Отпуск в 1С:ЗУП и Бухгалтерии: от приказа до выплаты отпускных и проводок

Ежегодный оплачиваемый отпуск оформляют документом Отпуск. В 1С:ЗУП 3.1 он лежит в разделе Зарплата → Отпуска (кнопка Создать), в 1С:Бухгалтерии 3.0 — в разделе Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Отпуск. Документ сам рассчитает средний заработок, сумму отпускных, удержит НДФЛ и сформирует приказ по форме Т-6. Выплатить отпускные нужно не позднее чем за три календарных дня до начала отдыха.

Порядок одинаков для обеих программ, но глубина расчёта разная: ЗУП тянет всю базу для среднего заработка и корректно делит начисления между месяцами, а Бухгалтерия справляется, пока штат небольшой и нет сложных доплат. Ниже — что подготовить, как ввести документ в каждой конфигурации, как проверяется средний заработок, в какие сроки платить и какие проводки получатся.

Что проверить до ввода документа

Отпускные считаются по среднему заработку за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска (ст. 139 ТК РФ, Постановление № 922). Поэтому в базе должны быть корректно отражены все начисления расчётного периода и периоды, которые из него исключаются.

Из расчётного периода исключают и сами суммы, и дни:

• 🏥 больничные и пособия по беременности и родам;
• ✈️ командировки (там действует средний заработок, а не оклад);
• 🏖 предыдущие отпуска, включая отпуск без сохранения зарплаты;
• ⏸ простои и дни, когда сотрудник не работал по независящим причинам.

Если эти периоды не внесены в базу, программа посчитает их как обычную работу и завысит средний заработок.

Остаток дней отпуска удобно свериться заранее. В ЗУП это отчёт Зарплата → Отчёты по зарплате → Остатки отпусков; в Бухгалтерии остаток показывает сам документ при подборе дат. Если остаток меньше запрошенных дней, программа предупредит, но проводить не запретит — часть дней уйдёт «авансом».

Основание для отпуска — утверждённый график (форма Т-7). В ЗУП 3.1 его ведут документом Кадры → График отпусков, который помогает распределить дни по сотрудникам и подразделениям на год вперёд. Отпуск вне графика оформляют по заявлению сотрудника — программе всё равно, но инспекция труда проверяет именно соответствие графику. Стандартная продолжительность ежегодного основного отпуска — 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ); для отдельных категорий работников предусмотрены удлинённый и дополнительные отпуска, их задают в карточке сотрудника.

Оформление отпуска в 1С:ЗУП 3.1

В ЗУП документ Отпуск закрывает и кадровую, и расчётную часть: формирует приказ Т-6 и начисляет отпускные одной операцией.

Пошагово:

1. Откройте Зарплата → Отпуска и нажмите Создать.
2. Выберите организацию и сотрудника — программа подставит его подразделение и должность.
3. На вкладке Основной отпуск укажите дату начала и количество дней. Поле по (дату окончания) система заполнит сама.
4. Проверьте блок Начислено (подробно) — там видно сумму отпускных и расчётный период.
5. Если отпуск переходит на следующий месяц, ЗУП автоматически разделит суммы между месяцами начисления — вручную ничего делить не нужно.
6. Задайте дату выплаты. От неё зависит и срок перечисления НДФЛ, и то, в какую ведомость попадут отпускные.
7. Проведите документ и распечатайте приказ по кнопке Печать → Приказ на отпуск (Т-6).

Часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, по заявлению сотрудника можно заменить денежной компенсацией. В ЗУП это оформляют отдельным документом Компенсация отпуска, а не внутри документа отпуска. Основные 28 дней деньгами заменять нельзя — только отгулять (исключение составляет компенсация при увольнении, где выплачивают все неиспользованные дни).

Выплату оформляют ведомостью Выплаты → Ведомость в банк (или в кассу) с видом выплаты Отпуск — программа подберёт именно отпускные, не смешивая их с зарплатой.

Как провести отпуск в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии документ Отпуск доступен, только если включён полный расчёт зарплаты. Проверьте настройку: Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Общие настройки — учёт расчётов должен вестись В этой программе, а не во внешней.

Дальше порядок такой:

1. Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Отпуск.
2. Выберите месяц начисления, организацию и сотрудника.
3. Укажите период отпуска. Сумму программа рассчитает по данным начислений, которые уже проведены в базе.
4. Проверьте счёт и статью затрат — Бухгалтерия берёт их из настроек отражения зарплаты по умолчанию.
5. Проведите документ, затем сформируйте выплату через Ведомость на выплату зарплаты с видом Отпуск.

Печатная форма приказа Т-6 вызывается кнопкой Печать.

Как считается средний заработок для отпускных

Средний дневной заработок для отпуска считают по формуле из Постановления № 922:

База расчётного периода ÷ 12 ÷ 29,3, где 29,3 — среднемесячное число календарных дней.

Так считают, когда все 12 месяцев отработаны полностью. Если какой-то месяц отработан не целиком (был больничный, командировка, прошлый отпуск), число 29,3 для этого месяца пересчитывают пропорционально отработанным календарным дням.

Пример для полностью отработанного года:

• оклад — 60 000 ₽ в месяц, премий и доплат нет;
• база за 12 месяцев — 60 000 × 12 = 720 000 ₽;
• средний дневной заработок — 720 000 ÷ 12 ÷ 29,3 = 2047,78 ₽;
• отпуск 14 дней — 2047,78 × 14 = 28 668,92 ₽.

С этой суммы удержат НДФЛ 13% — 3727 ₽, на руки сотрудник получит 24 942 ₽.

Если же в периоде был неполный месяц, число 29,3 для него уменьшают. Допустим, в одном из 12 месяцев сотрудник 10 календарных дней болел, то есть отработал 21 день из 31. Для этого месяца берут не 29,3, а 29,3 ÷ 31 × 21 = 19,85 дня. При расчёте среднего заработка знаменатель складывается из 29,3 за каждый полный месяц и пересчитанных дней за неполные. Сумму больничного из базы при этом исключают — остаётся только оплата труда за фактически отработанные дни.

Проверить расчёт в программе можно прямо в документе: в ЗУП — по кнопке-ссылке в поле начисления открывается форма Расчёт среднего заработка с помесячной расшифровкой базы и дней. Сверьте её с оборотами по сотруднику, если сумма вызывает сомнения. Расхождение почти всегда означает, что в расчётный период попало то, что должно было из него выпасть, — или наоборот.

Сроки выплаты отпускных, НДФЛ и взносы

Отпускные выплачивают не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Три дня — именно календарные, выходные тоже считаются. Если сотрудник написал заявление за день до отдыха, работодатель уже нарушил срок, но отпуск оформить обязан.

Что важно по налогам и взносам:

• 💰 НДФЛ удерживается в момент выплаты отпускных, а не в конце месяца, как с зарплаты.
• 📅 Срок перечисления НДФЛ привязан к дате выплаты. По действующим правилам налог, удержанный с 1-го по 22-е число, перечисляют до 28-го числа текущего месяца; удержанный с 23-го по последнее число месяца — до 5-го числа следующего. По суммам декабря действует особый срок — последний рабочий день года.
• 🧾 Уведомление по ЕНП на удержанный НДФЛ подают в те же периоды, иначе налоговая не распределит платёж.
• 🏦 Страховые взносы на отпускные начисляются как на обычную оплату труда и платятся в составе взносов за месяц (с 2023 года — в Социальный фонд России, СФР, объединивший ПФР и ФСС).

Проводки: отпуск в бухгалтерском и налоговом учёте

Отпускные относятся к расходам на оплату труда (ст. 255 НК РФ) и отражаются на том же счёте затрат, что и зарплата сотрудника — в зависимости от подразделения.

Если организация создаёт резерв на оплату отпусков (оценочное обязательство по ПБУ 8/2010), начисление идёт не на счёт затрат, а в дебет счёта 96. Резерв обязателен для всех, кроме тех, кто вправе вести упрощённый учёт, — малые предприятия могут от него отказаться и начислять отпускные напрямую на затраты.

В налоговом учёте отпускные по переходящему отпуску признают пропорционально дням, приходящимся на каждый месяц. 1С делает это распределение автоматически, когда дата начала и окончания попадают в разные месяцы.

Проверить, что отпуск отразился в учёте, помогает оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 в разрезе сотрудника: по кредиту пройдёт начисление, по дебету — удержанный НДФЛ и выплата. Если отпускные начислялись за счёт резерва, обороты будут и по счёту 96. Сумму начисленного НДФЛ дополнительно сверяют с разделом учёта по сотруднику перед сдачей расчёта 6-НДФЛ.

Типичные ошибки при оформлении отпуска

Ошибки чаще всего не в самом вводе документа, а в данных, на которых строится расчёт.

Отдельный случай — сотрудник заболел во время отпуска. Отпуск в этом случае продлевается или переносится на другие даты по заявлению. В программе это оформляют не правкой проведённого документа, а вводом больничного на дни болезни и документом Перенос отпуска (ЗУП) либо корректировкой периода.

Если нужно отменить проведённый отпуск целиком, не удаляйте документ задним числом в закрытом периоде — это нарушит уже сданную отчётность по НДФЛ и взносам. Сторнируйте его в текущем периоде документом-сторно.

Частые вопросы