Как настроить доставку в 1С Розница и Управление торговлей
Содержание
Доставку в 1С включают функциональной опцией, после чего заводят справочник способов доставки, задают правило расчёта стоимости и начинают указывать способ прямо в заказе клиента. В «Управлении торговлей 11» за это отвечает блок настроек НСИ и администрирование → Настройки разделов → Склад и доставка, в «Рознице» — настройки продаж и заказов покупателей.
Ниже — что именно включить, как завести перевозчиков и зоны, из чего складывается цена доставки, как связать 1С с СДЭК и Почтой и где потом смотреть транспортные расходы. Пути приведены для УТ 11 с интерфейсом «Такси»; где порядок действий в «Рознице» отличается, это отмечено отдельно.
Что включить перед заведением служб доставки
Сам справочник служб доставки появляется в программе только после включения соответствующей опции. Пока она выключена, в заказах не будет ни поля способа доставки, ни адреса, ни документов перевозки.
В УТ 11 откройте НСИ и администрирование → Настройки разделов → Склад и доставка и включите управление доставкой. После записи настроек в разделе продаж и складском разделе появятся документы и справочники, связанные с перевозками.
Перед первым заказом с доставкой подготовьте минимум:
- 📍 Адреса складов и точек отгрузки — откуда едет товар.
- 🚚 Способы доставки — самовывоз, курьер, транспортная компания, собственный транспорт.
- 🗺️ Зоны доставки — если цена зависит от района или региона.
- 👤 Контрагентов-перевозчиков — если доставку выполняет сторонняя компания и вы ведёте по ней расчёты.
Включайте управление доставкой на тестовой копии базы, а не сразу в рабочей. Опция меняет формы заказов и добавляет обязательные к заполнению поля — лучше заранее посмотреть, что изменится у операторов.
Справочник способов доставки: как завести перевозчиков и зоны
Способ доставки — это запись в справочнике, которая описывает, кто и как везёт товар клиенту. Для каждого способа задают наименование, тип (самовывоз, курьерская доставка, перевозка транспортной компанией, собственным транспортом) и правило, по которому считается стоимость.
Типовой набор способов для торговой компании:
| Способ | Кому подходит | Что указать в карточке |
|---|---|---|
| Самовывоз | Клиент забирает сам со склада | Склад выдачи, бесплатно |
| Курьер по городу | Доставка день-в-день внутри города | Зоны по районам, тариф за выезд |
| Транспортная компания | Межгород, крупные партии | Перевозчик, расчёт по тарифу ТК |
| Собственный транспорт | Свои машины | Маршрут, расчёт по зонам или весу |
Зоны доставки удобно использовать, когда цена различается по географии: центр города — одна сумма, пригород — другая, соседние области — третья. Зону привязывают к способу доставки, а внутри зоны задают тариф.
Если доставку выполняет сторонний перевозчик, заведите его как контрагента и свяжите с соответствующим способом доставки. Тогда расчёты за перевозку (акты, оплаты) будут привязаны к конкретной службе, а не висеть «в общем котле».
Не плодите десятки почти одинаковых способов. Чем меньше записей в справочнике, тем реже оператор ошибётся при выборе. Разницу в цене внутри одного способа лучше закрывать зонами и тарифами, а не отдельными строками справочника.
Из чего складывается стоимость доставки
Стоимость доставки в 1С считается по правилу, которое вы сами задаёте для способа доставки. Вариантов расчёта несколько, и их можно комбинировать.
Фиксированная сумма. Самый простой способ: за любой заказ в пределах зоны — одна цена, например ориентировочно 300–500 ₽ по городу. Подходит для курьерской доставки с понятной географией.
По зонам. Для каждой зоны — своя фиксированная сумма. Центр дешевле, удалённые районы дороже. Цена подставляется автоматически, как только в заказе указан адрес из зоны.
По весу или объёму. Цена растёт вместе с массой или габаритами груза. Используется для межгорода и крупных партий, где перевозчик тарифицирует именно вес.
Процент от суммы заказа. Доставка как доля от стоимости товара. Встречается реже, обычно в акциях.
Бесплатно от порога. Доставка бесплатна, если сумма заказа выше порога (например, от 5000 ₽), и платная ниже него. Это комбинация: фиксированная сумма плюс условие обнуления.
По тарифу перевозчика. Стоимость берётся из тарифной сетки транспортной компании. В чистой типовой конфигурации её чаще всего вносят вручную или подтягивают через интеграцию с перевозчиком (об этом ниже).
Правила можно складывать. Частый рабочий пример: курьер по городу — 400 ₽ фиксированно, по пригороду — 700 ₽ по зоне, при заказе от 5000 ₽ доставка по городу бесплатна. Получается одно правило из трёх условий: фиксированная сумма, надбавка по зоне и обнуление по порогу. В заказе на 6200 ₽ с городским адресом доставка подставится нулём, а на 3000 ₽ — 400 ₽.
Для интернет-магазина цену доставки обычно считает сайт, а в 1С она приходит уже готовой суммой через обмен. В этом случае в 1С способ доставки нужен в основном как справочная запись и для учёта, а не для расчёта.
Связь 1С с СДЭК, Почтой и курьерскими службами
Здесь важно сразу развести два уровня. Способы доставки и зоны — это внутренняя логика 1С, она работает без всякого интернета. А вот автоматический обмен с СДЭК, Почтой России или курьерской службой (создание отправления, печать этикетки, подтягивание трек-номера и статуса) — это интеграция, и в типовой поставке её обычно нет «из коробки».
Реальные способы связать 1С с перевозчиком:
- Отраслевое расширение или обработка. Готовые модули интеграции с конкретным перевозчиком устанавливаются как расширение конфигурации или внешняя обработка. Они добавляют кнопки создания отправления и обмена статусами. Поставщик такого модуля — сторонний разработчик, не фирма «1С».
- Обмен с сайтом. Если заказы приходят из интернет-магазина, расчёт доставки и выбор перевозчика часто уже выполнены на стороне сайта. В 1С заказ попадает с готовым способом, адресом и суммой через стандартный обмен с CMS.
- Веб-сервис или HTTP-сервис. Для крупных объёмов настраивают собственный обмен по API перевозчика через механизм HTTP-сервисов платформы. Это разработка, а не настройка галочками.
- Личный кабинет перевозчика плюс ручной ввод. Отправление создают в кабинете СДЭК или Почты, а в 1С заносят трек-номер и стоимость руками. Рабочий вариант при небольшом потоке.
Трек-номер и статус отправления в типовой конфигурации хранить негде — для них либо используют дополнительные реквизиты заказа, либо их добавляет тот же модуль интеграции. Если потока отправлений много, а трек-номера нужны менеджерам и клиентам, это аргумент в пользу готового расширения, а не ручного учёта в комментарии к заказу.
Перед выбором «коробочного» модуля интеграции проверьте, под какую версию конфигурации и платформы он выпущен и поддерживается ли он автором. Брошенное расширение после очередного обновления типовой может перестать работать и остановить отгрузку.
Не доверяйте интеграции расчёт денег вслепую. Сумму доставки, которую вернул перевозчик, всё равно стоит сверять с заказом — особенно в первые недели после настройки обмена.
Как оформить доставку в заказе и реализации
Способ доставки указывают в заказе клиента, а при отгрузке он переходит в документ реализации. Порядок в УТ 11 такой:
- Создайте
Продажи → Заказы клиентовновый заказ, заполните клиента и товары. - На отдельной вкладке (доставка/дополнительно) укажите способ доставки, адрес и желаемую дату.
- Если для способа задано правило расчёта, стоимость доставки подставится автоматически. При необходимости её можно скорректировать вручную.
- Проведите заказ. По нему при включённом управлении доставкой можно сформировать документ перевозки (задание на перевозку), а затем реализацию.
Документ перевозки (задание на перевозку) нужен не всегда. Он полезен, когда вы развозите несколько заказов одним рейсом: в нём собирают адреса маршрута, машину и водителя, а стоимость рейса потом распределяют на заказы. Для разовой курьерской доставки одного заказа без него можно обойтись — достаточно способа доставки и адреса в самом заказе.
В «Рознице» доставку оформляют через заказ покупателя: в карточке заказа указывают адрес и способ, а стоимость доставки добавляют отдельной позицией или в поле доставки. Точные названия вкладок в «Рознице» зависят от редакции, поэтому ориентируйтесь на карточку заказа покупателя и блок с адресом получателя.
Стоимость доставки в документе — это отдельная сумма, а не строка товара. Благодаря этому она не путается с номенклатурой и корректно попадает в аналитику перевозок.
Если клиент оплачивает доставку, заведите услугу доставки как номенклатуру с типом «услуга» и подставляйте её в заказ. Тогда сумма доставки пройдёт по выручке и по кассовому чеку корректно, а не «потеряется» в служебном поле.
Учёт транспортных расходов и отчёты по доставке
Нужно различать две суммы: сколько за доставку заплатил клиент (это выручка или возмещение) и сколько вы заплатили перевозчику (это ваши расходы). В 1С они учитываются по-разному.
Доход от доставки. Если доставка платная для клиента, она проходит как реализация услуги — по той же номенклатуре-услуге, что в заказе.
Расход на перевозку. Оплату стороннему перевозчику проводят как поступление услуг и относят на статью расходов (в УТ — управленческая статья расходов, в бухгалтерском учёте затраты на доставку покупателям обычно собираются на счёте 44 «Расходы на продажу»). Чтобы расходы распределялись правильно, в документе указывают статью и аналитику.
Для анализа используйте отчёты раздела продаж и склада. Полезно смотреть:
- 📊 расходы на доставку в разрезе перевозчиков — кто обходится дороже;
- 📦 выполненные и просроченные доставки — по датам из заказов;
- 💰 доход минус расход по доставке — окупается ли платная доставка.
Если доставку оплачивает клиент, а вы при этом не проводите расход перевозчику, прибыль по доставке будет завышена. Сверяйте оба потока хотя бы раз в месяц.
Частые ошибки при настройке доставки
Большинство проблем с доставкой — это не сбои программы, а недонастройка справочников или неверный порядок действий.
Отдельно про сроки: если вы обещаете клиенту дату доставки, следите, чтобы она попадала в заказ. Иначе отчёты по просроченным доставкам будут пустыми, и контролировать исполнение станет нечем.