Как провести списание ТМЦ в 1С:Бухгалтерии 3.0

Документ для списания зависит от причины. Материалы в производство и на хозяйственные нужды списывают документом Требование-накладная, а порчу, бой и недостачу товаров — документом Списание товаров через счёт 94. Оба лежат в разделе Склад, проводки формируются автоматически при проведении.

Ниже — как выбрать правильный документ под каждую ситуацию, какие счета и статьи затрат подставить, как оформить недостачу после инвентаризации и что делать с входным НДС. Пути указаны для 1С:Бухгалтерии 3.0 (интерфейс «Такси»); в типовой конфигурации они стабильны.

Какой документ выбрать под причину списания

Главная ошибка — пытаться всё списать одним документом. В 1С под каждую причину свой объект, и от выбора зависят и счёт, и движения по регистрам.

• 📦 Материалы в производство или на расходы — Требование-накладная. Списывает со счёта 10 на 20, 25, 26 или 44.
• 🧯 Порча, бой, недостача товаров и материалов — Списание товаров. Относит стоимость на счёт 94.
• 📋 Недостача по итогам пересчёта — Инвентаризация товаров, а на её основании — Списание товаров.
• 🏭 Передача в эксплуатацию спецодежды и инвентаря — Передача материалов в эксплуатацию (раздел Склад).

Чтобы не держать это в голове, воспользуйтесь подсказкой ниже.

Списание материалов требованием-накладной

Это самый частый сценарий: материалы со счёта 10 уходят в затраты.

1. Откройте Склад → Требования-накладные (в версиях с производственным функционалом документ дублируется в разделе Производство).
2. Нажмите Создать, укажите склад и дату.
3. На закладке Материалы подберите номенклатуру и количество.
4. Перейдите на закладку Счёт затрат и укажите, куда относить расход: счёт (20.01, 25, 26, 44.01), подразделение, номенклатурную группу и Статью затрат.

После проведения сформируется проводка:

Сумма списания считается по способу оценки запасов из учётной политики — По средней или ФИФО (Главное → Учётная политика). Поменять способ оценки задним числом после закрытия периода нельзя — это приведёт к расхождению себестоимости. При способе «По средней» 1С берёт среднюю за месяц только после закрытия месяца, поэтому до регламентных операций суммы в проводках предварительные и могут скорректироваться.

Если материалы списываются на выпуск продукции , вместо отдельного требования удобнее указывать их прямо в документе Отчёт производства за смену — тогда расход и выпуск оформляются одним документом, а номенклатурная группа подтянется автоматически.

Списание товаров при порче и браке

Когда товар нельзя продать — он испорчен, разбит, вышел срок годности — применяйте документ Списание товаров (Склад → Списание товаров).

1. Нажмите Создать, укажите склад.
2. Если списываете по результатам пересчёта, выберите документ-основание Инвентаризация товаров — табличная часть заполнится автоматически. Если списываете разово, подберите номенклатуру вручную.
3. Проверьте количество и суммы, проведите.

Документ сформирует:

Счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — транзитный. Он не должен висеть с остатком на конец месяца: сумму с него обязательно переносят дальше в зависимости от того, есть виновное лицо или нет. Это делают отдельной операцией.

Куда девать сумму со счёта 94

Второй шаг оформляют документом Операция, введённая вручную (Операции → Операции, введённые вручную):

• Виновных нет, порча в пределах норм естественной убыли — Дт 20 (44) Кт 94, стоимость уходит в затраты.
• Виновных нет, сверх норм или нормы не установлены — Дт 91.02 Кт 94, прочие расходы. В налоговом учёте такой расход признают только при документальном подтверждении отсутствия виновных.
• Виновное лицо установлено — Дт 73.02 Кт 94, сумма переходит в расчёты по возмещению ущерба.

Счета учёта и статьи затрат: как не ошибиться

От счёта затрат зависит, в какую строку отчётности и в какую декларацию попадёт расход. Разберём, что подставлять.

Счёт затрат выбирают по назначению:

• 20.01 — прямые расходы основного производства;
• 25, 26 — косвенные (общепроизводственные и общехозяйственные);
• 44.01 — расходы на продажу в торговле;
• 91.02 — прочие расходы (списание без связи с производством).

Статья затрат — это аналитика к счёту. У каждой статьи задан Вид расхода для целей налога на прибыль (материальные расходы, оплата труда, прочие и т. д.). Справочник открывается: Справочники → Доходы и расходы → Статьи затрат.

Частая путаница: для торговли расходы на продажу — это счёт 44.01, а не 26. А материалы на упаковку и предпродажную подготовку — тоже 44, а не прямая себестоимость.

Недостачи и излишки по итогам инвентаризации

Инвентаризация в 1С — это три документа, идущие по цепочке.

1. Инвентаризация товаров (Склад → Инвентаризация товаров). Заполняете По остаткам на складе — программа подтянет учётное количество. В колонку Количество вносите фактические данные пересчёта. Программа сама посчитает отклонение в колонках Отклонение.
2. Из проведённой инвентаризации по кнопке Создать на основании формируете:
   • Списание товаров — на выявленную недостачу (факт меньше учёта);
   • Оприходование товаров — на излишки (факт больше учёта).

Сам документ Инвентаризация товаров проводок не делает — он только фиксирует расхождение и печатает ИНВ-3 и сличительную ведомость ИНВ-19. Движения создают уже списание и оприходование.

Излишки приходуют проводкой Дт 41 (10) Кт 91.01 по рыночной стоимости — и в бухгалтерском, и в налоговом учёте это прочий доход.

По недостаче дальше действует та же развилка со счётом 94, что описана выше: нормы естественной убыли — на затраты, виновник — на 73.02, иначе — на 91.02.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании

Короткий ответ: по товарам, списанным из-за порчи, боя или недостачи, восстанавливать входной НДС не требуется.

Перечень случаев, когда НДС подлежит восстановлению, приведён в п. 3 ст. 170 НК РФ и является закрытым. Списание имущества по причинам, не связанным с реализацией (порча, недостача, брак), в этом перечне не поименовано. Эту позицию подтверждает и арбитражная практика.

Поэтому в типовой ситуации:

• входной НДС, ранее принятый к вычету, не восстанавливаете;
• документ Восстановление НДС по такому списанию не создаёте.

Если же вы по осторожности всё-таки решили восстановить налог (такую позицию в отдельных письмах занимал Минфин), это делается документом Восстановление НДС в разделе Операции → Регламентные операции НДС. Но помните: восстановленный таким образом НДС в расходы по налогу на прибыль безопаснее не включать.

Отчёты для контроля остатков после списания

После проведения документов проверьте, что остатки и счёт 94 закрылись корректно.

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) для счетов 10 и 41 — покажет остаток номенклатуры в количестве и сумме после списания.
• ОСВ по счёту 94 — на конец месяца остатка быть не должно. Если сальдо висит — вы забыли перенести сумму на затраты, 91.02 или 73.02.
• Карточка счёта по конкретной номенклатуре — развернёт все движения построчно, если не сходится количество.
• Отчёт Остатки товаров (Склад) — оперативная сверка «что физически есть» перед следующей инвентаризацией.

Если после списания по складу ушло в минус — проверьте последовательность проведения документов: поступление должно быть проведено раньше списания той же датой. Групповое перепроведение запускается через Операции → Закрытие месяца → ссылка Перепровести документы.

Типичные ошибки при списании ТМЦ

Эти промахи чаще других всплывают при проверке и при закрытии года.

• 🧾 Нет документа-обоснования. В 1С проводка сформируется и без бумаги, но для налоговой нужен акт: порча — ТОРГ-16, расход материалов — акт на списание, недостача — сличительная ведомость и решение по итогам инвентаризации. Без них расход снимут.
• 🔀 Товар списан как материал (и наоборот). То, что покупали для перепродажи, лежит на 41; то, что для производства и нужд, — на 10. Списание не с того счёта искажает себестоимость и валовую прибыль.
• 📑 Статья затрат с неверным видом расхода. Если у статьи стоит не тот Вид расхода, сумма уйдёт не в ту строку декларации по налогу на прибыль. Проверяйте вид расхода при заведении новой статьи, а не только название.
• ⏳ Остаток на счёте 94 на конец месяца. Признак того, что потери зафиксированы, но не отнесены на расходы или на виновного. Финансовый результат месяца занижен или завышен.
• 📉 Списание раньше поступления. Если документ прихода проведён позже или той же датой, но после, остаток уходит в минус, а себестоимость считается некорректно. Лечится перепроведением последовательности.

Перед массовым списанием пройдитесь по короткому чек-листу — это снимает большую часть замечаний.