Расчёт зарплаты в 1С за месяц: от табеля до проводок и выплаты

Зарплату в 1С начисляют документом Начисление зарплаты и взносов в ЗУП 3.1 (раздел Зарплата) или документом Начисление зарплаты в Бухгалтерии 3.0 (раздел Зарплата и кадры → Все начисления). Порядок одинаковый: проверить кадровые документы и табель, начислить зарплату с НДФЛ и взносами, сформировать ведомость на выплату, отразить всё в бухучёте и закрыть месяц.

Ниже порядок для обеих программ. Если зарплату считают в ЗУП, а учёт ведут в Бухгалтерии, расчёт делают только в ЗУП, а в Бухгалтерию попадают готовые суммы по синхронизации.

Подготовка к расчёту зарплаты: кадры, графики и табель

Расчёт в 1С никогда не начинается с документа начисления. Программа берёт данные из кадровых документов, и любая пропущенная бумага за месяц даёт неверную сумму.

Что проверить до начисления зарплаты:

• 👤 Приёмы, переводы, увольнения за месяц проведены. Без приёма сотрудник просто не попадёт в расчёт.
• 📅 Графики работы заполнены на текущий год. В ЗУП они лежат в Настройка → Графики работы сотрудников. Пустой график — частая причина нулевого оклада.
• 🏖 Отклонения внесены отдельными документами: Больничный лист, Отпуск, Командировка, Отсутствие (болезнь, прогул, неявка). Именно они уменьшают отработанное время.
• 💰 Плановые начисления у сотрудников указаны: оклад, надбавки, районный коэффициент, если он есть.

Нужен ли документ «Табель»

В ЗУП табель вручную вводить не обязательно. Если сотрудник работает по графику пятидневки, программа считает, что он отработал все дни графика, кроме дней из документов-отклонений.

Документ Табель (раздел Зарплата → Табели) нужен, когда фактическое время расходится с графиком:

• сменный график и суммированный учёт;
• работа в выходные и праздники без отдельного документа;
• неполный день без оформленного перевода;
• почасовая оплата.

В Бухгалтерии 3.0 табеля как отдельного учёта нет. Неотработанные дни учитываются через больничные и отпуска (если в программе включён учёт этих документов) или вручную правкой суммы в документе начисления.

Как начислить зарплату и удержания в документе

ЗУП 3.1

1. Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов.
2. Нажмите Создать, укажите месяц начисления и организацию. Если в базе несколько подразделений, можно считать по каждому отдельно.
3. Нажмите Заполнить. Программа подтянет всех сотрудников, у которых в месяце были плановые начисления.
4. Пройдитесь по вкладкам. На Начисления — оклады, премии, доплаты. На Удержания — алименты, удержания по займам, профвзносы. Вкладки по НДФЛ и взносам заполняются сами.
5. Проведите документ.

Разовые суммы (премия, материальная помощь) удобнее вводить отдельными документами — Премия, Материальная помощь, Разовое начисление. Тогда сумму не затрёт повторное нажатие Заполнить.

Больничные и отпускные в документ начисления не попадают: они уже рассчитаны в своих документах. В расчётном листке их видно вместе с зарплатой.

Бухгалтерия 3.0

1. Откройте Зарплата и кадры → Все начисления.
2. Нажмите Создать → Начисление зарплаты.
3. Укажите месяц и нажмите Заполнить.
4. Проверьте суммы, добавьте разовые начисления строками и проведите.

Здесь всё проще и грубее: программа рассчитывает оклад пропорционально дням по производственному календарю, сложные надбавки и пересчёты приходится вносить руками. Для штата больше 50–60 человек или при сменных графиках Бухгалтерии обычно не хватает.

Расчёт НДФЛ и страховых взносов с зарплаты

НДФЛ и взносы считаются в том же документе начисления. Отдельно их запускать не нужно, но проверить стоит обязательно.

НДФЛ

С 2023 года доходом в виде зарплаты для НДФЛ считается день выплаты. Поэтому программа:

• исчисляет налог в документе начисления;
• удерживает его при выплате — в ведомости, в колонке НДФЛ к удержанию;
• удерживает налог и с аванса, если аванс выплачивается.

Ставки с 2025 года — прогрессивная шкала по сумме годового дохода:

Вычеты на детей применяются автоматически, если заявление внесено в карточку сотрудника. В ЗУП — документом Заявление на вычеты по НДФЛ или из раздела НДФЛ в карточке.

Пример: оклад 60 000 ₽, один ребёнок (вычет 1 400 ₽). НДФЛ = (60 000 − 1 400) × 13% = 7 618 ₽. На руки — 52 382 ₽.

Страховые взносы

Взносы по единому тарифу считаются с начисленной суммы, а не с выплаченной:

• 30% в пределах единой предельной базы;
• 15,1% сверх базы;
• пониженные тарифы для МСП — если они указаны в учётной политике организации;
• взносы на травматизм — по ставке класса риска.

Для того же оклада 60 000 ₽ по общему тарифу взносы составят 18 000 ₽, плюс травматизм: при ставке 0,2% это ещё 120 ₽.

Тариф выбирают в учётной политике по зарплате: в ЗУП — Настройка → Организации → Учётная политика, в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты. Неверный тариф в учётной политике — главная причина расхождений в отчёте по взносам.

Ведомости на выплату зарплаты и аванса

По статье 136 ТК РФ зарплату платят не реже двух раз в месяц. Поэтому в 1С обычно два цикла выплат: аванс и окончательный расчёт.

Аванс

Способ расчёта аванса задают у каждого сотрудника при приёме:

• фиксированной суммой;
• процентом от тарифа;
• расчётом за первую половину месяца.

При третьем варианте в ЗУП сначала проводят документ Начисление за первую половину месяца, а потом ведомость с видом выплаты «Аванс». С аванса программа в этом случае тоже удерживает НДФЛ.

Виды ведомостей

Как заполнить ведомость:

1. Создайте ведомость нужного вида, укажите месяц и вид выплаты: аванс, зарплата или межрасчётная выплата.
2. Нажмите Заполнить — подтянутся суммы к выплате за вычетом аванса и НДФЛ.
3. Проверьте колонку НДФЛ: в ней налог, который удерживается именно этой выплатой.
4. Проведите и выгрузите файл в банк или распечатайте форму для кассы.

Дату ведомости ставьте фактическую дату выплаты. От неё зависит дата удержания НДФЛ и срок его перечисления.

В Бухгалтерии ведомость закрывается документом оплаты: Списание с расчётного счета с видом операции про выплату зарплаты по ведомостям или Расходный кассовый ордер. Если ЗУП отдельная, ведомость приходит туда по синхронизации, и банковский документ создают в Бухгалтерии на её основании.

Как отразить зарплату в бухгалтерском учёте

Настройка счетов затрат

Сначала задайте, на какие счета ложатся расходы. В ЗУП это справочник Способы отражения зарплаты в бухучёте (раздел Настройка). Способ указывают у организации, подразделения, начисления или конкретного сотрудника. Приоритет — у самого узкого уровня.

Примеры:

• 🏭 производство — счёт 20;
• 🏢 управление — счёт 26;
• 🛒 торговля — счёт 44.

Документ «Отражение зарплаты в бухучете»

В ЗУП после начисления создайте документ Отражение зарплаты в бухучете в разделе Зарплата, нажмите Заполнить и проведите. Проводок в ЗУП нет: документ собирает суммы и счета, а при синхронизации в Бухгалтерии появляется одноимённый документ, который уже делает проводки.

В Бухгалтерии без ЗУП отдельный документ не нужен: проводки формирует само начисление.

Что получится в учёте:

Закрытие месяца и проверка результатов расчёта

Месяц по зарплате закрыт, когда сходятся три вещи: начислено, удержано и выплачено.

Отчёты для сверки

• 📄 Расчётный листок (Зарплата → Отчёты по зарплате) — по сотруднику: что начислено, удержано, выплачено, долг на конец месяца.
• 📊 Полный свод начислений, удержаний и выплат — итоги по организации за месяц.
• 🧾 Анализ взносов в фонды — сверка начисленных взносов с базой.
• 📒 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 в Бухгалтерии — кредитовое сальдо должно равняться невыплаченной зарплате за последний месяц.

Если сальдо 70 в Бухгалтерии не совпадает с долгом по расчётным листкам ЗУП, обычно не прошла синхронизация или ведомость оплачена не тем документом.

Дата запрета изменения

После сдачи отчётности закройте период. В ЗУП и Бухгалтерии это настройка дат запрета изменения в разделе Администрирование → Пользователи и права. Без неё кто-то обязательно перепроведёт старый документ, и пересчёт уедет в прошлый месяц.

Частые ошибки при расчёте зарплаты в 1С

• ❌ Сотрудник не попал в документ. Не проведён приём или дата приёма позже месяца начисления.
• ❌ Оклад начислен не полностью. Не заполнен график на год или в нём не те дни.
• ❌ НДФЛ в ведомости не совпадает с исчисленным. Ведомость датирована другим месяцем или аванс выплачен без удержания налога.
• ❌ Взносы завышены у МСП. Не включён пониженный тариф в учётной политике.
• ❌ Проводки по зарплате в Бухгалтерии на счёте 26 у всех. Не настроены способы отражения по подразделениям в ЗУП.
• ❌ Дубли проводок. Зарплату ведут в ЗУП, а в Бухгалтерии кто-то параллельно создал своё начисление. Расчёт должен быть в одной программе.

Частые вопросы