать её со склада и выдаст ошибку нехватки остатка. Для акта нужен тип Услуга.
• ❌ Забыли выписать счёт-фактуру. Акт проведён, а счёт-фактуры нет — НДС к начислению не попадёт в книгу продаж . Проверяйте по гиперссылке внизу документа.
• ❌ Акт не проведён, а только записан. Записанный документ не формирует движений. Выручки и НДС в отчётности не будет. Статус смотрите по значку в списке.
• ❌ Ставка НДС не та. На УСН должна стоять «Без НДС». Случайная ставка 20% начислит налог, которого нет.
• ❌ Дата акта раньше даты аванса. При сверке это даёт расхождение по зачёту аванса — проверяйте хронологию документов.

Частые вопросы