Свой отчет без изменения конфигурации: файл .erf, СКД и выгрузка данных

Внешний отчет 1С создают в Конфигураторе командой Файл → Новый… → Внешний отчет, собирают на схеме компоновки данных (СКД) и сохраняют отдельным файлом с расширением .erf. Пользователь открывает его в режиме 1С:Предприятие через Главное меню → Файл → Открыть или регистрирует в справочнике дополнительных отчетов. Конфигурацию при этом не трогают, поэтому типовая база остаётся на поддержке и обновляется без слияний.

Простой отчет по продажам за период собирается за 20–30 минут. Ниже — порядок действий для 1С 8.3 с интерфейсом «Такси», пример запроса, код выгрузки и разбор ошибок, на которых спотыкаются чаще всего.

Что такое внешний отчет 1С и когда он лучше встроенного

Внешний отчет — это объект конфигурации, вынесенный в отдельный файл. У него есть модуль объекта, формы, макеты и реквизиты, как у обычного отчета. Разница в том, что живёт он вне базы и подключается по требованию.

Когда внешний отчет — правильный выбор:

• 📊 нужен разовый или узкий отчет для одного отдела, менять ради него конфигурацию нет смысла;
• 🔒 база типовая и стоит на поддержке, а снимать её с поддержки нельзя;
• 🧪 отчет нужно отладить на копии и только потом отдать пользователям;
• 📦 один и тот же файл используют в нескольких базах с одинаковой конфигурацией.

Сравнение с другими способами доработки:

Что проверить перед тем, как делать внешний отчет

Подготовка занимает пять минут, но экономит час поиска, почему файл не открывается.

1. Доступ к Конфигуратору. Внешний отчет создаётся и редактируется только там. Конфигуратор открывают для любой базы — можно взять пустую или учебную с той же конфигурацией.
2. Права пользователя в рабочей базе. Чтобы открыть файл через Файл → Открыть, нужно право «Интерактивное открытие внешних отчетов и обработок». В типовых конфигурациях оно входит в профиль администратора; обычным пользователям его обычно не дают.
3. Версия платформы. Делайте отчет в той же версии платформы, на которой работает база, или в версии с меньшим номером. Файл, сохранённый более новой платформой, может не открыться на старой.
4. Копия базы для отладки. Сам отчет данные не меняет, но тяжёлый запрос в рабочее время нагружает сервер. Первые прогоны делайте на копии.
5. Знание структуры данных. Откройте в Конфигураторе дерево метаданных и найдите регистр или документ, из которого берёте данные. Для бухгалтерских отчетов в БП 3.0 это обычно регистр бухгалтерии Хозрасчетный.

Пошагово: делаем внешний отчет 1С в Конфигураторе

Разберём пример — отчет «Продажи по контрагентам и номенклатуре» для 1С:Бухгалтерии 3.0 за выбранный период.

Шаг 1. Создайте файл отчета

1. Запустите базу в режиме Конфигуратор.
2. Выберите Файл → Новый…, в списке — «Внешний отчет».
3. В открывшемся окне задайте Имя латиницей или кириллицей без пробелов, например ПродажиПоКонтрагентам, и Синоним — так отчет будет называться у пользователя.

Шаг 2. Создайте схему компоновки данных

В окне отчета нажмите кнопку «Открыть схему компоновки данных». Платформа предложит создать макет — соглашайтесь. Макет получит имя ОсновнаяСхемаКомпоновкиДанных и сразу станет основной схемой отчета.

Шаг 3. Добавьте набор данных и запрос

На вкладке «Наборы данных» нажмите зелёный плюс и выберите «Добавить набор данных — запрос». Запрос можно собрать конструктором или вставить готовый текст:

ВЫБРАТЬ
    РеализацияТовары.Ссылка.Контрагент КАК Контрагент,
    РеализацияТовары.Номенклатура КАК Номенклатура,
    РеализацияТовары.Количество КАК Количество,
    РеализацияТовары.Сумма КАК Сумма
ИЗ
    Документ.РеализацияТоваровУслуг.Товары КАК РеализацияТовары
ГДЕ
    РеализацияТовары.Ссылка.Проведен
    И РеализацияТовары.Ссылка.Дата МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода

После ввода запроса СКД сама заполнит список полей и создаст параметры НачалоПериода и КонецПериода.

Шаг 4. Отметьте ресурсы

На вкладке «Ресурсы» перенесите поля Количество и Сумма. Выражение по умолчанию — Сумма(...). Без этого шага итоги по группировкам не посчитаются, а числа будут выводиться только в детальных строках.

Шаг 5. Настройте параметры периода

На вкладке «Параметры» есть приём, который знает каждый, кто хоть раз ловил «потерянный» последний день:

• для КонецПериода в колонке «Выражение» укажите КонецПериода(&КонецПериода, "День");
• снимите флажок «Ограничение доступности», чтобы параметр был виден пользователю.

Без выражения для конца периода отчет за 01.01–31.01 не покажет документы за 31 января: пользователь выбирает дату, а платформа подставляет 31.01 00:00:00.

Шаг 6. Соберите вариант отчета

На вкладке «Настройки»:

1. Нажмите правой кнопкой на «Отчет» и выберите «Новая группировка», поле — Контрагент.
2. Внутри неё добавьте группировку Номенклатура.
3. На вкладке «Выбранные поля» внизу отметьте Количество и Сумма.
4. Параметры НачалоПериода и КонецПериода на вкладке «Параметры» отметьте и в свойствах элемента пользовательских настроек включите «Включать в пользовательские настройки» — тогда период появится прямо на форме.

Шаг 7. Сохраните и проверьте

Нажмите Ctrl+S и сохраните файл, например D:\Отчеты\ПродажиПоКонтрагентам.erf. Запустите базу в режиме 1С:Предприятие, откройте файл через Главное меню → Файл → Открыть, задайте период и нажмите «Сформировать».

Форму отдельно создавать не нужно: для отчета на СКД платформа строит стандартную форму сама.

Схема компоновки данных во внешнем отчете: что ещё стоит настроить

Пример выше — минимальный каркас. Пользователю обычно нужно больше.

Отборы, которые пользователь меняет сам

На вкладке «Настройки» → «Отбор» добавьте поле Контрагент или Номенклатура и включите его в пользовательские настройки. Отбор появится на форме отчета, и бухгалтер сможет смотреть продажи по одному покупателю, не открывая Конфигуратор.

Вычисляемые поля

Средняя цена продажи в запросе не хранится, но её легко посчитать. На вкладке «Вычисляемые поля» добавьте поле СредняяЦена с выражением ВЫБОР КОГДА Количество = 0 ТОГДА 0 ИНАЧЕ Сумма / Количество КОНЕЦ. На вкладке «Ресурсы» для него задайте выражение ВЫБОР КОГДА Сумма(Количество) = 0 ТОГДА 0 ИНАЧЕ Сумма(Сумма) / Сумма(Количество) КОНЕЦ — тогда в итогах цена будет взвешенной, а не суммой цен.

Несколько вариантов

В одном файле можно держать несколько вариантов: «по контрагентам», «по номенклатуре», «по месяцам». Варианты добавляются на вкладке «Настройки» (список вариантов в левой части), а пользователь переключает их кнопкой выбора варианта на форме.

Условное оформление

На вкладке «Условное оформление» настройте, например, красный шрифт для строк, где Сумма меньше нуля. Это помогает сразу увидеть возвраты и сторно.

Как подключить внешний отчет к базе

Есть два пути, и выбор зависит от того, кто будет им пользоваться.

Разовое открытие файлом

Главное меню → Файл → Открыть и выбор .erf на диске. Подходит администратору и бухгалтеру с правом на открытие внешних файлов. При открытии платформа может показать предупреждение о безопасности — это защита от опасных действий, её можно подтвердить для доверенного файла.

Регистрация как дополнительного отчета

В типовых конфигурациях на БСП (БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11) есть справочник дополнительных отчетов и обработок. В БП 3.0 путь: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки, флажок «Дополнительные отчеты и обработки», затем одноимённая ссылка.

Чтобы файл приняли в справочник, в модуль объекта отчета добавьте экспортную функцию регистрации:

Функция СведенияОВнешнейОбработке() Экспорт

    ПараметрыРегистрации = ДополнительныеОтчетыИОбработки.СведенияОВнешнейОбработке("2.2.2.1");
    ПараметрыРегистрации.Вид = ДополнительныеОтчетыИОбработкиКлиентСервер.ВидОбработкиДополнительныйОтчет();
    ПараметрыРегистрации.Версия = "1.0";
    ПараметрыРегистрации.БезопасныйРежим = Истина;

    Возврат ПараметрыРегистрации;

КонецФункции

После загрузки в карточке укажите раздел размещения и пользователей. Отчет появится в списке «Дополнительные отчеты» выбранного раздела, а право на открытие внешних файлов пользователям выдавать не придётся.

Выгрузка внешнего отчета в Excel, XML и JSON

Excel

Самый простой путь не требует кода. Результат отчета на СКД — табличный документ. На форме отчета есть команда сохранения (значок дискеты или Ещё → Сохранить как), в списке форматов выберите «Лист Excel 2007-…» (.xlsx).

Если выгрузка нужна программно, например по кнопке на собственной форме:

Результат.Записать("D:\Выгрузка\Продажи.xlsx", ТипФайлаТабличногоДокумента.XLSX);

Результат — реквизит формы типа «ТабличныйДокумент».

Данные в таблицу значений

Для XML и JSON нужен не табличный документ, а сами данные. СКД умеет выводить результат в коллекцию значений. Код размещается в модуле объекта отчета:

Функция ПолучитьТаблицуДанных() Экспорт

    Схема = ПолучитьМакет("ОсновнаяСхемаКомпоновкиДанных");
    Настройки = КомпоновщикНастроек.ПолучитьНастройки();

    КомпоновщикМакета = Новый КомпоновщикМакетаКомпоновкиДанных;
    Макет = КомпоновщикМакета.Выполнить(Схема, Настройки, , ,
        Тип("ГенераторМакетаКомпоновкиДанныхДляКоллекцииЗначений"));

    Процессор = Новый ПроцессорКомпоновкиДанных;
    Процессор.Инициализировать(Макет);

    Таблица = Новый ТаблицаЗначений;
    Вывод = Новый ПроцессорВыводаРезультатаКомпоновкиДанныхВКоллекциюЗначений;
    Вывод.УстановитьОбъект(Таблица);
    Вывод.Вывести(Процессор);

    Возврат Таблица;

КонецФункции

Так учитываются и отборы, и параметры, которые пользователь выставил на форме.

JSON

Ссылки на справочники и даты напрямую в JSON не пишутся, поэтому их переводим в строку:

Процедура ВыгрузитьВJSON(Таблица, ИмяФайла)

    Массив = Новый Массив;
    Для Каждого СтрокаТаблицы Из Таблица Цикл
        Запись = Новый Структура;
        Для Каждого Колонка Из Таблица.Колонки Цикл
            Значение = СтрокаТаблицы[Колонка.Имя];
            Если ТипЗнч(Значение) = Тип("Число") Или ТипЗнч(Значение) = Тип("Строка") Тогда
                Запись.Вставить(Колонка.Имя, Значение);
            Иначе
                Запись.Вставить(Колонка.Имя, Строка(Значение));
            КонецЕсли;
        КонецЦикла;
        Массив.Добавить(Запись);
    КонецЦикла;

    ЗаписьJSON = Новый ЗаписьJSON;
    ЗаписьJSON.ОткрытьФайл(ИмяФайла);
    ЗаписатьJSON(ЗаписьJSON, Массив);
    ЗаписьJSON.Закрыть();

КонецПроцедуры

Имена колонок должны быть допустимыми ключами структуры — у полей СКД так и есть, если вы не меняли их на имена с пробелами.

XML

Для XML используют объект ЗаписьXML: ОткрытьФайл, затем ЗаписатьНачалоЭлемента, ЗаписатьАтрибут или ЗаписатьТекст, ЗаписатьКонецЭлемента для каждой строки и Закрыть в конце. Логика обхода таблицы та же, что в примере с JSON. Если получатель ждёт строгую схему (XSD), сверяйте имена элементов именно с ней.

Как ускорить медленный внешний отчет

Отчет, который формируется пять минут, пользователи перестают открывать. Основные приёмы:

• ⚡ Условия — в параметры виртуальных таблиц. Для РегистрБухгалтерии.Хозрасчетный.Обороты(&НачалоПериода, &КонецПериода, , Счет В (&Счета), ...) отбор по счёту и периоду задают в скобках, а не в ГДЕ. Тогда платформа не читает лишние записи.
• 🔗 Меньше разыменований через точку. Цепочки вида Документ.Поле.Реквизит.Реквизит порождают цепочки соединений. Особенно дороги поля составного типа — Регистратор, Субконто1. Если нужно одно поле, используйте ВЫРАЗИТЬ(... КАК Справочник.Контрагенты).
• 🧹 Не держите лишние поля «Обязательными». СКД сама выбрасывает из запроса поля, которые не участвуют в настройках варианта. Флажок «Обязательное» на поле отключает эту оптимизацию.
• 🗂 Временные таблицы вместо подзапросов. Тяжёлый подзапрос, который соединяется с основной выборкой, вынесите во временную таблицу с индексом по полю соединения.
• 🚫 Никаких запросов в цикле. Если в модуле отчета для каждой строки результата выполняется отдельный запрос, переделайте его в одно соединение.
• 📅 Ограничение периода по умолчанию. Задайте в параметрах начальное значение — текущий месяц. Иначе первый запуск без периода прочитает всю историю базы.

Ошибки при работе с внешним отчетом 1С

Частые вопросы