Как готовить КП клиенту в 1С:УТ, ERP и Бухгалтерии — от цен до письма
Содержание
Коммерческое предложение
в 1С:Управление торговлей 11, ERP и Комплексной автоматизации делают отдельным документом «Коммерческое предложение клиенту». Список находится в Продажи → Оптовые продажи → Коммерческие предложения клиентам, а сам раздел включают флажком в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи.
В 1С:Бухгалтерии 3.0 такого документа нет. Там КП собирают из счёта на оплату или прайс-листа — как именно, покажем ниже. Документ КП ничего не резервирует и не создаёт долга клиента: это предложение, а не обязательство. Поэтому его можно смело делать черновиком, править и пересылать.
Подготовка: что включить в 1С перед первым КП
Пустая база не даст сделать нормальное предложение за пять минут. До первого КП проверьте четыре вещи.
- 🏷️ Цены. В номенклатуре должны быть установлены цены нужного вида: оптовые, розничные, дилерские. Без них подбор заполнит строки нулями.
- 🤝 Соглашения с клиентами. В УТ 11 именно соглашение (типовое или индивидуальное) определяет вид цен, валюту и порядок оплаты для КП. Если соглашения не используются, вид цен выбирают прямо в документе.
- 🏢 Реквизиты организации. Логотип, подпись и контакты попадают в печатную форму из карточки организации и ответственного лица.
- ✉️ Почта. Чтобы отправлять КП из программы, нужна учётная запись электронной почты в
НСИ и администрирование → Органайзер.
Где делать КП в разных конфигурациях
| Конфигурация | Чем оформить КП | Где найти |
|---|---|---|
| УТ 11, КА 2, ERP 2 | Документ «Коммерческое предложение клиенту» | Продажи → Оптовые продажи → Коммерческие предложения клиентам |
| БП 3.0 | Счёт на оплату покупателю как КП | Продажи → Продажи → Счета покупателям |
| БП 3.0 | Прайс-лист по типу цен | Склад → Цены → Прайс-лист |
В Бухгалтерии счёт удобен, когда клиент сразу готов платить: одна бумага и предложение, и основание для оплаты. Прайс-лист лучше, когда клиент выбирает из широкого ассортимента и ещё не определился с объёмом.
Как создать коммерческое предложение клиенту: шаги в УТ 11 и ERP
Порядок одинаковый для УТ 11, КА и ERP. Отличаются только дополнительные поля, которые появляются при включённых опциях.
Шаг 1. Шапка документа
- Откройте список КП и нажмите
Создать. - Выберите клиента. Если его ещё нет в базе, создайте партнёра прямо из поля — это быстрее, чем уходить в справочник.
- Укажите соглашение. Программа подставит вид цен, валюту и условия оплаты.
- Задайте дату окончания действия предложения. Пишите реальный срок: 5–10 рабочих дней для товаров с плавающей закупочной ценой, 30 дней — для стабильного прайса.
- Проверьте менеджера. По нему потом строится вся аналитика.
Шаг 2. Состав предложения
Товары и услуги добавляют в табличную часть. Ручной ввод по одной строке подходит для 2–3 позиций. Для всего остального есть подбор — о нём в следующем разделе.
Шаг 3. Условия и описание
На закладке с дополнительной информацией напишите то, что не умещается в таблицу: сроки поставки, гарантию, условия доставки. Этот текст попадает в печатную форму.
Шаг 4. Статус и запись
Пока КП согласуется внутри компании, держите его в начальном статусе. Когда предложение ушло клиенту, переведите в рабочий статус. Если клиент отказался или срок вышел — закройте. Список статусов виден в поле «Статус» документа.
Не проводите КП «для галочки» с нулевыми ценами: такие документы искажают отчёты по предложениям и путают коллег, которые потом откроют список.
Шаг 5. Заказ на основании КП
Клиент согласился — откройте КП и нажмите Создать на основании → Заказ клиента. Строки, цены и скидки перенесутся. Перепечатывать ничего не нужно, и цены останутся теми, которые клиент видел.
Подбор номенклатуры и цены в КП: как заполнить документ автоматически
Главный приём — кнопка Подобрать товары над табличной частью. Она открывает форму подбора, где видно сразу три вещи:
- 📦 свободный остаток по складам;
- 💰 цену по виду цен из соглашения;
- 🔎 аналоги и характеристики (если характеристики включены).
Позиции набирают в «корзину» подбора и переносят в документ одной кнопкой. Для КП на 40 позиций это экономит минут двадцать ручного ввода.
Если цены не подставились
Чаще всего причина одна из трёх:
- У номенклатуры не установлена цена нужного вида. Проверьте документ «Установка цен номенклатуры» или отчёт «Прайс-лист» по этому виду цен.
- В КП выбран не тот вид цен. Например, соглашение указывает «Розничную», а цены заведены только в «Оптовой».
- Цена установлена позже даты КП. Программа берёт цену, действующую на дату документа.
После исправления цены не нужно набирать строки заново. Перезаполните цены командой в командной панели табличной части (она находится в меню Заполнить или под кнопкой Ещё, в зависимости от релиза).
Повторное КП тому же клиенту
Если клиент запросил похожий набор через месяц, скопируйте старое КП (F9 или кнопка копирования в списке) и обновите цены на новую дату. Так вы не потеряете состав, который уже обсуждали.
При копировании обязательно проверьте даты: срок действия копируется вместе со строками, и новое КП может оказаться «просроченным» с первой минуты.
Скидки и наценки в коммерческих предложениях
В УТ 11 и ERP есть два механизма скидок. Их легко перепутать, поэтому разведём сразу.
| Механизм | Как работает | Когда применять |
|---|---|---|
| Ручная скидка | Менеджер вводит процент или сумму в строке либо на весь документ | Разовые договорённости, торг с клиентом |
| Автоматические скидки | Рассчитываются по заранее настроенным условиям: объём, сумма, клиент, период | Акции, накопительные скидки, системные условия для сегмента |
Автоматические скидки включают в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Маркетинг, а сами условия настраивают в разделе «Маркетинг». В документе их рассчитывают отдельной командой. Без этого колонка автоматической скидки останется пустой.
💡 Пара практических правил:
- Ограничьте ручную скидку для менеджеров. В соглашении и в настройках прав можно задать максимальный процент, который сотрудник вправе дать без согласования.
- Показывайте клиенту и цену до скидки, и итог. Психологически «−12%» продаёт лучше, чем просто итоговая сумма.
- Бонусы и подарки, которые не уменьшают цену, опишите текстом в условиях КП. Строка с нулевой ценой выглядит в печатной форме как ошибка.
Пример расчёта
Товар стоит 2 500 ₽, количество 40 шт. Сумма до скидки — 100 000 ₽. Автоматическая скидка за объём 5% — минус 5 000 ₽. Ручная скидка менеджера 3% считается от остатка: 95 000 × 3% = 2 850 ₽. Итог — 92 150 ₽.
Если вы ждали 92 000 ₽ (8% от 100 000), уточните порядок совместного применения скидок в настройках: последовательное начисление даёт меньшую итоговую скидку, чем суммирование процентов.
Печать коммерческого предложения, PDF и отправка клиенту
Печатная форма открывается кнопкой Печать → Коммерческое предложение. Дальше есть три варианта.
Сохранить в файл
В окне печатной формы нажмите кнопку сохранения (значок дискеты). Программа предложит форматы:
- PDF — для отправки клиенту, вёрстка не поедет;
- DOCX — если нужно доработать текст вручную;
- XLSX — если клиент хочет пересчитать позиции у себя.
Отправить по почте прямо из 1С
Кнопка Отправить (значок конверта) в той же форме создаёт письмо. Адрес подтянется из контактной информации партнёра, файл приложится в выбранном формате. Письмо сохранится во взаимодействиях с клиентом, если в программе включён учёт взаимодействий. Это удобно: через полгода видно, кто, когда и что отправлял.
Свой бланк
Типовая печатная форма подходит не всем: часто нужен фирменный бланк с фотографиями товаров и блоком преимуществ. Правильный путь — внешняя печатная форма или изменённый макет через расширение конфигурации . Тогда обновления не затрут ваш бланк.
Не правьте макет печатной формы прямо в основной конфигурации. После этого типовое обновление превращается в ручное сравнение и объединение, а цена каждого обновления растёт в разы.
Связь КП с CRM, сделками и сторонними системами
В УТ 11 и ERP коммерческое предложение можно привязать к сделке с клиентом, если в настройках раздела CRM и маркетинг включены сделки с клиентами. Тогда в карточке сделки видна вся цепочка: первичный интерес, КП, заказ, отгрузка.
Если используется 1С:CRM на базе УТ или ERP, КП становится частью воронки. Менеджер видит этап сделки, напоминания о повторном контакте и историю переписки в одном окне.
Внешние CRM
Если продажи ведут в отдельной CRM (Битрикс24, amoCRM и другие), есть два рабочих сценария:
- КП создаётся в CRM, заказ — в 1С. Обмен передаёт в 1С уже подтверждённую сделку. КП в учётной системе тогда не нужно.
- КП создаётся в 1С, ссылка уходит в CRM. Менеджер готовит предложение с актуальными остатками и ценами из 1С, а в CRM фиксирует сумму и статус.
Второй вариант точнее по ценам. Первый удобнее отделу продаж, но цены в CRM приходится регулярно синхронизировать.
Обмен с Бухгалтерией
КП не переносится в 1С:Бухгалтерию при синхронизации: у документа нет бухгалтерского смысла. В БП попадут только документы, созданные дальше по цепочке, — реализация, счёт-фактура, оплата.
Сколько КП превращается в заказы: контроль и аналитика
Конверсия КП в заказы — главный показатель, ради которого стоит вести предложения в 1С, а не в Word.
Что смотреть в списке КП
- 📅 Отбор по периоду и менеджеру. Сколько предложений отправлено за месяц.
- 🚦 Отбор по статусу. Сколько висит без ответа, сколько закрыто отказом.
- ⏳ Истёкшие КП. Предложения с прошедшей датой действия, по которым не было решения. Это готовый список для повторного звонка.
Как посчитать конверсию
Считайте просто: число КП, на основании которых создан заказ, делим на число всех КП за период. Связь видна через Структура подчинённости (команда в меню Ещё или кнопка связанных документов в карточке КП).
Пример: менеджер за квартал отправил 60 КП, по 15 из них есть заказы. Конверсия — 25%. Если у коллеги на тех же клиентах 40%, стоит разобрать, чем отличаются их предложения: скидки, сроки ответа, состав.
Причины отказа
Если в документе есть поле причины закрытия, заставьте менеджеров его заполнять. Через квартал станет видно, что вы проигрываете: цене, срокам или наличию. Без этой статистики разговор о скидках остаётся спором мнений.
Ошибки, из-за которых КП не работает
НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи.Отдельно про версии КП. Клиент попросил другой объём — не переписывайте исходный документ. Сделайте новое КП и закройте старое. Тогда видно, какое предложение клиент отклонил и на каком согласился.