Коммерческое предложение клиенту в 1С: от документа до письма
Содержание
Коммерческое предложение в 1С делается отдельным документом «Коммерческое предложение клиенту». Он есть в «1С:Управлении торговлей 11», «1С:ERP» и «1С:Комплексной автоматизации». Вы выбираете клиента, добавляете товары, система сама подставляет цены и скидки, а печатную форму можно сразу отправить письмом.
В «1С:Бухгалтерии» такого документа нет. Там КП собирают из «Счёта покупателю» или из печатной формы номенклатуры, подробности ниже. Если вы работаете в УТ или ERP, начинайте с первого раздела: пять минут настройки сэкономят вам часы потом.
Что настроить до первого КП
КП берёт данные из справочников. Если они пустые или кривые, в документ попадёт мусор: нулевые цены, чужая организация, не та валюта.
Проверьте пять вещей:
- 🏢 Организация. В реквизитах должны быть адрес, банковский счёт и контактные данные. Они уйдут в шапку печатной формы.
- 👤 Клиент. Контрагент с заполненным наименованием и контактным лицом. Для нового клиента заведите партнёра, а потом контрагента.
- 💰 Вид цены. Например, «Розничная» или «Оптовая». Цены должны быть установлены документом «Установка цен номенклатуры».
- 📦 Номенклатура. Наименование, единица измерения, ставка НДС. Для печатной формы полезны артикул и описание.
- 📧 Почта. Учётная запись электронной почты пользователя в настройках, иначе отправить письмо из документа не получится.
Если документа «Коммерческое предложение клиенту» в меню не видно, проверьте функциональные опции. Обычно они включаются в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи». Точное название пункта зависит от версии, ищите галочку про коммерческие предложения.
Создаём коммерческое предложение шаг за шагом
Шаг 1. Откройте список и создайте документ
Перейдите в раздел «Продажи» (в некоторых версиях список лежит в разделе «CRM и маркетинг») и найдите «Коммерческие предложения клиентам». Нажмите «Создать».
Быстрее всего это сделать из карточки партнёра: клиент и контрагент подставятся сами. Если у вас уже есть оформленная потребность клиента, документ можно ввести на основании сделки.
Шаг 2. Заполните шапку
В шапке укажите:
- Клиента и контрагента. Если у клиента несколько юрлиц, выберите то, на которое пойдёт договор.
- Организацию, от имени которой вы делаете предложение.
- Соглашение или договор. От него зависят вид цены и условия оплаты.
- Срок действия. Дата, до которой предложение остаётся в силе. Без неё клиент вправе считать цену бессрочной, а вам закупщик поднимет прайс через неделю.
- Валюту документа. Если цены в рублях, а клиент хочет доллары, меняйте валюту до подбора товаров.
Шаг 3. Подберите товары
Нажмите «Подбор» и отметьте нужную номенклатуру. Количество вводите прямо в форме подбора, так быстрее, чем потом править табличную часть.
После подбора проверьте колонки: цена, сумма, ставка НДС, сумма НДС. Если цена нулевая, значит, для вида цены нет установленного значения на дату документа. Это самая частая причина «пустых» КП.
Шаг 4. Сохраните и согласуйте
Если у вас включено согласование, документ проходит статусы. Менеджер готовит, руководитель одобряет. Пока КП не согласовано, отправлять его клиенту не стоит.
Проведите и закройте документ или нажмите «Записать» и оставьте черновик. КП не создаёт движений по складу и деньгам. Это не учётный документ, а коммерческий.
Шаг 5. Превратите КП в заказ
Когда клиент сказал «да», в документе нажмите «Создать на основании» и выберите «Заказ клиента ». Табличная часть и цены перенесутся без повторного ввода. Так вы сохраняете связь: в сделке видно, какое предложение привело к заказу.
Как сразу посчитать цены и скидки
Цены в КП берутся по соглашению с клиентом или по виду цены, указанному в документе. Вручную их меняют редко и осторожно: ручная цена ломает единообразие.
Откуда берётся цена
| Источник | Когда использовать | Риск |
|---|---|---|
| Соглашение с клиентом | Постоянный клиент, договорные условия | Цена неактуальна, если не обновили соглашение |
| Вид цены в документе | Разовое предложение новому клиенту | Забыли установить цены на дату |
| Ручной ввод | Нестандартные условия, согласованные с руководителем | Менеджер занижает цену без контроля |
Скидки
Если в системе настроены автоматические скидки и наценки, они применяются при подборе или по кнопке пересчёта. В табличной части появятся процент и сумма скидки отдельными колонками.
Пример. Клиенту предлагаем 100 единиц по 1 200 руб. Скидка за объём 5%, то есть 60 руб. с единицы. Цена со скидкой 1 140 руб., сумма 114 000 руб. Если НДС 20% включён в цену, то в сумме он составляет 114 000 × 20 / 120 = 19 000 руб.
Скидки задают настройкой, а не руками в каждом документе. Если менеджеры вбивают проценты вручную, через месяц вы не восстановите, кто и на каком основании давал 15%.
Ещё один приём: добавьте в КП два варианта комплектации. Это делают двумя документами с общей сделкой или отдельными строками с пояснением в комментарии. Клиенты охотнее выбирают из двух вариантов, чем отвечают «да» или «нет» на один.
Печатная форма: как вывести КП на бумагу и в PDF
Кнопка «Печать» в документе открывает список печатных форм. Для КП обычно есть стандартная форма с шапкой организации, таблицей товаров, итогами и сроком действия.
Что можно регулировать без программиста:
- 🖨️ набор колонок: показать или скрыть артикул, скидку, НДС;
- 🖼️ картинки товаров, если они загружены в карточки номенклатуры;
- ✍️ подпись и печать, если загружены в настройки организации;
- 📝 текст условий в нижней части (в версиях, где есть поле «Условия» или комментарий).
Чтобы получить файл, откройте печатную форму и сохраните её кнопкой сохранения в PDF, Word или Excel. PDF подходит для отправки клиенту, Excel нужен, если закупщик собирается считать по-своему.
Своя форма
Если вам нужен фирменный бланк, используйте внешнюю печатную форму или доработайте макет. Через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки» подключаются готовые внешние формы. Макет можно открыть и изменить в конфигураторе, но это работа для разработчика или продвинутого пользователя.
Хотите быстро проверить, как выглядит КП глазами клиента? Сохраните PDF и откройте его на телефоне. Таблица, не влезающая в экран, сразу покажет, что колонок слишком много.
Отправка КП клиенту из 1С
Из печатной формы есть кнопка отправки по электронной почте. 1С создаст письмо с вложенным файлом, вам останется выбрать формат вложения и проверить адресата.
Порядок такой:
- В настройках пользователя подключите учётную запись электронной почты (через «Администрирование» → «Органайзер» → «Настройка электронной почты», название раздела различается по версиям).
- Откройте документ и нажмите «Отправить по почте» или найдите её в меню «Ещё».
- Выберите формат файла, чаще всего PDF.
- Проверьте адрес получателя. 1С подставит его из контактной информации контрагента или партнёра.
- Отправьте письмо. Оно сохранится в истории взаимодействия с клиентом.
Если в карточке клиента нет почты, поле будет пустым. Заполните контактную информацию, а не вписывайте адрес вручную при каждой отправке.
Для рассылки сразу многим клиентам подходят отдельные механизмы CRM, а не КП по одному. Для этого не нужна доработка, но нужен модуль рассылок.
Как понять, что КП работают
Само по себе КП не продаёт. Нужно смотреть, сколько предложений превращается в заказы.
Что посчитать:
- 📊 Конверсия = заказы на основании КП ÷ все КП. Если отправили 40 предложений, а заказов 6, конверсия 15%.
- 💵 Сумма КП против суммы заказов. Большая разница говорит о завышенных ценах или длинных сроках.
- ⏳ Срок от КП до заказа. Помогает понять, когда напоминать клиенту.
- 👥 Результат по менеджерам. Видно, у кого лучше получается.
Как собрать эти данные в 1С: в разделе CRM или «Продажи» ищите отчёты по продажам и воронке. Если нужного отчёта нет, можно сделать выбор по документам «Коммерческое предложение клиенту» и связанным «Заказам клиентов» через универсальный отчёт или настройку «Анализ продаж».
Договоритесь о статусах: «отправлено», «обсуждается», «выиграно», «проиграно». Без них статистика бесполезна.
КП в «Бухгалтерии» и других конфигурациях
В «1С:Бухгалтерии предприятия» нет CRM и документа КП. Есть три рабочих способа:
- «Счёт покупателю». Клиент получает реквизиты, товары и итог. Минус: документ выглядит как требование оплаты, а не как предложение.
- Печатная форма справочника «Номенклатура». Из списка выделяете позиции и печатаете прайс-лист или ценники.
- Внешний шаблон. В Word или Excel по вашему образцу, номенклатуру копируете из 1С выгрузкой списка.
Для малого бизнеса, где КП шлют раз в неделю, этого достаточно. Если предложений десятки, переходите на конфигурацию с CRM или подключайте решение для продаж.
Типичные ошибки при работе с КП
| Симптом | Причина | Что делать |
|---|---|---|
| Цены в документе нулевые | Нет установленной цены на дату или не тот вид цены | Проверьте «Установку цен номенклатуры» и соглашение |
| Нет кнопки отправки по почте | Не настроена учётная запись | Добавьте почту пользователя в настройках |
| В печатной форме чужие реквизиты | В документе выбрана другая организация | Исправьте организацию и перепечатайте |
| КП устарело, а клиент ссылается на старую цену | Не указан срок действия | Ставьте дату окончания и напишите о ней в письме |
| Невозможно создать заказ на основании | Документ не записан или закрыт | Запишите документ и повторите |
| В письмо ушёл пустой адрес | Нет контактной информации | Заполните почту у партнёра |
Доработка для разработчиков
Если стандартной формы мало, есть три уровня вмешательства. Выбирайте самый лёгкий.
- 🧩 Настройка без кода. Макеты и дополнительные печатные формы подключаются через обработки. Разработчик пишет их один раз, пользователи ставят сами.
- 🔌 Расширение конфигурации . Меняет поведение документа, не трогая типовой код. Так безопаснее: обновление не затирает ваши правки.
- ⚙️ Обмен и автоматизация. КП можно отправлять во внешние системы через веб-сервисы или обмены, если их поддерживает ваша конфигурация.
Базовые правила:
- Не правьте типовую конфигурацию на поддержке напрямую, если можно обойтись расширением.
- Тестируйте на копии базы.
- Перед работой с конфигуратором сделайте резервную копию.
Любые изменения конфигурации делайте только на копии базы и после выгрузки .dt. Ошибка в макете или модуле может сломать печать для всех сотрудников.