Прайс-лист в 1С: от настройки цен до выгрузки в Excel
Содержание
Прайс-лист в 1С — это не отдельный документ, который где-то лежит и ждёт печати. Это отчёт, который программа собирает на лету из цен, уже записанных по номенклатуре. Поэтому «сделать прайс-лист» на самом деле означает две вещи: сначала завести цены, а потом вывести их на печать или в файл. Пропустите первый шаг — и отчёт выйдет пустым.
Цены хранятся в разрезе типов (в «Бухгалтерии предприятия») или видов (в «Управлении торговлей») — это ярлыки вроде «Розничная», «Оптовая», «Для сайта». Один и тот же товар может стоить по-разному для каждого типа. Прайс-лист показывает цены выбранного типа, при желании — сразу нескольких в соседних колонках.
Сразу разведём два понятия, которые часто путают. Прайс-лист — это список цен для покупателя (на бумаге или в файле). Ценники и этикетки на товар — это другое, они печатаются отдельной обработкой. Если вам нужна цена «на полку», раздел про отчёт ниже не поможет — об этом будет в конце.
С чего начать: типы и виды цен
Первым делом заведите тип цены — ту категорию, по которой будете печатать прайс. Если торгуете и в розницу, и оптом, типов будет несколько.
Пути отличаются по конфигурации, поэтому держите под рукой таблицу:
| Конфигурация | Справочник цен | Документ ввода цен | Инструмент печати |
|---|---|---|---|
| Бухгалтерия предприятия 3.0 | Типы цен номенклатуры | Установка цен номенклатуры | отчёт «Прайс-лист» |
| Управление торговлей 11 | Виды цен | Установка цен номенклатуры | «Цены (прайс-лист)» |
В «Бухгалтерии» справочник лежит в разделе Склад → Цены → Типы цен номенклатуры. Если подраздела Цены не видно, включите использование нескольких типов цен в Администрирование → Функциональность (вкладка, отвечающая за запасы) — по умолчанию в чистой базе он бывает свёрнут.
В «Управлении торговлей» виды цен настраивают в разделе CRM и маркетинг → Виды цен.
При создании типа задайте:
- 📌 Наименование — коротко и по делу: «Оптовая», «Розница», «Для интернет-магазина».
- 📌 Валюту — обычно рубли, но для импортёров бывает и валютный тип.
- 📌 Цена включает НДС — поставьте галку, если это прайс для покупателя с НДС «в цене».
- 📌 Способ задания — вручную или расчётом от другого типа (об этом в разделе про автоматизацию).
Не плодите типы «на всякий случай». Три-четыре рабочих категории закрывают почти любую торговлю. Лишние типы потом придётся заполнять и обновлять руками.
Термины в конфигурациях не смешивайте: в «Бухгалтерии» это типы цен, в «Управлении торговлей» — виды цен. Поиск по слову «цен» в строке команд быстро выведет нужный справочник, если точное расположение пункта в вашем релизе отличается.
Как заполнить цены номенклатуры
Сами цифры заносят документом Установка цен номенклатуры. В «Бухгалтерии» он рядом со справочником — Склад → Цены → Установка цен номенклатуры. В «Управлении торговлей» — в том же разделе CRM и маркетинг.
Порядок работы:
- Создайте новый документ, укажите дату. Цена действует с этой даты — задним числом прайс не пересчитается.
- Выберите тип (вид) цены, который заполняете.
- Нажмите Заполнить → подберите товары: по группе, по всему справочнику или по остаткам на складе.
- Проставьте цены в колонке. Можно ввести вручную, можно рассчитать от себестоимости или другого типа кнопкой Изменить.
- Проведите документ.
Цена «живёт» с даты документа. Если провести установку цен сегодняшним числом, а прайс напечатать на вчерашнюю дату — программа возьмёт старые значения. Это самая частая причина жалобы «поменял цену, а в прайсе старая».
Один документ может держать цены сразу нескольких типов — добавьте колонки через кнопку настройки колонок (в «Управлении торговлей» — выбор видов цен в шапке). Это удобно: видите рядом закупку, опт и розницу и сразу контролируете наценку.
Цену можно вводить тремя способами, и выбор зависит от того, как у вас устроена торговля:
- ✍️ Вручную — просто печатаете число в колонке. Подходит для небольшого ассортимента и штучных позиций.
- ➗ Расчётом от другого типа — например, розница = закупка + наценка. Задаёте процент один раз, дальше программа считает сама.
- 📦 По данным поступления — цена подтягивается от последней цены закупки с наценкой. Удобно, когда закупочные цены плавают и важно не торговать в убыток.
Способ задаётся в карточке типа (вида) цены. Если в вашем релизе вариантов меньше — ориентируйтесь на первые два, они есть везде.
Печать прайс-листа стандартным отчётом
Когда цены записаны, прайс собирается готовым отчётом — вручную таблицу рисовать не нужно.
В «Бухгалтерии предприятия» это отчёт «Прайс-лист». Ищите его в разделе Склад среди отчётов; если не находите глазами — наберите «прайс» в строке поиска по разделу.
В «Управлении торговлей» прайс формирует инструмент «Цены (прайс-лист)» из раздела CRM и маркетинг. Он умеет больше: отбор по складу, по сегменту номенклатуры, по нескольким видам цен сразу.
Что задать перед формированием:
- 🗓 Дату — на неё берутся актуальные цены.
- 🏷 Тип (вид) цены — одна колонка или несколько.
- 📂 Отбор номенклатуры — вся база, группа, товары в наличии.
Нажмите Сформировать. На экране появится таблица «Товар — Цена», сгруппированная по номенклатурным группам. Это и есть прайс-лист — его уже можно печатать кнопкой печати или отправлять на сохранение.
Если в прайс попали товары, которых вы не продаёте, или снятые с продажи позиции — добавьте отбор по складу (товары с остатком) или по признаку «Снят с продажи». Пустой строкой цена тоже показывается, а значит, в документ лезет вся номенклатура подряд.
Как настроить прайс-лист под себя
Стандартный отчёт редко устраивает полностью: хочется убрать служебные колонки, добавить артикул , сгруппировать иначе, вставить шапку с реквизитами. Для этого есть настройки самого отчёта — чаще всего пересобирать печатную форму с нуля не нужно.
Откройте Настройки отчёта (кнопка с шестерёнкой или Ещё → Настройки) и в расширенном режиме соберите вид:
- добавьте в вывод артикул, единицу измерения, ставку НДС;
- смените группировку — по группам, по производителю, по складу;
- включите отбор по виду цены, бренду, наличию;
- задайте сортировку — по алфавиту или по коду.
Сохраните настройку под именем («Прайс для оптовиков», «Розничный прайс») — в следующий раз откроете её одним щелчком.
Если нужна фирменная печатная форма — с логотипом, колонтитулами, своим порядком колонок, которую нельзя собрать настройками отчёта, — её делают через расширение конфигурации (доступно с платформы 8.3.6). Расширение позволяет добавить собственный макет, не трогая типовую конфигурацию , так что обновления 1С его не затрут. Это задача для специалиста, но важно знать, что менять типовую конфигурацию ради прайса не надо.
Большинство «индивидуальных» прайсов на практике — это сохранённая настройка стандартного отчёта плюс выгрузка в Excel, где уже дорисовывают логотип и условия. Это быстрее и переживает любое обновление.
Выгрузка прайс-листа в Excel
Готовый прайс почти всегда уходит клиенту файлом. Любой сформированный отчёт 1С сохраняется в Excel средствами платформы — отдельная обработка для этого не нужна.
Сформируйте прайс-лист и нажмите Сохранить (значок дискеты в командной панели отчёта) или Главное меню → Файл → Сохранить как. В типе файла выберите Лист Microsoft Excel 2007 (.xlsx) и укажите папку.
Результат — полноценная таблица: цены, группировки и шапка переносятся как есть. Файл можно править, рассылать, загружать на торговые площадки.
Пара практических моментов:
- 📊 Для прайса на сайт или маркетплейс чаще нужен «плоский» список без группировок — уберите группировки в настройках отчёта перед выгрузкой, иначе в файле будут пустые строки-заголовки.
- 📑 Если площадка требует жёсткий шаблон колонок (код, наименование, цена, остаток в строго заданном порядке), проще сохранить в Excel и один раз настроить перенос столбцов, чем биться с форматом внутри 1С.
- 🔢 Проверяйте формат ячеек с ценой: иногда Excel воспринимает число как текст. Это лечится сменой формата ячейки на числовой уже в самом файле.
Нужен не редактируемый файл, а «красивый» прайс для почты или печати — тем же окном Сохранить как выберите формат PDF-документ (.pdf). Клиент откроет его где угодно и не собьёт случайно цены. Excel отдавайте, когда файл нужен для расчётов или загрузки на площадку; PDF — когда прайс просто показывают.
В «Управлении торговлей» для регулярной выгрузки под конкретную площадку есть встроенные механизмы обмена и загрузка/выгрузка цен файлом — если прайс уходит на одну и ту же систему постоянно, настроенный обмен избавит от ручного сохранения.
Обновление и пересчёт цен
Цены меняются, и каждый раз руками переписывать сотни позиций не нужно. Всё обновление снова идёт через документ Установка цен номенклатуры — новым документом на новую дату.
Самый быстрый способ — расчёт от базового типа:
- Создайте тип цены как рассчитываемый от другого (например, «Розница» = «Закупка» + 30%).
- В документе установки цен нажмите Изменить → задайте процент наценки или скидки.
- Проведите — цены пересчитаются от базового типа одной операцией.
Так достаточно обновлять один базовый тип (закупку), а опт и розницу программа пересчитает по формуле.
Для массовой правки из файла в торговых конфигурациях есть загрузка цен из Excel: подготовили файл с новыми ценами, загрузили в документ установки цен, провели. Это выручает, когда поставщик присылает обновление прайса таблицей.
Старые документы установки цен не удаляйте. Они хранят историю: по какой цене товар продавался на любую прошлую дату. Удалите — и отчёты за прошлые периоды пересчитаются неверно. Новая цена — всегда новый документ, а не правка старого.
Регулярность обновления держите под контролем сами: поставили новую закупку — сразу переформируйте и разошлите актуальный прайс, чтобы менеджеры не торговали по вчерашним ценам.
Прайс-лист, ценники и этикетки — что с чем не путать
Три разных задачи, которые легко смешать:
| Что нужно | Чем делается | Для кого |
|---|---|---|
| Список цен клиенту | отчёт «Прайс-лист» / «Цены (прайс-лист)» | покупатель, менеджер |
| Ценник на полку | обработка «Печать этикеток и ценников» | торговый зал |
| Этикетка со штрихкодом | та же обработка, шаблон этикетки | склад, касса |
Прайс-лист — это отчёт по ценам, он собирается из типов (видов) цен, о которых речь шла выше. А вот ценники и штрихкодовые этикетки печатает отдельная обработка «Печать этикеток и ценников»: в «Бухгалтерии» она в разделе Склад, в «Управлении торговлей» — рядом с товарными документами. Там свои шаблоны, в них цена берётся из того же справочника, но формат — не таблица, а карточка под конкретный размер бумаги.
Запомните развилку: нужен документ для рассылки и переговоров — делаете прайс-лист отчётом; нужна цена «на товар» — печатаете ценники. Пытаться получить ценники из прайс-листа не стоит, для этого есть готовый инструмент.