Начисления зарплаты в 1С:ЗУП и Бухгалтерии 8.3 — от настройки до проводок

Начисление зарплаты в 1С:ЗУП 3.1 — это документ Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата), а не ручное заполнение проводок. Программа сама подтягивает плановые начисления, считает НДФЛ и взносы, а бухгалтер только проверяет суммы и дозаполняет разовые выплаты. Главная ошибка новичка — пытаться вбивать оклад руками в каждую строку, хотя он уже задан в кадровом приёме.

Начисления делятся на плановые (оклад, надбавки — рассчитываются каждый месяц автоматически) и разовые (премия, матпомощь, отпускные, больничный — вводятся отдельными документами). От правильной настройки видов расчёта зависит всё: попадёт ли сумма в НДФЛ, в базу по взносам, в средний заработок и в нужный счёт учёта.

Ниже — порядок работы для 1С:ЗУП 3.1 и упрощённого блока зарплаты в 1С:Бухгалтерии 8.3. Пути меню даны для интерфейса «Такси».

Виды начислений и чем они отличаются

Любая сумма в расчётном листке — это отдельный вид расчёта (справочник Настройка → Начисления). У каждого вида свои правила: способ расчёта, налогообложение НДФЛ, вид дохода для взносов, входит ли он в средний заработок.

Разберём основные группы:

• 💰 Оклад и тариф — плановые начисления, задаются при приёме или кадровом переводе. Пересчитываются по норме времени из производственного календаря.
• 📈 Надбавки и доплаты — процент от оклада или фиксированная сумма (за стаж, вредность, совмещение). Тоже плановые.
• 🎁 Премии — отдельный документ Премия. Бывают ежемесячные, квартальные, годовые; важно правильно указать, за какой период начислена, иначе собьётся средний заработок.
• 🏖 Отпускные и компенсации — считаются от среднего заработка, документ Отпуск.
• 🤒 Пособия — больничный, по уходу за ребёнком; документ Больничный лист, часть оплачивает работодатель, часть — Социальный фонд.

Что настроить до первого расчёта

Пустая база считать правильно не будет. Перед первым начислением пройдите по разделу Настройка:

1. Учётная политика и реквизиты организации — Настройка → Организации. Проверьте, что указаны регистрация в налоговой и в Социальном фонде, иначе отчётность не сформируется.
2. Производственный календарь — Настройка → Производственные календари. Без заполненного календаря программа не знает норму рабочих дней и неверно пересчитает оклад за неполный месяц.
3. Начисления и удержания — проверьте, что у используемых видов расчёта корректно указаны НДФЛ (облагается/не облагается), категория дохода для взносов и признак «включать в средний заработок».
4. Способы отражения зарплаты в учёте — Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучёте. Это связь «начисление → счёт затрат». Именно отсюда берутся проводки Дт 20, 26, 44.
5. Кадровые данные — у каждого сотрудника должен быть оформлен приём (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения) с окладом и графиком работы.

Без заполненного способа отражения зарплата начислится, но проводки в бухучёт не уйдут — в Бухгалтерию выгрузится пустой документ.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 блок зарплаты проще: настройки лежат в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты. Полноценный расчёт сложной зарплаты с множеством надбавок БП не тянет — для штата от нескольких десятков человек используют ЗУП и синхронизацию.

Как начислить зарплату за месяц: порядок действий

Основной расчёт в ЗУП 3.1 выполняется одним документом в конце месяца.

1. Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов, создайте документ, укажите месяц и организацию.
2. Нажмите Заполнить — программа подтянет всех сотрудников с плановыми начислениями и отработанным временем.
3. Проверьте вкладки: Начисления (оклад, надбавки), НДФЛ, Взносы, Удержания.
4. Разовые выплаты (премия, матпомощь) вводите до расчёта зарплаты отдельными документами, чтобы они попали в этот же месяц.
5. Проведите документ. Расчётный листок доступен по кнопке печати или в отчёте Зарплата → Отчёты → Расчётные листки.

Зарплату платят не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ), поэтому за первую половину месяца начисляют аванс. В ЗУП 3.1 для этого служит документ Начисление за первую половину месяца — он считает зарплату и НДФЛ с выплат до 15-го числа. С 2023 года НДФЛ удерживается и с аванса, поэтому отдельно его считать не нужно: программа делает это в самом документе.

После начисления формируется ведомость на выплату (Зарплата → Ведомости в банк или в кассу), а затем — отражение зарплаты в бухучёте для переноса в Бухгалтерию. Способ выплаты (аванс фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за фактически отработанное время) задаётся в настройках зарплаты и у конкретного сотрудника.

Прикиньте суммы к выдаче и нагрузку по налогам до проведения — калькулятор считает НДФЛ, взносы и сумму на руки от оклада:

Отпускные: как их считает программа

Отпускные вводятся документом Зарплата → Отпуска (или Отпуск). Оклад за дни отпуска не начисляется — вместо него считается средний заработок.

Как устроен расчёт:

• База — выплаты за 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска (оплата труда, премии; больничные и сами отпускные в базу не входят).
• Среднедневной заработок = база ÷ 12 ÷ 29,3 (среднемесячное число календарных дней).
• Отпускные = среднедневной заработок × число календарных дней отпуска.

Пример: за год сотрудник заработал 702 000 ₽ (по 58 500 ₽ в месяц), месяцы отработаны полностью. Среднедневной: 702 000 ÷ 12 ÷ 29,3 = 1996,59 ₽. За 14 дней отпуска: 1996,59 × 14 = 27 952,26 ₽.

Типичные ошибки:

• 🗓 Не введены отклонения за расчётный период — болел, был в отпуске, а в базе это не отражено. Средний посчитается неверно.
• 💵 Годовая премия не «разнесена» по периоду — её учитывают пропорционально отработанному времени.
• 📆 Путают календарные и рабочие дни: основной отпуск считается в календарных днях.

Больничный: расчёт и прямые выплаты СФР

Больничный вводится документом Зарплата → Больничные листы. Электронный листок (ЭЛН) подтягивается из Социального фонда по номеру и СНИЛС.

Расчёт пособия:

• База — заработок за два календарных года перед годом болезни, с которого платились взносы, в пределах годовых лимитов.
• Среднедневной = база ÷ 730.
• Процент от стажа: 8 лет и больше — 100%, от 5 до 8 — 80%, меньше 5 лет — 60%.

С 2021 года работает механизм прямых выплат: первые 3 дня болезни сотрудника оплачивает работодатель, остальные дни — Социальный фонд (СФР; до 2023 года — ФСС) напрямую работнику. В документе 1С эти части разделены автоматически.

Что проверить:

• Корректность стажа в карточке сотрудника — от него зависит процент.
• Причину нетрудоспособности (болезнь, травма, уход за ребёнком) — у ухода свои правила и лимиты.
• Что ЭЛН закрыт и имеет статус, допускающий оплату.

== Часть пособия за счёт работодателя (первые 3 дня) облагается взносами не полностью — учитывайте это, типовая настройка делает верно, но при ручных правках легко сбить.==

Удержания: НДФЛ, алименты и исполнительные листы

Удержания уменьшают сумму к выплате. Делятся на обязательные и по инициативе сторон.

НДФЛ считается автоматически в документе начисления. С 2025 года действует прогрессивная шкала: базовая ставка 13% применяется к доходу до определённого годового порога, с превышения налог считается по повышенным ставкам. Программа отслеживает нарастающий итог дохода с начала года и переключает ставку сама. Стандартные вычеты (на детей и др.) задаются в карточке сотрудника Кадры → Заявления на вычеты; вычет на ребёнка применяется до месяца, в котором доход с начала года превысит установленный лимит.

Алименты и исполнительные листы оформляются отдельно:

1. Заведите документ Зарплата → Алименты и другие постоянные удержания (или Исполнительный лист).
2. Укажите получателя, размер (доля дохода или твёрдая сумма) и способ перечисления.
3. Удержание считается после НДФЛ — с суммы за вычетом налога.

Пример: зарплата 50 000 ₽, НДФЛ 6500 ₽, алименты на одного ребёнка 1/4. База для алиментов: 50 000 − 6500 = 43 500 ₽. Удержание: 43 500 × 25% = 10 875 ₽.

Как проверить начисления и найти расхождения

Перед выплатой и сдачей отчётности сверьте расчёт отчётами из раздела Зарплата → Отчёты:

Диагностика частых расхождений:

Проводки, которые формирует отражение зарплаты в бухучёте:

Отчётность по начислениям и взносам

Начисления — основа зарплатной отчётности. Формируется она из раздела Отчётность → 1С-Отчётность:

• 📄 6-НДФЛ — ежеквартально, с годовым приложением (бывшие справки 2-НДФЛ). Суммы берутся из начислений и фактических выплат.
• 📊 РСВ (расчёт по страховым взносам) — ежеквартально в налоговую.
• 📋 Персонифицированные сведения о физлицах — ежемесячно (с 2023 года вместо СЗВ-М).
• 🗂 ЕФС-1 — отчёт в Социальный фонд (с 2023 года объединил СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС). Подразделы сдаются в разные сроки.
• 💼 Уведомление об исчисленных налогах — по НДФЛ и взносам для единого налогового счёта, в сроки, установленные НК РФ.

Частые вопросы