Смета в 1С: как составить, рассчитать и проконтролировать

В типовой 1С:Бухгалтерии отдельного документа «Смета» нет. Чтобы сделать смету в 1С, выбирают один из трёх путей: специализированное решение (1С:Смета, 1С:Подрядчик, связка с ГРАНД-Сметой) — для строительных смет по нормативам; 1С:УНФ или Управление торговлей — для калькуляции стоимости работ и материалов под заказ; статьи затрат и бюджет — когда смету нужно спланировать, а потом сверить с фактом.

Отсюда и начинаются ошибки. Бухгалтер ищет кнопку «Создать смету » в Бухгалтерии предприятия, не находит и делает расчёт в Excel. А рядом в той же компании строительный отдел тянет смету по ФЕР в отдельной программе, и две таблицы живут независимо. Правильно сначала ответить на вопрос «какая смета и для чего», а уже потом составлять её в 1С.

Разберём по шагам: какой инструмент взять под вашу задачу, как настроить справочники, задать структуру работ, посчитать объёмы и цену, согласовать смету и проконтролировать отклонения.

Какой инструмент 1С выбрать под вашу смету

Смета — слово из разных миров. В строительстве это расценка объёмов по нормативам. В производстве — калькуляция себестоимости изделия. В услугах — расчёт стоимости заказа. 1С под каждый случай даёт свой механизм, и общего документа «Смета» на все конфигурации не существует.

Коротко, что где умеет:

• 🏗️ 1С:Смета, 1С:Подрядчик строительства, 1С:ERP УСО — полноценные строительные сметы: сборники расценок, коэффициенты, накладные расходы, сметная прибыль, формы КС-2 и КС-3.
• 🔗 ГРАНД-Смета, Smeta.ru — отдельные сметные программы, которые выгружают готовую смету в 1С для учёта и оплаты.
• 🧾 1С:УНФ, 1С:Управление торговлей — калькуляция заказа: перечень работ и материалов с ценами, себестоимость, цена для клиента.
• 📊 1С:Бухгалтерия — не составляет смету, но хранит статьи затрат и факт по ним; сюда удобно свести план из любой из программ выше и сравнить с фактическими расходами.

Дальше инструкция идёт по логике, общей для всех прикладных решений: справочники → структура сметы → объёмы → цена → согласование → контроль. Конкретные пункты меню зависят от вашей конфигурации, поэтому пути я называю только там, где уверен, а в остальных случаях описываю, что именно искать на экране.

Подготовка: справочники и статьи затрат

Смета опирается на справочники. Если заполнить их заранее, расчёт собирается из готовых строк, а не набивается руками каждый раз.

Что нужно подготовить:

1. Номенклатуру — материалы и виды работ, которые войдут в смету. Для работ заведите отдельную группу, чтобы они не смешивались с товарами.
2. Единицы измерения — м², м³, тонна, час, штука. Без корректных единиц объёмы и цены не сойдутся.
3. Цены — вид цен для сметы (плановая, прайсовая, закупочная). В УНФ и УТ цены хранятся в регистре и подтягиваются в документ автоматически.
4. Статьи затрат — по ним смета будет группироваться и сверяться с фактом. В 1С:Бухгалтерии справочник статей затрат лежит в разделе «Справочники», в группе, посвящённой доходам и расходам.
5. Контрагента и договор — если смета согласуется с заказчиком и станет основанием для актов.

Отдельно про статьи затрат. Они задают разрезы, по которым потом удобно смотреть и план, и факт: материалы, оплата труда, механизмы, накладные. Чем аккуратнее разнесёте строки сметы по статьям, тем точнее сработает контроль отклонений в конце.

Где составить смету и как задать структуру работ

Структура сметы — это разделы и внутри них строки. Разделы повторяют этапы или конструктивные элементы: земляные работы, фундамент, стены, отделка. Внутри раздела — конкретные работы и материалы с объёмами.

В зависимости от инструмента смета рождается по-разному:

• В специализированных строительных решениях есть документ сметы (локальная смета) с привязкой к объекту и к сборникам расценок. Строки добавляются из нормативной базы, разделы формируются внутри документа.
• В 1С:УНФ роль сметы обычно играет заказ покупателя или заказ-наряд: в табличной части перечисляете работы и материалы, система считает сумму и себестоимость.
• В 1С:Управление торговлей состав работ и материалов вносится в заказ клиента ; цены берутся из назначенного вида цен.
• В 1С:Бухгалтерии структурированной сметы нет — здесь хранят только план по статьям затрат, если он нужен для контроля.

Чтобы найти нужный документ, не угадывайте название. Откройте раздел, отвечающий за продажи или заказы (в УНФ и УТ это раздел заказов клиентов), и создайте новый заказ — именно он станет основой сметы. В строительных конфигурациях ищите раздел с объектами строительства и локальными сметами.

Практичный приём: собирайте смету иерархией. Сначала заведите разделы (этапы), потом наполняйте их строками. Так смету легко свернуть до итогов по разделам для заказчика и развернуть до каждой позиции для прораба.

Как посчитать объёмы работ и расход материалов

Объёмы — это количество в каждой строке. В строке работы стоит объём работ (например, 240 м² кладки), в строке материала — расход на этот объём.

Два способа связать работы и материалы:

• Вручную — заносите и работу, и материалы к ней отдельными строками. Подходит для небольших смет.
• По норме расхода — если в номенклатуре у работы задана спецификация (сколько материала идёт на единицу), система сама рассчитает потребность. Этот механизм есть в производственных и строительных конфигурациях.

Пример расчёта расхода. Нужно оштукатурить 240 м² стен, норма расхода смеси — 12 кг на 1 м²:

Объём работ:       240 м²
Норма расхода:     12 кг/м²
Потребность смеси: 240 × 12 = 2 880 кг = 2,88 т

Эти 2,88 тонны и встают в смету как материал. Если смета ведётся по спецификациям, число пересчитывается автоматически при изменении объёма работ.

Отдельно закладывайте запас на отходы и бой. Для сыпучих и штучных материалов обычно добавляют ориентировочно 5–10% сверх расчёта — точный процент берут из технологических норм или регламента компании.

Ценообразование: цены, коэффициенты и итог сметы

Когда объёмы внесены, смета получает цену. Источник цены зависит от инструмента: в УНФ и УТ она подставляется из вида цен, в строительных решениях — из расценок сборника с коэффициентами.

Из чего складывается итоговая стоимость:

В заказах УНФ и УТ накрутку обычно задают наценкой к себестоимости или отдельным видом цены «для клиента». В строительных сметах применяют коэффициенты к расценкам и отдельные нормативы накладных и прибыли.

Пример простой калькуляции заказа:

Материалы:          180 000 ₽
Работы:             120 000 ₽
Прямые затраты:     300 000 ₽
Накладные (15%):     45 000 ₽
Прибыль (10%):       34 500 ₽
Итого без НДС:      379 500 ₽
НДС 20%:             75 900 ₽
Итого с НДС:        455 400 ₽

Числа здесь — ориентир для понимания логики, у вас будут свои ставки накладных и прибыли из регламента или из условий договора.

Зафиксируйте версию сметы перед отправкой заказчику. Дальше по этой версии пойдут согласование и акты, и любые правки объёмов должны оформляться как новая редакция, а не перезаписью старой.

Согласование сметы и контроль лимитов затрат

Готовую смету согласуют: внутри компании (сметчик → руководитель проекта → финансовая служба) и с заказчиком. Пока смета не утверждена, она черновик и основанием для закупок и актов быть не должна.

Как отражается согласование в 1С:

• 📝 Статусы документа — в заказах УНФ и УТ у документа есть статус: в работе, согласован, закрыт. Статус не даёт пустить в дело неутверждённую смету.
• 🔒 Запрет редактирования — после утверждения смету защищают от правок: либо статусом, либо правами, чтобы цифры не поплыли задним числом.
• 📨 Маршрут согласования — в конфигурациях с документооборотом смету пускают по маршруту с визами ответственных.

Контроль лимитов — это проверка, что фактические расходы по проекту не выходят за утверждённую смету. Механизм зависит от конфигурации:

• В решениях с подсистемой бюджетирования (УТ 11, Комплексная автоматизация, ERP) лимит задаётся бюджетом по статьям, и система предупреждает при превышении.
• В 1С:Бухгалтерии жёсткого контроля лимитов нет — сравнение план-факт делают отчётом вручную.

Контроль исполнения: отклонения план-факт и отчёты

Смета живёт, пока по ней идёт работа. Главная её функция после утверждения — служить планом, с которым сверяют факт. Так видно, где проект выходит за бюджет, пока ещё можно вмешаться.

Как сверить план и факт:

1. План — суммы из утверждённой сметы, разнесённые по статьям затрат и по проекту.
2. Факт — реальные расходы: поступления материалов, начисленная зарплата, услуги подрядчиков, проведённые в учёте.
3. Отклонение — разница план минус факт по каждой статье в деньгах и в процентах.

Для факта в 1С:Бухгалтерии берут отчёты по затратам в разрезе статей и подразделений. В конфигурациях с бюджетированием отклонения показывает отдельный отчёт план-факт, где смета заведена как бюджет.

На что смотреть в анализе:

• 🔺 статьи с перерасходом — где факт обогнал план и почему;
• 🔻 статьи с экономией — не ошибка ли это в смете или незакрытые работы;
• 📅 динамику — растёт перерасход от этапа к этапу или это разовый скачок.

Итог простой. Смета в 1С — не одна кнопка, а связка «инструмент под задачу → справочники → структура → объёмы → цена → согласование → контроль». Выберите решение под свой тип сметы, настройте справочники один раз — и дальше каждая новая смета собирается из готовых строк за минуты.

Частые вопросы