Авансы поставщику в 1С:Бухгалтерии — от платёжки до зачёта и вычета НДС

Аванс поставщику в 1С:Бухгалтерии 3.0 — это платёж, сделанный до того, как пришли товары или акт. Оформляется он обычным Списанием с расчётного счёта с видом операции «Оплата поставщику», а программа сама кладёт сумму на счёт 60.02 «Расчёты по авансам выданным», потому что закрывать ещё нечего. Когда поступление проведут, аванс зачтётся проводкой Дт 60.01 Кт 60.02.

Сложность не в самой оплате, а в хвостах: аванс завис на 60.02 и не зачёлся, поставщик прислал авансовый счёт-фактуру и непонятно, брать ли НДС к вычету, а при поступлении этот НДС надо восстановить. Ниже — весь цикл: платёжное поручение, проводки, автоматический зачёт, НДС с авансов выданных и полученных, и как потом свести взаиморасчёты.

Чем аванс отличается от обычной оплаты в учёте

Для 1С аванс — не отдельный вид документа, а следствие порядка событий. Если денег ушло больше, чем числится долга по поставщику на момент оплаты, разница становится авансом.

Работают два субсчёта счёта 60:

• 🔹 60.01 — текущая задолженность перед поставщиком (мы должны);
• 🔹 60.02 — авансы выданные (поставщик должен нам поставку).

Зеркально у расчётов с покупателями: 62.01 — долг покупателя, 62.02 — полученные от него авансы.

Программа распределяет сумму между субсчетами сама, по остаткам на момент проведения документа. Отдельно «включать режим аванса» не нужно — достаточно правильно указать договор и вид операции.

Не путайте этот аванс с двумя другими. Аванс сотруднику по зарплате — это ведомость в ЗУП или в зарплатном блоке с проводкой по счёту 70. Аванс подотчётному лицу на расходы — выдача денег с последующим Авансовым отчётом и счётом 71. Здесь речь только про авансы в расчётах с контрагентами — поставщиками и покупателями.

Как оформить платёж поставщику: платёжное поручение

Сначала готовим распоряжение банку, потом фиксируем сам факт списания по выписке. Это два разных документа, и путают их часто.

1. Откройте Банк и касса → Платёжные поручения и нажмите «Создать».
2. Вид операции — «Оплата поставщику».
3. Выберите контрагента и договор, по которому платите аванс.
4. Укажите сумму, ставку и сумму НДС, назначение платежа. В назначении платежа прямо напишите «Предварительная оплата» или «Аванс по договору №…» — это пригодится для вычета авансового НДС.
5. Проведите и выгрузите в клиент-банк.

Платёжное поручение проводок не делает — это только поручение банку. Деньги в учёте спишутся следующим документом.

Списание с расчётного счёта и проводки аванса

Факт оплаты отражает документ Банк и касса → Банковские выписки → Списание с расчётного счёта. Проще всего создать его на основании платёжки или загрузить выписку из банка — тогда суммы и реквизиты подтянутся сами.

Проверьте в списании три поля: вид операции «Оплата поставщику», договор и ставка НДС. При проведении, если долга по 60.01 нет, 1С сформирует:

Если часть суммы закрывает старый долг, а часть уходит вперёд, 1С разложит её сама: сколько хватит — на 60.01, остаток — на 60.02. Поэтому вручную выбирать субсчёт не нужно и не стоит.

Пример. За поставщиком числится долг 30 000 ₽ по счёту 60.01, вы платите 100 000 ₽. При проведении списания 1С закроет долг (Дт 60.01 Кт 51 — 30 000 ₽), а оставшиеся 70 000 ₽ поставит авансом (Дт 60.02 Кт 51). Никаких ручных настроек для этого не требуется — всё решают остатки на счёте на дату документа.

Зачёт аванса при поступлении товаров и услуг

Зачёт — это не отдельная операция, а поведение документа поступления. Им управляет поле Зачёт авансов в карточке договора.

Чтобы его найти: Справочники → Договоры (или из карточки контрагента, вкладка «Договоры»), откройте нужный договор. Поле «Зачёт авансов» принимает три значения:

В 99% случаев подходит «Автоматически». Тогда документ Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) при проведении сам добавит строку зачёта Дт 60.01 Кт 60.02 — ровно на сумму ранее перечисленного аванса (но не больше суммы поступления).

Проверить зачёт просто: в проведённом поступлении нажмите кнопку Дт/Кт и посмотрите, появилась ли проводка с корреспонденцией 60.01 / 60.02. Если её нет, а аванс был — почти всегда причина в договоре: либо он разный в оплате и поступлении, либо стоит «Не зачитывать».

Пример полного цикла. Перечислили поставщику аванс 120 000 ₽ — сумма легла на 60.02. Через неделю пришёл товар на 90 000 ₽. При проведении поступления 1С зачтёт аванс в пределах суммы поставки: на 60.02 останется 30 000 ₽ незакрытого аванса, а долга по 60.01 не возникнет. Следующая поставка на 30 000 ₽ закроет аванс полностью, и остаток по договору обнулится.

НДС с авансов выданных: вычет и восстановление

Перечислив аванс, покупатель вправе — но не обязан — принять НДС к вычету , не дожидаясь поставки (п. 12 ст. 171 НК РФ). НДС внутри аванса считается по расчётной ставке: при ставке 20% это сумма аванса, умноженная на 20/120. С аванса 120 000 ₽ к вычету можно заявить 20 000 ₽, с 60 000 ₽ — 10 000 ₽.

Для вычета нужны три вещи одновременно.

Как отразить в 1С. Получив от поставщика авансовый счёт-фактуру, откройте оплатившее аванс Списание с расчётного счёта и по ссылке внизу создайте Счёт-фактура полученный на аванс (код вида операции 02). Поставьте галочку «Отразить вычет НДС в книге покупок». Программа сформирует:

• Дт 68.02 Кт 76.ВА — НДС с аванса принят к вычету (76.ВА — «НДС по авансам и предоплатам выданным»).

Когда придёт поставка и вы зарегистрируете обычный счёт-фактуру, принятый ранее авансовый НДС нужно восстановить (пп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ). 1С делает это автоматически в документе Отчёты → Отчётность по НДС → Помощник по учёту НДС при формировании книги продаж, проводкой:

• Дт 76.ВА Кт 68.02 — восстановление авансового НДС.

НДС с авансов полученных от покупателя

Обратная сторона — когда аванс платят вам. Здесь НДС уже обязанность: начислить его нужно в день поступления денег (пп. 2 п. 1 ст. 167 НК РФ).

Поступление от покупателя оформляют документом Поступление на расчётный счёт с видом операции «Оплата от покупателя» — проводка Дт 51 Кт 62.02. Дальше на каждый такой аванс выставляется авансовый счёт-фактура.

Удобнее не делать их по одному, а запустить обработку Банк и касса → Счета-фактуры на аванс за квартал — 1С сама найдёт незакрытые авансы и сформирует документы с проводкой:

• Дт 76.АВ Кт 68.02 — начислен НДС с полученного аванса (76.АВ — «НДС по авансам полученным»).

Посчитать сумму НДС к начислению можно здесь:

Счёт-фактуру на аванс продавец обязан выставить покупателю в течение пяти календарных дней со дня получения денег (п. 3 ст. 168 НК РФ). На практике это и есть повод запускать обработку регулярно, а не копить авансы до конца квартала.

При отгрузке товара зачитывается аванс (Дт 62.02 Кт 62.01) и принимается к вычету ранее начисленный авансовый НДС (Дт 68.02 Кт 76.АВ). Как и у выданных авансов, вычет отражает Помощник по НДС при закрытии квартала. Если же отгрузка и аванс пришлись на один квартал, НДС всё равно сначала начисляют с аванса, а затем принимают к вычету — пропускать начисление нельзя.

Контроль взаиморасчётов: как свести остатки

Авансы — любимое место для расхождений, поэтому перед сдачей НДС и закрытием периода остатки проверяют.

Основной инструмент — Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту по счетам 60 и 62. Настройте группировку по контрагентам и договорам и включите развёрнутое сальдо. Тогда вы увидите:

• остаток по 60.02 — авансы, которые мы выдали и которые ещё не закрыты поставкой;
• остаток по 76.ВА — авансовый НДС, принятый к вычету и ждущий восстановления;
• по 62.02 и 76.АВ — то же самое по полученным авансам.

Остаток по 76.ВА без остатка по 60.02 (или наоборот) — сигнал, что где-то зачёт или восстановление прошли криво.

Для сверки с контрагентом сформируйте Покупки → Акт сверки расчётов (или Продажи → Акт сверки). В нём авансы видны отдельной строкой — удобно показать поставщику, что предоплата дошла.

Типичные ошибки с авансами

Ошибки здесь однотипные, и почти все лечатся проверкой договора и ОСВ.

• 🔸 Аванс завис на 60.02. Поставка пришла, а зачёта нет. Причина — разные договоры в оплате и поступлении либо «Не зачитывать» в договоре. Исправляется либо правкой договора в документах, либо Корректировкой долга.
• 🔸 Два субсчёта на одного поставщика. В ОСВ одновременно долг по 60.01 и аванс по 60.02. Нормально, если это разные договоры; если один — опять не сошлись реквизиты зачёта.
• 🔸 Забыли восстановить авансовый НДС. Приняли к вычету 76.ВА, а при поступлении не восстановили — занижен НДС к уплате. Проверяется остатком 76.ВА и Помощником по НДС.
• 🔸 Не начислили НДС с полученного аванса. Деньги пришли в конце квартала, счёт-фактуру на аванс не выставили — это уже налоговый риск. Поэтому обработку «Счета-фактуры на аванс» запускают в конце каждого квартала.

Частые вопросы про авансы в 1С