Выдача наличных из кассы: оформляем расходный кассовый ордер в 1С Бухгалтерии шаг за шагом

Расходный кассовый ордер в 1С Бухгалтерии 3.0 делают так: Банк и касса → Касса → Кассовые документы, кнопка Выдача. В открывшейся форме выбирают вид операции (подотчёт, оплата поставщику, зарплата и т. д.), указывают получателя и сумму, проводят документ кнопкой Провести и печатают форму КО-2 кнопкой Расходный кассовый ордер (КО-2).

РКО — это первичный документ на каждую выдачу наличных из кассы организации. Выписать расходный ордер нужно при выдаче денег под отчёт, при оплате поставщику наличными, при выплате зарплаты, при взносе выручки в банк. От выбранного вида операции зависит счёт по дебету и набор реквизитов на форме, поэтому первый шаг — правильно определить, за что выдаются деньги.

Ниже — порядок действий от проверки кассы до подшивки ордера, проводки по каждому виду операции и разбор ошибок, из-за которых документ не проводится или печатается с пустыми полями.

Что проверить в кассе перед выпиской ордера

Выдать из кассы можно только то, что в ней фактически есть. Остаток на счёте 50.01 не должен уходить в минус: если денег в кассе меньше суммы ордера, сначала нужно оформить поступление (ПКО) или снять наличные с расчётного счёта.

Проверьте остаток кассы отчётом Банк и касса → Касса → Отчёт кассира или оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 50.01 на дату выдачи.

Касса организации в учёте едина, но физически денег может быть несколько мест хранения. Если в базе заведено несколько касс (например, по подразделениям), в поле реквизитов документа выбирают нужную кассовую единицу — иначе остаток спишется не с того места.

Где создать расходный кассовый ордер в 1С

Все кассовые документы живут в одном журнале: Банк и касса → Касса → Кассовые документы. Здесь вперемешку приходные и расходные ордера, отсортированные по дате и номеру.

Чтобы создать РКО , нажмите кнопку Выдача (а не Поступление — та создаёт приходный ордер). Открывается форма нового расходного ордера.

Обратите внимание на поля в шапке документа:

• 🔢 Номер — программа присваивает автоматически в сквозной нумерации по организации за год. Вручную его обычно не меняют.
• 📅 Дата — день фактической выдачи наличных. От неё зависит, в какой кассовый день попадёт операция.
• 🏢 Организация — если в базе их несколько, выберите ту, из чьей кассы выдаются деньги.
• 💳 Вид операции — ключевое поле, с него начинается заполнение.

Создать ордер можно и из документа-основания. Например, из начисленной ведомости на выплату зарплаты по кнопке Выплатить, из авансового отчёта или счёта поставщика — тогда вид операции, получатель и сумма подставятся сами.

Как выбрать вид операции в РКО

Вид операции определяет всё: какие поля появятся на форме, какую проводку сформирует документ, какая печатная форма и статья движения денежных средств подставятся. Выбирайте его в самом верху формы.

Основные виды операции для выдачи наличных:

💡 Если сомневаетесь между «Оплата поставщику» и «Прочий расход» — выбирайте конкретный вид. Он подставит правильный счёт расчётов и статью ДДС, а при «Прочем расходе» счёт по дебету придётся указывать вручную, и легко ошибиться.

Выплата зарплаты наличными стоит особняком. Вид «Выплата заработной платы по ведомостям» привязывает ордер к ведомости на выплату (Зарплата и кадры → Ведомости в кассу): сумма берётся из неё, а в проводке по дебету встаёт счёт 70 с аналитикой по каждому сотруднику из ведомости. Если платите одному человеку без общей ведомости — например, разовое вознаграждение, — берите вид «Выплата заработной платы работнику». Ведомость действует ограниченный срок: неполученную в этот срок зарплату депонируют и позже выдают отдельным ордером с видом «Выдача депонированной заработной платы».

Заполнение получателя, суммы и реквизитов печати

После выбора вида операции форма перестраивается под него. Набор полей отличается, но логика общая: кому, сколько и на каком основании.

Получатель. Для выдачи сотруднику выбирают физлицо из справочника Сотрудники или Физические лица, для оплаты поставщику — контрагента и договор. Если платите подрядчику-физлицу разово, его тоже заводят как физлицо.

Сумма. Укажите сумму к выдаче цифрами — прописью на печатной форме программа распишет сама. Для оплаты поставщику здесь же выбирают ставку НДС и при необходимости — документ расчётов для зачёта аванса.

Статья ДДС (статья движения денежных средств). Подставляется по виду операции автоматически, но проверьте: от неё зависит, в какую строку отчёта о движении денежных средств и раздела «Денежные средства» попадёт выдача.

Отдельно заполняется блок реквизитов для печатной формы КО-2. Разверните его (ссылка Реквизиты печати или одноимённая группа полей):

1. Выдать — ФИО получателя в дательном падеже. Для сотрудника подставляется из карточки, для стороннего лица введите вручную.
2. Основание — за что выдаются деньги: «Под отчёт на хозяйственные расходы», «Оплата по счёту № … от …», «Выплата заработной платы за … месяц».
3. Приложение — перечень прилагаемых документов: заявление, авансовый отчёт, счёт, ведомость.
4. По документу — паспорт или иной документ получателя. Для выдачи наличных стороннему физлицу или по доверенности это поле обязательно: без удостоверения личности выдавать деньги нельзя.

Для своих сотрудников паспортные данные в ордере заполнять не требуется, если они есть в кадровом учёте и выдача идёт по ведомости или под отчёт.

Какие проводки формирует РКО в 1С

По кредиту всегда стоит счёт 50.01 «Касса организации» — деньги уходят из кассы. Счёт по дебету программа подбирает по виду операции. Посмотреть проводки можно кнопкой Дт/Кт после проведения.

Аналитика раскрывается по субконто счёта по дебету: по подотчётнику (счёт 71), по контрагенту и договору (счёт 60), по сотруднику (счёт 70). Поэтому важно, чтобы получатель и договор были выбраны корректно — иначе взаиморасчёты «повиснут» на пустом или не том субконто.

Печать формы КО-2 и подшивка ордера

После проведения ордер печатают по унифицированной форме КО-2 (утверждена Постановлением Госкомстата № 88). Нажмите Расходный кассовый ордер (КО-2) на панели документа — откроется готовая печатная форма с суммой прописью, основанием и реквизитами получателя.

Порядок работы с бумажным ордером:

1. Распечатайте форму и подпишите у руководителя и главного бухгалтера (или у того, кому передано право подписи).
2. Передайте ордер в кассу. Кассир проверяет подписи, соответствие сумм цифрами и прописью, наличие приложений.
3. Получатель пишет сумму прописью в строке «Получил», ставит дату и подпись.
4. Кассир выдаёт деньги и подписывает ордер.

Проведённый РКО автоматически попадает в кассовую книгу (форма КО-4). Сформировать её можно в Банк и касса → Касса → Кассовая книга за нужный период. Листы кассовой книги подшивают, расходные ордера с приложениями хранят вместе с ними.

Исправлять уже выданный и подписанный получателем ордер нельзя: в кассовых документах подчистки и помарки не допускаются. Если в бумажном ордере нашли ошибку, его не выдают, а оформляют заново. В учёте, пока ордер не выдан, документ правят в 1С и перепроводят; после фактической выдачи и подписи корректировку проводят отдельной операцией. Хранят кассовые документы не менее пяти лет после отчётного года — как первичку, подтверждающую движение денег.

💡 Нумерацию расходных ордеров программа ведёт сквозной за год вместе с приходными или раздельно — зависит от настройки. Если нумерация сбилась после переноса данных, не правьте номера вручную во всех документах: откройте Администрирование → Нумерация или воспользуйтесь групповой перенумерацией кассовых документов за период.

Почему РКО не проводится или печатается с ошибками

Частые сбои при оформлении расходного ордера и что с ними делать:

Отдельная частая ситуация — выдача под отчёт при незакрытом предыдущем авансе. Прямого запрета в программе нет, но по кассовой дисциплине сотруднику не выдают новый аванс, пока он не отчитался за предыдущий. Контролируйте это оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 71 перед выпиской ордера.

Частые вопросы