Несколько юрлиц в одной базе 1С: как завести вторую фирму

Чтобы добавить вторую организацию, сначала включите многофирменный учёт: Главное → Функциональность, закладка Организации, флажок учёта по нескольким организациям. После этого откройте список Главное → Организации, нажмите Создать и заведите новое юрлицо или ИП. В документах и журналах появится поле выбора организации — по нему операции и будут разделяться.

Вести вторую фирму в той же базе удобно: один справочник контрагентов, одна номенклатура, общий вход. Но у подхода есть цена — общие данные и общие пользователи. Ниже разберём, когда это оправдано, как корректно завести новое юрлицо в 1С:Бухгалтерии и ЗУП и что настроить, чтобы фирмы не перемешались в отчётности.

Когда держать две фирмы в одной базе, а когда завести отдельную

Решение принимают до того, как создадут карточку. Переносить данные потом дорого.

Одна база на несколько организаций выигрывает, когда фирмы связаны: общий собственник, одни и те же контрагенты и товары, один бухгалтер ведёт всех. Тогда вы экономите на лицензиях, обновлениях и сверках между юрлицами.

Отдельные базы лучше, когда:

• 🔒 у фирм разные бухгалтеры, которым нельзя видеть чужие данные целиком;
• 🏢 организации никак не связаны и принадлежат разным владельцам;
• ⚙️ у них разные конфигурации (например, у одной нужен производственный учёт, у другой хватает базовой).

Отдельный случай — группа связанных компаний, где одна фирма регулярно продаёт другой. В одной базе это удобно: контрагент заводится один раз, а взаиморасчёты видно в общих отчётах. Правда, консолидированную отчётность по группе типовая конфигурация не собирает — каждое юрлицо отчитывается само за себя, а сведение показателей делают вручную или в отдельном решении.

Что проверить до начала: редакция и лицензии

Многофирменный учёт поддерживают не все версии. Базовая версия 1С:Бухгалтерии ведёт учёт только по одной организации. То же касается базовой ЗУП. Для двух и более юрлиц нужна версия ПРОФ или КОРП.

Проверьте редакцию в меню Главное → О программе (или Справка → О программе) — там указано название конфигурации и её версия. Если стоит базовая, второе юрлицо добавить не выйдет: сначала переход на ПРОФ.

По лицензиям платформы отдельного разрешения на вторую фирму не требуется. Клиентские лицензии считаются по числу одновременных пользователей, а не по количеству организаций. Но если за новую фирму сядет ещё один бухгалтер, учтите дополнительное рабочее место.

Как включить учёт по нескольким организациям

В новой или «однофирменной» базе поле организации в документах скрыто. Его включают в функциональности.

1. Откройте Главное → Функциональность.
2. Перейдите на закладку Организации.
3. Установите флажок учёта по нескольким организациям.

После этого в шапке документов, в списках и в отчётах появится поле Организация. Если раньше база работала с одной фирмой, все старые документы автоматически останутся за ней — выбор проставится по умолчанию.

В ЗУП 3.1 отдельного флажка искать не нужно — достаточно создать вторую организацию в списке, и поле выбора появится в кадровых и зарплатных документах.

Создание карточки нового юрлица

Список организаций открывается по-разному в зависимости от конфигурации.

Нажмите Создать и выберите тип: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. Дальше заполняется карточка.

Самое быстрое — автозаполнение по ИНН. Если подключена интернет-поддержка, введите ИНН в соответствующее поле, и программа подтянет наименование, КПП, адрес и коды из реестра. Останется проверить и дозаполнить банковские реквизиты.

Обязательно задайте префикс организации — две буквы или цифры в начале номеров документов. Без префикса документы двух фирм получат пересекающуюся нумерацию, и в общих журналах начнётся путаница. Префикс задаётся в карточке организации, его видно в номерах вида ОР-000001.

Отдельно загляните в раздел подписей и логотипов карточки. Факсимиле подписи руководителя и главбуха, печать и логотип подтягиваются в печатные формы счетов и актов. Если их не задать, у новой фирмы документы выйдут без подписей — мелочь, которая всплывает в самый неудобный момент, когда счёт уже ушёл контрагенту.

Что проверить в карточке перед сохранением:

• 📇 ИНН, КПП, ОГРН и полное наименование — они попадут в печатные формы и отчёты;
• 🏦 банковский счёт (без него не проведёте платёжные документы);
• 🖊️ ответственных лиц — руководителя и главного бухгалтера для подписей;
• 🔖 префикс, чтобы нумерация не пересекалась с первой фирмой.

Учётная политика и налоги для второй фирмы

Учётная политика у каждой организации своя. Настройки первой фирмы на новую не переносятся — их задают отдельно.

В 1С:Бухгалтерии откройте Главное → Учётная политика, вверху формы выберите новую организацию и заполните параметры: метод оценки запасов, способ учёта затрат, применение ПБУ. Для каждого года политика хранится отдельной записью.

Систему налогообложения указывают в Главное → Налоги и отчёты. Здесь выбирают организацию и её режим — общий или упрощённый, ставку УСН, необходимость вести НДС. Важно: две фирмы в одной базе могут быть на разных системах налогообложения — одна на ОСН, другая на УСН, это нормальная ситуация, программа разделяет их корректно.

В ЗУП 3.1 по каждой организации задают свои настройки расчёта зарплаты и кадрового учёта — они открываются из карточки организации. Районный коэффициент, вид начислений, параметры НДФЛ у фирм могут отличаться.

Ввод начальных остатков по новой организации

Если фирма не создаётся с нуля, а переносится из другой программы или начинает учёт в 1С с определённой даты, вводят начальные остатки.

Откройте Главное → Помощник ввода начальных остатков. Вверху выберите новую организацию и установите дату ввода остатков — это последний день периода перед началом учёта (например, 31 декабря, если учёт стартует с января).

Помощник показывает список счетов. По каждому, где есть сальдо, открывается документ ввода остатков:

1. Выберите строку нужного счёта (например, 01 — основные средства , 60 — расчёты с поставщиками).
2. Нажмите Ввести остатки по счёту.
3. Заполните суммы и аналитику: по контрагентам, договорам, номенклатуре.
4. Проведите документ.

Остатки каждой организации вводятся независимо. Документы первой фирмы на новую никак не влияют.

Для контроля после ввода сформируйте Оборотно-сальдовую ведомость по новой организации на дату начала учёта и сверьте с балансом или с выгрузкой из прежней программы. Расхождений быть не должно, а в активе и пассиве — равенство.

Типовые остатки, которые забывают ввести по новой фирме:

• 💰 деньги на расчётном счёте и в кассе (счета 51 и 50);
• 📦 остатки товаров и материалов с ценой и количеством (41, 10);
• 🧾 взаиморасчёты с покупателями и поставщиками по каждому договору (62, 60);
• 👥 задолженность по зарплате и налогам, если переносится и кадровый учёт.

Если какой-то счёт пропустить, баланс сойдётся не сразу, а первые же операции года дадут неверное сальдо — искать причину потом сложнее, чем ввести остаток аккуратно сразу.

Разграничение доступа: кто какую фирму видит

По умолчанию в многофирменной базе все пользователи видят все организации. Если это недопустимо, доступ ограничивают.

Настройки открываются в Администрирование → Настройки пользователей и прав. Здесь:

• через профили групп доступа задают, что пользователь вообще может делать (бухгалтер, кадровик, расчётчик);
• через ограничение доступа на уровне записей (RLS) привязывают пользователя к конкретным организациям.

Ограничение по организациям работает в версиях ПРОФ и КОРП. После его включения вы указываете для группы пользователей разрешённые фирмы — и человек видит в списках и отчётах только их.

Если фирмы ведут разные бухгалтеры и данные нужно изолировать жёстко, это ещё один довод в пользу отдельных баз: там изоляция стопроцентная по определению.

Отчётность и повседневная работа с несколькими юрлицами

Регламентированная отчётность формируется по каждой организации отдельно. В Отчёты → Регламентированные отчёты вверху формы выбирается фирма, и декларации, баланс, расчёты по взносам считаются только по её данным.

Ключевой момент — подключение 1С-Отчётности оформляется на каждое юрлицо отдельно. Одна фирма может сдавать электронно, вторая — нет, пока на неё не оформят отдельное подключение со своей подписью. Отчётность в СФР (бывший ФСС и ПФР, объединены с 2023 года) — например, ЕФС-1 — тоже сдаётся по каждой организации своим комплектом.

В повседневной работе держите в голове:

• 📌 в каждом документе проверяйте поле Организация — ошибка здесь уводит операцию не в ту фирму;
• 🔁 если фирмы торгуют между собой, продажа одной и покупка другой оформляются как операции с обычным контрагентом — внутренних автоматических зачётов между своими юрлицами в типовой базе нет;
• 📊 стандартные отчёты (ОСВ, карточка счёта) тоже фильтруются по организации — не забывайте выбрать нужную.

Платёжные и кадровые документы, выписки банка, зарплатные ведомости — всё привязано к организации через то же поле. Банковские выписки загружаются в разрезе фирмы по её расчётному счёту, поэтому реквизиты счёта в карточке должны быть заполнены верно.

Удобный приём для многофирменной базы — задать каждому пользователю организацию по умолчанию. Тогда при создании документа нужная фирма подставляется сама, и вероятность завести операцию не туда резко падает. Основная организация настраивается в персональных настройках пользователя; если бухгалтер ведёт в основном одну фирму, это экономит внимание на каждом документе.

Ещё один повод не торопиться с объединением — закрытие месяца . Регламентные операции (Операции → Закрытие месяца) выполняются по каждой организации отдельно и своей кнопкой. Это не минус многофирменной базы, но помнить о раздельном закрытии нужно: закрыли одну фирму — вторая осталась открытой, пока её не закроете тоже.

Частые вопросы