Как выписать и настроить универсальный передаточный документ в 1С

УПД в 1С выписывается не отдельным документом, а из обычной Реализации (акты, накладные, УПД) в разделе Продажи: создаёте реализацию, при необходимости регистрируете счёт-фактуру и печатаете форму через Печать → Универсальный передаточный документ (УПД). Статус 1 или 2 программа подставит сама — по тому, выставлен счёт-фактура или нет.

Ниже — как подготовить базу, выписать УПД со статусом 1 и 2, вывести на печать логотип и печать организации, оформить исправление и корректировку, а также отправить электронный УПД контрагенту.

Что такое УПД и когда он заменяет накладную со счётом-фактурой

УПД — это один бланк, который объединяет первичный документ (товарную накладную или акт) и счёт-фактуру. Форма рекомендована письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ и применяется добровольно: можно работать и раздельными документами.

Весь смысл — в признаке статуса в левом верхнем углу формы:

• 🧾 Статус 1 — УПД работает и как первичка, и как счёт-фактура сразу. Отдельный счёт-фактуру выставлять не нужно. Подходит плательщикам НДС.
• 📦 Статус 2 — УПД только первичный документ (накладная или акт), без функции счёта-фактуры. Его применяют на УСН и в других случаях, когда НДС не предъявляется.

Статус определяет не оформитель вручную, а наличие счёта-фактуры: есть зарегистрированный счёт-фактура — печатается статус 1, нет — статус 2. Поэтому «переключение» статуса в 1С сводится к тому, выписали вы счёт-фактуру к реализации или нет.

Обязательные реквизиты у обеих частей свои: как у первички по статье 9 закона № 402-ФЗ и как у счёта-фактуры по статье 169 НК РФ. 1С заполняет их из карточек организации, контрагента и договора — поэтому важна аккуратность справочников.

УПД закрывает сразу несколько ситуаций: отгрузку товара (вместо ТОРГ-12), сдачу работ и услуг (вместо акта), передачу имущественных прав. То есть один бланк работает и в торговле, и у исполнителя услуг. Счёт-фактуру при статусе 1 внутри формы не выделяют отдельной бумагой — его реквизиты встроены в ту же таблицу и подписные строки, и покупатель регистрирует этот УПД в книге покупок как счёт-фактуру.

Что настроить в базе перед первой выпиской

Отдельного переключателя «включить УПД» в 1С:Бухгалтерии 3.0 нет — форма доступна в любой реализации. Но чтобы УПД печатался с корректными реквизитами и нужным статусом, проверьте несколько настроек.

• ⚙️ Система налогообложения. Главное → Налоги и отчёты → Система налогообложения. На ОСНО доступен счёт-фактура и, значит, статус 1. На УСН счёт-фактура по умолчанию не формируется — реализация печатается статусом 2.
• 🏢 Карточка организации . Главное → Организации: заполните полное наименование, ИНН, КПП, адрес, банковские реквизиты, ответственных лиц (Подписи). Эти данные уходят в шапку и подписные строки УПД.
• 👤 Контрагент и договор. В карточке покупателя должны быть ИНН/КПП и актуальный адрес, в договоре — вид «С покупателем». Пустой КПП или адрес → счёт-фактура (а с ним статус 1) сформируется с ошибкой.
• 📐 Ставки НДС в номенклатуре. В карточках товаров и услуг задайте ставку (20%, 10% или «Без НДС»). Иначе суммы НДС в табличной части УПД встанут неверно.

Как выписать УПД в 1С:Бухгалтерии: пошагово

Порядок одинаков для товаров и услуг — отличается только вид создаваемой реализации.

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и нажмите Реализация. Выберите вид: Товары (накладная, УПД) для поставки товара или Услуги (акт, УПД) для работ и услуг.
2. Укажите контрагента, договор и склад. Проверьте, что подставилась ваша организация (если в базе их несколько).
3. Заполните табличную часть: номенклатуру, количество, цену. НДС и сумма посчитаются по ставке из карточки товара. Пример: 10 единиц по 10 000 ₽ — это 100 000 ₽ без НДС, НДС 20% составит 20 000 ₽, всего к оплате 120 000 ₽.
4. Проведите документ кнопкой Провести. На этом шаге формируются проводки реализации и движения по регистрам НДС.
5. Для статуса 1 зарегистрируйте счёт-фактуру: внизу формы по ссылке Счёт-фактура нажмите Выписать счёт-фактуру. Номер и дата подставятся автоматически.
6. Нажмите Печать в командной панели и выберите Универсальный передаточный документ (УПД). Программа выведет форму с уже проставленным статусом.
7. Проверьте печатную форму: статус в левом верхнем углу, суммы, НДС, подписи. Распечатайте или сохраните в PDF.

Проводки, которые сформирует реализация

УПД — это форма печати, проводки делает сам документ реализации:

Счёт-фактура отдельных бухгалтерских проводок не создаёт — он попадает только в книгу продаж .

Статус 1 и статус 2: какой выбрать и как переключить

Выбор зависит от того, предъявляете вы НДС по этой отгрузке или нет.

• Вы на ОСНО и выставляете НДС → нужен статус 1. Выпишите счёт-фактуру к реализации — форма напечатается статусом 1.
• Вы на УСН или отгрузка без НДС → статус 2. Счёт-фактуру не регистрируйте, тогда УПД уйдёт статусом 2 как обычная накладная или акт.

Статус 2 нужен не только упрощенцам. Его применяют при отгрузке товаров и услуг, не облагаемых НДС (операции по статье 149 НК РФ), а также когда счёт-фактуру по условиям сделки не оформляют. Во всех этих случаях УПД остаётся полноценной первичкой для учёта расходов и приёмки.

Чтобы сменить статус у уже созданного документа, работайте со счётом-фактурой: удалите выписанный счёт-фактуру — форма станет статусом 2; выпишите заново — вернётся статус 1.

Печатная форма УПД: логотип, печать и подпись

По умолчанию УПД печатается без логотипа и с пустыми местами под печать. И то, и другое настраивается один раз в карточке организации.

1. Откройте Главное → Организации, выберите организацию и перейдите по ссылке Логотип и печать.
2. Загрузите файл логотипа (Загрузить логотип) — он встанет в шапку печатных форм.
3. Загрузите изображение печати организации и факсимиле подписей руководителя и главного бухгалтера.
4. Сохраните карточку.

После этого при печати УПД станет доступен вариант с готовой печатью и подписями — удобно для электронной отправки PDF, когда «живую» подпись ставить негде.

Если нужно поменять состав подписантов или их должности в конкретном УПД, это делается через ответственных лиц организации (Главное → Организации → Ответственные лица) — тогда новые ФИО подставятся в подписные строки.

Исправления и корректировки: исправленный УПД и УКД

Это два разных случая, и путают их чаще всего.

Нашли ошибку (неверный ИНН, арифметика, не та номенклатура) — делают исправление. Оформляется документом Продажи → Корректировка реализации с видом операции Исправление в первичных документах. На печать выводится исправленный УПД — с номером и датой исправления в специальной строке. Первоначальный документ не аннулируется, исправление дополняет его.

Изменились цена или количество по соглашению сторон (скидка, пересортица, возврат части товара) — это корректировка. Та же Корректировка реализации, но вид операции Корректировка по согласованию сторон. Печатается УКД — универсальный корректировочный документ (форма рекомендована письмом ФНС от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@). УКД, как и УПД, бывает статуса 1 (с корректировочным счётом-фактурой) и 2 (только первичка).

Коротко разница:

На учёт по НДС это влияет так: исправление исходного УПД отражается через дополнительный лист книги продаж того периода, в котором была первоначальная отгрузка. Корректировка по соглашению сторон (УКД) регистрируется в текущем периоде — на увеличение суммы в книге продаж, на уменьшение в книге покупок. 1С формирует эти движения автоматически при проведении корректировки, вручную править регистры не нужно.

Электронный УПД через ЭДО

Электронный УПД — тот же документ, но подписанный электронной подписью и отправленный оператором ЭДО, без бумаги и почты.

Чем электронный УПД удобнее бумажного: отгрузка доходит до покупателя за минуты, документ сразу готов к регистрации в его базе, а подписанный экземпляр хранится у оператора и признаётся налоговой при проверке. Почта, курьеры и повторная распечатка при потере отпадают.

Подключение настраивается в разделе Администрирование → Обмен электронными документами. Там включается обмен с контрагентами, выбирается сертификат подписи и отправляется приглашение покупателю. Обмен заработает, когда контрагент примет приглашение и у вас будет действующий сертификат. Если покупатель обслуживается у другого оператора, обмен идёт через роуминг — отдельных действий в 1С это обычно не требует.

Отправка после настройки:

1. Проведите реализацию и при статусе 1 выпишите счёт-фактуру.
2. В форме документа нажмите ЭДО → Отправить электронный документ (команда доступна в меню ЭДО).
3. Подпишите документ своим сертификатом. Он уйдёт контрагенту через оператора.
4. Следите за статусом обмена: документ считается оформленным, когда получена подпись покупателя (для статуса 1) или подтверждение получения (для статуса 2).

Для электронного УПД статуса 1 нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП) — она обязательна для счетов-фактур. Для статуса 2 (только первичка) стороны по соглашению могут применять и неквалифицированную подпись, но большинство операторов на практике тоже работают через КЭП. Электронный формат УПД задаёт ФНС; оператор ЭДО его не меняет.

Типичные ошибки при выписке УПД

Частые вопросы