ТОРГ-12 из 1С без возвратов от покупателя: справочники, документ, печать и ЭДО

Товарная накладная (ТН, форма ТОРГ-12) в 1С отдельным документом не создаётся. Её печатают из документа реализации: в 1С:Бухгалтерии 3.0 это Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), кнопка «Реализация» → «Товары (накладная, УПД)», затем «Печать» → «Товарная накладная (ТОРГ-12)».

Покупатель возвращает накладную из-за пустого грузополучателя, неверного КПП или единицы «шт» без кода ОКЕИ. Почти все такие возвраты — следствие незаполненных справочников, а не самого документа. Поэтому порядок такой: сначала карточки, потом документ, потом печать.

Что такое товарная накладная ТОРГ-12 и как она связана с документами 1С

ТОРГ-12 — первичный документ, которым продавец оформляет передачу товара покупателю. Форму утвердил Госкомстат ещё в 1998 году. С 2013 года унифицированные формы не обязательны: по статье 9 закона № 402-ФЗ компания может применять свою форму, если в ней есть все обязательные реквизиты. На практике ТОРГ-12 по-прежнему самый привычный вариант, и 1С печатает её «из коробки».

В 1С важно различать документ и печатную форму:

• 📄 документ «Реализация (акт, накладная, УПД)» — делает движения: списывает товар, начисляет выручку и НДС;
• 🖨️ печатная форма ТОРГ-12 — только отображение данных документа на бумаге или в PDF;
• 🧾 счёт-фактура — отдельный документ, создаётся по ссылке внизу формы реализации;
• 📦 УПД — альтернатива паре «ТОРГ-12 + счёт-фактура», печатается из того же документа.

Где оформлять ТН в разных конфигурациях

Дальше инструкция идёт по 1С:Бухгалтерии 3.0 — у неё самая массовая аудитория. Логика в УТ 11 та же, отличаются названия реквизитов и наличие складских схем.

Подготовка к созданию товарной накладной: какие справочники проверить

Пять минут на проверку справочников избавляют от перепечатки накладных пачкой. Открывайте каждую карточку и смотрите поля, которые попадут в ТОРГ-12.

Организация

Главное → Организации → карточка вашей фирмы:

• 🏢 полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес;
• 🏦 основной банковский счёт — его реквизиты печатаются в строке поставщика;
• ✍️ ссылка «Подписи»: руководитель, главный бухгалтер, ответственный за отпуск груза. Без них строки подписей в накладной останутся пустыми;
• 🖼️ раздел с логотипом и печатью — если нужно печатать факсимиле подписей и печати.

Контрагент и договор

Справочники → Контрагенты:

• ИНН и КПП покупателя. Для обособленного подразделения КПП свой, не головной;
• юридический и фактический адрес — фактический подставляется как адрес грузополучателя;
• договор с видом «С покупателем». Его название и номер уходят в строку «Основание» накладной.

Номенклатура и склад

Справочники → Номенклатура:

• 📏 единица измерения из классификатора ОКЕИ (шт — 796, кг — 166, м — 006). Единицу, созданную вручную без кода, покупатель вправе не принять;
• 💰 ставка НДС по умолчанию;
• 🏷️ вид номенклатуры «Товары» — от него зависит счёт учёта 41.01.

Склад (Справочники → Склады) нужен один или несколько — смотря как вы ведёте учёт. Если складской учёт по местам хранения не включён, документ всё равно попросит склад.

Пошагово: как создать товарную накладную в 1С:Бухгалтерии

Шаг 1. Откройте список реализаций

Перейдите в Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Нажмите «Реализация» и выберите «Товары (накладная, УПД)». Этот вариант сразу настраивает форму под отгрузку товаров.

Шаг 2. Заполните шапку

1. Дата — день фактической отгрузки, а не день оплаты или выставления счёта.
2. Организация — если в базе несколько юрлиц.
3. Контрагент — выберите покупателя, договор подставится автоматически, если он один.
4. Склад — откуда списывается товар.
5. Расчёты — проверьте счета расчётов (62.01 и 62.02 для аванса). Обычно программа ставит их сама.

Шаг 3. Заполните табличную часть «Товары»

Добавляйте строки кнопкой «Добавить» или через «Подбор» — второй вариант удобнее: видно остатки на складе и можно набрать сразу десяток позиций.

В каждой строке:

• номенклатура и количество;
• цена — без НДС или с ним, в зависимости от флажка «Цена включает НДС» в настройке цен документа;
• ставка НДС — подставится из карточки, проверьте для льготных товаров (10%);
• счета учёта — заполняются автоматически по правилам из Справочники → Счета учета номенклатуры.

Шаг 4. Укажите грузоотправителя и грузополучателя

Если товар везут не на юридический адрес покупателя, заполните грузополучателя явно. Когда поле пустое, в ТОРГ-12 подставляются данные покупателя. Для отгрузки в магазин сети или на склад дочерней компании это ошибка, из-за которой накладную вернут.

Шаг 5. Проведите документ

Нажмите «Провести». Чтобы посмотреть, что сформировалось, нажмите кнопку «Показать проводки и другие движения документа» (значок Дт/Кт).

Пример. Отгрузили 100 шт по 1 200 ₽ с НДС 20%. Выручка — 120 000 ₽, НДС — 120 000 × 20 / 120 = 20 000 ₽. При себестоимости 700 ₽ за штуку списание составит 70 000 ₽, валовая прибыль — 120 000 − 20 000 − 70 000 = 30 000 ₽.

Шаг 6. Зарегистрируйте счёт-фактуру

Внизу формы — ссылка «Выписать счёт-фактуру». Нажмите её, если работаете с НДС и печатаете ТОРГ-12 (а не УПД). Счёт-фактура выписывается не позже пяти календарных дней со дня отгрузки — это требование НК РФ.

Реквизиты ТОРГ-12: какие поля откуда берутся и где ошибаются

Накладная собирается из данных документа и справочников. Если в печатной форме что-то не так, исправлять нужно источник, а не саму форму.

Чтобы номера накладных у нескольких организаций не пересекались, задайте префикс в карточке каждой организации. Тогда номер получит вид, например, БП00-000123 и ТД00-000123.

Печать ТН и отправка покупателю: бумага, PDF и ЭДО

Печать

1. В документе нажмите «Печать».
2. Выберите «Товарная накладная (ТОРГ-12)». Если нужен счёт-фактура вместе с накладной — отметьте и его, или печатайте УПД со статусом «1» вместо двух форм.
3. В окне предпросмотра укажите число копий. Обычно печатают два экземпляра: один остаётся у вас, второй уходит с товаром.
4. Флажок «Подпись и печать» в окне печати выводит факсимиле — это допустимо только для пересылки скана, а не для бумажного оригинала.

Из предпросмотра можно сохранить файл кнопкой «Сохранить» в PDF или Excel и отправить кнопкой «Отправить» по почте, если в базе настроена учётная запись.

ЭДО

Если с покупателем подключён электронный документооборот, бумага не нужна. В форме документа реализации есть команда ЭДО: она формирует электронный документ, подписывает его и отправляет через оператора. Вместо ТОРГ-12 в электронном виде чаще отправляют УПД — один файл заменяет накладную и счёт-фактуру.

После того как покупатель подпишет документ, в 1С виден статус обмена. Бумажный экземпляр в этом случае не печатают — юридическую силу имеет электронный.

Как ускорить работу с накладными: основания, групповая печать, свои формы

Когда отгрузок десятки в день, вручную набирать каждую реализацию слишком долго. Есть несколько способов сократить время.

• 🔁 Создание на основании. Откройте счёт покупателю, нажмите «Создать на основании» → реализацию. Товары, цены, договор и контрагент перенесутся. Остаётся проверить дату и склад.
• 📋 Копирование. Для постоянных покупателей с одним и тем же набором товаров скопируйте прошлую реализацию (F9) и поменяйте количество.
• 🖨️ Групповая печать. В списке реализаций выделите несколько документов с зажатым Ctrl и нажмите «Печать» — ТОРГ-12 сформируется на все сразу одним окном.
• 🧩 Своя печатная форма. Если покупатель просит дополнительную колонку — артикул, штрихкод, номер заказа, — не правьте типовую конфигурацию . Подключите внешнюю печатную форму через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки или измените макет в разделе «Макеты печатных форм» там же.
• 🔗 Интеграции. Заказы с сайта или маркетплейса загружают в 1С обменом, а реализацию создают на их основании. Так накладная получает те же цены и количество, что и в заказе.

Ошибки при оформлении ТН в 1С и как их устранить

Ещё одна ошибка не видна при проведении: дата накладной не совпадает с фактической отгрузкой. Если товар уехал 31-го, а документ создали 1-го числа следующего месяца, выручка и НДС попадут в другой период. Для конца квартала это прямой риск при проверке.

Частые вопросы о ТН в 1С