Доверенность на получение ТМЦ в 1С:Бухгалтерии 8.3 — от настройки до печати

Сделать доверенность в 1С:Бухгалтерии 8.3 можно в разделе Покупки → Доверенности: кнопка Создать, затем выбрать сотрудника, поставщика, срок действия и перечислить ценности, которые он получит. Печатная форма М-2 или М-2а выводится кнопкой Печать прямо из документа.

Документ «Доверенность» проводок не формирует. Это учётный документ для бланка и для журнала выданных доверенностей. Ниже — порядок для «Бухгалтерии предприятия» 3.0 в интерфейсе «Такси». В других конфигурациях документ может называться и располагаться иначе.

Что заполнить в базе до первой доверенности

Бланк доверенности собирает данные из трёх мест. Если хотя бы одно пустое, на печати появятся пропуски, и бланк придётся переделывать.

📌 Карточка организации (Главное → Организации):

• полное наименование, ИНН, КПП и адрес — они идут в шапку бланка;
• банковский счёт по умолчанию — его реквизиты печатаются в строке «Счёт №… в …»;
• группа «Подписи» — руководитель и главный бухгалтер. Их фамилии встают в строки подписей.

📌 Физическое лицо, которому выдаётся доверенность (Зарплата и кадры → Физические лица или из карточки сотрудника):

• ФИО полностью, без сокращений;
• документ, удостоверяющий личность: вид, серия, номер, кем и когда выдан. Без паспортных данных бланк М-2 недействителен — кладовщик поставщика не отпустит товар;
• должность. Если в базе ведётся кадровый учёт, она берётся из приёма на работу.

📌 Контрагент-поставщик (Справочники → Контрагенты): наименование и, желательно, договор. Договор нужен, если в доверенности хотите указать основание.

Если пункта «Доверенности» нет в разделе «Покупки», откройте настройку панели раздела (значок шестерёнки в правом верхнем углу) и включите отображение команды.

Как сделать доверенность М-2 в 1С: пошагово

Шаг 1. Создайте документ

Перейдите в Покупки → Доверенности и нажмите Создать. Откроется новая доверенность с текущей датой и следующим номером.

Шаг 2. Заполните шапку

Дату окончания ставьте реальную. Для разовой поставки обычно хватает 10–15 дней. По закону, если срок в доверенности не указан, она действует один год (ст. 186 ГК РФ), но бланк М-2 без срока в 1С не напечатаете — поле нужно заполнить.

Шаг 3. Перечислите ценности

На вкладке с товарами (табличная часть) добавьте строки:

1. Выберите номенклатуру из справочника или впишите содержание текстом — например, «Бумага офисная А4».
2. Укажите единицу измерения.
3. Введите количество.

Количество на бланке печатается прописью — 1С делает это сама. Суммы в доверенности не указываются.

Шаг 4. Сохраните и распечатайте

Нажмите Записать, затем Печать и выберите нужную форму. Документ сохраняется в журнале, и номер больше не занимает никто другой.

Поставьте подписи руководителя и главного бухгалтера. Подпись получателя образца — в специальной строке бланка, сотрудник ставит её сам. Печать организации проставляют, только если она есть и это предусмотрено вашими внутренними правилами.

Шаг 5. Закройте доверенность после получения товара

Когда сотрудник вернулся с ценностями, доверенность остаётся в бухгалтерии вместе с накладной поставщика. Дальше оформляется обычное поступление: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), удобнее всего — на основании того же счёта.

Чтобы видеть, по каким доверенностям товар уже получен, добавьте в журнал отметку. Типовой документ отдельного статуса «использована» не ведёт, поэтому многие бухгалтеры пишут в поле «Комментарий» номер и дату накладной: «Получено по УПД № 154 от 12.03». Это и есть отметка об использовании, которую требует журнал М-2а.

Неиспользованную доверенность сотрудник обязан вернуть. Бланк подшивают к корешку или к журналу с пометкой «Не использована», а в 1С пишут ту же пометку в комментарии.

Если сотрудника нет в кадровом учёте

Бывает, что за товаром едет человек, оформленный по договору ГПХ, или сотрудник другой организации группы. Документ всё равно оформляется: в поле «Физическое лицо» выбирают любое физлицо из справочника, необязательно принятое на работу.

Должность в этом случае на бланке останется пустой. Её можно дописать от руки или оставить пустой — для получения ТМЦ главное ФИО и паспорт. Паспортные данные заполняются так же, как для штатного сотрудника, — без них бланк не примут.

Доверенность на основании счёта от поставщика

Ручной ввод номенклатуры — главный источник расхождений. Быстрее и надёжнее создать доверенность из счёта, который прислал поставщик.

1. Откройте Покупки → Счета от поставщиков и найдите нужный счёт (или зарегистрируйте его, если ещё не внесён).
2. В командной панели нажмите Создать на основании и выберите Доверенность.
3. Программа перенесёт контрагента, договор, ссылку на счёт и всю табличную часть с количеством.
4. Останется выбрать сотрудника и проверить дату «Действительна до».

Так строки доверенности совпадут со счётом слово в слово. Если поставщик отгрузит по счёту не всё, поступление всё равно оформляется по факту — доверенность на это не влияет.

М-2 или М-2а: какую форму выбирать

Обе формы утверждены постановлением Госкомстата № 71а. С 2013 года унифицированные формы не обязательны: организация может утвердить свой бланк в учётной политике. Но большинство поставщиков по-прежнему ждут привычную М-2.

В 1С обе формы печатаются из одного и того же документа. Меняется только выбранный вариант в меню Печать. Отдельный документ под М-2а создавать не нужно.

Если вы выбрали М-2а, журнал выданных доверенностей можно вести прямо в 1С: список Покупки → Доверенности с колонками номера, даты, срока, сотрудника и поставщика и есть основа журнала. Его можно вывести на печать через Ещё → Вывести список и подшить.

🗂 Что важно при работе с журналом:

• нумерация сквозная в пределах года — не удаляйте и не перенумеровывайте старые документы;
• испорченный бланк не удаляйте из базы, а пометьте на удаление и сделайте комментарий «Испорчен», чтобы номер не «повис»;
• после получения ценностей корешок или отметку в журнале сверяют с накладной поставщика.

Печать доверенности и проверка бланка

Перед тем как отдать бланк сотруднику, пробегитесь по нему глазами. Ошибку проще поймать в бухгалтерии, чем на складе поставщика.

Если бланк печатается обрезанным или на две страницы, откройте предварительный просмотр и в настройках страницы выставьте масштаб «по ширине» или альбомную ориентацию. Форма М-2 с корешком широкая, на книжном листе она часто не помещается.

Несколько доверенностей удобно печатать разом. Выделите нужные строки в списке Покупки → Доверенности (с зажатым Ctrl), нажмите Печать в командной панели списка и выберите форму. Программа выведет все бланки одним комплектом, каждый на отдельной странице.

Когда в организации принята собственная форма доверенности, её делают внешней печатной формой или макетом через расширение конфигурации . Типовой макет напрямую в конфигураторе лучше не менять: при обновлении правки слетят, а снятие с поддержки усложнит все следующие обновления.

Электронная доверенность (МЧД) и ЭДО

Бумажная доверенность М-2 нужна, когда сотрудник физически забирает товар на складе поставщика. Если документы подписываются в электронном виде, работает другой механизм — машиночитаемая доверенность (МЧД).

С 1 сентября 2023 года сотрудник, который подписывает электронные документы от имени организации своей личной КЭП, должен иметь МЧД (ст. 17.2 закона № 63-ФЗ). Формат МЧД утверждает ФНС, оператор ЭДО свой формат не задаёт.

🔐 Как это устроено в 1С:Бухгалтерии:

1. МЧД хранятся в отдельном справочнике «Машиночитаемые доверенности». Его можно открыть из карточки организации или найти поиском по слову «доверенности» в строке поиска интерфейса.
2. Доверенность создают в 1С (программа формирует XML по формату ФНС) либо загружают готовый файл, выпущенный в другой системе.
3. Руководитель подписывает МЧД своей КЭП, после чего её регистрируют в распределённом реестре ФНС. Для этого нужна подключённая 1С-ЭДО или другой оператор и действующая подпись руководителя.
4. После регистрации МЧД привязывается к сертификату сотрудника, и при подписании документов 1С сама прикладывает её к пакету.

Не путайте два документа:

Различайте и подписи. Счета-фактуры в электронном виде подписывают только квалифицированной подписью. Первичные документы, например накладные и акты, стороны могут подписывать и неквалифицированной подписью, если так записано в соглашении об ЭДО.

Частые ошибки при оформлении доверенности

Ещё одна типичная ситуация — доверенность выписали на одну организацию, а товар покупает другая из той же базы. Поле «Организация» в шапке подставляется по умолчанию, и при нескольких юрлицах его легко пропустить. Сверяйте его с организацией в счёте поставщика.

Частые вопросы