Депонирование невыплаченной зарплаты в программе 1С:ЗУП

Депонировать в 1С нужно ту часть зарплаты, которую сотрудник не забрал из кассы в срок выплаты. Проводка одна — Дт 70 Кт 76.04, а в 1С:ЗУП основанием служит ведомость в кассу: по ней программа видит, кто получил деньги, а кто нет.

Весь путь такой: закрываете ведомость → отмечаете неполученные суммы → создаёте документ депонирования → сдаёте наличные обратно в банк. Деньги при этом не пропадают: сотрудник вправе прийти за ними позже, и 1С хранит задолженность по каждому депоненту отдельно.

Депонирование встречается нечасто, поэтому порядок действий легко забыть и провести ведомость как обычную выплату. Разберём на примере 1С:ЗУП 3.1, где в программе это оформляется, как суммы ложатся на счёт расчётов с депонентами и как выдать депонент, когда работник всё-таки объявится.

Когда появляется депонент и сколько ждать

Депонирование касается только наличной зарплаты, которую выдают через кассу по ведомости. Если человек не пришёл за деньгами, держать их в кассе бесконечно нельзя.

Срок хранения наличных, снятых на выплату зарплаты, — не более 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (Указание Банка России № 3210-У). Конкретные даты выплаты организация устанавливает сама в правилах внутреннего распорядка и фиксирует в ведомости.

Сам день выплаты зарплаты закреплён в правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре (ст. 136 ТК РФ). Пятидневный срок считается от даты, когда деньги получены в банке на выплату, и отсчитывается в рабочих днях. Если последний день приходится на выходной, деньги либо выдают накануне, либо возвращают в банк — держать их в кассе дольше нельзя.

Что происходит по окончании этого срока:

• 👥 кто успел — расписался в ведомости и получил деньги;
• 💤 кто не успел — его сумма депонируется, то есть переносится на счёт расчётов с депонентами;
• 🏦 остаток наличных сдаётся обратно на расчётный счёт в банк.

Как ЗУП определяет неполученную зарплату

В 1С:ЗУП 3.1 основанием для депонирования всегда выступает документ выплаты. Откройте раздел Выплаты → Ведомости в кассу и найдите ведомость, по которой выдавали деньги.

Внутри ведомости по каждому сотруднику есть признак получения суммы. Пока ведомость открыта на выплату, строки считаются «к выдаче». Когда срок выплаты закончился, нужно разделить два списка:

1. Откройте ведомость в кассу за нужный период.
2. По строкам тех, кто получил деньги, оставьте отметку о выплате — именно они пойдут в кассовую проводку выдачи.
3. Остальные строки — это кандидаты на депонирование: суммы, которые работники не забрали.

ЗУП подсвечивает невыплаченный остаток прямо в ведомости, поэтому вручную сверять построчно табель не нужно — программа покажет, на какую сумму и по скольким людям образовался депонент.

Бывает, что работник получил только часть суммы — например, взял аванс наличными, а остаток не забрал. Депонируется именно невыданный остаток, а не вся строка. В ведомости корректируйте фактически выданную сумму по сотруднику, и депонент сформируется на разницу.

Создание документа депонирования

Отдельно вводить депонент с нуля обычно не нужно — его удобнее создавать на основании ведомости, чтобы суммы и сотрудники подтянулись автоматически.

Порядок действий:

1. Откройте ведомость в кассу, по которой остались неполученные суммы.
2. Нажмите Создать на основании и выберите создание документа по неполученной (депонированной) зарплате.
3. В открывшемся документе проверьте список сотрудников и суммы — они переносятся из ведомости.
4. Проведите документ.

После проведения невыданные суммы уходят из разряда «к выплате» и становятся депонентами. Повторно выдать их по старой ведомости уже нельзя — только через выплату депонента. Это удобно: исходная ведомость остаётся закрытой и не «висит» с остатком, а вся дальнейшая работа с долгом идёт отдельными документами.

Если нужного документа на основании нет (зависит от версии конфигурации и настроек расчёта зарплаты), создайте документ депонирования из журнала раздела Выплаты вручную и заполните его по той же ведомости. Суть одна: зафиксировать, по кому и на какую сумму образовалась задолженность.

Дата документа депонирования — это дата, когда истёк срок выплаты по ведомости, а не дата её создания. От неё дальше отсчитывается срок хранения депонента, поэтому ставить её «задним числом» или наугад не стоит.

Почему при выплате на карту депонента не бывает

Если зарплату перечисляют на банковские карты (зарплатный проект, ведомость в банк или перечисление на счета), депонировать нечего. Деньги уходят в банк, а не лежат в кассе.

Здесь возможны два исхода, и оба к депонированию отношения не имеют:

• банк зачислил сумму на счёт работника — обязательство закрыто, это обычная выплата;
• банк вернул платёж (закрыт счёт, неверные реквизиты) — деньги возвращаются на расчётный счёт организации, а не превращаются в депонент.

Во втором случае в ЗУП выплату по этому сотруднику не подтверждают, зарплата остаётся невыплаченной, и после уточнения реквизитов её перечисляют заново. Счёт 76.04 тут не используется — он только для наличных депонентов.

Проводки по депонированным суммам

Сами проводки формируются не в ЗУП, а в бухгалтерской программе — чаще всего в 1С:Бухгалтерии 3.0 после синхронизации данных. ЗУП ведёт расчёт и кадры, но бухгалтерские проводки в нём не строятся: он передаёт в бухгалтерию факт депонирования, а уже там операция ложится на счёт учёта расчётов с депонентами — 76.04 «Расчёты по депонированным суммам».

Учёт по этому счёту ведётся в разрезе сотрудников (субконто «Работники организаций»), поэтому по каждому депоненту всегда видно его личный остаток, а не только общую сумму.

Несколько опорных моментов:

• 📌 проводка Дт 70 Кт 76.04 закрывает расчёты по оплате труда и открывает долг перед депонентом;
• 📌 НДФЛ при депонировании заново не считается: налог был начислен при расчёте зарплаты, а удерживается при фактической выдаче денег работнику;
• 📌 страховые взносы депонирование тоже не меняет — они начислены на оплату труда независимо от того, забрал человек деньги или нет.

Как выдать депонированную зарплату позже

Сотрудник может прийти за своими деньгами в любой момент, пока не истёк срок исковой давности. Чтобы выдать депонент:

1. Снимите нужную сумму наличными с расчётного счёта в банке (если деньги уже сдавались).
2. В разделе Выплаты создайте ведомость или документ на выплату депонированных сумм по этому работнику.
3. Выдайте деньги через кассу, работник расписывается в получении.
4. Проверьте, что задолженность по депоненту закрылась — остаток по сотруднику должен обнулиться.

В проводках это выглядит как Дт 76.04 Кт 50: долг перед депонентом гасится, деньги уходят из кассы.

Специального заявления закон не требует — работник вправе получить депонент по устному обращению. Но если депонентов много, удобнее принимать письменные просьбы: так понятнее, кому и когда выдавали. Выдать депонент можно как отдельно, так и вместе с ближайшей зарплатой — в ведомость к выдаче просто добавляется строка с депонированной суммой.

Депонент выдают и уволенному сотруднику: увольнение не отменяет долг организации перед ним. Пока не истёк срок исковой давности, бывший работник может прийти за деньгами, и их выдают в общем порядке.

Если работник так и не пришёл, невостребованная сумма висит на счёте 76.04 до конца срока исковой давности (по общему правилу — три года). После этого её списывают в прочие доходы проводкой Дт 76.04 Кт 91.01.

Контроль депонентов: отчёты и книга учёта

Чтобы не потерять, кому и сколько организация должна, депоненты держат на контроле. В ЗУП и бухгалтерской программе для этого есть два среза данных.

Бухгалтерский контроль — по счёту 76.04:

Разворот ОСВ по субконто (по работникам) сразу покажет, у кого остался незакрытый депонент.

Кадрово-расчётный контроль — в ЗУП: в разделе Выплаты смотрите данные по невыплаченной и депонированной зарплате за период — отчёт покажет остаток по каждому сотруднику и дату образования депонента. Это тот же источник, что и для бухгалтерии: ЗУП знает, по какой ведомости и когда возник долг, а значит, может подсказать, у кого депонент вот-вот подойдёт к списанию.

Такой двойной контроль помогает не пропустить ни одной из двух крайних ситуаций: когда деньги давно пора вернуть сотруднику, и когда невостребованный депонент уже можно списать в доходы.

Отдельно многие организации ведут книгу учёта депонированной заработной платы — реестр, где по каждому работнику видно сумму, дату депонирования и дату выдачи. Это не обязательный по закону регистр, но он удобен, когда депонентов много и выдают их частями.

Сверять стоит регулярно: сальдо счёта 76.04 в бухгалтерии должно совпадать с остатком депонентов в ЗУП. Если цифры разошлись, обычно дело в том, что выдачу депонента провели в одной программе и забыли передать в другую при синхронизации.

Из-за чего депонент оформляют с ошибками

Депонирование — операция редкая, и ошибаются в ней чаще всего на стыке кассы и расчёта зарплаты. Вот типовые ситуации и как их распознать.