Списание товаров в 1С 8.3: от проверки остатков до проводок

Списание товаров в 1С 8.3 (Бухгалтерия 3.0) оформляют документом Склад → Инвентаризация → Списание товаров. Он снимает товар с учёта и делает проводку в дебет счёта 94. Куда дальше уйдёт эта стоимость — на расходы, на виновное лицо или в убыток — зависит от причины списания, и это уже второй шаг.

Ниже — как проверить, что товар действительно есть в базе, каким документом списать порчу, бой, брак или недостачу по инвентаризации, какие счета и статьи затрат подставить и как потом свериться по отчётам. Разберём и спорный момент с НДС, из-за которого чаще всего получают претензии на проверке.

Проверяем остатки перед списанием

Списать можно только то, что числится на складе в учёте. Если по факту товара нет, а в базе он есть (или наоборот), документ спишет не ту сумму и не то количество.

Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту учёта товаров: Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, счёт 41.01. Включите в настройках группировку по номенклатуре и складам — так вы увидите остаток именно по той позиции и тому складу, с которого планируете списывать.

Что стоит сверить до списания:

• 📦 количество — хватает ли остатка на выбранном складе;
• 💰 стоимость — по какой себестоимости товар числится (её 1С подставит автоматически при проведении);
• 🏬 склад — тот ли, на котором фактически лежал товар;
• 📅 дату — она должна попадать в незакрытый период.

Если по позиции отрицательный остаток или нули, сначала разберитесь с приходом и перепроведите документы за месяц (Операции → Закрытие месяца → Перепроведение документов). Списывать «в минус» нельзя — программа либо не проведёт документ, либо сформирует некорректную себестоимость.

Каким документом оформить списание

В Бухгалтерии 3.0 для товаров есть специализированный документ — «Списание товаров». Он и закрывает большинство ситуаций: порча, бой, истечение срока годности, выявленная недостача.

Не путайте списание товаров со списанием материалов. Товары — это счёт 41, материалы — счёт 10, и документы у них разные. Если номенклатура ошибочно заведена как «Материал», документ «Списание товаров» её не подхватит.

Создать документ можно двумя путями:

1. Напрямую: Склад → Инвентаризация → Списание товаров → Создать.
2. На основании инвентаризации: открыть проведённый документ Инвентаризация товаров, нажать Создать на основании → Списание товаров. Тогда табличная часть заполнится недостачами автоматически.

Второй вариант предпочтителен, когда списание — результат ревизии: сохраняется связь документов и не нужно вручную переносить позиции.

Создаём документ списания по шагам

Шаг 1. Шапка документа

Укажите:

• дату — день, которым проводится списание;
• склад — с которого уходит товар;
• документ-основание (поле появляется, если создавали на основании инвентаризации).

Шаг 2. Табличная часть

Заполните номенклатуру одним из способов:

• кнопка Добавить — построчно;
• кнопка Заполнить → Заполнить по остаткам — подтянет весь остаток по складу (удобно, когда списывается всё);
• автоматически из инвентаризации, если документ создан на её основании.

Количество укажите фактическое к списанию. Сумму и счёт учёта программа подставит при проведении сама — вручную их трогать не нужно, иначе себестоимость разойдётся с данными склада.

Шаг 3. Проведение

Нажмите Провести. Документ сформирует проводку в дебет счёта 94. Проверьте движения кнопкой Дт/Кт — об этом ниже.

Счета учёта и статьи затрат: куда отнести стоимость

Сам документ «Списание товаров» делает только одну проводку:

Дт 94 Кт 41 — товар снят с учёта, стоимость собрана на счёте 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Счёт 94 — транзитный. На нём стоимость не должна оставаться на конец периода: её нужно отнести на конкретный источник покрытия. Это второй шаг, и делается он вручную — документом Операции → Операции, введённые вручную, либо бухгалтерской справкой. Выбор зависит от причины и от того, есть ли виновное лицо.

При закрытии счёта 94 на счёт 91.02 в проводке нужно выбрать статью прочих доходов и расходов — создайте или подберите статью с видом «Списание стоимости прочего имущества» (в разных релизах формулировка близкая). Если относите потери на счёт 44 или 26, там подставляется статья затрат.

Для налога на прибыль важно, попадают ли потери в расходы. Недостача в пределах норм естественной убыли учитывается как материальные расходы. Недостача сверх норм при отсутствии виновных уменьшает прибыль только при документальном подтверждении от уполномоченного госоргана (ст. 265 НК РФ). Поэтому при оформлении проводки на 91.02 следите, чтобы статья расходов была помечена как не принимаемая к налоговому учёту, если подтверждающего документа нет.

Документы-основания: без них проводка повиснет в воздухе

Проводки в 1С — это отражение факта, а сам факт списания нужно подтвердить первичными документами. Без них расход не признает ни аудитор, ни налоговая.

Минимальный комплект:

1. Приказ руководителя о списании и о создании комиссии. Комиссия осматривает товар и фиксирует непригодность.
2. Акт о списании товаров. Можно применять унифицированную форму ТОРГ-16 либо свою форму, утверждённую в учётной политике. В акте — наименование, количество, себестоимость, причина списания.
3. Документ-основание причины: для просрочки — данные о сроке годности, для боя — акт порчи, для недостачи — результаты инвентаризации (сличительная ведомость).

Акт и приказ 1С автоматически не формирует, их готовят отдельно и хранят вместе с документом списания. В самом документе «Списание товаров» можно указать реквизиты акта в комментарии, чтобы связь не потерялась.

Нормы естественной убыли

Для продуктов, сыпучих и других товаров, которые усыхают, испаряются или крошатся, действуют нормы естественной убыли, утверждённые по отраслям. Потери в пределах нормы списываются на расходы на продажу (счёт 44) и уменьшают налог на прибыль как материальные расходы. Всё, что сверх нормы, — это уже недостача со всеми последствиями: либо виновное лицо, либо прочий расход без учёта в налоге (при отсутствии подтверждения).

Если по вашему товару норм естественной убыли нет, вся выявленная недостача считается сверхнормативной.

НДС при списании товара: восстанавливать или нет

Это самый спорный пункт, из-за которого на проверках доначисляют налог.

Налоговый кодекс не содержит прямой нормы, обязывающей восстанавливать НДС, ранее принятый к вычету, при списании товара из-за порчи, недостачи или просрочки. Высший Арбитражный Суд подтвердил это ещё в решении от 19.05.2011 № 3943/11, а налоговая служба согласилась с судебной практикой письмом ФНС от 21.05.2015 № ГД-4-3/8627@.

На практике это значит:

• 💡 по общему правилу восстанавливать НДС при списании испорченного или недостающего товара не требуется;
• ⚠️ инспекция на местах иногда всё же настаивает на восстановлении — тогда позицию, скорее всего, придётся отстаивать, опираясь на судебную практику.

В самом документе «Списание товаров» проводок по НДС нет. Если вы приняли решение восстановить налог (например, чтобы избежать спора), это делается отдельной операцией — добавлением записи в книгу продаж через Операции → Регламентные операции НДС или ручной проводкой Дт 91.02 Кт 68.02.

Проверяем результат по отчётам

После проведения убедитесь, что проводки корректны и счёт 94 закрыт.

Проводки документа. Откройте документ списания, нажмите Дт/Кт. Должна быть одна строка — Дт 94 Кт 41 на себестоимость товара. Если суммы нет или она нулевая — себестоимость за месяц ещё не рассчитана.

Остаток по счёту 41. Через Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, счёт 41.01: остаток по списанной позиции должен уменьшиться ровно на списанное количество и сумму.

Закрытие счёта 94. Та же оборотно-сальдовая ведомость, но по счёту 94: на конец периода сальдо должно быть нулевым. Если на 94 «висит» остаток — вы сделали первую проводку (Дт 94 Кт 41), но не отнесли стоимость на расходы или на виновного.

Частые ошибки при списании товаров

Эти ситуации всплывают чаще всего и приводят либо к неверным суммам, либо к зависанию остатка на счёте 94.

• 🔸 Товар заведён как материал. Документ «Списание товаров» работает со счётом 41. Если позиция ошибочно отнесена к материалам (счёт 10), списывайте требованием-накладной или сначала исправьте вид номенклатуры.
• 🔸 Нулевая сумма в проводке. Себестоимость за месяц не рассчитана. Выполните Закрытие месяца до проведения списания или перепроведите документ после расчёта.
• 🔸 Остаток завис на счёте 94. Сделана только проводка Дт 94 Кт 41. Нужно вторым шагом закрыть 94 на 91.02, 44 или 73.02 в зависимости от причины.
• 🔸 Списание «в минус». На складе нет остатка выбранной позиции. Проверьте приход и перепроведите документы за период.
• 🔸 Потери сверх норм без документа попали в налоговые расходы. Без подтверждения от госоргана такая недостача не уменьшает налог на прибыль — статью расхода нужно пометить как не принимаемую к НУ.