Пересортица товаров в 1С: зачёт излишков и недостач в УТ 11 и Бухгалтерии 3.0

Пересорт в 1С делают по-разному в двух конфигурациях. В 1С:Управление торговлей 11 есть отдельный документ «Пересортица товаров»: одна строка списывает недостающий товар и тут же приходует лишний. В 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 такого документа нет — пересортицу собирают из инвентаризации, списания, оприходования и ручной операции, которая закрывает счёт 94.

Какой бы путь вы ни выбрали, сначала нужна инвентаризация. Зачесть излишек одного товара в счёт недостачи другого можно только по её итогам и только при выполнении условий из методических указаний Минфина.

1. Перед пересортом: инвентаризация и условия зачёта

Пересортица — это когда один товар числится на складе, а фактически вместо него лежит похожий. Например, по учёту 12 синих кружек, на полке 12 зелёных. Остаток по одной позиции «в минусе», по другой — «в плюсе».

Оформлять пересорт «на глаз», без описи, нельзя. Зачёт возможен только при одновременном соблюдении четырёх условий:

• 📅 один и тот же проверяемый период;
• 👤 одно и то же материально ответственное лицо;
• 📦 товары одного наименования (схожие по виду, а не кружка против дрели);
• ⚖️ тождественные количества.

Если хотя бы одно условие не выполнено, это не пересортица. Тогда недостачу и излишек оформляют раздельно: излишек приходуют в доход, недостачу списывают на виновных или в расходы.

Что подготовить до работы в программе

1. Приказ о проведении инвентаризации и состав комиссии.
2. Инвентаризационную опись с фактическими остатками.
3. Объяснительную материально ответственного лица о причинах путаницы.
4. Решение комиссии о зачёте — его фиксируют в протоколе или сличительной ведомости.

Пересорт или ошибка в документе

Часть «пересортиц» на деле — ошибки ввода. Их исправляют не зачётом, а правкой исходного документа. Проверьте по движениям обеих позиций за последние месяцы:

• 🧾 при поступлении выбрали не ту номенклатуру из похожих в справочнике — исправьте поступление;
• 🔁 в реализации отгрузили одну позицию, а в документе указали другую — исправьте реализацию или оформите корректировку;
• 📋 в справочнике две карточки одного и того же товара — объедините дубли, а остатки перенесите.

Признак настоящего пересорта — ошибка физическая: кладовщик выдал или положил не тот товар, а документы при этом составлены верно. Если источник расхождения нашёлся в документах, исправляйте документ: так сохраняется правильная себестоимость продаж и не нужен протокол комиссии.

2. Как делать пересорт в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 пересортица — штатная складская операция. Документ сам переносит себестоимость списанного товара на оприходованный, поэтому финансового результата по зачтённой части не возникает.

Включите документ в настройках

Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка. В группе складских документов отметьте использование пересортицы товаров. Если флажка нет на виду, разверните группу настроек складских актов — в разных релизах её состав немного различается.

Порядок действий

1. Оформите пересчёт и инвентаризационную опись по складу в разделе Склад и доставка. В описи отразятся расхождения по каждой позиции.
2. Откройте опись и через команду «Создать на основании» выберите «Пересортица товаров». Программа подставит склад и позиции с расхождениями.
3. В каждой строке проверьте пару: что списывается и что приходуется вместо него. Количество в паре должно совпадать.
4. Удалите строки, которые к пересортице не относятся. Их оформите отдельно: «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров».
5. Проведите документ.

Если документ нужен без описи (например, пересорт серий или характеристик, найденный при приёмке), его можно создать из списка складских актов в том же разделе и заполнить строки вручную.

Пересорт характеристик и серий

Тем же документом исправляют путаницу внутри одной номенклатуры. Типичный случай — обувь: числится 38 размер, на полке 39. В строке указывается одна номенклатура, но разные характеристики. Для товаров с сериями аналогично меняют серию.

3. Пересорт в 1С:Бухгалтерии 3.0: связка документов

В БП 3.0 отдельного документа пересортицы нет. Всё делается через раздел Склад → Инвентаризация.

Пошагово

1. Создайте «Инвентаризацию товаров» по складу. Кнопкой «Заполнить» загрузите учётные остатки, в колонку фактического количества внесите данные описи. Проведите документ.
2. Из инвентаризации через «Создать на основании» сформируйте «Списание товаров». В него попадут позиции с недостачей. Проведите.
3. Так же на основании инвентаризации создайте «Оприходование товаров» — в нём будут излишки. Проверьте цену оприходования, проведите.
4. Создайте ручную операцию, которая переводит зачтённую сумму излишка со счёта доходов на счёт 94.
5. Остаток на 94 (если недостача дороже излишка) закройте второй строкой ручной операции — на виновное лицо или в прочие расходы.

Какую цену ставить в оприходовании

При обычном оприходовании излишков цену берут рыночную. При пересортице логичнее учётная стоимость такого же товара на складе: тогда разница с недостачей отражает реальную потерю, а не колебание цен. Какую цену применять, решает комиссия, и это решение должно быть записано в протоколе. В документе «Оприходование товаров» цену можно поправить вручную в табличной части до проведения.

Зачёт делайте только по тем позициям, которые комиссия признала пересортицей. Остальные излишки должны остаться в доходах.

4. Проводки при пересортице и налоговый учёт

Разберём пример. По учёту числится 12 синих кружек по 150 ₽, фактически их нет. Вместо них на полке 12 зелёных кружек, которые по учёту отсутствуют. Себестоимость зелёных — 140 ₽.

• Недостача: 12 × 150 = 1 800 ₽.
• Излишек: 12 × 140 = 1 680 ₽.
• Разница: 1 800 − 1 680 = 120 ₽.

Проводки в БП 3.0

Итог: счёт 94 закрыт, на 91.01 по зачтённой части дохода нет, количество по каждой кружке совпадает с фактом.

Когда разница идёт на виновного

Правило из методических указаний: если недостающий товар дороже излишка, разницу взыскивают с виновных. Если виновных не нашли, комиссия описывает в протоколе, почему их нет и почему разницу нельзя взыскать. Только после этого сумма идёт в прочие расходы.

Обратная ситуация — излишек дороже недостачи. Тогда зачитывают сумму в пределах недостачи, а превышение оставляют в доходе на 91.01.

Налоговый учёт

• 💰 Излишки, выявленные при инвентаризации, по общему правилу — внереализационный доход (статья 250 НК РФ).
• 📉 Недостачу без виновных можно учесть в расходах, только если отсутствие виновных подтверждено документом уполномоченного органа (статья 265 НК РФ). Решения комиссии для налогового учёта недостаточно.
• ⚖️ Для зачтённой пересортицы организации часто не признают ни дохода, ни расхода. Это стоит закрепить в учётной политике: контролирующие органы могут смотреть на зачёт строже.

В ручной операции БП при общей системе налогообложения заполните не только бухгалтерские суммы, но и колонки налогового учёта. Иначе на 91.01 повиснет расхождение между БУ и НУ, и закрытие месяца выдаст временные разницы.

5. Ошибки при оформлении пересорта

Ещё одна частая ошибка — оформлять пересорт «по привычке», без описи, просто чтобы выровнять остатки перед продажей. Программа это позволит. Но при проверке документ без инвентаризационной описи и решения комиссии не подтверждает ни списание, ни приход.

6. Проверка результата и закрытие месяца

После оформления пересорта сверьте три вещи.

Отчёты для проверки

Проверьте и аналитику по 91.01: по статье прочих доходов должна остаться только та сумма излишков, которую не зачли.

Закрытие месяца

• В БП 3.0 выполните Операции → Закрытие месяца. Регламентные операции пересчитают себестоимость по средней или ФИФО с учётом новых остатков.
• В УТ 11 закрытие месяца находится в разделе Финансовый результат и контроллинг. Расчёт себестоимости перенесёт фактическую стоимость списанной позиции на оприходованную.

7. Частые вопросы