Как задепонировать неполученную зарплату в 1С ЗУП

Деньги на зарплату сняли, кассир выдал наличные, но часть работников так и не подошла за расчётом — суммы повисли в кассе. Чтобы закрыть ведомость и не нарушить кассовую дисциплину, эти суммы нужно задепонировать. В 1С ЗУП 3.1 депонирование оформляется в разделе Выплаты: в ведомости на выплату через кассу отмечаете тех, кто не получил деньги, и программа переводит их в депоненты.

Разберём весь цикл по шагам: как отметить неполученную зарплату в ведомости, какие проводки сформируются, когда возвращать деньги в банк, как выплатить депонент повторно и что делать, если работник так и не пришёл за деньгами годами.

Когда неполученная зарплата превращается в депонент

Депонирование касается только наличной выплаты через кассу. Если зарплата уходит на карты по ведомости в банк, депонентов не бывает — деньги либо зачислены, либо вернулись на расчётный счёт.

Срок выдачи наличных из кассы ограничен. По пункту 6.5 Указания Банка России № 3210-У руководитель устанавливает этот срок приказом, но он не может превышать 5 рабочих дней, считая день получения денег в банке. В приказе достаточно указать количество рабочих дней на выдачу зарплаты и аванса — отдельный приказ на каждую выплату не нужен, хватает одного распоряжения на постоянной основе.

Пока срок идёт, кассир выдаёт деньги по ведомости. В последний день по строкам тех, кто не явился, кассир проставляет штамп или делает запись «депонировано», подводит итог по фактически выданной сумме и закрывает ведомость. Именно эта запись в бумажной ведомости и есть основание для депонирования — программа лишь переносит её в учёт.

То есть депонент — это начисленная, но не полученная работником зарплата, которую организация обязана хранить и выдать по первому требованию. Долг перед работником при этом не исчезает: он просто переходит на отдельный счёт расчётов.

Как отметить депонирование в ведомости ЗУП 3.1

Исходная точка — документ Ведомость на выплату зарплаты через кассу (раздел Выплаты). Предполагаем, что ведомость уже создана и проведена, а по ней выписан расходный кассовый ордер на всю сумму.

Порядок действий, когда срок выдачи истёк:

1. Откройте проведённую Ведомость в кассу за нужный месяц.
2. В табличной части отметьте, кому деньги фактически выданы. У строк работников, которые получили расчёт, оставьте признак выплаты; у неявившихся — снимите.
3. По неоплаченным строкам создайте документ депонирования: в ведомости используйте команду Создать на основании и выберите формирование депонента (в ЗУП 3.1 это документ депонирования неполученной зарплаты).
4. Проверьте список: в него попадут только те работники, напротив которых вы сняли признак выплаты. Суммы подтянутся из ведомости.
5. Проведите документ депонирования.

Разберём на цифрах. Ведомость в кассу составлена на 20 человек, итог — 500 000 ₽. За пять рабочих дней деньги получили 18 человек на 455 000 ₽, двое в командировке не явились — на них приходится 45 000 ₽. Кассир снимает признак выплаты у этих двоих, подводит итог ведомости по фактически выданным 455 000 ₽ и формирует документ депонирования на 45 000 ₽. Если расходный ордер выписывался заранее на всю сумму, его сумма приводится к фактически выданным 455 000 ₽.

После проведения суммы уйдут из «невыплаченного остатка» ведомости в журнал депонентов. Сам журнал находится в разделе Выплаты — там виден список депонированных сумм по сотрудникам и периодам.

Реестр депонированных сумм и книга учёта

Главный документ для контроля — реестр (книга учёта) депонированных сумм. Он показывает, кому и за какой месяц организация должна выдать деньги, и используется как основание для повторной выплаты.

В ЗУП 3.1 реестр строится по данным журнала депонентов. Чтобы получить свод, откройте журнал депонированных сумм в разделе Выплаты и отфильтруйте список по организации и периоду. По каждой строке видно:

• 👤 работника и подразделение;
• 📅 месяц, за который начислена депонированная сумма;
• 💰 сумму к выдаче;
• 🔁 статус — выплачено или ещё числится.

Книгу учёта депонированной зарплаты ведут нарастающим итогом за год: в неё заносят вновь депонированные суммы и отмечают выданные. Форму организация вправе разработать сама и закрепить в учётной политике — унифицированный бланк сейчас не обязателен.

Сверять реестр удобно с остатком по счёту 76.04: сумма открытых (невыплаченных) строк журнала депонентов должна совпадать с кредитовым сальдо счёта. Расхождение обычно означает, что выплату депонента провели кассовым ордером мимо ведомости — тогда долг на счёте закрылся, а в журнале строка осталась «висеть».

Проводки по депонированию зарплаты

Бухгалтерский учёт депонирования простой. Начисленная зарплата числится по кредиту счёта 70. Когда часть не выдана, её переносят на счёт 76.04 «Расчёты по депонированным суммам».

Если зарплатный учёт вы ведёте в ЗУП, а бухгалтерию — в 1С:Бухгалтерии, проводка Дт 70 Кт 76.04 попадёт в учёт при синхронизации или по сводной проводке начисления. В самой ЗУП проводки не формируются.

Нужно ли возвращать депонированные деньги в банк

Автоматической обязанности немедленно сдать депонент в банк нет. Наличные можно хранить в кассе, но есть ограничение — лимит остатка кассы.

Логика простая:

• Если после депонирования остаток наличных в кассе превышает установленный лимит, сверхлимитную сумму нужно сдать на расчётный счёт в тот же день. Оформляется объявлением на взнос наличными, в учёте — проводкой Дт 51 Кт 50.
• Если остаток в лимит укладывается, деньги можно оставить в кассе до прихода работника.

В 1С возврат оформляется расходным кассовым ордером с видом операции «Взнос наличными в банк» (раздел Банк и касса). К ордеру банк оформляет объявление на взнос наличными, по которому деньги зачисляются на расчётный счёт. Назначение депонента при этом не меняется: когда работник придёт, вы снимете деньги со счёта и выдадите их.

Продолжая пример с 45 000 ₽: если лимит кассы — 30 000 ₽, а других наличных в кассе на конец дня нет, сдать в банк нужно только сверхлимитные 15 000 ₽. Остальные 30 000 ₽ можно держать в кассе. Если же лимит не установлен (право малых предприятий), сдавать не нужно ничего.

Как выплатить депонированную зарплату повторно

Когда сотрудник наконец пришёл за деньгами, оформляется повторная выплата депонента. Заводить новое начисление не нужно — сумма уже числится на счёте 76.04.

В ЗУП 3.1 порядок такой:

1. Создайте новую Ведомость в кассу в разделе Выплаты.
2. В поле выбора , что выплачиваем, укажите вариант выплаты депонированной зарплаты вместо обычной зарплаты за месяц.
3. Подберите сотрудника (или сотрудников) из списка депонентов — программа предложит суммы, которые числятся в депонентах.
4. Проведите ведомость и выпишите на её основании расходный кассовый ордер.

Выдача из кассы отражается проводкой Дт 76.04 Кт 50. После этого строка в журнале депонентов получит статус «выплачено» и из активных долгов исчезнет.

Если деньги вы перед этим сдавали в банк, сначала снимите нужную сумму с расчётного счёта (приходный кассовый ордер , Дт 50 Кт 51), а затем выдайте по ведомости.

В момент этой выплаты наступает и обязанность по НДФЛ: налог с депонированной зарплаты удерживается именно сейчас, а срок его перечисления в бюджет считается от даты фактической выдачи. Выплатить депонент можно в любой удобный день — привязки к общим дням зарплаты нет, работник вправе получить деньги хоть через месяц, хоть через год, пока не истёк срок исковой давности.

Сроки хранения депонентов и списание невостребованных сумм

Депонированную зарплату организация хранит и выдаёт по требованию работника в течение срока исковой давности. Общий срок — 3 года (ст. 196 ГК РФ). Отсчёт идёт со дня, когда зарплату должны были выдать.

Пока три года не прошли, сумма числится на счёте 76.04 как долг перед работником. Списывать её раньше срока нельзя — работник вправе прийти за деньгами в любой момент.

Если за три года работник так и не обратился, депонент считается невостребованным:

• в бухучёте его списывают в прочие доходы — проводка Дт 76.04 Кт 91.01;
• в налоговом учёте невостребованная кредиторская задолженность включается во внереализационные доходы того периода, в котором истёк срок исковой давности.

В 1С списание оформляется бухгалтерской справкой (операцией, введённой вручную) на дату истечения срока. Основание — приказ руководителя и акт инвентаризации расчётов, которым подтверждён факт невостребованности. Инвентаризацию расчётов с депонентами удобно проводить ежегодно вместе с общей инвентаризацией перед годовой отчётностью — тогда истёкшие суммы не копятся на счёте 76.04 годами.

Возьмём те же 45 000 ₽. Один из двух работников забрал свои 25 000 ₽ через полгода, второй на 20 000 ₽ не появился. Если и к концу третьего года эти 20 000 ₽ остаются невостребованными, их списывают проводкой Дт 76.04 Кт 91.01 и включают в доходы того квартала, в котором истёк трёхлетний срок.

Частые ошибки при депонировании

Несколько мест, где чаще всего путаются:

🔸 Депонируют зарплату с карт. Если выплата шла ведомостью в банк, неполученных сумм в кассовом смысле не возникает — незачисленные деньги просто возвращаются на счёт организации. Депонент оформляют только по наличной выплате через кассу.

🔸 Закрывают ведомость задним числом. Срок выдачи наличных — не более 5 рабочих дней. Депонирование оформляют по его окончании, а не через месяц; иначе ведомость и кассовая книга расходятся.

🔸 Удерживают НДФЛ в момент депонирования. Депонирование — это не выплата. НДФЛ удерживается, когда работник реально получит деньги.

🔸 Списывают депонент раньше трёх лет. До истечения срока исковой давности сумма остаётся долгом перед работником и в доходы не включается.

🔸 Создают по каждому должнику отдельный документ. Одна ведомость закрывается одним документом депонирования — он собирает все неоплаченные строки.

Частые вопросы