Как оформить увольнение сотрудника в 1С:ЗУП 3

Увольнение в 1С:ЗУП 3 оформляют одним документом Кадры → Увольнения (кнопка Создать). В нём указывают сотрудника, дату и статью ТК РФ, а программа сама считает компенсацию за неиспользованный отпуск, зарплату за отработанные дни и НДФЛ. Выплатить окончательный расчёт нужно в последний рабочий день, а приказ и записку-расчёт распечатать прямо из документа.

Весь процесс укладывается в три шага: ввести документ Увольнение, провести по нему расчёт и выплату, сдать отчёт ЕФС-1 в СФР не позднее следующего рабочего дня после приказа. Ниже — где что заполнять, как проверить суммы и какие формы сдать после.

Инструкция написана для 1С:ЗУП 3.1. В 1С:Бухгалтерии 3.0 с включённым кадровым учётом документ называется так же и заполняется похоже, но набор полей беднее — сложные случаи (несколько видов отпуска, выходное пособие при сокращении) считают в ЗУП.

Что проверить в базе до ввода документа

Перед увольнением загляните в карточку сотрудника и его расчётные данные. Если тут есть ошибки, неверной будет и вся сумма расчёта.

• 📅 Остаток отпуска. Откройте Кадры → Отчёты по кадрам → Остатки отпусков. Отсюда программа возьмёт число дней для компенсации или удержания.
• 💰 Плановые начисления. В карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники) проверьте оклад и надбавки на вкладке с начислениями — зарплата за последние отработанные дни считается по ним.
• 🧾 Данные для среднего заработка. Если ожидается выходное пособие или больничный, убедитесь, что в базе есть начисления за расчётный период (12 месяцев).
• 🏖 Неотгулянные отгулы и переработки. Их оплата тоже входит в окончательный расчёт — проведите их до увольнения.

Заполняем документ «Увольнение» пошагово

Документ лежит в разделе Кадры → Увольнения. Там же удобно смотреть историю всех уволенных. Нажмите Создать и заполняйте по порядку.

1. Сотрудник. Выберите работника из справочника. Поле Организация подставится само, если она в базе одна.
2. Дата увольнения. Это последний рабочий день. По нему программа определит отработанный период и остаток отпуска.
3. Основание (статья ТК РФ). Выберите причину из списка: по собственному желанию — п. 3 ч. 1 ст. 77, по соглашению сторон — п. 1 ч. 1 ст. 77, сокращение — п. 2 ч. 1 ст. 81. Формулировка для приказа и трудовой подставится автоматически.
4. Компенсация отпуска. На одноимённой вкладке программа покажет число дней неиспользованного отпуска. Если сотрудник отгулял больше, чем заработал, выберите переключатель на удержание за использованный авансом отпуск.
5. Выходное пособие (вкладка появляется для статей, где оно положено). Укажите число дней или задайте расчёт по среднему заработку.

После заполнения нажмите Провести. Программа рассчитает начисления и удержания и покажет итоговую сумму к выплате внизу формы.

Что ещё задать в документе

Кроме обязательных полей в документе есть вкладки с деталями расчёта. Их стоит просмотреть, даже если программа заполнила всё сама:

• Начисления и удержания. Здесь видно, за сколько дней начислена зарплата и как рассчитана компенсация. Можно добавить разовую премию при увольнении или материальную помощь.
• НДФЛ. Программа показывает исчисленный налог. Если у сотрудника были вычеты, проверьте, что они применены за месяц увольнения.
• Дата выплаты. По ней определяется срок перечисления НДФЛ, поэтому ставьте реальную дату выдачи расчёта, а не дату документа.

Если сотрудника принимают обратно после увольнения, не исправляйте старый документ — вводите новый Приём на работу. Это сохранит корректную историю для отчётности и трудовой.

Компенсация за отпуск, выходное пособие и удержания

Основная часть расчёта при увольнении — компенсация за неиспользованный отпуск по ст. 127 ТК РФ. 1С считает её сама, но полезно понимать логику, чтобы проверить результат.

Число дней компенсации = заработанные дни отпуска минус использованные. За каждый полный отработанный месяц при стандартном отпуске 28 дней работник зарабатывает 28 ÷ 12 = 2,33 дня. Сумму считают через средний дневной заработок: база за 12 месяцев ÷ 12 ÷ 29,3.

Пример: сотрудник отработал 6 полных месяцев, отпуск не брал. Заработано 6 × 2,33 = 13,98 ≈ 14 дней. При среднем дневном заработке 2 000 ₽ компенсация составит 14 × 2 000 = 28 000 ₽.

Компенсация за отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме — это не выходное пособие. Программа удержит налог автоматически.

Выходное пособие платят при сокращении и ликвидации (ст. 178 ТК РФ). Оно не облагается НДФЛ и взносами в пределах трёх средних месячных заработков (шести — для северных районов). Сумму сверх лимита 1С обложит налогом сама.

Если сотрудник отгулял отпуск авансом, при увольнении удерживают отпускные за «лишние» дни. Удержание ограничено 20% от выплаты; остаток работник может вернуть добровольно, принудительно взыскать нельзя.

Как проверить расчёт компенсации

Самый быстрый способ сверки — оборотная сторона записки-расчёта (форма Т-61): там видно расчётный период, средний дневной заработок и число дней. Если цифра расходится с вашей прикидкой, проверьте по порядку:

• попал ли в расчётный период месяц с премией или индексацией;
• нет ли в базе «лишних» дней отпуска из незакрытого прошлого документа;
• верно ли задан вид отпуска (28 дней, 31 для инвалидов, удлинённый для отдельных категорий).

При отзыве из отпуска, переносах и дополнительных отпусках дни считаются отдельно по каждому виду, и итог суммируется. 1С делает это автоматически, но в сложных случаях сверяйтесь с записка-расчётом построчно.

Выплата окончательного расчёта и сроки по ст. 140 ТК РФ

Все суммы — зарплату, компенсацию отпуска и пособие — по ст. 140 ТК РФ выплачивают в день увольнения. Если сотрудник в этот день не работал, расчёт выдают не позднее следующего дня после того, как он за ним обратился.

В 1С:ЗУП выплату оформляют ведомостью: Выплаты → Ведомости в банк (для перечисления на карту) или Ведомости в кассу (наличными). В ведомости выберите вид выплаты Увольнение — программа подтянет только суммы по уволенному сотруднику.

Порядок действий:

1. Проведите документ Увольнение — он формирует задолженность перед работником.
2. Создайте ведомость с видом выплаты Увольнение и датой, равной дате увольнения.
3. Нажмите Заполнить — сумма к выплате подставится из документа увольнения с учётом удержанного НДФЛ.
4. Проведите ведомость и выгрузите реестр в банк или напечатайте расходный ордер.

Если работник оспаривает сумму, по ст. 140 ТК РФ ему выплачивают неоспариваемую часть в срок, а спорную — после урегулирования. Задержка расчёта грозит компенсацией за каждый день просрочки по ст. 236 ТК РФ.

Приказ, записка-расчёт и запись в трудовой

Все печатные формы выводятся из проведённого документа Увольнение кнопкой Печать.

• Приказ о прекращении трудового договора (форма Т-8). Унифицированная форма с 2013 года необязательна, но 1С её формирует — удобно использовать как готовый шаблон.
• Записка-расчёт (форма Т-61). На лицевой стороне — кадровые данные, на обороте — расчёт среднего заработка и итоговой суммы. Это основной документ для проверки расчёта.

Запись в трудовую книжку делают, если работник сохранил бумажный вариант. Если он перешёл на электронную трудовую, бумажную книжку выдают на руки в день увольнения, а сведения подают в СФР через ЕФС-1 (см. ниже).

С приказом сотрудника знакомят под подпись. Если ознакомить невозможно или он отказывается, на приказе делают отметку — это требование ст. 84.1 ТК РФ.

Работнику в последний день выдают: трудовую книжку или форму СТД-Р, расчётные листки, справку о заработке за два года для расчёта пособий (по действующей форме, которую выдаёт работодатель), выписки из отчётности по персонифицированным сведениям, и по запросу — копии кадровых документов. Форму СТД-Р в 1С печатают из того же журнала, что и ЕФС-1.

Как увольнение отражается в бухгалтерском учёте

Если в 1С:ЗУП настроена синхронизация с 1С:Бухгалтерией, начисления попадут в учёт автоматически через документ Отражение зарплаты в бухучёте. Проводки стандартные для расчётов с персоналом.

Счёт затрат (20, 25, 26, 44) зависит от того, к какому подразделению и виду деятельности относится сотрудник — он задаётся в способе отражения зарплаты. Компенсация за неиспользованный отпуск отражается на том же счёте, что и основная зарплата работника.

Выходное пособие в пределах необлагаемого лимита взносами не облагается, поэтому строки «Начислены взносы» для него не будет — программа учтёт это сама.

Если ЗУП и Бухгалтерия не синхронизированы, документ Отражение зарплаты в бухучёте формируют в ЗУП и выгружают вручную, либо начисления заносят в Бухгалтерию отдельным документом. Проводки от этого не меняются — важно лишь, чтобы увольнение попало в тот же месяц, что и расчёт. Проверить закрытие расчётов с сотрудником удобно по оборотно-сальдовой ведомости по счёту 70: после выплаты остаток по нему должен обнулиться.

Отчётность после увольнения: ЕФС-1 и другие формы

Самый срочный отчёт — ЕФС-1, подраздел 1.1 (бывшая СЗВ-ТД). Его подают в Социальный фонд России (СФР, бывший ПФР) не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении.

В 1С:ЗУП отчёт формируется из раздела Отчётность, справки → 1С-Отчётность. Увольнение в подраздел 1.1 попадает автоматически по проведённому документу — проверьте дату мероприятия и основание перед отправкой.

Остальные отчёты сдают в обычные сроки вместе с данными по другим сотрудникам:

• 📊 6-НДФЛ — удержанный с расчёта налог войдёт в отчёт за квартал.
• 📋 РСВ и персонифицированные сведения — взносы с компенсации отпуска отразятся за месяц увольнения.
• 💼 ЕФС-1, раздел 2 (бывший 4-ФСС) — по взносам на травматизм, если они начислялись.

После сдачи отчётности документ увольнения остаётся в базе — отдельно «архивировать» его не нужно. Уволенный сотрудник просто перестаёт попадать в расчётные ведомости следующих месяцев.

Частые вопросы