Депонирование невыданной зарплаты в 1С ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: от ведомости до возврата в банк

Чтобы депонировать зарплату в 1С, закройте ведомость в кассу по факту: оформите расходный кассовый ордер только на выданную сумму, а невыданную переведите на счёт 76.04 «Расчеты по депонированным суммам» документом «Депонирование зарплаты». Проводка одна: Дт 70 Кт 76.04. Деньги, которые остались в кассе сверх лимита, сдайте в банк, а сотруднику потом выплатите отдельным ордером с Дт 76.04 Кт 50.01.

Ситуация знакомая каждому кассиру: из 12 человек по ведомости пришли 10, двое в отпуске или на больничном. Срок выдачи истёк, касса не сходится с ведомостью. Ниже — порядок действий для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0, проводки и разбор ошибок, из-за которых депонент «висит» годами.

Что нужно сделать до депонирования: срок, ведомость, отметки

Депонирование начинается не в программе, а в кассе. По Указанию Банка России № 3210-У наличные по платёжной ведомости выдают не дольше 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке. Срок указывают в самой ведомости.

Когда срок истёк, кассир делает три вещи на бумаге:

1. ✍️ Напротив фамилий тех, кто не получил деньги, ставит отметку «Депонировано».
2. 🧮 Внизу ведомости записывает две суммы: выдано и депонировано. Вместе они должны дать итог ведомости.
3. 🧾 Оформляет один расходный кассовый ордер на фактически выданную сумму. Его номер и дату пишут на ведомости.

Реестр депонированных сумм раньше был обязательной формой. Сейчас его ведут по желанию — для удобства учёта по сотрудникам. Если реестр у вас закреплён в учётной политике, продолжайте его вести.

Что проверить в 1С до начала:

• 📌 ведомость в кассу проведена, а суммы в ней совпадают с бумажным экземпляром;
• 📌 известно, кто из сотрудников не получил деньги и на какую сумму;
• 📌 дата депонирования — последний день срока выдачи или следующий за ним, не раньше.

Частичная выплата по ведомости в кассе

Типичная схема для небольшой фирмы, где зарплата начисляется в ЗУП, а касса ведётся в Бухгалтерии:

Пример. По ведомости к выдаче 412 000 ₽. Выдали десяти сотрудникам 361 500 ₽. Двое не пришли: 27 300 ₽ и 23 200 ₽, итого 50 500 ₽. Проверяем: 361 500 + 50 500 = 412 000. Сходится.

Расходный ордер оформляют на 361 500 ₽. В табличной части ордера, где выбираются ведомости, оставляют ту же ведомость, но сумма к выдаче по ней будет меньше итога. Как раз эту разницу и закрывает депонирование.

💡 Если ведомость сформирована сразу в Бухгалтерии, а ордер создаётся по кнопке на её основании, программа подставит полную сумму. Исправьте сумму в ордере вручную до проведения, а не после.

Как депонировать зарплату в 1С:ЗУП 3.1

В ЗУП депонирование оформляют, когда зарплата и выплаты ведутся именно там, а в Бухгалтерию данные уходят синхронизацией. Порядок такой.

Шаг 1. Найти ведомость

Откройте раздел Выплаты → Ведомости в кассу. Найдите ведомость, по которой были невыданные суммы. Проверьте, что она проведена.

Шаг 2. Создать документ депонирования

Документ «Депонирование зарплаты» удобнее всего вводить на основании ведомости: в форме ведомости откройте меню создания на основании и выберите депонирование. Ведомость подставится в шапку сама.

Если вы создаёте документ из журнала, укажите:

• 📅 дату — день, когда истёк срок выдачи;
• 🏢 организацию;
• 📄 ведомость, по которой были невыданные суммы.

Шаг 3. Оставить в таблице только не получивших

После заполнения по ведомости в таблицу попадают сотрудники. Оставьте только тех, кто не получил деньги, и проверьте суммы по каждому. В нашем примере — две строки: 27 300 ₽ и 23 200 ₽.

Лишняя строка в документе означает, что получившему зарплату сотруднику программа снова покажет долг. Удаляйте строки внимательно.

Шаг 4. Провести и проверить

Проведите документ. Чтобы убедиться, что всё учтено, сформируйте в разделе отчётов по выплатам отчёт о задолженности по зарплате или анализ взаиморасчётов с сотрудниками. По депонированным людям долг должен остаться, по остальным — закрыться.

Что с НДФЛ

По ст. 226 НК РФ налог удерживают при фактической выплате дохода. Пока сотрудник деньги не получил, удерживать не из чего. После депонирования проверьте в ЗУП регистры по НДФЛ: удержание по депонированной сумме должно отразиться на дату реальной выдачи, а не на дату ведомости. Это влияет на 6-НДФЛ и уведомления об исчисленном налоге.

Депонирование зарплаты в 1С:Бухгалтерии 3.0

Если зарплата ведётся прямо в Бухгалтерии, документ создаётся там же.

Порядок:

1. Откройте Зарплата и кадры → Ведомости в кассу.
2. Откройте ведомость, по которой выдали не всем.
3. На её основании создайте документ «Депонирование зарплаты». Если команды создания на основании в вашей форме нет, найдите документ через поиск по интерфейсу по слову «депонирование».
4. Удалите строки сотрудников, получивших деньги. Оставьте только не получивших.
5. Проверьте дату и проведите.

Что сформируется после проведения:

Аналитика на счёте 76.04 ведётся по сотрудникам. Это значит, что оборотно-сальдовая ведомость по 76.04 с разворотом по субконто покажет, кому и сколько организация должна.

Как проверить, что депонирование прошло верно

• 📊 Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету → счёт 70: по депонентам сальдо должно закрыться.
• 📊 Та же ведомость по счёту 76.04: кредитовое сальдо по каждому депоненту равно невыданной сумме.
• 📊 Остаток по счёту 50.01 на дату депонирования равен остатку в кассовой книге.

Сдача депонированных сумм в банк

Депонированные деньги физически остаются в кассе. Держать их можно только в пределах лимита остатка кассы. В дни выплаты зарплаты лимит можно превышать, но только в течение того же 5-дневного срока выдачи. После депонирования сверхлимитный остаток нужно сдать в банк.

Малые предприятия, которые в учётной политике отказались от лимита кассы, могут держать депонент в кассе до востребования. Решение принимает руководитель, но держать много наличных несколько месяцев — лишний риск.

Как оформить сдачу в 1С:Бухгалтерии 3.0:

1. Банк и касса → Кассовые документы → Выдача → вид операции «Взнос наличными в банк».
2. Сумма — остаток к сдаче (в примере 50 500 ₽). Проводка Дт 57.01 Кт 50.01.
3. Когда деньги поступят на расчётный счёт, загрузите выписку. Поступление с видом «Взнос наличными» даст Дт 51 Кт 57.01.

Если сдаёте деньги через банкомат с функцией приёма наличных и деньги зачисляются в тот же день, некоторые бухгалтеры проводят сразу Дт 51 Кт 50.01. Но через 57.01 надёжнее: видно, что деньги в пути, если банк зачислит их на следующий день.

Выплата депонированной зарплаты сотруднику

Сотрудник вернулся из отпуска и пришёл за деньгами. Выдают депонент обычно отдельным ордером, а не новой ведомостью на всех.

Если касса ведётся в Бухгалтерии 3.0

1. Если наличных в кассе нет — снимите их в банке: «Поступление наличных» с видом «Получение наличных в банке», Дт 50.01 Кт 51.
2. Создайте Выдача наличных с видом операции «Выплата депонированных сумм».
3. Выберите сотрудника, укажите сумму, проведите. Проводка Дт 76.04 Кт 50.01.
4. Распечатайте ордер, сотрудник расписывается в получении.

Депонент можно выплатить и безналично: если сотрудник попросил перевести на карту, оформите списание с расчётного счёта на сотрудника с проводкой Дт 76.04 Кт 51. Основание — его заявление.

Если зарплата ведётся в ЗУП 3.1

В ЗУП депонированная сумма числится долгом перед сотрудником. Для выдачи сформируйте новую ведомость в кассу на этого человека и проверьте, что программа подставила именно депонированную сумму, а не новое начисление. После синхронизации в Бухгалтерии появится ведомость, а кассовый ордер оформляют уже там.

Заодно в этот день удерживается НДФЛ с депонента, если он не был удержан раньше. Перечислить налог нужно в общем порядке по сроку для удержанного НДФЛ.

Что делать, если сотрудник так и не пришёл

Депонированная сумма остаётся долгом организации. Работник может потребовать её в пределах срока исковой давности — три года (ст. 196 ГК РФ). Если срок прошёл, а деньги никто не востребовал, невостребованную задолженность списывают в прочие доходы:

• 📄 приказ руководителя о списании, акт инвентаризации расчётов;
• 🧾 в БП 3.0 — Операция (бухгалтерская, ручная) с проводкой Дт 76.04 Кт 91.01, статья прочих доходов — списание кредиторской задолженности.

Для налога на прибыль такая сумма — внереализационный доход.

Ошибки при депонировании и как их исправить

Ордер проведён на полную сумму ведомости

Симптом: по счёту 50.01 программа показывает меньше денег, чем лежит в кассе. Причина — расходный ордер выписан на весь итог ведомости.

Исправление: откройте ордер, уменьшите сумму до фактически выданной, перепроведите. Затем введите депонирование на разницу. Если отчётный период закрыт, сначала откройте его или исправляйте документом текущего периода по согласованию с главбухом.

Депонирование введено и в ЗУП, и в Бухгалтерии

Симптом: по счёту 76.04 сальдо вдвое больше невыданной суммы, а по счёту 70 появилось дебетовое сальдо.

Исправление: найдите в Бухгалтерии второй документ депонирования (журнал документов, отбор по виду) и пометьте на удаление тот, что введён вручную. Документ, пришедший синхронизацией из ЗУП, оставьте.

В документ попал сотрудник, который получил деньги

Симптом: у сотрудника двойной долг. Он получил деньги, а программа снова предлагает их выдать.

Исправление: удалите его строку из документа депонирования и перепроведите. Если депонент ему уже повторно выдали, это переплата: оформите возврат в кассу или удержание по заявлению сотрудника.

Депонирование датировано раньше выдачи

Симптом: отчёты за день выплаты показывают отрицательное сальдо по 70, кассовая книга не сходится с проводками.

Исправление: поставьте дату депонирования не раньше последнего дня срока выдачи. Перепроведите документы в хронологическом порядке.

По 76.04 есть сальдо без аналитики по сотруднику

Чаще всего это след ручной проводки. Найдите её через карточку счёта 76.04 и заполните субконто «Работник». Иначе выплатить депонент конкретному человеку документом не получится — программа не найдёт долг.

Частые вопросы