Зачёт встречных долгов с контрагентом в 1С 8.3: от проверки сальдо до акта

Взаимозачёт в 1С:Бухгалтерии 3.0 делают документом «Корректировка долга » с видом операции «Зачет задолженности»: Покупки → Корректировка долга (или тот же журнал из раздела Продажи). Кнопка «Заполнить» сама подтягивает встречные долги контрагента, после проведения появляется проводка Дт 60.01 Кт 62.01. В УТ 11 и КА 2 для того же служит документ «Взаимозачет задолженности».

Делать взаимозачёты в 1С можно двумя путями. Автоматически — когда программа сама засчитывает аванс при реализации или поступлении. И вручную — когда закрываете долг покупателя встречным долгом перед ним как перед поставщиком. Первый вариант работает без участия бухгалтера, второй нужен всегда, когда контрагент одновременно и покупатель, и поставщик.

1. Подготовка: договоры, счета расчётов и сальдо

Зачёт в 1С не создаёт долг, он лишь гасит то, что уже числится в учёте. Поэтому до документа проверьте три вещи.

Договоры. У контрагента должно быть минимум два договора: «С поставщиком» и «С покупателем». Вид договора задаётся в его карточке и определяет, на какой счёт пойдут расчёты. Если все операции провели по одному договору «Прочее», зачёт заполнится некорректно.

Валюта. Зачитываемые долги должны быть в одной валюте или в у.е. с пересчётом в рубли. Рублёвый долг с валютным программа не сопоставит автоматически.

Сальдо. Сформируйте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счетам 60 и 62 с отбором по контрагенту и разворотом по договорам. Нужно увидеть:

• 📌 кредитовое сальдо по 60.01 — ваш долг поставщику;
• 📌 дебетовое сальдо по 62.01 — долг покупателя перед вами;
• 📌 сальдо по 60.02 и 62.02 — выданные и полученные авансы.

Перед зачётом стоит обменяться актом сверки: суммы в вашей базе и у контрагента должны совпасть. Расхождение на 300 рублей после проведения превратится в «хвост», который потом придётся разбирать.

2. Автоматический зачёт авансов при реализации и поступлении

Самый частый «взаимозачёт» бухгалтер даже не делает руками. Когда покупатель заплатил вперёд, а потом вы отгрузили товар, документ реализации сам гасит аванс.

Где это настраивается:

1. Откройте документ «Реализация (акт, накладная, УПД)» или «Поступление (акт, накладная, УПД)».
2. Нажмите гиперссылку счетов расчётов в шапке (обычно подписана как «Расчеты» с указанием счетов).
3. В поле «Способ зачета аванса» выберите вариант.

При автоматическом зачёте реализация на 120 000 ₽ с полученным ранее авансом 50 000 ₽ даст такие проводки:

• Дт 62.01 Кт 90.01.1 — 120 000 ₽, выручка;
• Дт 62.02 Кт 62.01 — 50 000 ₽, зачёт аванса;
• остаток долга покупателя на 62.01 — 70 000 ₽.

С поставщиком зеркально: Дт 60.01 Кт 60.02 на сумму выданного аванса.

3. Ручной взаимозачёт документом «Корректировка долга»

Это основной инструмент, когда контрагент вам должен за отгрузку, а вы ему — за поставку.

Создание документа

1. Перейдите в Покупки → Корректировка долга и нажмите «Создать».
2. В поле «Вид операции» выберите «Зачет задолженности».
3. Укажите организацию и дату. Дата — день подписания соглашения или получения заявления о зачёте.
4. Выберите контрагента. Если зачёт трёхсторонний, в форме можно указать разных участников по дебиторской и кредиторской части.
5. Нажмите «Заполнить» и выберите «Заполнить по остаткам» (или аналогичную команду в меню кнопки). Программа заполнит две табличные части.

Табличные части

• 💼 Дебиторская задолженность — что должен контрагент вам: договоры с покупателем, счёт 62.01, документ расчётов.
• 💼 Кредиторская задолженность — что вы должны контрагенту: договоры с поставщиком, счёт 60.01.

После заполнения суммы в двух частях разные. Зачесть можно только меньшую. Пример:

• покупатель должен 180 000 ₽;
• вы ему должны 130 000 ₽;
• зачёт — 130 000 ₽, остаток долга покупателя — 50 000 ₽.

Поправьте сумму в той части, где она больше, до 130 000 ₽. Если строк несколько, уменьшайте сначала по последнему документу: так старые долги закроются раньше.

Что сформирует документ

После проведения откройте проводки кнопкой с изображением «Дт/Кт»:

• Дт 60.01 Кт 62.01 — 130 000 ₽.

Если зачитываются авансы, проводка будет с участием 60.02 или 62.02. Например, полученный от контрагента аванс как от покупателя против вашей задолженности за поставку: Дт 62.02 Кт 60.01.

Печатная форма

Из документа через кнопку «Печать» выводится акт взаимозачёта. Его подписывают обе стороны или направляют контрагенту как уведомление. Дата акта должна совпадать с датой документа в базе.

Если контрагент подписывать акт не стал, но вы направили ему уведомление о зачёте, датой зачёта считается день, когда уведомление получено. Поставьте эту дату в документ, а копию уведомления с отметкой о вручении храните вместе с актом.

4. Зачёт предоплат и НДС с аванса

Аванс тоже можно зачесть вручную. Типичная ситуация: покупатель перечислил 60 000 ₽, отгрузка не состоялась, а у вас перед ним появился долг за купленные у него услуги на 60 000 ₽.

Как оформить:

1. В «Корректировке долга» с видом «Зачет задолженности» в дебиторской части укажите задолженность по счёту 62.02 (полученный аванс).
2. В кредиторской — долг за услуги на 60.01.
3. Проведите. Проводка: Дт 60.01 Кт 62.02.

Отдельный вопрос — НДС. С полученного аванса вы уже начислили налог и выписали счёт-фактуру на аванс. Когда аванс закрыт зачётом, НДС с него можно принять к вычету.

Если документ зачёта датирован другим кварталом, чем вы планировали, вычет уйдёт в другой период. Проверьте дату перед проведением.

С выданными авансами наоборот: вы приняли к вычету НДС по счёту-фактуре поставщика на аванс. При зачёте этот НДС восстанавливают, программа предложит восстановление в «Формировании записей книги продаж».

5. Взаимозачёт в УТ 11 и КА 2

В «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» расчёты устроены иначе. Там нет счетов 60 и 62 в оперативном учёте, долг ведётся в регистрах взаиморасчётов по договорам, заказам или накладным — в зависимости от настройки.

Порядок в УТ 11 и КА 2:

1. Создайте документ «Взаимозачет задолженности».
2. Выберите организацию, контрагента (или партнёра) и валюту взаимозачёта.
3. Заполните долг клиента и долг перед поставщиком — команда заполнения подтянет неоплаченные документы.
4. Сравните итоги и выровняйте суммы до меньшей.
5. Проведите и выведите акт на печать.

Здесь есть два отличия от БП.

• 🔄 Объект расчётов. Если расчёты ведутся по заказам, в строках указываются конкретные заказы. Зачёт «в целом по контрагенту» не закроет долг по нужному заказу.
• 🔄 Передача в бухгалтерию. При синхронизации УТ с БП документ «Взаимозачет задолженности» переходит в БП как «Корректировка долга». Не создавайте зачёт повторно вручную в БП — получите двойное списание.

В КА 2 регламентированный учёт ведётся в той же базе, проводки по 60 и 62 формируются при закрытии месяца или отражении документов в регламентированном учёте. Проверять их нужно после этого шага.

6. Как проверить результат: отчёты и акт сверки

Провели зачёт — сразу посмотрите, что изменилось. В БП 3.0 для этого три отчёта.

Финальная проверка — акт сверки: Продажи → Акты сверки расчетов (тот же документ есть в разделе «Покупки»). Заполните его за период, куда попал зачёт. В нём операция корректировки долга отразится строкой и по дебету, и по кредиту.

В УТ 11 и КА 2 остатки смотрят по отчётам о задолженности клиентов и перед поставщиками. Удобнее всего — карточка расчётов с партнёром: в ней видно, какие документы закрыты зачётом.

7. Ошибки при взаимозачёте и как их исправить

Ещё одна неочевидная ошибка — зачёт в закрытом периоде. Если по базе стоит дата запрета изменения данных, документ не проведётся. Снимать запрет ради одного зачёта не стоит: если отчётность за тот период уже сдана, правильнее провести документ текущей датой.