Оформление продажи товаров и услуг в программе 1С

Продажу в 1С оформляют документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» в разделе Продажи — он списывает товар со склада, начисляет выручку и формирует проводки по счёту 90. Если продаж много и нужен контроль отгрузок, заказов и резервов, цепочку строят в 1С:Управление торговлей: Коммерческое предложение → Заказ клиента → Реализация товаров и услуг. Розницу пробивают через кассу и закрывают день документом «Отчёт о розничных продажах».

Ниже — как это сделать в двух основных конфигурациях: 1С:Бухгалтерия 3.0 (учёт и отчётность) и 1С:Управление торговлей 11 (оперативная торговля). Пути меню в них отличаются, поэтому для каждого шага даю отдельную привязку.

С чего начать: включить продажи и выдать права

Перед первой продажей проверьте две вещи — включён ли нужный функционал и есть ли у менеджера права на документы.

Функциональность. В 1С:Бухгалтерии откройте Главное → Функциональность (или Администрирование → Функциональность) и на вкладке «Торговля» включите продажу товаров, комиссионную торговлю или розницу — смотря что продаёте. В 1С:Управление торговлей настройки лежат в разделе НСИ и администрирование → Настройки разделов → Продажи: там включают заказы клиентов, коммерческие предложения, использование соглашений об условиях продаж.

Права доступа . Чтобы менеджер видел документы продаж, но не лез в учётную политику, назначьте ему подходящий профиль:

• 🔑 Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа — выбираете готовый профиль (например, «Менеджер по продажам») или копируете его и урезаете.
• 👤 В карточке пользователя (Настройки пользователей и прав → Пользователи) добавляете этот профиль во вкладке «Права доступа».

Цены и договоры. Чтобы цена подставлялась в документ сама, а не вбивалась вручную, заранее заполните виды цен и прайс. В 1С:Бухгалтерии это Справочники → Номенклатура → Типы цен номенклатуры и установка цен документом «Установка цен номенклатуры». В 1С:Управление торговлей — Склад и доставка → Виды цен (термин в УТ именно «виды цен», не «типы»). Для оптовых клиентов настраивают соглашение об условиях продаж: оно хранит вид цены, скидки и порядок оплаты и подставляет их в заказ.

Дальше выбор документа зависит от того, как именно вы продаёте.

Какой документ выбрать под ваш случай

Продажа в 1С оформляется по-разному в зависимости от схемы работы. Определитесь со сценарием — это сэкономит переделки.

Коммерческое предложение и резерв товара

Этот блок нужен в 1С:Управление торговлей, когда клиент сначала запрашивает цены, а решение принимает позже.

Коммерческое предложение создаётся в разделе CRM и маркетинг → Коммерческие предложения клиентам (в части релизов — в разделе Продажи). В документе указываете клиента, перечень номенклатуры, цены из нужного вида цен и срок действия предложения. Пока это не обязательство, а оферта — склад оно не двигает.

Когда клиент согласился, предложение превращают в заказ по кнопке создания на основании — данные переносятся без повторного ввода.

Резервирование. Чтобы согласованный товар не ушёл другому покупателю, его резервируют. В заказе клиента есть колонка с действием по обеспечению — выбираете вариант «Отгрузить» или «Резервировать на складе». Доступный остаток уменьшается на величину резерва, хотя физически товар ещё на складе.

В 1С:Бухгалтерии полноценного резервирования и коммерческих предложений нет — там учёт идёт по факту, поэтому этот шаг пропускают.

Заказ клиента: фиксируем договорённости

Заказ клиента в УТ — центральный документ сделки. Он хранит, что, по какой цене и в какой срок вы обязались отгрузить, и по нему потом сверяют отгрузку и оплату.

Создаётся в разделе Продажи → Заказы клиентов. Заполняете:

1. Клиент и соглашение — подставят условия продаж: вид цен, скидки, порядок оплаты.
2. Товары — номенклатура, количество, цена. Цена берётся из вида цен соглашения, но её можно поправить вручную, если есть право.
3. Даты — желаемая дата отгрузки и график оплаты (аванс / по факту / кредит).
4. Статус — «К выполнению», когда заказ согласован и запущен в работу.

После проведения заказ попадает в список к отгрузке. По нему удобно отслеживать, что уже отгружено, а что осталось: в отчётах по заказам видно количество заказанного, отгруженного и оплаченного.

Реализация товаров и услуг: отгрузка и проводки

Это ключевой документ — именно он делает продажу продажей: списывает товар, начисляет выручку, НДС и формирует долг покупателя.

В 1С:Бухгалтерии: Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Выбираете вид операции («Товары», «Услуги», «Товары, услуги, комиссия»), заполняете покупателя, договор, склад и табличную часть. Можно создать на основании счёта — тогда строки подтянутся.

В 1С:Управление торговлей: Продажи → Документы продажи → «Реализация товаров и услуг», чаще всего на основании заказа клиента по кнопке создания на основании.

После проведения формируются стандартные проводки по продаже (счёт 90):

Если был аванс, добавится зачёт Дт 62.02 Кт 62.01. По услугам строки со счётом 41 не будет — списывать нечего.

Печатные формы. Из документа печатают товарную накладную (ТОРГ-12), акт, счёт-фактуру или универсальный передаточный документ (УПД). Счёт-фактуру выписывают отдельной командой в самом документе — она регистрируется в книге продаж автоматически.

Если переходите на УПД, помните про его статус. Документ со статусом «1» заменяет собой и накладную, и счёт-фактуру одновременно — тогда отдельную счёт-фактуру не выписывают. Статус «2» работает как обычная первичка без функции счёта-фактуры; его применяют неплательщики НДС. Статус выбирают в настройках формы УПД прямо при печати.

Количество, цену и сумму НДС в документе сверяйте построчно: программа считает НДС «сверху» или «в том числе» в зависимости от флага в шапке. Если цены в заказе были с НДС, а в реализации подтянулись без — итог разойдётся с договором.

Проверьте вид цен и ставку НДС до проведения: исправлять проведённую реализацию задним числом, когда уже выставлен счёт-фактура, — это корректировка и аннулирование записи в книге продаж, а не простое перепроведение.

Розничная продажа через кассу

Если продаёте физлицам за наличные или картой, оформление идёт через кассу, а не через реализацию на каждого покупателя.

Пробитие чека. В 1С:Управление торговлей и 1С:Рознице для этого есть рабочее место кассира (РМК) — отдельный полноэкранный режим, где кассир добавляет товар, принимает оплату и печатает кассовый чек через подключённую онлайн-кассу. Касса передаёт чек оператору фискальных данных сама.

Закрытие смены . В конце дня продажи сворачивают в один документ «Отчёт о розничных продажах» (Продажи → Отчёты о розничных продажах). Он отражает выручку за смену свёрнуто и формирует проводки:

Наличная выручка идёт через счёт 50, оплата картой — через счёт 57 «Переводы в пути» до поступления денег от банка на расчётный счёт.

В 1С:Бухгалтерии розницу тоже ведут через «Отчёт о розничных продажах», но без РМК — данные загружают из кассы или вводят итогом за смену.

Контроль оплаты и дебиторская задолженность

Продажа не закрыта, пока деньги не пришли. После отгрузки у покупателя висит долг на счёте 62 — его нужно гасить поступлениями и отслеживать.

Регистрация оплаты. Деньги проводят документами:

• 💵 наличные — «Приходный кассовый ордер » (Банк и касса → Кассовые документы), проводка Дт 50 Кт 62;
• 🏦 безнал — «Поступление на расчётный счёт» (Банк и касса → Банковские выписки), проводка Дт 51 Кт 62.

Документ оплаты привязывают к договору или к конкретной реализации — тогда долг закроется именно по этой сделке, а не повиснет авансом.

Где смотреть долги. Задолженность покупателей проверяют отчётами:

• в 1С:Бухгалтерии — Продажи → Расчёты с покупателями и оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту);
• в 1С:Управление торговлей — Финансы → Отчёты по финансам → Дебиторская задолженность и ведомость расчётов с клиентами.

Отчёт по счёту 62 покажет, кто сколько должен и с какой даты. Дебетовое сальдо по 62.01 — это долг покупателя перед вами, кредитовое по 62.02 — полученные авансы.

Частичная оплата. Если клиент заплатил часть суммы, долг гасится ровно на поступившие деньги, а остаток продолжает висеть на 62.01. В документе оплаты способ зачёта выбирают вручную: «По документу» закрывает конкретную реализацию, «Автоматически» — распределяет сумму по самым ранним долгам клиента. Для прозрачных расчётов выбирайте зачёт по документу.

Акт сверки. Чтобы согласовать расчёты с покупателем, формируют документ «Акт сверки расчётов» (Продажи → Акты сверки расчётов в 1С:Бухгалтерии). Он подтягивает обороты по счёту 62 за период и выводит сальдо на начало и конец — его подписывают обе стороны.

Чтобы продажа закрылась корректно, пройдите по чек-листу перед проведением реализации.