Как провести инвентаризацию товаров в 1С:Управление торговлей

Пересчёт склада в 1С:Управление торговлей 11 строится вокруг документа Пересчёт товаров: в него вносят фактические остатки, программа сравнивает их с учётными и показывает расхождения. Результаты закрывают тремя документами — оприходование излишков, списание недостач и пересортица. Все они лежат в разделе Склад и доставка, в группе документов по излишкам и недостачам.

Ниже — порядок действий целиком: от подготовки склада и загрузки данных с терминала сбора данных (ТСД) до оформления итогов и учёта маркированного товара. Пути меню приведены для УТ 11.4–11.5 с интерфейсом «Такси»; в более ранних релизах название группы документов может отличаться.

Подготовка склада и приказ на пересчёт

Инвентаризацию проводят не только по графику. Обязательные случаи — перед годовой отчётностью, при смене материально ответственного лица, при выявлении хищения или порчи, после пожара или затопления, при реорганизации и ликвидации. В этих ситуациях пересчёт нельзя откладывать, а его результаты обязательно оформляют документами.

Инвентаризацию удобнее запускать, когда по складу нет «зависших» документов. Проверьте, что все поступления, отгрузки и перемещения за период проведены, а не сохранены как черновики. Непроведённый документ не попадает в учётные остатки — и программа покажет ложное расхождение.

Базовый порядок подготовки:

1. Проведите все приходные и расходные документы по складу на дату пересчёта.
2. По возможности остановите движение товара на время подсчёта или зафиксируйте «отсечку» по времени.
3. Определите, считаете весь склад или часть — по одной группе номенклатуры, по ячейкам ордерного склада, по конкретному товару.
4. Назначьте материально ответственное лицо (МОЛ) и состав комиссии — эти данные понадобятся для печатных форм.

В УТ нет отдельного документа-приказа формата ИНВ-22: роль распоряжения на пересчёт выполняет сам документ Пересчёт товаров. Из него же формируются печатные формы инвентаризационной описи.

Документ «Пересчёт товаров»: ввод фактических остатков

Создайте документ в разделе Склад и доставка. В шапке укажите организацию, склад и — при использовании ордерной схемы — конкретную ячейку или помещение. Дальше таблицу можно заполнить двумя способами.

Заполнение по учётным остаткам. Нажмите заполнение по данным учёта — программа подтянет номенклатуру, которая числится на складе, с её учётным количеством. Фактические остатки вы впишете вручную или загрузите с терминала. Этот вариант подходит, когда номенклатура стабильна и нужно сверить то, что уже числится.

Заполнение «с нуля». Таблицу оставляют пустой и наполняют только тем, что реально пересчитали. Удобно для крупного склада, где считают по участкам: каждый участок вносит свои строки.

После ввода фактических данных в документе виден столбец отклонения — разница между фактом и учётом по каждой позиции. Пока расхождения не разобраны, товар на складе остаётся в прежнем количестве: Пересчёт товаров только фиксирует факт, но не меняет остатки. Остатки изменят документы-результаты.

На большом складе один документ на всю номенклатуру неудобен. Создавайте отдельный Пересчёт товаров на каждый участок, бригаду или день подсчёта — так проще найти, кто и что считал, и переделать один участок, не трогая остальные. Итоги потом сводят документами-результатами.

Из проведённого пересчёта доступны печатные формы — инвентаризационная опись ИНВ-3 и сличительная ведомость. Их подписывает комиссия и МОЛ. Опись распечатывают и для «слепого» подсчёта: комиссия считает по пустым строкам, не видя учётных остатков, чтобы факт не подгоняли под цифры из программы.

Загрузка данных с терминала сбора данных (ТСД)

Вручную вбивать тысячи позиций никто не будет — для этого есть ТСД. В УТ работают две схемы.

Офлайн-терминал. Сначала в терминал выгружают справочник номенклатуры со штрихкодами. Кладовщик сканирует товар на складе, терминал копит отсканированные коды и количество. Затем собранные данные загружают в документ Пересчёт товаров — в его командной панели есть команда загрузки из ТСД. Оборудование подключают заранее в разделе НСИ и администрирование → настройки подключаемого оборудования.

Онлайн-терминал. Сканер работает в режиме реального времени через отдельное мобильное решение (например, на базе «Клеверенс»). Данные попадают в базу сразу, пересчёт заполняется автоматически.

Типичная последовательность работы с офлайн-ТСД:

1. Подключите терминал в настройках оборудования.
2. Выгрузите в него актуальную номенклатуру и штрихкоды.
3. Отсканируйте товар на складе.
4. Загрузите собранные данные в Пересчёт товаров.
5. Проверьте позиции без штрихкода — они не отсканируются и их вносят руками.

Разбор расхождений: излишки, недостачи и пересортица

Когда факт внесён, расхождения делятся на три типа, и для каждого — свой сценарий.

• 📦 Излишек — фактически товара больше, чем по учёту. Приходуется на склад.
• 📉 Недостача — товара меньше учётного. Списывается со склада.
• 🔄 Пересортица — по одной позиции излишек, по близкой — недостача на то же количество. Их взаимно зачитывают, не оформляя отдельно приход и расход.

Пересортица — самое частое место для ошибок. Она возможна, когда перепутали схожие товары: один цвет вместо другого, соседние размеры, одинаковую продукцию разных партий. Прежде чем списывать недостачу и приходовать излишек по отдельности, проверьте, не закрывают ли они друг друга.

Простой пример. По учёту числится 10 футболок размера M и 10 размера L. Пересчёт показал 8 размера M и 12 размера L. Формально это недостача 2 шт. M и излишек 2 шт. L. Но по сути кладовщик при приёмке перепутал размеры — значит, это пересортица на 2 штуки. Её оформляют взаимозачётом: отдельные списание и оприходование здесь завысили бы и расход, и доход. Зачёт пересортицы допускается только за один период, у одного МОЛ и по товарам одного наименования — если количество не сходится, разницу всё равно приходуют или списывают.

Решение о списании или оприходовании принимает не кладовщик, а комиссия: её выводы фиксируют в протоколе и в сличительной ведомости.

Оформление результатов: оприходование и списание

Итоги инвентаризации в УТ закрывают отдельными документами — их создают на основании пересчёта, чтобы не заполнять номенклатуру заново.

Оприходование излишков. В документе указывают склад, статью доходов и стоимость, по которой приходуется товар. Обычно берут цену из учёта по аналогичным позициям или рыночную. После проведения остаток на складе увеличивается.

Списание недостач. Указывают склад, статью расходов и — при необходимости — МОЛ, на которого относят недостачу. Порядок зависит от причины:

• В пределах норм естественной убыли (усушка, утруска, бой для товаров, где такие нормы утверждены) — относят на расходы.
• Сверх норм, виновник установлен — сумму взыскивают с материально ответственного лица.
• Виновник не найден или суд отказал во взыскании — списывают в прочие расходы по решению руководителя.

Нормы естественной убыли применяют только к тем товарам, для которых они официально утверждены; для большинства промышленных товаров норм нет, и вся недостача считается сверхнормативной.

УТ 11 ведёт оперативный (управленческий) учёт. Бухгалтерских проводок эти документы сами по себе не делают. В регламентированном учёте — после синхронизации с 1С:Бухгалтерией или в 1С:ERP/Комплексной автоматизации — недостача отражается на счёте 94, а дальше относится на расходы (91.02) или на виновное лицо (73.02); излишек приходуется в прочие доходы (91.01). В самой УТ движение идёт по регистрам себестоимости и остатков.

Для годовой сводки по результатам инвентаризации используется форма ИНВ-26 — её заполняют по данным документов-результатов.

Инвентаризация маркированного товара и алкоголя (ЕГАИС)

Для товаров под маркировкой «Честный знак» (обувь, одежда, табак, парфюм и т. д.) обычного пересчёта по штрихкоду недостаточно — важны конкретные коды маркировки (КМ) в формате Data Matrix.

Что учитывать по маркировке:

• Сканируют не штрихкод EAN, а код Data Matrix каждой единицы.
• Расхождение может быть не по количеству, а по составу кодов: на складе лежит единица с кодом, которого нет в системе, или наоборот.
• Выявленные расхождения приводят в соответствие через обмен с системой маркировки (подсистема обмена с ИС МП в разделе администрирования), чтобы остаток кодов в «Честном знаке» совпал с фактом.

Алкоголь и ЕГАИС. Для алкогольной продукции расхождения оформляются не только в УТ, но и в ЕГАИС — отдельными актами постановки на баланс (для излишков) и списания (для недостач) по соответствующим регистрам (партионный — регистр 1, помарочный — регистр 2 и 3). В УТ подсистема ЕГАИС включается в настройках интеграции; она формирует документы для отправки в систему. Фактические остатки по ЕГАИС сверяют с данными личного кабинета оператора. Учтите, что остатки по ЕГАИС и по управленческому учёту УТ ведутся раздельно, поэтому инвентаризацию алкоголя фактически проводят дважды: по складу в УТ и по регистрам в ЕГАИС, а затем сводят оба результата.

Частые ошибки при инвентаризации в УТ

Проблемы почти всегда сводятся к нескольким повторяющимся ситуациям:

• 🔸 Непроведённые документы приняли за недостачу. Забытое поступление или перемещение не вошло в учётный остаток — и программа показала расхождение. Сначала проведите все документы периода, потом считайте.
• 🔸 Пересортицу разнесли приходом и расходом. Вместо взаимозачёта оформили отдельное оприходование и списание — завысили и доходы, и расходы. Проверяйте похожие позиции до списания.
• 🔸 Товар без штрихкода выпал из пересчёта. Позиции, которые не отсканировались, не попали в документ и ушли в недостачу. Сверяйте такие строки вручную.
• 🔸 Результаты не оформили документами. Один Пересчёт товаров без оприходования и списания не меняет остатки — расхождение так и останется на бумаге.
• 🔸 Коды маркировки не привели в соответствие. Пересчитали количество, но не сверили сами КМ с «Честным знаком» — касса перестанет продавать такой товар.

Частые вопросы