Расчёт зарплаты в 1С: от оклада и табеля до ведомости и взносов

Зарплату в 1С начисляют одним документом за месяц: в 1С:ЗУП 3.1 это Зарплата → Начисление зарплаты и взносов, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты. Программа сама берёт оклады из кадровых документов, норму времени — из производственного календаря, удерживает НДФЛ и рассчитывает страховые взносы. Вам остаётся проверить суммы и выплатить деньги ведомостью.

Где вести расчёт — зависит от штата. До 60 сотрудников хватает упрощённого блока зарплаты в самой Бухгалтерии. Больше людей, сменные графики, северные надбавки, сложные начисления — ставят 1С:ЗУП и переносят расчёт туда, а в Бухгалтерию загружают только проводки. Логика расчёта в обеих программах общая, различаются названия документов и пунктов меню.

С чего начать: настройка учёта зарплаты

Прежде чем считать, программу нужно настроить один раз. В Бухгалтерии откройте Зарплата и кадры → Настройки зарплаты. Здесь выбирается ключевая развилка: учёт расчётов по зарплате ведётся «В этой программе» или «Во внешней программе». Если поставить «Во внешней программе», документы начисления в Бухгалтерии исчезнут — расчёт идёт в ЗУП.

В ЗУП 3.1 базовые параметры задаются в Настройка → Расчёт зарплаты и Настройка → Кадровый учёт. Там включают нужные виды начислений и удержаний, настраивают районный коэффициент и признаки, влияющие на расчёт среднего заработка.

Что проверить в настройках до первого расчёта:

• 📅 Производственный календарь на текущий год загружен и учитывает переносы выходных.
• 🏢 Реквизиты организации заполнены: ИНН, КПП, регистрация в налоговом органе и в территориальном отделении СФР.
• 💰 Способы выплаты — через банк (зарплатный проект) или через кассу.
• 📋 Виды начислений — оклад, премия, доплаты; для сдельщиков — расценки.

Кадры и первичные данные: оклады, табель, премии

Начисление опирается на кадровые документы. Нет приказа о приёме — сотруднику нечего начислять.

Приём на работу. В ЗУП: Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Приём на работу. В Бухгалтерии: Зарплата и кадры → Сотрудники, карточка сотрудника, ссылка для оформления приёма. В приёме указывают дату, подразделение, должность и плановое начисление — чаще всего оклад или тарифную ставку.

Табель. Для сотрудника на окладе табель вручную вести не нужно: программа берёт норму из производственного календаря и считает полный месяц. Табель требуется, только когда есть отклонения от графика. Отклонения вводят отдельными документами, а не правкой табеля:

Премии. Разовую премию в ЗУП оформляют документом Зарплата → Премия. В Бухгалтерии премию добавляют строкой прямо в документе начисления, если такой вид начисления включён в настройках. Чтобы премия облагалась взносами и НДФЛ правильно, у вида начисления должен быть корректно задан код дохода и категория для страховых взносов.

Начисление зарплаты и взносов: пошаговый алгоритм

Основной документ формируют в конце месяца. Порядок одинаков по смыслу, названия пунктов меню различаются.

1. Откройте документ начисления: в ЗУП — Зарплата → Начисление зарплаты и взносов, в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты. Нажмите Создать.
2. Укажите месяц начисления и организацию (если их несколько). Подразделение можно оставить пустым, тогда рассчитаются все сотрудники.
3. Нажмите Заполнить. Программа подтянет сотрудников, их плановые начисления, отработанное время и ранее введённые отклонения.
4. Проверьте вкладки. На вкладке Начисления видны оклады и доплаты, на вкладке НДФЛ — удержанный налог, на вкладке Взносы — страховые взносы по каждому сотруднику.
5. Сверьте итоги с данными бухгалтерии: фонд оплаты труда, сумма НДФЛ, сумма взносов. Если видите ноль у сотрудника, который работал, — ищите незаполненный оклад или пропущенный документ приёма.
6. Нажмите Провести и закрыть.

Что программа считает автоматически на этом шаге:

• НДФЛ по прогрессивной шкале. С 2025 года ставка зависит от годового дохода: 13 % с суммы до 2,4 млн ₽, 15 % — с части от 2,4 до 5 млн ₽, дальше выше. Для большинства сотрудников весь год действует ставка 13 %. Вычеты (на детей, имущественные) программа применяет сама, если они заведены в карточке.
• Страховые взносы по единому тарифу: 30 % с выплат до предельной базы и 15,1 % сверх неё. Для субъектов МСП действует льгота — с части месячной выплаты свыше 1,5 МРОТ взносы считаются по ставке 15 %.
• Взносы на травматизм — отдельно, по тарифу вашего класса профессионального риска (от 0,2 % до 8,5 %).

При проведении документ сразу формирует бухгалтерские проводки. Начисленная зарплата попадает в затраты того счёта, который задан для подразделения или вида начисления: производство — счёт 20, общехозяйственные расходы — 26, торговля — 44, в кредит идёт счёт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда». Удержанный НДФЛ отражается проводкой Дт 70 Кт 68, страховые взносы — Дт 20 (26, 44) Кт 69. Способ отражения в учёте настраивается один раз; если у нового начисления он не задан, проводок не будет — проверьте это при появлении новых видов выплат.

В ЗУП проводки не формируются: там считают зарплату, а в Бухгалтерию передают сводный документ Отражение зарплаты в бухучёте через синхронизацию. Поэтому при связке ЗУП + Бухгалтерия сверяют не только суммы начислений, но и то, что отражение выгрузилось и провелось в бухгалтерской базе.

Прикинуть сумму к выдаче, НДФЛ и нагрузку на работодателя можно до расчёта в программе:

Районный коэффициент и северные надбавки

Если организация работает в районе с особыми климатическими условиями, к зарплате применяют районный коэффициент, а за стаж работы на Севере — процентную надбавку. Это разные начисления, и путают их часто.

Районный коэффициент — множитель к начисленной зарплате (например, 1,15 или 1,7 в зависимости от региона). Он действует с первого дня работы и не зависит от стажа. В ЗУП коэффициент указывают в настройках организации или подразделения — программа применит его ко всем начислениям, которые для этого настроены. В Бухгалтерии 3.0 районный коэффициент включают в Настройки зарплаты и задают его размер.

Северная надбавка — процент, который растёт со стажем работы в районах Крайнего Севера. В ЗУП надбавка начисляется автоматически по «северному» стажу сотрудника, если он заполнен в кадровых данных. В упрощённом блоке Бухгалтерии полноценного учёта северного стажа нет — при наличии северян расчёт обычно переносят в ЗУП.

Ведомость и выплата зарплаты

После начисления деньги выдают ведомостью. Зарплату по закону платят не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ): аванс за первую половину месяца и окончательный расчёт.

Виды ведомостей в 1С:

• Ведомость в банк — для зарплатного проекта, формирует файл или реестр для банка.
• Ведомость на счета — перечисление на личные карты сотрудников по их реквизитам.
• Ведомость в кассу — выдача наличными.
• Ведомость через раздатчика — наличные через подотчётное лицо.

Порядок выплаты:

1. В ЗУП откройте Выплаты → Ведомости в банк (или нужный вид), в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Ведомости в банк. Нажмите Создать.
2. Укажите месяц, вид выплаты (Аванс, Зарплата за месяц или Больничный, Отпуск) и нажмите Заполнить.
3. Программа подставит суммы к выплате за вычетом ранее выданного и удержаний.
4. Проведите ведомость. Для банка выгрузите файл кнопкой формирования реестра.

Расчётный листок сотруднику печатают из документа начисления или через отдельный отчёт Расчётный листок — там видно, из чего сложилась сумма: начислено, удержано НДФЛ, к выплате.

Отчётность по зарплате и взносам

Начисленная зарплата — основа для обязательной отчётности. Формы и сроки в 2026 году:

Все эти формы собираются в рабочем месте 1С-Отчетность (Отчеты → 1С-Отчетность в Бухгалтерии, Отчетность, справки → 1С-Отчетность в ЗУП). Данные подтягиваются из проведённых документов начисления, поэтому важно закрыть месяц до формирования отчётов.

Перед отправкой отчётности пройдитесь по короткому чек-листу — он помогает поймать расхождения до того, как их найдёт инспекция:

Типичные ошибки при начислении зарплаты

Чаще всего проблема не в самом расчёте, а в данных и в порядке действий.

• Нулевое начисление у работавшего сотрудника. Причина — не заведён оклад в кадровом документе или дата приёма позже месяца начисления. Проверьте карточку сотрудника и документ приёма.
• Расхождение зарплаты и взносов. Обычно это последствие ввода больничного или премии после начисления без перепроведения. Перезаполните документ начисления за месяц.
• Неверный НДФЛ. Чаще всего не заведены или неверно указаны вычеты на детей, либо не внесены доходы с начала года при переходе на 1С в середине периода.
• Коэффициент начислен не на ту базу. Районный коэффициент применился к выплате, на которую не должен распространяться. Проверьте настройку вида начисления.
• Задвоение выплат. Создали две ведомости на один период или заполнили ведомость до перепроведения начисления. Удалите лишнюю и заполните заново.

Частые вопросы