Оформление ежегодного отпуска сотрудника в 1С ЗУП 3.1

Отпуск в 1С ЗУП 3.1 оформляет один документ — Зарплата → Отпуска. Он берёт дни из графика, сам считает средний заработок по 12 месяцам, начисляет отпускные, НДФЛ и взносы и печатает приказ Т‑6. Всё остальное — график на год, ведомость на выплату и отражение в табеле — крутится вокруг этого документа.

Главное, из‑за чего отпуск оформляют с ошибками: отпускные надо выдать не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ), а до этого — за две недели предупредить сотрудника. Если провести документ «день в день», сроки уже нарушены. Ниже — порядок от графика до табеля, с расчётом на цифрах и разбором отзыва и переноса.

С чего начать: график отпусков на год

График — обязательный документ, его утверждают не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). В ЗУП он лежит в разделе Кадры → Графики отпусков.

1. Создайте документ «График отпусков» на нужный год.
2. Подберите сотрудников кнопкой заполнения по подразделению или списком.
3. Укажите каждому запланированную дату начала и число дней.
4. Проведите и распечатайте унифицированную форму Т‑7.

Программа контролирует остаток дней: если запланировать больше, чем сотруднику положено, она подсветит перебор. Стандартная продолжительность основного отпуска — 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Дополнительные отпуска — за работу в районах Крайнего Севера, во вредных условиях, за ненормированный рабочий день — идут отдельными видами. Чтобы они считались, их право должно быть настроено в карточке сотрудника и в его позиции штатного расписания; тогда в графике и в документе отпуска они появятся самостоятельной строкой со своим числом дней.

Когда подходит запланированная дата, из графика удобно создать документ отпуска прямо по ссылке — реквизиты подтянутся.

Заявление, приказ и уведомление

Заявление сотрудник пишет на бумаге — в 1С оно не хранится, это основание для кадровика. Дальше работаете с документом «Отпуск».

Откройте Зарплата → Отпуска (или Кадры → Все отсутствия) и создайте документ «Отпуск». В нём:

• выберите сотрудника и месяц начисления;
• на вкладке «Основной отпуск» укажите период: дату начала и дату окончания — число дней посчитается само;
• если отпуск совмещён с дополнительным, добавьте вторую строку с нужным видом.

После проведения из документа печатаются:

• приказ Т‑6 (на одного) или Т‑6а (на нескольких);
• записка‑расчёт Т‑60 — с ней удобно проверять суммы.

Отпуск можно делить на части, но хотя бы одна из них должна быть не меньше 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). На каждую часть оформляется свой документ «Отпуск» со своими датами — остаток дней программа отслеживает по графику и не даст уйти в минус.

За две недели до начала сотрудника нужно письменно уведомить (ст. 123 ТК РФ). Печатную форму уведомления ЗУП формирует из того же документа или из графика — ищите её в списке печатных форм рядом с приказом.

Как считается средний заработок и сумма отпускных

Расчёт в ЗУП идёт строго по Постановлению Правительства РФ № 922. Отпускные = среднедневной заработок × число календарных дней отпуска.

Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Если сотрудник отработал их полностью, формула простая:

Среднедневной = Выплаты за 12 мес. / (29,3 × 12)

Число 29,3 — среднемесячное количество календарных дней, оно зашито в методику.

Разберём на цифрах. Оклад 60 000 ₽, 12 месяцев отработаны полностью, отпуск 14 дней:

• база за год: 60 000 × 12 = 720 000 ₽;
• среднедневной: 720 000 / (29,3 × 12) = 720 000 / 351,6 = 2 047,78 ₽;
• отпускные: 2 047,78 × 14 = 28 668,94 ₽;
• НДФЛ 13 %: 28 668,94 × 0,13 = 3 727 ₽ (округляется до рубля);
• на руки: 28 668,94 − 3 727 = 24 941,94 ₽.

Если в расчётном периоде были исключаемые периоды — больничные, прошлые отпуска, командировки с сохранением среднего, — за неполный месяц берутся отработанные календарные дни по формуле:

Дни в неполном месяце = 29,3 / Календарных дней месяца × Отработанных календарных дней

Пример: в ноябре (30 дней) сотрудник 5 дней болел, отработал 25 календарных дней. Тогда за этот месяц в расчёт войдёт 29,3 / 30 × 25 = 24,42 дня, а выплаты по больничному в базу не попадут. ЗУП делает это сам — важно лишь, чтобы больничные и прошлые отсутствия были заведены документами, а не «забыты».

Что входит в базу, а что нет. В расчёт среднего попадают только выплаты за труд: оклад, надбавки, премии (годовые — в пересчёте на расчётный период). Не входят и исключаются вместе с днями:

• 🏥 пособия по больничным и декретные;
• 🏖 суммы прошлых отпускных и дни тех отпусков;
• ✈️ оплата командировок по среднему;
• 💰 материальная помощь, разовые выплаты не за работу.

Поэтому важно, чтобы все больничные, командировки и прошлые отпуска были заведены документами: по ним ЗУП исключает и дни, и суммы разом. Если больничный «забыли» провести, средний завысится, а потом всплывёт при проверке.

В записке‑расчёте Т‑60 видно, какие месяцы приняты полностью, а какие — частично. Это первое, что стоит открыть, если сумма вызывает сомнения.

Проверка начисления перед выплатой

Прежде чем формировать ведомость, суммы стоит сверить — ошибку дешевле поймать до выплаты, чем пересчитывать 6‑НДФЛ потом.

• Записка‑расчёт Т‑60 печатается из документа отпуска. На её обороте — расчётный период помесячно, база и среднедневной заработок. Здесь видно, какой месяц принят частично и почему.
• Отчёт «Анализ зарплаты по сотрудникам» в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате показывает начисление отпускных рядом с остальными суммами месяца.
• Расчётный листок сотрудника покажет отпускные отдельной строкой — удобно, если человек спрашивает, за что именно ему заплатили.

Сверяйте три числа: количество дней (совпадает с приказом), среднедневной заработок (бьётся с Т‑60) и итог к выплате за вычетом НДФЛ (бьётся с ведомостью). Если расходится первое — ошибка в датах отпуска, если второе — в расчётном периоде, если третье — в НДФЛ или в удержаниях.

Выплата отпускных: срок, ведомость, НДФЛ и взносы

Срок жёсткий: за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Считаются именно календарные дни, с учётом выходных. Отпуск с понедельника — деньги должны быть у сотрудника не позже предыдущего четверга.

В документе «Отпуск» в блоке выплаты обычно стоит «В межрасчётный период» — значит, отпускные платятся отдельной ведомостью, не дожидаясь зарплаты. Сформируйте ведомость:

1. Перейдите в Выплаты → Ведомости в банк (или «Ведомости в кассу»).
2. Создайте ведомость, в поле «Выплачивать» выберите «Отпуск» и укажите документ‑основание.
3. Табличная часть заполнится суммой за вычетом НДФЛ.
4. Проведите ведомость и выгрузите реестр в банк.

НДФЛ удерживается в момент выплаты. Срок перечисления в бюджет — по общим правилам единого налогового платежа: налог, удержанный с 1‑го по 22‑е число, перечисляют до 28‑го числа этого же месяца; удержанный с 23‑го по последнее число — до 5‑го числа следующего месяца. ЗУП подхватывает дату выплаты из ведомости и ставит отпускные в нужный период 6‑НДФЛ автоматически.

Страховые взносы на отпускные начисляются как на обычную оплату труда и попадают в начисления того месяца, в котором отпуск начислен.

Нарушение трёхдневного срока бьёт по работодателю дважды: компенсация за задержку по ст. 236 ТК РФ (проценты от суммы за каждый день просрочки) плюс штраф по ст. 5.27 КоАП. Поэтому ведомость лучше проводить с запасом в день‑два, а не впритык к началу отпуска.

Как отпуск попадает в табель

Отдельно отмечать отпуск в табеле не нужно — ЗУП делает это по проведённому документу «Отпуск». В форме Т‑13 дни основного оплачиваемого отпуска обозначаются кодом ОТ, дополнительного — ОД.

Табель открывается через Кадры → Табель учёта рабочего времени (Т‑13) или из отчётов по зарплате. Сформируйте его за месяц — дни отпуска встанут автоматически, если документ проведён. Если в табеле вместо «ОТ» стоят явки, значит документ отпуска не проведён или период в нём задан неверно — проверьте даты.

Праздничные дни, попавшие на отпуск (ст. 120 ТК РФ), в число дней отпуска не включаются и не оплачиваются как отпускные — отпуск на них продлевается. ЗУП учитывает это по производственному календарю, поэтому календарь на год должен быть заполнен заранее.

Отзыв, перенос и продление отпуска

Жизнь вносит правки — в ЗУП для них отдельные механизмы.

Отзыв из отпуска. Оформляется приказом, сотрудник должен согласиться письменно (ст. 125 ТК РФ). В программе отзыв регистрируется так, что неиспользованные дни возвращаются сотруднику, а излишне выплаченные отпускные пересчитываются — их зачитывают в счёт будущих выплат. Пересчитать сумму заранее поможет калькулятор:

Перенос отпуска. Если даты сдвигаются, не переписывайте старый документ задним числом. Используйте документ изменения графика в разделе Кадры → Графики отпусков либо отмените неактуальный отпуск и создайте новый на фактические даты. Так история остаётся чистой, а 6‑НДФЛ не «поедет».

Продление. Если во время отпуска сотрудник заболел (и это подтверждено больничным), отпуск продлевается или переносится на дни болезни (ст. 124 ТК РФ). Заведите больничный, попадающий на период отпуска, — программа предложит продлить отпуск либо перенести его остаток.

Частые вопросы