Заявка на расходование денежных средств: от черновика до платежа

Заявку в 1С делают документом «Заявка на расходование денежных средств»: откройте раздел Казначейство (в части релизов УТ 11 он называется Финансы), список «Заявки на расходование ДС», нажмите Создать. Выберите хозяйственную операцию, организацию, получателя, сумму и статью движения денежных средств, приложите счёт и запишите документ. Дальше заявка проходит согласование и получает статус «К оплате» — только после этого казначей может по ней платить.

Типичная ситуация: менеджер получил от поставщика счёт на 84 000 ₽ и пишет бухгалтеру в мессенджер «оплатите, пожалуйста». Через неделю никто не помнит, кто разрешил платёж и на какую статью бюджета его отнести. Заявка в 1С решает это: у каждого платежа есть автор, основание, файл счёта и отметка о согласовании.

Документ есть в «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация 2» и «1С:ERP Управление предприятием 2». Логика в них одинаковая, отличаются разве что набор операций и механизм согласования. Пошаговый порядок ниже подходит для всех трёх программ.

1. Что проверить до первой заявки: настройки и права

Если в разделе нет списка заявок или кнопка Создать неактивна, дело почти всегда в настройках, а не в ошибке программы. Проверку делает администратор базы.

Включить использование заявок

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Казначейство и взаиморасчеты.
2. Найдите группу настроек, связанную с заявками на расходование денежных средств, и включите их использование.
3. Если платежи нужно согласовывать, там же включите согласование заявок.
4. Закройте форму — настройки сохраняются сразу.

После этого у пользователей с нужными правами в разделе казначейства появится список заявок.

Проверить права пользователя

Права в УТ 11, КА и ERP выдаются через группы доступа: НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа.

Удобно разделить людей на три роли:

Профили групп доступа в типовых конфигурациях называются по ролям, поэтому нужный профиль легко найти по слову «казначей» или «заявк» в списке профилей.

Заполнить справочники заранее

Заявка не запишется без статьи движения денежных средств, банковского счёта или кассы организации. Проверьте до старта:

• 📂 справочник «Статьи движения денежных средств» — есть статьи на аренду, поставщиков, хознужды;
• 🏦 у организации заведены банковские счета и кассы;
• 🤝 поставщик заведён как партнёр и контрагент, у него указан банковский счёт для безналичной оплаты.

2. Где создать заявку и какую операцию выбрать

Список открывается из раздела казначейства, пункт «Заявки на расходование ДС». Если найти его в меню не получается, нажмите на значок лупы в верхней части окна и наберите «заявки на расходование» — поиск по командам интерфейса покажет ссылку.

Есть два способа создать документ .

Вручную из списка. Кнопка Создать — и вы заполняете всё сами. Подходит для прочих расходов: налоги, хознужды, возврат денег клиенту.

На основании другого документа. Это главный приём практика. Откройте заказ поставщику или поступление товаров, нажмите Создать на основании и выберите заявку на расходование. Программа сама подставит поставщика, договор, сумму, валюту и связь с заказом. Ошибиться в реквизитах сложнее.

Хозяйственная операция определяет всё остальное

Первое поле заявки — хозяйственная операция. От неё зависит, какие поля появятся ниже и какой платёжный документ потом создастся. Основные варианты:

Набор операций шире в КА и ERP: там есть, например, выплата зарплаты и операции с займами. Если нужной строки нет в выпадающем списке, проверьте настройки раздела казначейства — часть операций включается отдельными флажками.

3. Как заполнить шапку заявки

Шапка — это ответ на вопрос «кто, кому, сколько и когда». Заполните её сверху вниз.

1. Организация — юрлицо, с которого будут платить. При одной организации подставится сама.
2. Партнёр и контрагент — получатель денег. При оплате поставщику достаточно выбрать партнёра, контрагент часто подставляется из него.
3. Договор — если с поставщиком ведётся учёт по договорам. Без договора заявку на оплату по договору провести не получится.
4. Сумма и валюта — сумма к оплате. Для валютного договора укажите валюту платежа.
5. Форма оплаты — безналичная, наличная или любая. От неё зависит, где заявку увидит казначей: в банковских платежах или в кассе.
6. Касса или банковский счёт — откуда платить. Если не знаете, оставьте пустым: при форме оплаты «любая» казначей выберет источник сам.
7. Желательная дата платежа — когда деньги должны уйти. Ставьте реальную дату из счёта, а не «сегодня».
8. Статья движения денежных средств — статья для отчётов о движении денег и бюджетов.

Назначение платежа и комментарий

Текст назначения платежа программа подставит в платёжное поручение. Проверьте, что в нём есть номер и дата счёта и упоминание НДС — иначе банк поставщика может уточнять платёж.

Поле комментария видят согласующие. Одна фраза вроде «предоплата 50% по счёту № 318, без неё не отгрузят до 20-го» экономит руководителю звонок вам.

4. Табличная часть: расшифровка платежа

Внизу формы — расшифровка платежа. Здесь одна сумма из шапки раскладывается на части.

Зачем это нужно:

• 📌 одна заявка закрывает сразу несколько заказов одного поставщика;
• 📌 часть суммы идёт на одну статью ДДС, часть — на другую (например, товар и доставка);
• 📌 для каждой строки указывается своя ставка НДС.

Как заполнять:

1. Если заявка создана на основании заказа, строка с заказом и суммой уже стоит.
2. Чтобы добавить ещё один заказ, нажмите Добавить и выберите его в колонке объекта расчётов.
3. Для каждой строки проверьте статью ДДС и сумму.
4. Итог по строкам должен совпасть с суммой в шапке.

Номенклатуру — конкретные товары — в заявку на расходование не подбирают. Товары живут в заказе поставщику, а заявка ссылается на заказ. Если нужно согласовать именно состав закупки, его согласуют в заказе, а заявка отвечает только за деньги.

5. Как прикрепить счёт и другие файлы к заявке

Без скана счёта согласующий почти всегда вернёт заявку. Прикрепить файл можно в самой форме документа.

1. Запишите заявку — к незаписанному документу файл не прикрепить.
2. В командной панели формы нажмите кнопку со скрепкой (Присоединенные файлы).
3. Нажмите Добавить и выберите файл с диска или перетащите его в окно.
4. Закройте окно файлов. На кнопке со скрепкой появится счётчик.

Что стоит прикладывать:

• 📄 счёт поставщика в PDF;
• 📄 договор или допсоглашение, если платёж нестандартный;
• 📄 служебную записку для платежей без счёта (например, выдача под отчёт на командировку);
• 📄 акт сверки при возврате денег клиенту.

6. Согласование заявки и статусы

Каждая заявка несёт статус. По нему все участники понимают, на каком этапе платёж.

Как согласовать в УТ 11

В УТ согласование простое. Пользователь с правом согласования открывает заявку или выделяет несколько в списке и меняет статус командой в командной панели. Удобно отфильтровать список по статусу «Не согласована» — это и есть «входящие» руководителя.

Если согласование в настройках выключено, этапа «Согласована» нет: ответственный сразу переводит заявку в «К оплате».

Как согласовать в КА и ERP

В КА и ERP можно настроить многоэтапное согласование через бизнес-процессы. Тогда согласующим приходят задачи, и каждый принимает решение в своём списке задач. Маршрут (кто, в каком порядке, при какой сумме) настраивает администратор.

Пока маршрут не пройден до конца, перевести заявку «К оплате» нельзя.

Как оплатить заявку

Когда статус «К оплате»:

1. Откройте заявку и нажмите Создать на основании.
2. Для безналичной оплаты выберите списание безналичных денежных средств, для наличной — расходный кассовый ордер.
3. Программа перенесёт получателя, сумму, статью ДДС и назначение платежа.
4. Проведите платёжный документ. Связь с заявкой сохранится в нём.

При частичной оплате остаток по заявке остаётся «к оплате», и по ней можно создать ещё одно списание.

Как отслеживать статусы

• 🔎 В списке заявок включите отбор по статусу и по ответственному — увидите свои документы на любом этапе.
• 🔎 Добавьте в список колонку желательной даты и отсортируйте по ней — получите очередь платежей на ближайшие дни.
• 🔎 В КА и ERP для планирования есть платёжный календарь: он показывает заявки «К оплате» на фоне остатков на счетах.

7. Ошибки при оформлении заявки и как их исправить

Ещё одна частая ловушка — копирование старой заявки. Для регулярных платежей (аренда, связь) удобно скопировать прошлый месяц, но копия переносит старую желательную дату и иногда старый заказ в расшифровке. Перед записью проверьте дату, сумму и строки расшифровки, иначе в очереди окажется «просроченный» платёж или заявка на уже оплаченный заказ.

Частые вопросы