Добавление второй организации в одну базу 1С:Бухгалтерии 8.3

Чтобы вести в одной базе 1С:Бухгалтерии 8.3 две организации, сначала включите учёт по нескольким организациям: Главное → Функциональность → вкладка «Организации», флажок «Несколько организаций». После этого в справочнике Главное → Организации появится кнопка создания, и вы добавите второе юрлицо или ИП рядом с первым.

Дальше всё держится на двух решениях. Первое — одна общая база или две раздельных. Второе — кто из пользователей какую организацию видит. Разберём оба, добавим вторую фирму по шагам, настроим для неё учётную политику и закроем типичные промахи, из-за которых потом путаются проводки.

Одна база на две фирмы или две отдельных базы

1С:Бухгалтерия 8.3 (конфигурация «Бухгалтерия предприятия», редакция 3.0) умеет вести в одной базе сколько угодно организаций. Это штатный режим, а не обходной приём. Но подходит он не всем.

Общая база удобна, когда:

• 🧾 фирмы небольшие, учёт ведёт один бухгалтер;
• 🔁 между организациями есть взаиморасчёты, займы, продажи друг другу;
• 📊 нужна сводная картина — общий список контрагентов и номенклатуры, отчёты сразу по всем.

Отдельные базы берут, когда:

• 🔐 организации не должны «видеть» данные друг друга, а разграничение прав настраивать некому;
• 📈 обороты большие, и общая база начинает тормозить;
• 🏢 у фирм разные обслуживающие бухгалтерии или разные подрядчики по 1С.

Дальше инструкция про общую базу — именно её ищут, когда спрашивают, как добавить 2 организацию в 1С 8.3.

Включаем учёт по нескольким организациям

В чистой базе 1С:Бухгалтерии поле «Организация» в документах скрыто — программа считает, что фирма одна. Чтобы появилась возможность выбирать между организациями, включите соответствующую функциональность.

1. Откройте Главное → Функциональность (в некоторых релизах ссылка лежит в Главное → Настройки → Функциональность).
2. Перейдите на вкладку Организации.
3. Поставьте флажок Несколько организаций.
4. Закройте форму — настройка применяется сразу, перезапуск не нужен.

После этого в шапке документов появится реквизит «Организация», а в списках — колонка с её названием. Справочник организаций превратится из одной карточки в полноценный список, куда можно добавлять новые фирмы.

Если флажок недоступен или отсутствует, проверьте версию конфигурации. Многоорганизационный учёт есть в версиях ПРОФ и КОРП; в базовой версии 1С:Бухгалтерии вести несколько организаций в одной базе нельзя — там для каждой фирмы заводят свою базу.

Создаём вторую организацию в справочнике

Когда режим включён, добавить фирму — минутное дело.

1. Откройте Главное → Организации.
2. Нажмите Создать.
3. Выберите вид: Юридическое лицо или Индивидуальный предприниматель — набор реквизитов отличается.
4. Заполните карточку.

Что ввести в карточке:

• 🏷️ Сокращённое и полное наименование — сокращённое попадает в списки и подборы, полное — в печатные формы договоров и первички.
• 🔢 ИНН, КПП, ОГРН — у ИП КПП нет, ОГРН заменяется на ОГРНИП.
• 💰 Система налогообложения — ОСН, УСН «доходы» или УСН «доходы минус расходы». От неё зависят доступные документы и состав отчётности.
• 🏦 Банковский счёт — заводится отдельно, привязан именно к этой организации.
• ✍️ Подписи — руководитель, главный бухгалтер, кассир для печатных форм.

Сразу проверьте систему налогообложения новой организации — ошибка здесь тянется в учётную политику, счета учёта и отчётность, переделывать придётся задним числом.

Префикс организации (одна-две буквы перед номером документа) программа предложит сама. Разные префиксы у фирм — удобно: по номеру документа сразу видно, чья это накладная.

Учётная политика и настройки налогов для новой фирмы

Главная мысль: учётная политика у каждой организации своя. Настройки первой фирмы на вторую не распространяются — их задают заново.

Откройте Главное → Учётная политика и в поле «Организация» выберите новую фирму. Здесь задают:

• 📐 способ оценки МПЗ (по средней или ФИФО);
• 🏭 методы учёта затрат, перечень прямых расходов;
• 📎 применение ПБУ 18/02 (учёт расчётов по налогу на прибыль).

Отдельно проверьте Главное → Налоги и отчёты — тоже с выбором организации вверху формы. Там указывают ставки, параметры НДС, УСН, зарплатных налогов и порядок уплаты авансов.

Частая ситуация: первая фирма на ОСН, вторая на УСН. Для каждой из них 1С:Бухгалтерия соберёт свой состав отчётности — у «упрощенца» не будет декларации по НДС и прибыли, зато появится декларация по УСН. Формы подбираются по системе налогообложения из карточки организации, поэтому так важно задать её правильно с самого начала.

Разграничение прав: кто какую организацию видит

По умолчанию после добавления второй фирмы её документы видят все пользователи базы. Если нужно, чтобы бухгалтер первой организации не лез во вторую, включите ограничение доступа на уровне записей.

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Включите Ограничивать доступ на уровне записей.
3. В группах доступа (профилях) укажите, по каким организациям разрешён доступ конкретным пользователям.

Так один сотрудник работает только со «своей» фирмой, а главбух или собственник видит обе. Настройка живёт в версиях ПРОФ и КОРП.

Общие справочники: что работает сразу, а что заводить заново

Частый вопрос — нужно ли «переносить» данные в новую организацию. В пределах одной базы переносить почти ничего не надо: ключевые справочники общие.

Остаются общими для всех организаций базы:

• 👥 Контрагенты — один список на всех. Один и тот же поставщик обслуживает обе фирмы без дублей.
• 📦 Номенклатура — товары, материалы, услуги общие.
• 🧍 Физические лица — общий справочник.
• 🏛️ Банки (БИК) — общий классификатор.

Привязаны к конкретной организации и заводятся отдельно:

• 🏦 банковские счета и кассы;
• 🏬 склады, если учёт по складам ведёт каждая фирма сам;
• 📄 договоры с контрагентами (договор всегда «от лица» организации).

Если же вторая организация переезжает из другой базы, тогда речь о реальном переносе. Остатки и обороты вводят через Главное → Помощник ввода начальных остатков, предварительно выбрав организацию и дату, с которой фирма начинает жить в новой базе. Помощник сам разложит введённые суммы по нужным счетам и сформирует служебные документы ввода остатков.

Выгрузку всей старой базы целиком для этого не используют: вместе с остатками в рабочую базу попадут чужие настройки и документы, и распутать потом сложнее, чем ввести остатки заново. Если переносить предстоит много позиций, выручают типовые обработки переноса данных, но и они работают через ввод остатков , а не подмену базы.

Операции между своими фирмами в одной базе

Когда обе организации лежат в одной базе, продажа или заём между ними — не одна операция, а две. Программа не «переносит» документ из фирмы в фирму автоматически: каждая организация ведёт учёт от своего лица.

Пример. Фирма А продаёт товар фирме Б (обе ваши).

1. В организации А вводят Продажи → Реализация (акты, накладные) — у неё это выручка и списание товара.
2. В организации Б вводят Покупки → Поступление (акты, накладные) на те же позиции — у неё это оприходование.
3. Контрагент в обоих документах — вторая ваша организация, заведённая в справочнике контрагентов как обычный партнёр.

Сверять такие расчёты удобно отчётом Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 и 62 с отбором по контрагенту. Сумма, которую А показывает по счёту 62 «от Б», должна совпасть с тем, что Б держит по счёту 60 «перед А».

Типичные ошибки при добавлении второй организации

Ошибки тут повторяются из раза в раз — вот что ломается чаще всего и как чинить.

Ещё одна засада — префиксы. Если у обеих фирм префикс пустой или одинаковый, нумерация документов пересекается и в общих списках легко перепутать, чья накладная. Задайте разные префиксы сразу.

Частые вопросы