Невыданная из кассы зарплата: депонирование в 1С ЗУП 8.3 от ведомости до списания

Зарплату, которую сотрудник не забрал из кассы за отведённые дни, в 1С ЗУП 8.3 депонируют документом «Депонирование зарплаты»: его вводят на основании ведомости в кассу и отмечают тех, кто деньги не получил. В бухгалтерии сумма уходит с 70 счёта на 76.04 проводкой Дт 70 Кт 76.04.

Типичная ситуация: кассир выдавал аванс по ведомости, двое сотрудников в командировке, один на больничном. Пятый рабочий день прошёл, деньги лежат в кассе, а долг по зарплате в программе висит. Депонирование заработной платы как раз фиксирует, что организация деньги начислила и выдать была готова, а сотрудник их пока не забрал.

Что такое депонирование и сколько хранят депонированные суммы

Депонированная зарплата — это начисленная, но не выданная наличными сумма, которую организация по-прежнему должна сотруднику. Долг никуда не пропадает, он просто меняет «адрес» в учёте.

Ключевые правила кассовой дисциплины:

• 📅 Срок выдачи наличных по ведомости — не более 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (Указание ЦБ № 3210-У).
• ✍️ По истечении срока кассир напротив фамилий неполучивших пишет «Депонировано», подводит итог: сколько выдано и сколько задепонировано, подписывает ведомость.
• 🧾 Расходный кассовый ордер оформляют только на фактически выданную сумму.
• 🏦 Остаток сверх лимита кассы после депонирования сдают в банк. Держать зарплатные деньги сверх лимита можно только в пределах тех самых 5 дней.

Сколько ждать сотрудника? Закон не ограничивает срок, когда он может прийти за деньгами. На практике невостребованный долг списывают по истечении общего срока исковой давности — три года (ст. 196 ГК РФ). До этого сумма числится на 76.04 и выплачивается по первому требованию.

Схема сроков в одном месте:

Подготовка в 1С ЗУП 8.3 перед депонированием

Депонировать можно только то, что выдавалось через кассу. Суммы по ведомостям в банк и на карты не депонируют — о них ниже отдельно.

Перед вводом документа проверьте три вещи:

1. Ведомость в кассу проведена. Найти её можно в Выплаты → Ведомости в кассу. Непроведённая ведомость не даёт создать депонирование.
2. Сумма в ведомости совпадает с бумажной. Если кассир вручную правил суммы, сначала исправьте ведомость в программе.
3. Список неполучивших согласован с кассиром. Возьмите подписанный экземпляр ведомости с отметками «Депонировано» — по нему и заполняйте документ.

Пошаговое депонирование заработной платы в 1С 8.3 ЗУП

Шаг 1. Создайте документ на основании ведомости

Откройте нужную ведомость в кассу. В командной панели нажмите Создать на основании и выберите «Депонирование зарплаты».

Второй путь — через журнал документов. Список «Депонирование зарплаты» в ЗУП 3.1 находится в разделе Выплаты; если в вашем интерфейсе его нет в меню, наберите название в поиске по командам вверху окна.

Шаг 2. Проверьте шапку

• Организация — та же, что в ведомости.
• Дата — день, когда истёк срок выдачи и кассир закрыл ведомость. Не дата начисления и не дата ведомости.
• Ведомость — подтянется сама, если создавали на основании.

Шаг 3. Заполните табличную часть

В таблицу попадают сотрудники из ведомости. Оставьте только тех, кто деньги не получил, или отметьте их флажком — в зависимости от формы вашего релиза. Сумма к депонированию подставляется из ведомости, править её вручную не нужно.

Не депонируйте частичные суммы «на глаз». По ведомости человек либо получил свою сумму, либо нет. Если кассир выдал часть — это ошибка оформления, её исправляют в ведомости, а не депонированием.

Шаг 4. Проведите документ

После проведения задолженность перед сотрудником в ЗУП переходит в разряд депонированной. В расчётном листке и отчётах по взаиморасчётам она будет видна отдельно от обычного долга по зарплате.

Шаг 5. Передайте данные в бухгалтерию

• При синхронизации ЗУП и БП документ уходит в Бухгалтерию вместе с ведомостями. Проверьте после обмена, что он появился и проведён.
• Если учёт раздельный без обмена, введите депонирование в БП 3.0 вручную: Зарплата и кадры → Ведомости в кассу, откройте ведомость и создайте на её основании «Депонирование зарплаты».

Проводки по депонированной зарплате и движение по счетам

Вся история депонента укладывается в несколько проводок. Субсчёт 76.04 «Расчёты по депонированным суммам» в плане счетов БП 3.0 есть изначально, создавать его не нужно.

Пример с числами. По ведомости выдавали 300 000 руб. на 12 человек. Двое не пришли: 28 500 и 31 500 руб.

• Выдано: 300 000 − 28 500 − 31 500 = 240 000 руб. → Дт 70 Кт 50.01 на 240 000.
• Задепонировано: 28 500 + 31 500 = 60 000 руб. → Дт 70 Кт 76.04 на 60 000.
• Если лимит кассы 20 000 руб., а других денег в ней нет, в банк сдают минимум 40 000 руб.

НДФЛ и страховые взносы при депонировании зарплаты

Начисление никак не меняется. Зарплата начислена в своём месяце, значит, база по страховым взносам и доход для НДФЛ уже сформированы.

С НДФЛ тоньше. Налоговый агент удерживает налог при фактической выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). Пока деньги лежат в депоненте, сотрудник их не получил — удерживать не из чего.

Что это значит на практике:

• 💰 Зарплату выдавали за вычетом НДФЛ. В ведомость попала сумма «на руки». Налог с задепонированной части фактически удерживается в день, когда сотрудник заберёт деньги.
• 📊 Отчётность. В 6-НДФЛ удержанный налог показывают по дате фактической выплаты. Сверяйте, по какой дате программа зарегистрировала удержание у задепонированных сотрудников.
• 🧮 Перечисление. Если налог с депонированной суммы уже ушёл в бюджет вместе с налогом по всей ведомости, это перечисление за счёт средств организации до удержания. Разберите ситуацию с бухгалтером по расчётам до сдачи отчёта.

Списание невостребованной зарплаты через три года — отдельная история. Сумма становится внереализационным доходом организации (п. 18 ст. 250 НК РФ) и попадает в налог на прибыль. НДФЛ у сотрудника при этом не удерживают: денег он так и не получил.

Выплата депонированных сумм и списание невостребованных

Сотрудник пришёл за деньгами

1. Получите наличные в банке, если в кассе нет нужной суммы.
2. В ЗУП создайте новую ведомость в кассу. В поле «Выплачивать» откройте список и выберите вариант для депонированной зарплаты; если в вашем релизе его нет, заполните ведомость по сотруднику вручную на сумму депонента.
3. Проведите ведомость, распечатайте, выдайте деньги под подпись.
4. В Бухгалтерии оформите РКО на эту сумму — проводка Дт 76.04 Кт 50.01.

Можно выдать депонент и разовым РКО на конкретного сотрудника, без ведомости. Тогда в БП укажите вид операции для прочих выдач и корреспондирующий счёт 76.04 с аналитикой по сотруднику. Учёт в ЗУП при этом тоже нужно закрыть, иначе в расчётном листке долг останется.

Деньги можно перечислить на карту

Если сотрудник просит перевести депонент на карту, это допустимо по его письменному заявлению. В ЗУП оформляют ведомость на счета или в банк, в БП — списание с расчётного счёта Дт 76.04 Кт 51.

Сотрудник уже уволился

Увольнение не отменяет долг. Депонент выплачивают бывшему работнику так же — по ведомости или РКО, по его обращению и с паспортом. В ЗУП ведомость можно оформить на уволенного: программа покажет его в списке, если по нему остался долг.

Если человек просит отправить деньги переводом, нужно его заявление с реквизитами счёта. Тогда сумму перечисляют с расчётного счёта, а в ЗУП оформляют ведомость в банк или на счёт.

Окончательный расчёт при увольнении в кассе тоже может быть задепонирован, если работник не пришёл в последний день. Порядок тот же, что для обычной зарплаты.

Невостребованная сумма через три года

1. Проведите инвентаризацию расчётов с депонентами и оформите акт.
2. Подготовьте приказ руководителя о списании кредиторской задолженности.
3. В БП введите операцию вручную: Дт 76.04 Кт 91.01 с прочим доходом в аналитике.
4. Учтите сумму во внереализационных доходах по налогу на прибыль.

Списание в учёте не лишает сотрудника права обратиться за деньгами. Если он придёт позже и организация решит выплатить, сумму показывают через прочие расходы.

Отчёты для контроля расчётов по депонированной зарплате

После каждой ведомости в кассу стоит убедиться, что программы и касса показывают одно и то же.

В ЗУП:

• 📄 Расчётный листок сотрудника — долг на конец месяца должен совпадать с задепонированной суммой.
• 📋 Анализ взаиморасчётов с сотрудниками — в разделе отчётов по выплатам. Видно, кому и сколько организация должна на дату.

В Бухгалтерии:

• 📒 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 76.04 с разворотом по сотрудникам. Сальдо по кредиту = сумма всех невыплаченных депонентов.
• 📒 ОСВ по счёту 70 — после депонирования у задепонированных сотрудников долг по 70 должен закрыться.
• 💵 Кассовая книга — остаток на конец дня закрытия ведомости не больше лимита.

Быстрая сверка на конец месяца:

Частые вопросы о депонировании зарплаты в 1С ЗУП