Невыданная зарплата из кассы: депонирование и выплата в ЗУП 3.1

Чтобы задепонировать зарплату в 1С 8.3 ЗУП, откройте проведённую ведомость в кассу, по которой срок выдачи истёк, и через кнопку Создать на основании сформируйте документ «Депонирование зарплаты». В нём останутся только те сотрудники, которые деньги не получили, с невыплаченными суммами. Проведите документ — и сумма перестанет висеть как долг по ведомости и станет депонентом.

Ситуация знакомая каждому, кто платит наличными: кассир выдал деньги половине отдела, остальные в отпуске или на больничном. Депонировать зарплату в ЗУП 3.1 нужно аккуратно: от этого зависит, в каком месяце удержится НДФЛ и что попадёт в 6-НДФЛ. А потом депонент ещё придётся выдать, когда сотрудник вернётся.

Что такое депонирование и когда без него не обойтись

Депонирование — это перевод невыданной зарплаты из «текущей» задолженности в отдельный учёт: деньги организация сотруднику по-прежнему должна, но из кассы их сдают обратно в банк.

Касается это только выплат наличными через кассу. Если зарплата уходит на карты или по зарплатному проекту, депонировать нечего: банк либо зачислил деньги, либо вернул платёж.

Срок выдачи наличных на зарплату — 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания ЦБ № 3210-У). По окончании этого срока кассир:

1. ✍️ напротив фамилий тех, кто не получил деньги, ставит отметку «Депонировано»;
2. 🧮 подводит итог: сколько выдано и сколько задепонировано;
3. 🧾 оформляет расходный кассовый ордер только на фактически выданную сумму;
4. 🏦 сдаёт остаток в банк, если он превышает лимит кассы.

Когда депонирование нужно точно:

• 🏖️ сотрудник в отпуске, командировке, на больничном;
• 🚪 уволенный не пришёл за окончательным расчётом;
• ❓ работник отказался получать деньги или не явился без причины;
• ⏳ просто истёк срок выдачи по ведомости.

Подготовка ЗУП 3.1 к выплатам через кассу

Отдельного флажка «включить депонирование» в ЗУП нет. Документ доступен всегда, но работает только с ведомостями в кассу. Поэтому проверить нужно настройки выплаты.

Способ выплаты у организации и сотрудника

• Организация: Настройка → Организации → карточка организации → вкладка «Учетная политика и другие настройки» → Бухучет и выплата зарплаты. Здесь задают способ выплаты по умолчанию и дату выплаты.
• Сотрудник: в карточке сотрудника ссылка Выплаты и учет затрат. Если человеку платят наличными, способ выплаты должен быть «Через кассу». Иначе он не попадёт в ведомость в кассу при заполнении.

Где лежат нужные документы

Что подготовить до закрытия ведомости

• 📋 Бумажную ведомость с отметками кассира «Депонировано» и подписями получивших.
• 📆 Дату окончания 5-дневного срока — по ней датируют депонирование.
• 🧾 Сумму фактически выданного: она должна совпасть с расходным кассовым ордером.

Электронная ведомость в ЗУП должна повторять бумажную. Если в бумажной кто-то расписался, а в программе его задепонировали, расхождение всплывёт при первой же сверке кассы.

Пошагово: как депонировать зарплату в 1С 8.3 ЗУП

Возьмём пример. Ведомость в кассу за сентябрь на 4 человека, итого 182 000 ₽ на руки. Иванов (48 000 ₽) и Петрова (41 500 ₽) получили деньги. Сидоров (52 000 ₽) в отпуске, Кузнецова (40 500 ₽) на больничном. Задепонировать нужно 92 500 ₽.

Проверим: 48 000 + 41 500 = 89 500 ₽ выдано; 52 000 + 40 500 = 92 500 ₽ депонент; вместе 182 000 ₽. Сходится.

Шаг 1. Убедитесь, что ведомость проведена и выплачена

Откройте Выплаты → Ведомости в кассу и найдите ведомость за месяц. Она должна быть проведена. Если ЗУП работает в связке с Бухгалтерией, факт выдачи из кассы обычно фиксируют в БП расходным кассовым ордером по ведомостям.

Шаг 2. Создайте депонирование на основании ведомости

1. Выделите ведомость в списке.
2. Нажмите Создать на основании → Депонирование зарплаты.
3. Программа заполнит табличную часть всеми сотрудниками ведомости.

Шаг 3. Оставьте только тех, кто не получил деньги

Удалите из табличной части строки Иванова и Петровой. Остаются Сидоров и Кузнецова. Суммы менять не нужно — депонируется вся невыданная сумма человека.

Шаг 4. Проверьте дату и проведите

Дата документа — последний день срока выдачи или день, когда кассир закрыл ведомость. Дата не может быть раньше даты самой ведомости — иначе получится, что деньги задепонировали до того, как их начали выдавать.

Нажмите Провести и закрыть. С этого момента 92 500 ₽ числятся задолженностью перед депонентами.

Шаг 5. Передайте данные в бухгалтерию

Если учёт ведётся в БП, после синхронизации должны появиться проводки:

Счёт 76.04 «Расчеты по депонированным суммам» ведётся в разрезе работников, поэтому долг виден по каждому депоненту отдельно.

Что происходит с НДФЛ и взносами при депонировании

Здесь ошибаются чаще всего, поэтому отдельно.

На практике это значит: по Сидорову и Кузнецовой НДФЛ в ЗУП должен оказаться удержанным в той ведомости, по которой они в итоге получат деньги, а не в исходной сентябрьской.

Отражение в отчётности

• 6-НДФЛ. Налог по депоненту попадает в тот период, когда его фактически удержали — то есть в месяц реальной выдачи. Если сотрудник придёт через квартал, удержанный налог окажется уже в другом отчётном периоде.
• Расчёт по страховым взносам. Без изменений — база учтена по месяцу начисления.
• Бухгалтерская отчётность. Остаток по 76.04 входит в кредиторскую задолженность.

Выплата депонированной зарплаты сотруднику

Сидоров вернулся из отпуска через три недели. Порядок такой.

Вариант 1. Новая ведомость в кассу

1. Выплаты → Ведомости в кассу → Создать.
2. В поле «Выплачивать» выберите вариант для депонированных сумм — в списке видов выплаты он есть отдельно от аванса и зарплаты за месяц.
3. Нажмите Заполнить. Программа подставит задепонированные суммы.
4. Удалите тех, кто ещё не пришёл (в примере — Кузнецову), и проведите.

В бухгалтерии выдача отразится так: Дт 76.04 Кт 50 — 52 000 ₽. Кассу перед этим пополняют снятием с расчётного счёта: Дт 50 Кт 51.

Вариант 2. Перечисление на карту

Если сотрудник пишет заявление выплатить депонент на карту, оформляют ведомость в банк или на счета по тем же правилам: заполнение задепонированными суммами, проведение, выгрузка в банк.

Вариант 3. Уволенный сотрудник пришёл через год

Ничего особенного: депонент хранится на 76.04 без ограничения в программе. Выдаёте той же ведомостью, НДФЛ удерживается в день выдачи.

С окончательным расчётом есть нюанс. По закону расчёт выдают в день увольнения, а если работника не было — не позднее следующего дня после его обращения. Поэтому, когда уволенный приходит за депонентом, выдать деньги нужно сразу, а не в ближайший день зарплаты. Держите в кассе небольшой резерв или снимайте сумму со счёта в день обращения.

Если депонент выдаёт другой кассир

Новый кассир не обязан помнить историю. Ему достаточно двух вещей: реестра депонированных сумм с фамилиями и новой ведомости из ЗУП. Реестр можно вести в любой удобной форме — унифицированной обязательной формы нет, хватит утверждённой в организации.

Невостребованный депонент: списание через три года

Общий срок исковой давности — 3 года (ст. 196 ГК РФ). После него невостребованная зарплата списывается в прочие доходы.

Порядок:

1. Инвентаризация расчётов, акт по задолженности перед депонентом.
2. Приказ руководителя о списании.
3. Проводка в БП: Дт 76.04 Кт 91.01 — ручной операцией или документом корректировки долга.
4. Для налога на прибыль сумма включается во внереализационные доходы (п. 18 ст. 250 НК РФ).

Отчёты, чтобы видеть депонентов

Специальной «книги депонентов» в ЗУП нет, но остатки видно несколькими способами:

• 📄 Расчётный листок сотрудника — показывает долг организации на конец периода.
• 📊 Отчёты по зарплате в разделе Зарплата → Отчеты по зарплате: найдите в списке отчёт по задолженности или выплатам и сформируйте его на нужную дату. Если отчёта не видно, наберите в строке поиска списка «задолж».
• 📒 Оборотно-сальдовая ведомость по 76.04 в БП с детализацией по работникам — главная сверка. Остаток должен совпасть с суммами депонирования, которые ещё не выплачены.

Удобно раз в квартал сверять эти два источника: долг по депонентам в ЗУП и сальдо 76.04 в бухгалтерии.

Если суммы расходятся, почти всегда виноват один из трёх случаев:

• 🔁 депонирование провели в ЗУП, но не синхронизировали с БП;
• 🧾 в БП выдали депонент кассовым ордером «вручную», без ведомости из ЗУП;
• 📅 депонирование датировано другим месяцем, чем закрытие ведомости.

Ошибки, на которых спотыкаются

Не создали депонирование, а выплатили следующую ведомость. Невыданная сумма тогда «висит» в исходной ведомости, а при новой выплате программа может предложить её снова. Сначала депонирование, потом новые ведомости.

Депонировали сотрудника, который на самом деле получил деньги. Удалите строку и перепроведите документ. Если по нему уже сделали повторную выплату, сначала отмените проведение новой ведомости — иначе получится двойная выдача.

Удалили исходную ведомость в кассу. Депонирование создано на её основании и без неё теряет смысл. Ведомость, по которой выдавались деньги, не удаляют и не перезаполняют.

Перечислили депонент на карту без заявления работника. Смена способа выплаты требует письменного заявления сотрудника (ст. 136 ТК РФ). Без него — только касса.

Ждут, что программа сама задепонирует через 5 дней. Не будет. Пока документ не создан вручную, ЗУП считает сумму выплаченной по ведомости.

Частые вопросы