Отбор в 1С: как отфильтровать список или отчёт и сохранить настройку

Отбор в 1С оставляет в списке или отчёте только те строки, что подходят под условие. Условие состоит из трёх частей: поле, вид сравнения и значение. Например, Контрагент Равно «Ромашка» или Дата Больше или равно 01.09.

Отбор есть в любом списке (документы, справочники, журналы) и в большинстве отчётов. Принцип везде один, отличается только место, где его включают. Ниже по порядку: быстрые способы, сложные условия, отчёты, сохранение настроек и типичные ошибки.

Быстрый отбор в списке: три способа без настроек

Для разовой задачи не нужно открывать окно настроек. Есть три короткие дороги.

1. Поиск по строке. Поле поиска над списком (или Ctrl+F) ищет введённый текст по всем видимым колонкам. Подходит, когда знаете номер документа или часть названия.

2. Отбор по значению в ячейке.

1. Встаньте на ячейку с нужным значением, например на контрагента.
2. Вызовите правой кнопкой контекстное меню.
3. Выберите команду отбора по значению в текущей колонке (сочетание Ctrl+Alt+F).

Список сразу покажет только строки с этим контрагентом. Над таблицей появится строка с активным условием.

3. Расширенный поиск. Сочетание Alt+F открывает форму, где можно указать несколько полей и вид сравнения сразу. Это промежуточный вариант между быстрым отбором и полной настройкой.

Чтобы убрать отбор, нажмите крестик на плашке условия над списком либо используйте команду отключения отбора в том же контекстном меню.

Окно настройки отбора в списке

Когда условий несколько или нужно сравнение посложнее, откройте полную настройку. В форме списка найдите меню Ещё и в нём команду настройки списка. В открывшемся окне есть закладка с отбором.

Порядок работы:

1. Нажмите добавление нового условия.
2. Выберите поле. Реквизиты вложенных объектов раскрываются по стрелке: можно отобрать документы не только по контрагенту, но и по полю в карточке этого контрагента.
3. Выберите вид сравнения.
4. Введите или выберите значение.
5. Поставьте галочку слева, чтобы условие действовало. Галочку можно снять и вернуть, не удаляя условие.

Условие с галочкой работает, без галочки лежит «про запас». Так удобно держать набор частых условий и включать нужные.

Виды сравнения: что выбрать

От вида сравнения зависит результат. Одно и то же значение с разным сравнением даёт разные выборки.

Два момента, на которых спотыкаются чаще всего.

• «Равно» для строки требует полного совпадения. Если нужен «поиск по кусочку», берите «Содержит».
• «В группе» работает только для справочников с иерархией. Для обычного справочника без папок такого сравнения не будет.

Отбор по датам и периодам

С датами работают те же сравнения, но есть два практических приёма.

Диапазон дат. Нужны документы за сентябрь: добавьте два условия с одним полем даты.

• Дата Больше или равно 01.09.2026
• Дата Меньше или равно 30.09.2026 23:59:59

Если у даты есть время, а во втором условии указать только 30.09.2026, документы последнего дня после 00:00 в выборку не попадут. Отсюда частая жалоба «в отчёте нет документов за последний день».

Проще взять вид сравнения «Между», если он есть в списке для этого поля: он принимает начало и конец периода в одной строке.

Период в шапке. У многих списков и отчётов есть отдельная настройка периода (кнопка выбора периода рядом с датами). Она действует как условие по основной дате документа и не заменяет условия в окне отбора. Если период стоит «за месяц», а в отборе дата за прошлый год, список будет пустым: условия складываются.

Группы условий: И, ИЛИ, НЕ

Если несколько условий просто лежат рядом, они объединены через «И»: строка должна подходить под все. Чтобы получить «ИЛИ», нужна группа.

В окне отбора есть команда добавления группы. Тип группы выбирается в её заголовке:

• И — подходят строки, у которых выполняются все условия группы;
• ИЛИ — достаточно, чтобы выполнялось любое одно;
• НЕ — исключает строки, подходящие под условия группы.

Пример. Нужны платежи в адрес «Ромашки» или «Лютика», но только свыше 50 000.

1. Верхний уровень — группа «И».
2. Внутри условие Сумма Больше 50 000.
3. Рядом вложенная группа «ИЛИ» с двумя условиями: Контрагент Равно «Ромашка» и Контрагент Равно «Лютик».

Тот же результат даст одно условие «В списке» с двумя контрагентами. Но если условия по разным полям (контрагент ИЛИ ответственный), без группы «ИЛИ» не обойтись.

Проверка логики: если выборка получилась пустой, временно снимайте галочки с условий по одному. Так быстро находится то самое, которое «режет» всё лишнее.

Отбор в отчётах

В отчётах на системе компоновки данных (это большинство стандартных отчётов) отбор настраивается так же по логике, но спрятан в настройках отчёта.

1. Откройте отчёт.
2. Нажмите кнопку показа настроек в командной панели отчёта.
3. Перейдите к отбору. В простом виде настроек часть условий уже выведена в виде полей (организация, контрагент, счёт).
4. Заполните условия и сформируйте отчёт.

Часть отбора отчёт выводит прямо в шапку: там стоят поля с галочками. Это быстрые параметры, заданные разработчиком отчёта. Настройка через окно настроек даёт больше возможностей: любые поля, группы, сравнение по вложенным реквизитам.

Что важно знать про отчёты.

• Отбор в отчёте и отбор в группировке — разные вещи. Первый ограничивает исходные данные, второй определяет, как они свёрнуты. Если вы отобрали одного контрагента, а в отчёте их по-прежнему несколько, проверьте, какое условие где стоит.
• Отбор действует до расчёта итогов. Итоговая сумма отчёта считается только по строкам, прошедшим отбор. Это удобно: сверху сразу видна сумма по выборке.
• Не всё можно отобрать. Поле, которого нет в списке доступных, значит, отчёт его не отдаёт. Тогда ищите другой отчёт или вариант, где это поле есть.

Для отчётов со счетами учёта (оборотно-сальдовая ведомость, анализ счёта) отбор по организации, контрагенту и договору удобнее ставить через поля в шапке: они подставляют значение без ручного выбора вида сравнения.

Сохранить настройки отбора, чтобы не вводить заново

Ежедневная выборка вручную раздражает. Есть два способа её закрепить.

Вариант отчёта. После настройки отбора и группировок сохраните настройки как новый вариант отчёта: команда сохранения варианта находится в меню Ещё командной панели отчёта. Дайте понятное имя, например «Дебиторка свыше 30 дней». В следующий раз выберите вариант из списка вариантов, и отбор уже задан.

Пользовательские настройки списка. Отбор, который вы сделали в списке, система запоминает для вашего пользователя. Закрыли и открыли список: отбор на месте, пока вы его не сбросили. Для другого пользователя он не действует.

Здесь есть ловушка: пользователь забывает про «залипший» отбор и думает, что документы пропали. Если список пуст или короче, чем ожидается, первым делом посмотрите, нет ли над таблицей плашки с условием.

Отбор при выборе значения и в связанных формах

Отбор работает не только в журналах. Когда вы выбираете значение из справочника в поле документа (договор, склад, счёт), список выбора тоже можно сузить: введите несколько первых букв в поле, и система предложит подходящие варианты. Если открыть полный список по кнопке выбора, к нему применимы все приёмы выше: поиск, отбор по значению в ячейке, окно настройки.

Отдельно помните про связанные отборы. Во многих документах список договоров уже отфильтрован по выбранному контрагенту, а список счетов по выбранной организации. Если нужного договора нет в выборе, причина обычно в этом: он оформлен на другого контрагента или другую организацию. Сначала проверьте реквизиты шапки, а не ищите баг в настройках.

Ещё один случай: нужно не посмотреть, а изменить найденное. Отобрали все позиции в нужной папке, выделили строки с зажатой Shift или Ctrl и применили к ним групповое действие, которое есть в командной панели списка. Перед массовым изменением сверьте количество выделенных строк с ожидаемым: отбор с лишним условием даст не тот набор.

Ошибки, из-за которых отбор «не работает»

Здесь только то, чего ещё не было в разделах выше.

• Значение выбрано из справочника, но в базе есть дубли. Условие Контрагент Равно отбирает конкретный элемент. Если у одного контрагента заведено две карточки, документы второй не попадут. Отберите по «Содержит» или найдите дубль через поиск по наименованию.
• Отбор по полю с пробелом или другим регистром. Для текстовых полей «Равно» чувствительно к лишним символам. Копия названия из письма может содержать пробел в конце. Берите «Содержит».
• Условие по ссылочному полю с неподходящим типом значения. Если поле может хранить значения разных типов (составной тип), при выборе значения сначала выбирается тип. Выбрали не тот: выборка пустая.
• Сохранили вариант отчёта поверх стандартного. Менять стандартный вариант без нужды не стоит: потом сложно вернуться. Сохраняйте под новым именем, а у стандартного пользуйтесь командой сброса настроек.
• Отбор не применился после изменения. В отчётах после правки настроек нужно заново сформировать отчёт: сам он не пересчитывается.

Частые вопросы