Возврат товара от покупателя в 1С:Бухгалтерии и УТ: какой документ создать и как провести

Частая ошибка — оформлять возврат товара от покупателя «обратной реализацией», то есть продавать товар себе обратно. С апреля 2019 года так делать не нужно: и при полном, и при частичном возврате продавец выставляет корректировочный счёт-фактуру, а не принимает товар «новой» накладной.

В 1С для этого есть отдельный документ. В 1С:Бухгалтерии 3.0 возврат делают документом «Возврат товаров от покупателя» (раздел Продажи), в 1С:Управление торговлей 11 — документом «Возврат товаров от клиента» (раздел Продажи). Оба удобнее всего создавать на основании исходной реализации — тогда программа сама подтянет товары, цены и партию, по которой считалась себестоимость.

Ниже — по шагам: как выбрать документ под свой случай, как провести возврат в день продажи и возврат товара, проданного в прошлом периоде, как вернуть деньги и как оформить возврат в рознице через кассу.

Какие бывают возвраты и на каком основании

Повод для возврата определяет и права покупателя, и набор документов. Возвраты делят по двум признакам.

По качеству товара:

• возврат качественного товара — товар исправен, но не подошёл. В опте это возможно, только если право на возврат прописано в договоре. В рознице непродовольственный товар надлежащего качества покупатель вправе обменять в течение 14 дней, если тот не подошёл по форме, фасону или размеру (статья 25 Закона о защите прав потребителей);
• возврат некачественного товара — покупатель обнаружил брак и вправе потребовать деньги назад или замену (статья 475 ГК РФ, статья 18 Закона о защите прав потребителей).

По объёму:

• полный возврат — покупатель возвращает всю партию целиком;
• частичный возврат — возвращается часть количества или отдельные позиции из накладной.

Для 1С эти различия значат меньше, чем кажется: документ используется один и тот же, меняется только список строк и количество. А для НДС с 2019 года разницы нет вообще — корректировочный счёт-фактуру выставляют в любом из этих случаев. Поэтому дальше важнее не причина возврата, а момент и способ оплаты.

Какой документ выбрать под ваш случай

Порядок действий зависит от трёх вещей: когда покупатель вернул товар, кто он (организация или физлицо-розница) и был ли уже оплачен товар. От этого зависит и документ, и то, нужно ли трогать кассу.

Пути к документам по конфигурациям:

Возврат товара в день продажи

Когда покупатель возвращает товар в тот же день, когда купил, схема самая простая — отгрузка и возврат попадают в один период, корректировать прошлые отчёты не придётся.

Для оптового покупателя порядок такой:

1. Откройте исходную реализацию (раздел Продажи, список документов продажи).
2. Нажмите Создать на основании → «Возврат товаров от покупателя» (в УТ — «Возврат товаров от клиента»).
3. Проверьте список товаров и количество. Если вернули не всё — оставьте только возвращаемые строки и укажите фактическое количество.
4. Проверьте склад, на который приходуется товар, и ставку НДС.
5. Проведите документ.

Документ сторнирует продажу: уменьшает выручку, возвращает товар на склад и уменьшает начисленный НДС. Сам возврат денег — это отдельное действие (см. раздел ниже), документ возврата движений по деньгам не делает.

В УТ 11 возврат можно оформить двумя путями. Простой — сразу документом «Возврат товаров от клиента» на основании реализации, как описано выше. Второй — через «Заявление на возврат товаров от клиента»: сначала регистрируют заявление, по нему контролируют возврат денег и товара, а уже из заявления создают сам возврат. Второй путь удобен, когда между обращением покупателя и фактическим возвратом проходит время или деньги возвращают частями. Для разовой розничной сделки он избыточен — достаточно документа возврата.

Возврат товара, проданного в прошлом периоде

Если товар продали в одном месяце (или квартале), а вернули в другом, принцип тот же, но добавляются нюансы по НДС и отчётности.

Документ возврата всё так же создают на основании исходной реализации — неважно, насколько она давняя. Программа найдёт реализацию и партию, по которой списывалась себестоимость, и восстановит именно её стоимость.

Ключевой момент — НДС. При возврате товара, по которому реализация и счёт-фактура уже были отражены, продавец не уменьшает старую отгрузку, а выставляет корректировочный счёт-фактуру на уменьшение и регистрирует его в книге покупок текущего периода. В 1С это делается флажком «НДС» / кнопкой выписки счёта-фактуры в самом документе возврата.

Красные записи (сторно) — это не «минус» руками, а способ 1С уменьшить ранее начисленные суммы. Руками проводки вводить не нужно: их формирует проведённый документ возврата.

Если товар возвращает покупатель, который работает без НДС, или возврат идёт по необлагаемой операции, строки по НДС просто не появятся — это нормально, а не ошибка.

Как вернуть деньги покупателю

Документ возврата товара сам деньги не возвращает. Он показывает, что у покупателя образовался долг перед ним (переплата), и этот долг нужно погасить отдельным документом.

Варианты зависят от способа оплаты:

• 🏦 Оплата была по безналу. Создайте «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат покупателю», выберите договор и документ-основание. Проводка — Дт 62 Кт 51.
• 💵 Покупатель-физлицо платил наличными в кассу организации. Деньги выдают расходным кассовым ордером (РКО) с видом операции «Возврат покупателю».
• 🛒 Розничная продажа через ККТ. Деньги выдаются из денежного ящика, и на кассе обязательно пробивается чек возврата (см. следующий раздел).

Если покупатель вносил аванс, а поставка так и не состоялась, возвращается аванс, а не товар. НДС, начисленный с полученного аванса, при возврате денег продавец принимает к вычету — на это тоже есть срок, вычет заявляют не позднее года с момента возврата.

Возврат в рознице: через ККТ и денежный ящик

В рознице добавляется касса и чек. Здесь действуют и правила 1С, и требования Закона № 54-ФЗ: на любой возврат денег покупателю нужно пробить кассовый чек с признаком расчёта «Возврат прихода».

Возврат в день продажи, пока смена не закрыта, оформляют прямо в рабочем месте кассира (РМК): находят операцию возврата, подбирают товар (удобно по чеку продажи или сканированием) и выдают деньги из денежного ящика. Кассовый чек «Возврат прихода» формируется автоматически.

Возврат после закрытия смены или в другой день оформляют документом возврата от покупателя, а деньги выдают из операционной кассы. Чек «Возврат прихода» на ККТ всё равно обязателен.

По возврату от физлица важно помнить про основания:

• при возврате товара надлежащего качества покупатель вправе обменять непродовольственный товар в течение 14 дней, если тот не подошёл (статья 25 Закона о защите прав потребителей);
• при возврате некачественного товара покупатель вправе требовать возврата денег (статья 18 того же закона);
• заявление на возврат и чек (или иное подтверждение покупки) — основание для бухгалтера оформить операцию.

Что происходит со складом, себестоимостью и НДС

Возврат влияет не только на расчёты с покупателем. Он затрагивает три участка учёта сразу, и каждый стоит проверить.

Склад. Возвращённый товар приходуется на склад, указанный в документе. Количество на остатках увеличивается. Если товар вернули повреждённым и продать его снова нельзя — сначала оприходуйте возврат, а потом спишите брак отдельным документом списания. Приходовать «сразу на брак» неправильно: пропадёт связь с реализацией.

Себестоимость. Когда возврат создан на основании реализации, 1С восстанавливает ту себестоимость, по которой товар списывался при продаже, — по нужной партии при ФИФО или по средней. Если документ-основание не указан, программа возьмёт себестоимость по текущим данным, и она может разойтись с исходной. Это одна из самых частых причин «кривой» прибыли после возвратов.

НДС. Вычет по возврату продавец получает на основании корректировочного счёта-фактуры. Проверить, что он попал в книгу покупок, можно в отчётности по НДС перед сдачей декларации.

Для проверки итога удобно посмотреть оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62 (не осталось ли переплаты за покупателем) и по счёту 41 (вернулся ли товар на склад). В УТ 11 корректность партий и себестоимости проверяют отчётами по валовой прибыли и по движению товаров.

Частые ошибки при оформлении возврата

Эти ошибки повторяются чаще всего и ломают именно отчётность, а не текущий учёт, — поэтому всплывают поздно.

• ❌ Оформляют «обратную реализацию» вместо возврата. Товар «продаётся» обратно поставщику новой накладной. С 2019 года это неверно: нужен документ возврата и корректировочный счёт-фактура.
• ❌ Создают возврат без документа-основания. Пустое поле реализации — и программа не может определить партию и себестоимость.
• ❌ Забывают выставить корректировочный счёт-фактуру. Вычет по НДС не попадает в книгу покупок, декларация расходится.
• ❌ Дата возврата раньше даты продажи. Партии ещё нет, себестоимость считается неправильно.
• ❌ В рознице выдают деньги без чека «Возврат прихода». Нарушение 54-ФЗ и расхождение с данными ОФД.
• ❌ Приходуют брак напрямую на счёт списания. Теряется связь с реализацией; правильно — сначала возврат на склад, потом списание.