Выставление счёта на оплату в 1С: от создания до оплаты

Счёт на оплату создают в разделе Продажи → Счета покупателям кнопкой «Создать». В форме указывают покупателя, договор, список товаров или услуг, цену и ставку НДС — через минуту документ готов к печати и отправке. Счёт на оплату не делает бухгалтерских проводок: это коммерческое предложение с реквизитами для перечисления денег.

Один счёт удобно выставить вручную, десятки — формировать на основании заказов и отправлять пачкой. От подготовки реквизитов организации до контроля оплаты счёт проходит один и тот же маршрут, который легко поставить на поток.

Пути приведены для 1С:Бухгалтерии 3.0, интерфейс «Такси». В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Управление нашей фирмой логика та же, отличия указаны по месту.

Что подготовить до первого счёта

Чтобы счёт сразу печатался с печатью, подписью и верными реквизитами, один раз заполните карточку организации. Откройте Главное → Организации, выберите свою компанию.

Проверьте и заполните:

• 🏢 основные реквизиты: ИНН, КПП, адрес, ответственных лиц;
• 🏦 банковский счёт — ссылка «Банковские счета» в карточке. Если счетов несколько, пометьте один как основной: он подставится в счёт по умолчанию;
• 🖼️ логотип, факсимильную печать и подписи — ссылка «Логотип и печать». Загруженные изображения появятся в печатной форме;
• 🔢 префикс нумерации — чтобы номера счетов разных организаций не пересекались.

Нумерация счетов сквозная и ведётся автоматически. Вручную номер лучше не трогать: пропуски и дубли мешают потом искать документ по номеру. Дата счёта по умолчанию равна рабочей дате программы — если выставляете задним числом, поменяйте её в шапке до записи, иначе документ встанет в список не туда.

Создание счёта на оплату вручную

Самый частый сценарий — выставить счёт покупателю руками.

1. Откройте Продажи → Счета покупателям и нажмите «Создать».
2. В поле «Контрагент» выберите покупателя из справочника или заведите нового.
3. Укажите договор. Если его нет, 1С предложит создать договор с видом «С покупателем».
4. На вкладке «Товары и услуги» добавьте позиции кнопкой «Подбор» или «Добавить». Для каждой строки укажите количество и цену.
5. Проверьте ставку и порядок НДС — «в том числе» или «сверху». От этого зависит итоговая сумма.
6. При необходимости заполните «Срок оплаты» — он попадёт в печатную форму.
7. Запишите документ кнопкой «Записать», затем нажмите «Провести и закрыть».

Пример: одна позиция, 10 шт по 1 500 ₽. При НДС 20 % «сверху» получится товара на 15 000 ₽, налог 3 000 ₽, к оплате 18 000 ₽. Если выбрать «в том числе», итог останется 15 000 ₽, а налог 2 500 ₽ выделится внутри суммы.

Несколько приёмов, которые ускоряют заполнение:

• 📦 кнопка «Подбор» открывает справочник номенклатуры с остатками и ценами — можно набрать позиции списком, не выходя из формы;
• 🏷️ скидку задают либо вручную в колонке «%», либо подтягивают из условий договора, если они заданы;
• 💱 для расчётов в валюте счёт выставляют по договору в нужной валюте — курс подставится из справочника на дату документа;
• 📝 поле «Комментарий» и реквизит «Назначение платежа» помогают покупателю правильно оформить платёжку.

Отдельно стоит счёт на аванс (предоплату). По форме он ничем не отличается от обычного: вы так же перечисляете позиции и сумму. Разница лишь в договорённости — покупатель платит до отгрузки. Когда деньги придут, на основании счёта вводят поступление, а при отгрузке — реализацию и, если нужно, счёт-фактуру на аванс.

Счёт на основании заказа и других документов

Когда счёт — часть цепочки документов, вводить его с нуля не нужно.

В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:УНФ счёт на оплату создают на основании «Заказа клиента»: откройте заказ и выберите Создать на основании → Счёт на оплату. Все позиции, цены и скидки перенесутся автоматически. В УТ 11 заказ дополнительно умеет резервировать товар под оплату — счёт при этом лишь фиксирует сумму к перечислению, а резерв держит заказ.

Где искать счета в разных конфигурациях:

В 1С:Бухгалтерии 3.0 отдельного заказа покупателя в типовой поставке нет, поэтому цепочка выстраивается вокруг самого счёта. Из проведённого счёта кнопкой «Создать на основании» формируют:

• Реализация (акт, накладная) — когда товар отгружен или услуга оказана;
• Поступление на расчётный счёт — чтобы быстро отразить пришедшую оплату.

Ещё один приём для повторяющихся счетов — копирование. Встаньте на нужный счёт в списке и нажмите F9 или «Создать копированием». Меняете дату, период услуги, сумму — и новый счёт готов за секунды. Копия наследует и договор, и банковский счёт, и ставки НДС, поэтому проверять в ней нужно только то, что реально меняется от месяца к месяцу.

Настройка печатной формы: логотип, печать, QR-код

Печатную форму открывают кнопкой «Печать → Счёт на оплату» прямо из документа. Внешний вид управляется двумя вещами: данными карточки организации и настройками самой формы.

Из окна предварительного просмотра счёт можно не только распечатать, но и сохранить файлом — в PDF для отправки клиенту или в таблицу для правки. PDF предпочтительнее: он открывается одинаково на любом устройстве и его нельзя случайно изменить.

Чтобы на счёте появились логотип, печать и факсимиле подписей, достаточно загрузить их в разделе «Логотип и печать» карточки организации (см. первый раздел). После этого галочки показа печати и подписи включаются в окне печати перед выводом.

В актуальных релизах в печатную форму счёта можно добавить QR-код для оплаты: клиент наводит камеру банковского приложения и платит без ручного ввода реквизитов. Переключатель отображения QR-кода находится в самом окне печати.

Если стандартного оформления мало — нужен свой бланк с дополнительными полями, — печатную форму меняют через расширение конфигурации или механизм макетов печатных форм. Это задача для специалиста: типовой макет при этом остаётся нетронутым, а значит, переживёт обновление.

Отправка счёта покупателю и массовая рассылка

Один счёт отправляют прямо из документа: кнопка со значком конверта или Печать → Отправить по электронной почте. 1С сформирует письмо с вложением-PDF, останется проверить адрес и текст.

Для этого в программе должна быть настроена учётная запись почты: Администрирование → Органайзер → Настройка системной учётной записи. Без неё кнопка отправки работать не будет.

Текст письма и тему можно задать шаблоном, чтобы не набирать их каждый раз. Отправленные счета 1С запоминает, и при повторном открытии документа видно, уходило письмо или нет — удобно, когда клиент уверяет, что счёт не получал.

Когда счетов много, их отправляют группой:

1. В списке Продажи → Счета покупателям отметьте флажками нужные документы.
2. В командной панели списка выберите команду печати или отправки по почте (её состав зависит от релиза).
3. Для каждого счёта подтянется адрес из карточки контрагента — поэтому заранее заполните e-mail у покупателей.

Оплата счёта: связь с банком и платёжками

Счёт — только приглашение заплатить. Деньги проходят через банк, и 1С умеет связывать их со счётом.

Когда покупатель оплатил, оплата попадает в программу одним из способов:

• загрузкой банковской выписки из клиент-банка (обмен файлами) либо через прямой обмен с банком (технология DirectBank, если банк её поддерживает);
• документом «Поступление на расчётный счёт», введённым на основании счёта.

При разноске выписки 1С сопоставляет платёж с покупателем и договором по сумме и назначению. Если в платёжке указан номер счёта, сопоставление проходит точнее — поэтому номер счёта стоит выносить в назначение платежа.

Оплата приходит не всегда целиком. Если покупатель перечислил часть суммы, поступление отразит ровно эту сумму, а счёт в списке получит состояние «Оплачен частично». Остаток долга вы увидите по контрагенту в оборотно-сальдовой ведомости. Никакого ручного «закрытия» счёта делать не нужно — состояние пересчитывается само по мере поступления денег.

Для исходящих платежей картина обратная: по счёту поставщика вы формируете «Платёжное поручение» и выгружаете его в банк. Входящий счёт покупателя платёжку не порождает — её создаёт тот, кто платит.

Как отслеживать оплаченные и неоплаченные счета

Статус оплаты виден прямо в списке счетов. В колонке состояния документ показывает «Оплачен», «Оплачен частично» или «Не оплачен» — программа считает это по привязанным поступлениям.

Дополнительно у счёта есть собственный статус («В работе», «Оплачен», «Отменён»), который можно выставлять вручную и фильтровать по нему список.

Чтобы увидеть общую картину долгов, используйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62 «Расчёты с покупателями»: Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Дебетовое сальдо по контрагенту — это то, что покупатель ещё должен. Разверните отчёт по субконто «Договоры» или «Документы расчётов», чтобы понять, какой именно счёт остался неоплаченным.

Фильтр списка по сроку оплаты и статусу «Не оплачен» быстро покажет просрочку. По таким счетам удобно делать повторную рассылку-напоминание: отметьте просроченные документы флажками и отправьте письмами так же, как при первой рассылке.

Если нужен срез по менеджеру или по номенклатуре, стройте продажи и задолженность через отчёты раздела «Руководителю» и универсальные отчёты по регистрам. Для рутинного контроля оплат, как правило, хватает колонки состояния в списке и ОСВ по счёту 62.

Частые ошибки при выставлении счетов

Чаще всего счёт «не идёт» из-за мелочей в реквизитах и настройках. Вот что проверить в первую очередь.

Частые вопросы