Невыданная зарплата в кассе: депонирование, проводки по 76.04 и выплата депонента в 1С

Чтобы депонировать зарплату в 1С 8.3 Бухгалтерия, по окончании срока выдачи создайте на основании ведомости в кассу документ «Депонирование зарплаты» и отметьте в нём сотрудников, которые не получили деньги. Программа сделает проводку Дт 70 Кт 76.04, а расходный кассовый ордер по ведомости проводится только на фактически выданную сумму.

Типичная ситуация: зарплату выдают из кассы, срок выдачи пять рабочих дней, а одна сотрудница на больничном и за деньгами не пришла. Ведомость пора закрывать, касса превышает лимит, и её долг нужно перевести со счёта 70 в депоненты. Порядок одинаков для 1С:Бухгалтерии 3.0 и для связки с ЗУП 3.1 — разница только в том, где создаётся ведомость.

Когда зарплату депонируют: срок выдачи и правила кассы

Депонирование — это перевод невыплаченной в срок зарплаты из обычной задолженности перед работником в отдельный учёт. Долг перед человеком не исчезает. Меняется только счёт, на котором он числится.

Правила задаёт Указание Банка России № 3210-У о ведении кассовых операций:

• 📅 срок выдачи наличных по ведомости устанавливает руководитель, но не более 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке;
• 💵 в эти дни касса может держать наличные сверх лимита, а после срока излишек нужно сдать в банк;
• ✍️ по окончании срока кассир у фамилий невыплаченных работников ставит штамп или пишет «Депонировано»;
• 🧮 внизу ведомости кассир записывает выданную сумму и сумму к депонированию, сверяет их итог с общей суммой ведомости и подписывается;
• 📄 расходный кассовый ордер оформляют на фактически выданную сумму, а не на всю ведомость.

Сам перевод в депоненты от решения бухгалтера не зависит: истёк срок, деньги не выданы — сумма депонируется. Трудовой кодекс (статья 136) при этом продолжает требовать выплату. Работник может прийти за деньгами в любой момент.

Ведомость в кассу и выдача денег в 1С

Если зарплата начисляется в самой Бухгалтерии, ведомости лежат в разделе Зарплата и кадры → Ведомости в кассу. При связке с ЗУП 3.1 ведомость создают в ЗУП (Выплаты → Ведомости в кассу), а в Бухгалтерию она приходит через синхронизацию.

Перед выдачей проверьте три вещи:

1. 🗓️ Период и вид выплаты. В шапке ведомости указан месяц, за который платят, и что именно выдают: зарплату за месяц или аванс.
2. 👥 Состав сотрудников. Кнопка заполнения подтягивает всех, у кого есть долг. Уволенных и тех, кто получает на карту, проверьте отдельно.
3. 💰 Итог к выплате. Он должен совпасть с суммой, которую кассир снимает со счёта по чеку.

Деньги в кассу поступают документом «Поступление наличных» с видом операции «Получение наличных в банке»: Дт 50.01 Кт 51. Распечатайте платёжную ведомость по форме Т-53 из ведомости в кассу — по ней кассир выдаёт деньги под подпись.

Пример, по которому пойдём дальше

Выдано 80 450 ₽ (42 300 + 38 150). Депонируется 29 550 ₽. Сумма двух частей — ровно 110 000 ₽, как в итоге ведомости.

Как депонировать зарплату в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово

Работайте в таком порядке: сначала фиксируете невыплату, затем проводите кассовый документ. Так сумма расходного ордера сразу получится правильной.

Шаг 1. Отметка на бумажной ведомости

В последний день срока кассир пишет «Депонировано» напротив фамилии Сидоровой. Внизу формы — две суммы: выдано 80 450 ₽, депонировано 29 550 ₽. Подпись кассира, при необходимости — подпись бухгалтера, который проверил записи.

Эта отметка — основание для учёта. В 1С на печатной форме она не появится: штамп ставят на бумажном экземпляре.

Шаг 2. Документ «Депонирование зарплаты»

1. Откройте ведомость в кассу, по которой выдавали деньги.
2. Нажмите Создать на основании и выберите «Депонирование зарплаты».
3. Табличная часть заполнится сотрудниками из ведомости. Оставьте только тех, кто не получил деньги, — в нашем примере Сидорову.
4. Проверьте сумму в строке: 29 550 ₽.
5. Дату поставьте по последнему дню срока выдачи — тому дню, когда кассир закрыл ведомость.
6. Проведите документ.

Если документ депонирования в выпадающем списке не виден, найдите его через Все функции (меню с тремя полосками в левом верхнем углу) или через строку поиска по интерфейсу: начните вводить «депон».

Шаг 3. Выдача наличных на фактическую сумму

Создайте «Выдачу наличных» с видом операции «Выплата заработной платы по ведомостям» и укажите в табличной части ту же ведомость. Сумма документа должна равняться 80 450 ₽.

Если в ордере стоит полный итог 110 000 ₽, не проводите его, пока не исправите сумму. Иначе касса уйдёт в минус по учёту, а Сидорова будет числиться и получившей деньги, и депонентом одновременно.

Шаг 4. Кассовая книга

В кассовой книге (Банк и касса → Кассовая книга) за день расхода появится один расходный ордер на 80 450 ₽. Депонированная сумма в кассовую книгу как расход не попадает: деньги физически остаются в кассе до сдачи в банк.

Проводки по счёту 76.04 при депонировании

Для операций с депонентами в плане счетов есть субсчёт 76.04 «Расчёты по депонированным суммам». Аналитика по нему ведётся в разрезе сотрудников, поэтому по каждому человеку видно, сколько ему должны.

Проводку Дт 70 Кт 76.04 формирует документ депонирования. Её не нужно вводить операцией вручную: ручная запись не связывается с ведомостью, и при повторной выплате программа не поймёт, какую задолженность закрывать.

Сдача денег в банк

После окончания срока выдачи 29 550 ₽ лежат в кассе сверх лимита, если он установлен. Сдайте их в банк:

• 🏦 «Выдача наличных» с видом операции «Взнос наличными в банк» — Дт 57.01 Кт 50.01 или сразу Дт 51 Кт 50.01, в зависимости от того, как в организации отражают деньги в пути;
• 📥 «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Взнос наличными» по выписке банка.

Организации, которые освободили себя от лимита остатка кассы (субъекты малого предпринимательства по приказу руководителя), могут держать депонированную сумму в кассе до выплаты.

Что с НДФЛ по депонированной сумме

Налоговый кодекс (статья 226) требует удержать НДФЛ при фактической выплате дохода. Пока Сидорова деньги не получила, налог с её суммы не удержан из выданных наличных.

Проверьте после депонирования, как удержание отразилось в учёте НДФЛ за период: Отчёты → Регламентированные отчёты и расчёт 6-НДФЛ покажут сумму удержанного налога. Если удержание по депоненту оказалось в периоде, когда денег человек не получал, сверьте с ведомостью и документом депонирования, прежде чем сдавать расчёт.

Выплата депонированной зарплаты работнику

Сидорова вышла с больничного через месяц и пришла за деньгами. Ведомость прошлого месяца уже закрыта, поэтому выдача идёт отдельным документом.

1. Если деньги сдавались в банк — снимите нужную сумму: «Поступление наличных», «Получение наличных в банке».
2. Создайте «Выдачу наличных» (Банк и касса → Кассовые документы).
3. В поле вида операции выберите выплату депонированной зарплаты — в списке видов операции её легко найти по слову «депонированн».
4. Укажите сотрудника и сумму 29 550 ₽.
5. Проведите документ: появится проводка Дт 76.04 Кт 50.01.
6. Распечатайте расходный кассовый ордер, получите подпись работника.

Наличные — не единственный вариант. Если сотрудник просит перечислить депонент на карту, оформите «Списание с расчётного счёта» в его пользу по счёту 76.04: проводка будет Дт 76.04 Кт 51.

Контроль депонентов: отчёты в 1С

Долги по депонированной зарплате легко забыть: их не видно ни в ведомостях, ни в расчётных листках текущего месяца. Раз в месяц сверяйтесь по стандартным отчётам раздела Отчёты:

Нормальная картина: по счёту 70 у депонента за этот месяц ноль, по 76.04 — кредитовое сальдо на сумму невыдачи. Если по сотруднику одновременно висит кредит 70 и кредит 76.04 на одинаковую сумму, долг учтён дважды — обычно потому, что депонирование введено ручной операцией без связи с ведомостью.

Списание невостребованного депонента

Общий срок исковой давности — три года (статья 196 Гражданского кодекса). По его истечении невостребованную сумму списывают на прочие доходы: Дт 76.04 Кт 91.01. Основание — инвентаризация расчётов и приказ руководителя. В налоговом учёте сумма включается во внереализационные доходы.

Оформите это документом «Операция» (Операции → Операции, введённые вручную), указав сотрудника в субконто счёта 76.04 и статью прочих доходов.

Ошибки при депонировании и как их исправить

Ордер по ведомости проведён на всю сумму, депонирования нет. Касса в учёте меньше фактической на сумму невыдачи. Отмените проведение ордера, создайте депонирование на основании ведомости, проведите ордер на фактическую сумму.

Депонирование оформлено ручной операцией. Проводка Дт 70 Кт 76.04 есть, но ведомость о ней не знает. В результате долг может снова попасть в следующую ведомость. Пометьте операцию на удаление и создайте документ депонирования на основании ведомости.

Задепонирован не тот сотрудник. Откройте документ депонирования, удалите лишнюю строку или поправьте сумму, проведите заново. Если по этому человеку уже выдан депонент, сначала отмените проведение выплаты.

Депонент попал в новую ведомость текущего месяца. Задолженность прошлого месяца после депонирования уже на 76.04, и в обычную ведомость её включать не нужно. Удалите строку из новой ведомости и выдайте долг отдельно, как описано в разделе о выплате.

Депонирована зарплата, выплаченная на карту. Возврат от банка не депонируется. Отмените депонирование и восстановите задолженность на счёте 70, затем выплатите её по новым реквизитам.