Формирование и выгрузка прайс-листа в 1С

Прайс-лист в 1С не рисуют вручную в отдельном файле — его собирает сама программа из уже заведённых цен номенклатуры. Поэтому порядок такой: сначала создаёте тип (вид) цены, затем документом задаёте цены по товарам, и только потом печатаете или выгружаете готовый прайс в Excel.

Главная развилка — конфигурация. В «1С:Бухгалтерии 3.0» справочник называется Типы цен номенклатуры, цены задаются документом Установка цен номенклатуры. В «Управлении торговлей 11» тот же механизм называется Виды цен, а печать настраивается гибче, вплоть до автоматической рассылки по расписанию. Термины не взаимозаменяемы: «тип цены» — это БП, «вид цены» — это УТ.

Ниже — весь путь от пустого справочника до файла, который можно отправить клиенту.

Типы и виды цен: с чего начинается прайс

Цена в 1С всегда привязана к типу. Один товар может иметь розничную, оптовую, закупочную цену одновременно — это разные типы, и прайс печатается по одному из них (или по нескольким колонкам сразу).

Где создать справочник :

При создании нового типа цены задают:

• 🏷 Наименование — например, «Розничная», «Оптовая», «Для прайса».
• 💲 Способ задания — цены назначаются вручную или рассчитываются от другого типа (наценка/скидка в процентах).
• 📊 Цена включает НДС — флажок важен: если его перепутать, в прайсе окажутся суммы без налога или с задвоенным НДС.
• 💱 Валюта — обычно рубли; для прайса в у.е. указывают валюту и порядок пересчёта.

В УТ 11 вид цены настраивается подробнее: можно указать правило округления (до рубля, до 10 копеек), диапазон округления «психологических» цен (99 вместо 100) и способ расчёта по формуле. В БП 3.0 набор проще — хватает ручного задания и процента от базового типа.

Пример расчётного типа: базовый тип «Закупочная» = 800 ₽, наценка 25%. Прайсовая цена = 800 × 1,25 = 1000 ₽. Если закупка вырастет до 850 ₽, после переустановки цен прайс пересчитает 850 × 1,25 = 1062,50 ₽ (с округлением — до 1062 или 1060 по заданному правилу). Вручную такую пересчётку делать не нужно.

Сколько типов цен заводить — зависит от числа ваших прайсов. Минимум один («Розничная»). Для опта и розницы — два. Для разных категорий клиентов в торговле лучше не плодить типы, а держать один-два базовых и давать скидки — об этом ниже.

Заполнение цен номенклатуры документом «Установка цен»

Сами цены хранит не справочник, а периодический документ. Он фиксирует, что с конкретной даты товар стоит столько-то.

Где его создать:

Порядок заполнения:

1. Создайте документ, проверьте дату — с неё цены вступают в силу.
2. В шапке выберите тип (вид) цены, который устанавливаете. Можно отметить сразу несколько — тогда в таблице появится колонка под каждый.
3. Кнопкой «Подбор» или «Заполнить» добавьте номенклатуру. Через подбор отбирают позиции вручную, через заполнение — подтягивают по группе, остаткам или прайсовому признаку.
4. Проставьте цены в соответствующих колонках. Если тип считается от базового, программа подставит расчётную сумму — её можно поправить.
5. Проведите документ.

После проведения цены становятся актуальными на указанную дату. Старые значения не удаляются: история сохраняется, и прайс на прошлую дату тоже можно восстановить.

Несколько практических моментов по заполнению:

• Подбор по остаткам. Если прайс нужен только по тому, что есть на складе, при заполнении отберите позиции с ненулевым остатком — не придётся потом чистить строки с товаром, которого нет.
• Копирование предыдущего документа. Чтобы не собирать номенклатуру заново, скопируйте прошлую «Установку цен» и поменяйте только цены и дату. Состав товаров подтянется.
• Розничные цены. В рознице тип цены для ценников и прайса обычно задают отдельно от оптового — иначе ценники в зале и прайс для клиента будут брать одну и ту же сумму.
• Проверка после проведения. Откройте карточку любого товара из прайса и посмотрите действующую цену — так быстрее всего убедиться, что документ отработал.

Как напечатать прайс-лист

Печатная форма собирается из действующих цен автоматически — отдельно набивать товары не нужно.

В БП 3.0 прайс печатают из документа установки цен: откройте проведённый документ и выберите Печать → Прайс-лист. Программа построит табличный документ с колонками «Товар» и «Цена». В настройке печати можно включить артикул, остаток, несколько типов цен в отдельные колонки.

В УТ 11 для этого есть полноценный отчёт. Откройте CRM и маркетинг → Прайс-лист (в части релизов — через Отчёты → CRM и маркетинг → Прайс-лист). Отчёт гибче печатной формы:

• выбор одного или нескольких видов цен в колонки;
• отбор по сегменту, группе, бренду;
• вывод картинок, артикулов, характеристик, остатков;
• сохранение варианта настройки, чтобы не собирать прайс заново каждый раз.

В обеих конфигурациях результат — табличный документ. Его можно сразу отправить на принтер кнопкой печати или сохранить в файл (об этом ниже).

Что имеет смысл выводить в прайс для клиента:

• артикул — чтобы заказ можно было собрать однозначно;
• единицу измерения и, при необходимости, фасовку;
• остаток или признак наличия — если торгуете со склада;
• одну-две колонки цен (розница/опт), но не десяток — иначе прайс перегружен.

Лишние служебные колонки (счёт учёта, ставку НДС построчно) в клиентском прайсе обычно убирают — они нужны вам, а не покупателю.

Выгрузка прайс-листа в Excel

Готовый табличный документ выгружается в Excel стандартными средствами платформы — дополнительных обработок не нужно.

Способ первый, через меню:

1. Сформируйте прайс (печатная форма БП или отчёт УТ).
2. В главном меню программы (значок меню в левом верхнем углу) выберите Файл → Сохранить как.
3. В поле «Тип файла» укажите «Лист Excel 2007-…(*.xlsx)» или «Лист Excel (*.xls)».
4. Задайте имя и папку, нажмите «Сохранить».

Способ второй, кнопкой: на панели табличного документа есть кнопка сохранения (дискета). Она открывает то же окно выбора формата.

Форматы для выгрузки прайса:

• 📗 xlsx / xls — для работы в Excel, отправки поставщику, загрузки на сайт.
• 📄 pdf — когда прайс нельзя редактировать (отправка клиенту «как есть»).
• 📑 mxl — родной формат 1С, открывается только в 1С.

Отчёт «Прайс-лист» в УТ 11 умеет выгружать и в формате, пригодном для загрузки на сайт или в маркетплейс, — колоночная структура настраивается под нужный шаблон. Для разовой отправки клиенту достаточно обычного .xlsx.

Если файл нужен регулярно и с одной и той же настройкой, сохраните вариант отчёта (в УТ 11) или шаблон печати: в следующий раз прайс соберётся в один клик, и выгрузка в Excel займёт несколько секунд. Повторно подбирать товары и колонки не придётся — это главный выигрыш по сравнению с ручной сборкой прайса в отдельном файле Excel, где каждую цену пришлось бы обновлять руками.

Как обновлять цены и рассылать прайс

Прайс живёт ровно до следующего изменения закупки или наценки. Обновление — это новый документ «Установка цен», а не правка старого.

Массовое изменение в процентах. Чтобы поднять все цены, например, на 5%, создайте новую «Установку цен», заполните номенклатуру и примените пересчёт от действующих значений. В УТ 11 это делается встроенным правилом расчёта вида цены; в БП 3.0 — вручную или через процент от базового типа. Проводить документ нужно новой датой — тогда сохранится история «до» и «после».

Регулярная рассылка. Здесь конфигурации расходятся сильно:

• В УТ 11 и ERP есть механизм Рассылки отчётов: отчёт «Прайс-лист» настраивается на автоматическую отправку по почте списку получателей по расписанию (раз в неделю, в месяц). Файл формируется и уходит без участия человека.
• В БП 3.0 встроенной рассылки прайса нет. Прайс выгружают в .xlsx и отправляют вручную через почту или прикладывают к письму. Для автоматизации понадобится расширение или внешняя обработка.

Как часто обновлять — зависит от того, как быстро меняются закупки. При стабильных ценах достаточно раза в месяц; при частых колебаниях курса или поставок прайс пересобирают еженедельно. Важно не править старый документ «задним числом», а создавать новый: тогда в системе останется корректная история, и отгрузки, проведённые по прежним ценам, не «переедут» на новые суммы.

Частые проблемы при работе с ценами

Большинство ошибок в прайсе — это не сбой программы, а незаполненные данные или не тот тип цены.

Отдельно про округление: если в прайсе дробные копейки вместо ровных сумм, проверьте правило округления в виде цены (актуально для УТ 11). В БП 3.0 округление задают вручную при установке цен.

Частые вопросы